PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE SERVICIOS BÁSICOS
REVISADO POR APROBADO POR
COORDINADOR DE PROYECTOS
COORDINADOR DE SERVICIOS DIRECTOR DE CENTRO
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Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 6 1. OBJETIVO
Informar a los usuarios de la Universidad, la forma cómo proceder a solicitar los servicios básicos que ofrece el Centro Ático, a través de la página Web, con el fin de brindar un servicio oportuno y de buena calidad.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud del servicio a través de la pagina WEB, hasta la entrega del servicio por parte del responsable en el Centro Ático.
3. CONDICIONES GENERALES
• Los servicios básicos que ofrece el Centro Ático, se encuentran publicados en
la WEB en una tabla con los precios autorizados por la Dirección Financiera.
• Las unidades de la Universidad deben elaborar un RD previo al
diligenciamiento de la solicitud del servicio, para lo cual han tenido que verificar la lista de precios que se encuentra en la página WEB del Centro Ático.
• Los siguientes son los servicios básicos que ofrece el Centro Ático:
1. Banner básico (para sitio web).
2. Formulario de contacto (no más de 5 ítems) con envío de correo
electrónico.
3. Personalización de cursos virtuales en blackboard (banner y menú).
4. Montaje de textos para afiches que no requieren diseño.
5. Aplicación gráfica de un diseño ya establecido (pendón, botones,
sticker, volantes, labels para CD).
6. Toda aquella labor que no implique un proceso de diseño (de un
presupuesto menor a un determinado valor) en la que se cuente con todos los recursos y especificaciones desde el inicio (dimensiones, gráficos, textos) y que no supere 4 horas de desarrollo.
7. Multicopiado de formatos de audio y video
8. Préstamo de equipos y estudios de grabación de audio y video por horas
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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 SOLICITUD DE SERVICIOS BÁSICOS
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
1. Consulta en la página Web del Centro Ático la tabla de precios y elabora un RD, previo al diligenciamiento del formulario en línea.
Unidades de la
Universidad Usuario 2.
Solicita el servicio básico requerido diligenciando el formulario de la página WEB del Centro Ático e ingresa el número del RD en la casilla correspondiente.
3.
Recibe la solicitud a través del correo electrónico y separa el turno del practicante de diseño, camarógrafo o editor, a través de Web Checkout y de acuerdo con el servicio solicitado.
Centro Ático
Analista de Proyectos 4.
Confirma al usuario, a través de correo electrónico, la recepción de la solicitud y la fecha de entrega del servicio y retorna la confirmación del número del RD con el que se canceló el servicio.
5. Elabora y entrega la solicitud del servicio al practicante de diseño, camarógrafo o editor, según corresponda.
6. Ejecuta el servicio solicitado y entrega al profesional de Proyectos.
Practicante de diseño/ Camarógrafo/
Editor
7. Entrega el servicio al usuario e informa al Coordinador Administrativo, a través de correo electrónico para que ejecute el RD.
Analista de Proyectos
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 6 5. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento “SOLICITUD DE SERVICIOS BÁSICOS”. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:
SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN
Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento
Conector de rutina
Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas.
Conector de pagina página y la primera de la siguiente. Representa el enlace entre la última actividad de una
Operación
Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento.
Decisión o alternativa surgen posibles caminos alternativos. Indica el punto dentro del procedimiento en donde
Documento procedimiento. Representa cualquier tipo de documento asociado al
Procedimiento predefinido institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Referencia un procedimiento establecido a nivel
Archivo procedimiento. Representa el archivo de de documentos asociados al
Rutina de Sistemas de Información
Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información.
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 6 de 6 6. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE CÓDIGO N/A 7. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO NOMBRE INTERNO EXTERNO
