Funciones de la organización de actividades deportivas

(1)

Gil Morales (2003): Animación y Dinámica de Grupos Deportivos. Wanceulen. Sevilla. Junta de Andalucía. Consejería de Empleo: Organización de Eventos Deportivos. Curso técnico superior en gestión del deporte

Funciones de la organizaci

ó

n

de actividades deportivas

• Identificar y distribuir responsabilidades,

funciones, competencias, actividades.

• Establecer la estructura organizativa.

• Decidir el nivel de descentralización de la “toma

de decisiones”.

• Establecer el nivel de coordinación y

comunicación.

(2)

Planificaci

ó

n estrat

é

gica

• Análisis externo:

Oportunidades y

amenazas del entorno.

• Análisis interno:

Fuerzas y

debilidades de nuestra propia

organización.

Aprovechar al máximo las Oportunidades y

protegerse de las Amenazas del entorno,

teniendo en cuenta nuestras propias

fuerzas y debilidades.

(3)

Funciones de la planificaci

ó

n

estrat

é

gica

• Determinar la misión

• Establecer los objetivos generales

• Diseñar las estrategias

• Designar al máximo responsable de

la Estructura Organizativa Ejecutiva

Organizaci

ó

n (I)

1. Identificar y distribuir responsabilidades,

funciones, competencias y actividades

(dependiendo del nº de participantes, instalaciones, deportes).

2. Establecer la estructura organizativa

(distribución en tantas partes como hayamos

configurado la estructura).

3. Decidir el nivel de descentralización de la

toma de decisiones

(4)

Organizaci

ó

n (II)

4. Establecer el nivel de coordinación y

comunicación

-Interna horizontal: entre la misma área.

-Interna vertical: entre área y coordinador general. -Interna horizontal ampliada: entre todas las áreas. -Interna vertical ampliada: entre áreas y coordinador. -Externa horizontal: entre comité-medios/ entorno… -Externa vertical: coordinador general-instituciones.

5. Formular la planificación operativa

Organizaci

ó

n (III)

5. Formular la planificación operativa

-Determinar las tareas específicas.

-Programar los recursos humanos y materiales

necesarios para la planificación y gestión de

tareas asignadas a cada área.

-Establecer el cronograma de actuaciones,

reuniones, actividades de cada área.

(5)

Tareas espec

í

ficas de un

Evento Deportivo

• Instalaciones

• Alojamiento • Transportes

• Permisos y autorizaciones, seguros de responsabilidad civil, riesgos • Subvenciones, gestión con patrocinadores

• Elaboración del presupuesto general

• Publicidad, promoción-difusión del evento (trípticos, pegatinas, pancartas).

• Acreditaciones, recepción-difusión de resultados • Gestión administrativa

• Convocatorias de reuniones de cada área • Memoria final

• Grabación en vídeo, reportaje fotográfico.

• Seguridad: botiquines, contacto con primeros auxilios. • Jueces árbitros, sistema de competición, horarios, calendario • Traslado de material y equipamiento a la instalación

• Regalos, recuerdos, uniformes

Sistemas o modelos de

organización

• Funcional:

dividir el trabajo en tareas

que estén integradas en la misma función.

• Divisional:

actividades muy diferentes

entre sí.

• Matriarcal:

empresas que desarrollan

distintos productos y servicios en

diferentes zonas geográficas.

• Adhocrático:

temas muy específicos,

poca duración y expertos de alto nivel

(Olimpiadas, Mundiales).

(6)

Á

reas fundamentales en la

organizaci

organizació

ón de una manifestaci

n de una manifestació

ón

n

deportiva

1. SECRETARÍA TÉCNICA

2. ALIJAMIENTO / TRASPORTES

3. INSTALACIONES / MEDIOS

4. ASISTENCIA MÉDICA, SEGUIRDAD,

SEGUROS

5. MEDIOS DE COMUNICACIÓN

6. PROTOCOLO Y RELACIONES PÚBLICAS

7. VOLUNTARIOS

(7)

1. Secretar

í

a general

• Funciones:

-Solicitar permisos -Contratar seguros

-Trámites presupuestarios y de financiación -Acreditaciones

• Responsabilidades:

-Gestión económica

-Gestión administrativa (contratación telefónica, promoción, difusión) -Gestión tecnológica (recepción de resultados, elaboración de

memorias).

-Seguimiento, supervisión y apoyo económico, administrativo, tecnológico con las áreas (cronograma).

2.

2. Á

Á

rea alojamiento y

transportes

• Programación:

-Recursos humanos

-Recursos materiales (antes-durante-después) -Instalaciones

• Responsabilidades:

-Gestión de alojamientos -Gestión de alimentación -Gestión de transportes

(8)

3.

3. Á

Á

rea de medios de

comunicaci

ó

n (I)

• Tareas específicas:

-Antes:

-recopilación de información (presupuestos),

-elaboración de notas informativas y calendario de trabajo -acto de presentación, acreditación de medios

-Durante:

-atención a medios y ubicación en lugar de competición -funcionamiento de la sala de medios de comunicación -envío de información y resultados

-Después:

-elaboración del dossier, recopilación de datos -envío de información y resultados

• Recursos humanos: director del área,

periodistas, auxiliares, voluntarios.

• Recursos materiales: ordenador,

impresora, teléfonos

• Confección del cronograma

Á

rea de medios de

comunicaci

(9)

4.

4. Á

Á

rea de asistencia m

é

dica,

seguridad y seguros

• Recursos humanos:

especialista en

sanidad (médico, enfermero, fisioterapeuta…).

• Seguridad: normativa legal

(protección

civil, policías).

• Seguros: responsabilidad civil

(deportistas, directivos, administradores de la entidad).

5.

5. Á

Á

rea de protocolo y

relaciones p

ú

blicas

• Tareas:

-Supervisión del orden de las personas

-Relación de participantes

-Coordinación de actos sociales (presentación,

ceremonia de apertura, ruedas de prensa…).

-Recepción y atención a autoridades

-Elaboración de documentación

-Disposición de salas

(10)

6.

6. Á

Á

rea de voluntarios

• Función: facilitar recurso humanos a las distintas

áreas.

• Funciones de los voluntarios:

-Antes: distribución de folletos, ejecución de programas culturales paralelos, envío de correspondencia, recogida de participantes, alojamiento.

-Durante: reportajes fotográficos, apoyo en el servicio médico-seguidad, distribución de material, asistencia a minusválidos.

-Después: valoración del evento, entrega de trofeos, recogida de material.

7.

7. Á

Á

rea T

é

cnica

• Dirección deportiva:

-Director de la competición

-Árbitros

-Delgados de equipos, comité técnico

-Servicios médicos, seguridad, de instalaciones, cuidadores de instalaciones

-Prensa,

-Administrativos, responsables de información (resultados, estadísticas).

• Tareas específicas

-Definir tareas, prever recursos (humanos-materiales), confecciona un cronograma.

(11)

COORDINADOR Secretaría Área comunicaciones Área logística Área Infraestructura Área administración

ORGANIZACI

Ó

N DE JORNADAS

• ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO TÉCNICO:

Organizador de cada actividad deportiva -Explicaciones -Arbitraje -Toma de datos -Uso de materiales Coordinación general -Vigilancia de la temporización -Comunicación con los responsables del centro. -Factores actitudinales. Medios sonoros -Equipo de música -Altavoces Seguridad -Botiquín -Transporte de accidentados -Ubicación del equipo en la Organizador de cada actividad

deportiva Seguridad Medios sonoros Organizador de cada actividad deportiva Seguridad Coordinación general Medios sonoros Organizador de cada actividad deportiva Seguridad

(12)

COORDINADOR Secretaría Área Área Área Área

(13)

Evaluaci

ó

n

• Interna

-El responsable de cada área (cumplimiento de la planificación, objetivos, problemas, errores-aciertos, procesos efectivos).

-Todos los Directores de Área, coordinador (análisis del proceso de organización).

-Comité organizador (análisis de los informes de cada área).

• Externa

-Medios de comunicación, espectadores, participantes, entrenadores