Experiencias y buenas practicas de Gestión de Activos en EPM Cronología. Mayo 9 de 2018

Experiencias y buenas practicas

de Gestión de Activos en EPM

Cronología

Agenda

Evolución del Proyecto Gestión de Activos

0 2 4

1. Visión general

2. Estudios iniciales y sus lecciones aprendidas

3. Diagnóstico y sus lecciones

4. Hoja de ruta y sus lecciones

5. Desarrollo hoja de ruta y sus lecciones

3 3

Qué es y como se relacionan:gestión de activos,

sistema de gestión y portafolio de activos

Manejo de Organización Gestión activos Sistema Gestión activos Portafolio Activos Actividades coordinadas de la organización, para

generar valor con sus activos Elementos interrelacionados o en interacción para establecer política, objetivos de gestión de activos y procesos para alcanzar estos objetivos

Activos que son el foco

del sistema de gestión de activos

Evaluación de desempeño y mejoras Portafolio de

Activos Planes de Gestión de Activos

Políticas de Gestión de Activos

Riesgos y sistema gestión

Plan Estratégico de Gestión de Activos. Objetivos de Gestión de Activos Implementación de Planes de Gestión de Activos (Actividades del Ciclo de Vida) Soporte Planes Organizacionales y Objetivos Organizacionales Tiempo $

2013 2014 2015 2016 2021

1. Visión General

Evolución del Proyecto Gestión de Activos

Hallazgos Grupo EPM Diseño inicial Propósitos: • Mejorar calidad • Rentabilizar • Disminuir riesgo • Disminuir costos Caso de Negocio: Prioridades Ciclo de vida Norma ISO Beneficios Re - revisión anual Diagnóstico ¿Dónde estoy? Estudios iniciales EPMSF Hoja de Ruta ¿A dónde voy? Desarrollo Hoja de Ruta Enfoque(cobertura o especialización) Externos o Internos Consecución de recursos 0 2 4

5 5

2013

2. Estudios iniciales EPMSF (programa EPM sin fronteras)

Organización: Procesos: PHVA, funciones Gobierno: Comités Herramienta: Arquitectura objetivo Caso negocio:Desarrollo de capacidades y luego beneficios Estudios iniciales EPMSF Cambio organizacional

Articular con organización

Continúan los Comités

Cambio de Arquitectura

Beneficios desde 1er año

Lecciones estudios iniciales

Tener una dependencia, ventaja o desventaja? Ventaja: responsable, integrador

Desventaja: creencia que harán todo.

Articular con toda la organización

Combinación de beneficios y sistema de gestión, para lograr apoyo gerencial (beneficios del orden de..)

Contrato para etapas posteriores: diagnóstico, hoja de ruta y mejoras tempranas

7 7

3. Diagnóstico y sus lecciones

Hallazgos:

• Faltan Objetivos de GA

• Mejorar manejo de Información

• Tener procedimiento de Manejo del Cambio

• Ausencia de:Costo, Riesgo, Desempeño

• Poco análisis de Fallas

• Mejora de plantas Generación (mejorabilidad TWPL)

• Plan Estratégico

• Framework

• Toma de decisiones C, R, D

• Análisis de falla

• Capacitación 5 personas (MBA gestión activos PPM BS)

• Taxonomía, criticidad, estudio herramienta

• Elaboración Política y lineamientos

Diagnóstico ¿Dónde estoy? 0 2 4 2014 Mejoras tempranas Acciones EPM

Lecciones del Diagnóstico

Desde el diseño se contempló: contrato de diagnóstico, hoja de ruta y ganancias tempranas (muy valioso, es la concreción de ejemplos de GA), para algunas cosas no habrá comprensión por bajo grado de madurez.

Hacer o no diagnóstico? Externo o interno?.... Depende…

Contratar diagnóstico con empresa reconocida, abre puertas al interior de la empresa

Capacitación básica a gerencia media y equipo gestión activos para interpretar diagnóstico y hoja de ruta

Manejo expectativas: es diagnóstico, no solución detallada del problema Apoyo desde alta gerencia, para comprometer disponibilidad de

personas que participan en diagnóstico

0 2 4

11 11 Empresa reconocida Capacitación a lideres Apoyo gerencial Manejo de expectativas

2015

4. Hoja de ruta y sus lecciones

Trabajo integrado con todos los negocios y áreas de soporte.

Matriz de priorización de acciones por facilidad implementación vs impacto (valorado $)

Acciones por ciclo de vida o por numeral de norma

Negocios priorizados:

• TYD por regulación

• Aguas por potencial

• Aprobación de política, lineamientos,toma de decisiones, taxonomía, fallas, criticidad.

Hoja de Ruta ¿A dónde voy?

Acciones EPM

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Lecciones hoja de ruta

Priorizar es clave, valorando oportunidades. (referente externo) Es complejo manejar más de una hoja de ruta a la vez

Resultados tangibles para asegurar patrocinio del proyecto. Arrancar por las dependencias más proclives al cambio

Articular con otros proyectos para evitar duplicidades, ahorrar recursos (personas y tiempos)

Trabajo en equipo (Consulta y participación): toda la organización en sus diferentes niveles. Realistas en el tiempo en que se puede realizar.(producto vs asimilación del mismo)

15 15

2016

5. Desarrollo hoja de ruta y sus lecciones

Desarrollo Hoja de

Ruta

• Malla curricular, taxonomía, procesos

• Contratos: • PEGA • Toma decisiones • Criticidad • Planes Mantenimiento • Análisis falla • EAM Acciones EPM

2017

Desarrollo hoja de ruta (continuación)

Desarrollo Hoja de

Ruta

• Malla curricular, taxonomía, procesos, reglas de negocio, manejo del cambio, plan gestión cambio y comunicación, salud de activos,

PEGA,toma decisiones, innovación Colciencias. Inicio hoja de ruta filiales nacionales

• Contratos: • Criticidad • Planes Mantenimiento • Análisis falla • EAM Acciones EPM

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Lecciones desarrollo hoja de ruta

Desarrollar solos, acompañados, mixto?

• Primeros pasos externos (credibilidad), luego mixto desarrollo competencias

• Selección consultores especializados: estratégicos, tácticos y operativos

Revisar anualmente la hoja de ruta: cambio prioridades, reforzar temas etc.

Capacitación con entregables, no debe hacerse solo por cultura general Enfoque en cobertura (varios temas varios negocios) o especialización Ajuste de procesos con herramientas concretas de gestión de activos, no solo llevar filosofía de trabajo

La gestión de activos es un cambio cultural, no es meramente algo técnico.

Quién quiere el cambio?

Quién quiere cambiar?

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2018

6. Estado actual y futuro

Desarrollo Hoja de

Ruta

• Malla curricular, taxonomía, procesos, reglas de negocio, manejo del cambio, plan gestión cambio y comunicación, salud de activos, toma

decisiones, indicadores, recursos, planes, PEGA, RACI • Contratos: • Integridad ductos • Practicas de GA en etapas tempranas • EAM Acciones EPM

“Las buenas prácticas de gestión de activos requieren una vinculación de las actividades de forma integrada con el fin de lograr la optimización de todo el ciclo de vida del activo.” Hoja de ruta T&D, 2015

Confiabilidad, mantenibilidad, Comisionamiento Información Seguridad

PM

O

(trafos potencia y subt, reconectadores, reguladores y bombas) 17,000 y auto D

1000 planes

EAM (proyectos N, PCB, manejo materiales) MoC (manejo del cambio)

Evaluación de desempeño y mejoras Portafolio de Activos Planes de Gestión de Activos Políticas de Gestión de Activos Riesgos y sistema gestión Plan Estratégico de Gestión de Activos. Objetivos de Gestión de Activos Implementación de Planes de Gestión de Activos (Actividades del Ciclo de

Vida)

Soporte Planes Organizacionales y

Objetivos Organizacionales

Sistema Gestión de Activos ISO55000

6.2.2 planificación para lograr objetivos

8.3tercerización (alcance)

4.4 sistema GA

6.1 acciones para abordar riesgos y oportunidades de GA 7.1 recursos 7.2 competencias 7.3 toma de conciencia 7.4 comunicación 7.5 requisitos de información 7.6 información documentada 8.2 gestión de cambio

9.1 seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 auditoría interna

9.3 revisión por la dirección 10 Mejora

Sistema gestión de activos

5.2 política 4.3 alcance SGA

6.2.1 objetivos

8.1 planificación y control operacional

8.2 gestión del cambio 8.3 Contratación a terceros (control) 1 4

PM

O

Objetivos

Gestión de riesgo de los activos

Etapas tempranas

Controles

Gestión información y Taxonomía

Sostenibilidad (versión consultores)

-Cultura en los niveles estratégico, operativo y desempeño. Ej: alta dirección cumpliendo calendario de planeación, revisión por la

dirección, asignar recursos. LIDERAZGO que se traduce en cultura y roles.

-Cambio cultural (enfocado en la gente niveles

estratégico, táctico y operativo)

-Transferencia de conocimiento

-Apoyo incondicional alta gerencia

Personas: Formación Competencias Información: Calidad de datos para la toma de decisiones Procesos: Reglas de Negocio Organización: Liderazgo Estructura Organizacional RACI Tecnología: EAM Máximo Caso de negocio Apoyo de la Gerencia Estrategia Cultura Organizacional (como habilitadora de la E) Sistema de Gestión de Activos

La cultura como habilitadora de la estrategia y demás dimensiones de la arquitectura empresarial, son claves para la sostenibilidad de la gestión de activos en el Grupo EPM

Opiniones de consultores

Necesidades para la gestión de activos en su empresa

Es necesario que las practicas de gestión de activos sean incorporadas a la operación de

los negocios y se haga una apropiación de los temas. “La gestión de Activos no es

responsabilidad de una sola dependencia”.

Trabajo por procesos: que tengo hoy, y como cambia con practicas de gestión de activos. (articulación con la organización, proyectos y sistemas de gestión)

Apropiación/Compromiso adopción de las nuevas herramientas incorporadas en los procesos y compromiso con la mejora continua (importante equipo de trabajo de GA impulsando)

Capacitación: indispensable formar personas, motor del cambio (técnicas y blandas) y acompañarlas en su proceso de cambio.

La cultura como habilitadora de la estrategia y demás dimensiones de la arquitectura empresarial, son claves para la sostenibilidad de la gestión de activos en el Grupo EPM

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