Procedimiento Cuentas Por Pagar

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SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA COLOMBIANA

Procedimiento Cuentas Por Pagar

Código: AF-FIN-DO(028)

Versión: 3

Reviso: Coordinación Planeación Aprobó: Dirección

Administrativa y Financiera

1. Objeto

Asegurar que las actividades de cuentas por pagar cumplen con los requisitos institucionales establecidos.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todas las cuentas por pagar que se generen para la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana.

3. Políticas, normas, lineamientos

 El anticipo se puede dar máximo del 30% del total a pagar por la orden de compra y/o servicio o contrato, siempre y cuando sean: eventos, hoteles, obras civiles y mantenimientos.

 Todas las cuentas deben generarse en el formato de solicitud de anticipos, a partir de la fecha no se aceptaran cuentas de cobro para realizar anticipos

4. Glosario

Distribución de servicio: Prorrateo

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Procedimiento Cuentas Por Pagar

Código: AF-FIN-DO(028)

Versión: 3

Reviso: Coordinación Planeación Aprobó: Dirección

Administrativa y Financiera

5. Responsables

Direcciones Generales, Nacionales: Enviar Facturas y/o documentos soportes para cancelación de productos y/o servicios. Contabilidad: Radicar facturas y/o documentos soportes para aval de pago.

Tesorería: Emitir el pago con la autorización correspondiente. 6. Descripción del procedimiento

Factura Por Orden De Compra Tangible y/o Servicio

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO

INICIO 2.RADICAR FACTURA CON APROBACION DE DIRECCION GENERAL Y/O NACIONAL 1.ENVIAR FACTURA A 1. Enviar la factura a

contabilidad con los soportes de entrega a satisfacción.

Direcciones Generales y/o Nacionales

Factura, documento a satisfacción

2. Radicar la factura y envía aprobación al director del área que autorizo la compra

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Reviso: Coordinación Planeación Aprobó: Dirección Administrativa y Financiera A 4.EJECUCION PRESUPUESTAL Y CAUSACION 3. ¿APROBACION? FIN 5.PREPARAR EL PAGO 6.EMITIR EL PAGO FIN SI NO

3. Verificar y dar aprobación de la factura y envía a presupuesto para hacer la ejecución presupuestal.

Direcciones Generales y/o Nacionales

Factura

4. Realizar la ejecución del presupuesto y la causación para registro contable en el sistema y enviar a tesorería para pago.

Contabilidad Sistema contable

5. Preparar el pago con todos los documentos de soporte: Solicitud de compra, Orden de compra, Factura, documento de recibido a satisfacción.

Tesorería Solicitud de compra, Orden de

Compra, Factura, Documento recibido a Satisfacción.

6. Preparar el giro y/o cheque para emitir el pago. Y comunicar el pago por medio del correo electrónico al supervisor con copia a compras.

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Reviso: Coordinación Planeación Aprobó: Dirección

Administrativa y Financiera

Contratos de Distribución o Servicios Públicos

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO

INICIO 2.RADICAR FACTURA CON APROBACION DE DIRECCION GENERAL Y/O NACIONAL 1.ENVIAR FACTURAFACTURAS -DISTRIBUCIONES POR SERVICIOS 4.EJECUCION PRESUPUESTAL Y CAUSACION 3. ¿APROBACION? FIN SI NO A

1. Si es servicios públicos o contratos de distribuciones por áreas en servicios, Se recibe la factura en contabilidad con las distribuciones realizadas por el área.

Contabilidad Factura

2. Radicar la factura y enviar para aprobación al director del área supervisor del contrato.

Contabilidad

Direcciones Generales y/o Nacionales

Factura

3. Verificar y dar aprobación de la factura y envía a presupuesto para hacer la ejecución presupuestal.

Direcciones Generales y/o Nacionales

Factura

4. Realizar la ejecución del presupuesto y la causación para registro contable en el sistema y enviar a tesorería para pago.

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Reviso: Coordinación Planeación Aprobó: Dirección Administrativa y Financiera 5.PREPARAR EL PAGO 6.EMITIR EL PAGO FIN A

5. Preparar el pago con la distribución realizada.

Tesorería Sistema Contable

6. Preparar el giro y/o cheque para emitir el pago. Y comunicar el pago por medio del correo electrónico al supervisor con copia a compras.

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Contratos Entrega de Tangibles o Servicios

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO

INICIO 2.RADICAR FACTURA CON APROBACION DE DIRECCION GENERAL Y/O NACIONAL 1.FACTURA 4.EJECUCION PRESUPUESTAL Y CAUSACION 3. ¿APROBACION? FIN SI NO A

1. Si es contratos para entrega de tangibles o la prestación de servicios, se recibe la factura emitida por el proveedor en contabilidad.

Contabilidad Factura

2. Radicar la factura y envía aprobación al director del área supervisor del contrato.

Contabilidad

Direcciones Generales y/o Nacionales

Factura

3. Verificar y dar aprobación de la factura y envía a presupuesto para hacer la ejecución presupuestal.

Direcciones Generales y/o Nacionales

Factura

4. Realizar la ejecución del presupuesto y la causación para registro contable en el sistema y enviar a tesorería para pago.

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Reviso: Coordinación Planeación Aprobó: Dirección Administrativa y Financiera 5.PREPARAR EL PAGO 6.EMITIR EL PAGO FIN

A 5. Preparar el pago con los soportes: Copia del contrato, acta de inicio, Acta intermedia (si aplica), Acta final (si aplica).

Tesorería Sistema contable

Acta(s) y/o copia de contrato

6. Preparar el giro y/o cheque para emitir el pago. Y comunicar el pago por medio del correo electrónico al supervisor con copia a compras.

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Administrativa y Financiera

NOTA DEBITO POR PAGAR A PROYECTOS

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO

INICIO 1.SOLICITUD DE NOTA DEBITO 3.ENVIAR ACONTABILIDAD PARA CODIFICACION 4.CODIFICACION DE LA NOTA DE DEBITO 5.NOTA DEBITO 6.CANCELAR LA NOTA DEBITO GENERADA 7.SEGUIMIENTO DE COBRO FIN

1. Solicitud por correo para generar la nota debito con nombre y valor.

Tesorería Nota debito

2. Reenviar a contabilidad para codificar.

Tesorería Nota debito

3. Enviar codificación de la Nota débito.

Contabilidad Nota debito

4.Generar la nota débito, Impreso correo de solicitud

Tesorería Nota debito

5. Enviar al solicitante la originar de la nota debido y firma el recibido de la copia de cartera.

Tesorería Nota debito

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Reviso: Coordinación Planeación Aprobó: Dirección

Administrativa y Financiera 7. Hacer seguimiento de cobro.

Listado mensual de las cuentas por cobrar.

Cartera Procedimiento de cartera

ANTICIPOS

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO

INICIO 1. ANTICIPO 2.ENVIAR A CONTABILIDAD 3.REALIZAR LA LEGALIZACION DEL ANTICIPO FIN 1. Diligenciar el formato de anticipo con la firma del director y el sello presupuestal.

Líder del proceso Formato de anticipo

2. Enviar a contabilidad el formato de anticipo.

Líder del proceso Formato de anticipo

3. Se realiza la legalización del anticipo con las facturas correspondientes en las actividades desarrolladas.

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Administrativa y Financiera

ACLARACIONES ESPECIALES

 Cuando son compras contra-entrega debe empezar a generar el proceso con la solicitud y orden de compra, donde se solicitan la entrega de la factura 8 días antes de la fecha pactada para la entrega de los tangibles así como el pago al proveedor; sin perjuicio de lo anterior, no se le desembolsara al proveedor sin el documento de recibido a satisfacción.

 Para la Gestión de firmas ver procedimiento de Gestión Bancaria

 Para la cancelación de la nota debito por proyectos el tiempo aproximado es de 30 días.

 Los reembolsos de recurso propios deberán contar con la aprobación de presupuesto, y dirección financiera hasta 18 SMLMV o la Dirección ejecutiva nacional cuando superen esta cuantía.

 Por políticas institucionales solamente se podrán girar anticipos a nombre de las Secciónales y a personal que tenga vinculación laboral directa o indirecta con la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana y no podrá ser superior a dos (2) salarios Básicos del empleado. Para acceder a un nuevo anticipo debe haber legalizado como mínimo el 80% del anticipo anterior

Para los reembolsos por proyectos con recursos externos, requieren el visto bueno del referente contable y aprobación del Director nacional/general que es responsable del proyecto donde debe verificar la autorización previa del gasto, y la coherencia de esté con las actividades establecidas del proyecto, su presupuesto, disponibilidad de dinero, elegibilidad de gasto, no podrán aprobar reembolso por cuantías superiores a 18 SMLV, los cuales si deben ser aprobados por la Dirección Ejecutiva Nacional.

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Referencias