Digitalización de documentos que conforman el Expediente Electrónico Manual de Usuario

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Digitalización de documentos

que conforman el Expediente Electrónico

Manual de Usuario

Escáner Kodak i1440

Elaboró: Dirección General de Estadística y Planeación Judicial del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal

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INTRODUCCIÓN ...1

CARACTERÍSTICAS...1

COMPONENTES DEL ESCÁNER...1

COMPONENTES EXTERNOS...1

COMPONENTES LATERALES...2

TECLA INTELIGENTE DEL ESCÁNER ...3

FUNCIONES DE LA TECLA INTELIGENTE...3

OTRAS FUNCIONES DE LA TECLA INTELIGENTE...3

CONFIGURACIÓN ...5

OPCIONES DEL CUADRO DE DIÁLOGO “CONFIGURAR…” ...5

OPCIONES DE LA SECCIÓN “DIGITALIZAR EN”...5

OPCIONES DE LA SECCIÓN “DIGITALIZAR COMO” ...8

PARA CONFIGURAR LAS FUNCIONES DE LA LISTA...8

PERSONALIZAR UNA FUNCIÓN DE LA TECLA INTELIGENTE ...9

PARA PERSONALIZAR UNA FUNCIÓN DE LA TECLA INTELIGENTE...10

• Para configurar la resolución de la imagen ...10

• Para configurar el documento de entrada ...12

• Para cambiar el nombre a las funciones de la tecla inteligente ...12

PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ...16

DIGITALIZAR DOCUMENTOS...17

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Manual de usuario:

Digitalización de documentos que conforman el expediente electrónico

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NTRODUCCIÓN

El escáner Kodak modelo i1440 es una herramienta que permitirá digitalizar los documentos que conformarán el expediente electrónico en el Sistema Integral de Seguimiento de Expedientes. El escáner de color dúplex acepta documentos tamaño carta y oficio hasta con un máximo de 75 ppm (300 dpi) en blanco y negro con orientación horizontal y vertical.

Características

• Tamaño de papel hasta de 30,5 x 86 cm. (12 x 34 pulgadas) a través del alimentador automático de documentos.

• Salida de imagen simultánea en blanco y negro y color o escala de grises. • Funciones de impresión de documentos.

• La funcionalidad de tecla inteligente permite enviar documentos a un archivo, correo

electrónico, impresoras, impresoras fax o aplicaciones de escritorio que admitan archivos en formato TIFF, JPEG, RTF, PDF y PDF con capacidad de búsqueda.

• Módulos de alimentación y separación de papel. • Resoluciones de salida entre 75 y 1200 dpi.

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OMPONENTES DEL ESCÁNER

A continuación se presentan la partes físicas que conforman el escáner. Es importante que éstas sean reconocidas para su uso correcto.

Componentes externos

Num. Componente Descripción

1 Cubierta del scanner Proporciona acceso a los componentes internos del escáner.

2 Bandeja de entrada Permite ingresar el papel al escáner. Se podrá contener hasta 100 hojas de 75 g/m2 (20 libras).

3 Bandeja de salida Retiene los documentos digitalizados.

4 Indicadores LED Permanecerá encendido o parpadeando para indicar el estado del escáner.

5 Palanca de apertura de la cubierta del escáner

Permite abrir la cubierta del escáner; para abrirla se deberá tirar de la palanca hacia arriba.

6 Extensión de la bandeja de entrada

Permite digitalizar documentos que midan más de 21.6 x 27.9 cm. (8.5 x 11 pulgadas).

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7 Palanca de apertura del hueco Permite ajustar el espacio que hay entre el módulo de alimentación y el de separación para los documentos que requieran un tratamiento especial; para ajustarla se deberá tirar de la palanca hacia arriba.

Componentes laterales

1 _{Puerto de alimentación} eléctrica

Permite conectar el cable de alimentación eléctrica al escáner.

2 Botón de encendido Permite encender (I) y apagar (O) el escáner. 3 Puerto USB Permite conectar el escáner al equipo de

cómputo.

4 Cama plana/puerto USB Permite conectar la cama plana A3 opcional al escáner.

5 Puerta de acceso lateral Proporciona acceso a la guía de imagen superior en caso de sustitución.

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ECLA INTELIGENTE DEL ESCÁNER

La funcionalidad de tecla inteligente permite realizar tareas de digitalización comunes de forma rápida y sencilla. Una vez instalados correctamente el escáner, los controladores y las aplicaciones de software y reiniciado el equipo, se mostrará un icono de escáner en la barra de tareas.

Nota: Si el icono del escáner se muestra con el siguiente icono indica que no se encuentra listo, éste deberá apagarse y volverse a encender.

Funciones de la tecla inteligente

Para ver las opciones de la tecla inteligente se deberá hacer clic en el icono de la barra de tareas de Windows.

Se mostrará la lista de las 9 funciones de la tecla inteligente que actualmente se tienen configuradas; sin embargo, estas podrán ser cambiadas de acuerdo a las tareas más importantes para el usuario.

Otras funciones de la tecla inteligente

Función Descripción

Configurar… Permite cambiar la tarea asignada a una función. Icono del escáner

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Función Descripción

Acerca de… Muestra el número de versión e información sobre la funcionalidad de tecla inteligente.

Eliminar icono… Muestra el cuadro de diálogo “Eliminar icono” el cual permite cerrar la funcionalidad de la tecla inteligente y eliminará el icono correspondiente de la barra de tareas de Windows.

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C

ONFIGURACIÓN

Antes de utilizar el escáner es necesario configurarlo con las opciones que mejor se adapten a las necesidades del usuario, asimismo para obtener mejor calidad de imagen y rapidez en la digitalización de los documentos.

El cuadro de diálogo

“Configurar…”

permite cambiar las tareas asociadas a cada una las nueve funciones, así como el formato del archivo, la ubicación en la que se guardarán los documentos digitalizados y el prefijo del nombre de esos documentos.

Opciones del cuadro de diálogo “Configurar…”

Opción Descripción

Permite seleccionar una de las 9 funciones que se deseen modificar.

Muestra el cuadro de diálogo “Acceso directo a cambiar nombre” que permite introducir un nuevo nombre para el acceso directo a la tarea.

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Opción Descripción

Permite seleccionar una de las siguientes opciones: • Archivo: crea un archivo electrónico a partir de los documentos digitalizados y lo guarda en la ubicación especificada.

• Aplicación: crea un archivo electrónico a partir de los documentos digitalizados e inicia el programa de aplicación correspondiente al archivo guardado. Por ejemplo, si se ha configurado el sistema para que utilice Adobe Reader para leer archivos PDF, el archivo guardado se abrirá con Adobe Reader.

• Correo electrónico: crea un archivo electrónico a partir de los documentos digitalizados e inicia el programa de correo electrónico predeterminado con el archivo guardado como adjunto.

• Impresora/Impresora fax: envía los documentos digitalizados a la impresora o impresora fax.

Nota: Si se selecciona Impresora/Impresora fax, cambiarán las opciones de la sección “Digitalizar en”. Permite seleccionar una las opciones en función de cómo se desee guardar o enviar las imágenes digitalizadas. Los formatos disponibles son:

• PDF: los archivos Adobe PDF (archivos con formato de documentos portátiles) tienen exactamente el mismo aspecto de los documentos originales y conservan las fuentes, imágenes, gráficos y el diseño de los archivos originales, con independencia de la aplicación y la plataforma que se haya utilizado para crearlos.

• PDF con capacidad de búsqueda: igual que un archivo PDF con la función adicional de búsqueda de texto.

• RTF (formato de texto enriquecido): es un formato de archivo de documentos desarrollado por Microsoft que permite que se trasladen fácilmente de un equipo a otro, con independencia del sistema operativo que se ejecute en el equipo de cómputo.

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Opción Descripción

• JPEG/TIFF de una sola página: si se digitalizan documentos de varias páginas o caras, cada una de ellas se guardará como un archivo JPEG o TIFF independiente.

• TIFF de varias páginas: combina todas las imágenes digitalizadas en un archivo único TIFF. Sí se selecciona los formatos “PDF con capacidad de

búsqueda” o “RTF” como “Tipo de archivo”,

aparecerá el cuadro de diálogo configuración de OCR.

• Seleccionar el idioma para el archivo RTF o PDF con capacidad de búsqueda y hacer clic en Aceptar.

Permite ingresar el nombre de la carpeta en la que se desean guardar las imágenes digitalizadas.

Permite seleccionar una ruta y carpeta distinta para guardar los documentos digitalizados.

Cuando las imágenes se digitalizan, se les asigna automáticamente un nombre de archivo exclusivo.

Ejemplo: si se opta por digitalizar documentos con formato PDF, el software asigna automáticamente la fecha y el número de secuencia a cada imagen: 2009-01-27(1).pdf (para el primer archivo PDF creado), 2009-01-27(2) para el segundo archivo PDF creado, etc. Si se desea agregar un prefijo al nombre del archivo, se adjuntará al inicio de cada nombre de archivo.

Si se encuentra seleccionada esta opción, se mostrará el cuadro de diálogo “Guardar como” después de que se haya digitalizado el documento por lo que se podrá ingresar el nombre del archivo y la ubicación en la que se desea almacenar.

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Opciones de la sección “Digitalizar como”

Opción Descripción

Muestra el nombre del acceso directo de la configuración que actualmente se utiliza en la ventana del escáner principal Kodak. Está podrá ser cambiada haciendo clic el botón

Permite seleccionar un acceso directo de configuración distinto al actualmente usado para esta función. Este nuevo acceso directo de configuración se guardará y se utilizará de manera predeterminada cada vez que se ejecute la función.

Si se encuentra seleccionada esta opción, se mostrará la ventana principal del scanner Kodak antes de que se digitalicen los documentos, lo que permite seleccionar el acceso directo de configuración del escáner.

Para configurar las funciones de la lista

1. Hacer clic en el icono de la tecla inteligente en la barra de tareas de Windows. Se mostrará la lista de funciones.

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3. En el cuadro de lista desplegable “Acceso directo a la Tarea:”, seleccionar el acceso directo a la tarea que se desea configurar.

4. Si se desea cambiar el nombre del acceso directo a la tarea, hacer clic en el botón

.

Aparecerá el cuadro de diálogo Cambiar nombre.

5. Escribir el nombre que se desee y hacer clic en el botón .

6. En el cuadro de lista desplegable “Destino:”, seleccionar el destino que se desee.

7. Seleccionar el tipo de archivo que se desee en el cuadro de lista desplegable “Tipo de archivo:”, de este modo se determinará el formato del archivo electrónico que se va a crear.

• De forma predeterminada, los documentos se guardarán en la carpeta “Mis documentos”. Si se desea cambiar la ubicación: Hacer clic en el botón

.

• Si se desea agregar un prefijo de nombre de archivo ingresar el nombre en el cuadro de texto “Prefijo de nombre de archivo”.

• Si se desea dar un nombre de archivo diferente, hacer clic en la casilla de verificación “Dar nombre al archivo antes de guardar”

• Si se desea seleccionar un acceso directo de configuración diferente según el tipo de documento que se disponga a digitalizar, hacer clic en el botón . • Si se desea cambiar el acceso directo de configuración del escáner antes de

digitalizar el documento, hacer clic en la casilla de verificación “Mostrar configuración antes de la digitalización”.

8. Una vez seleccionadas las configuraciones deseadas, hacer clic en el botón .

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ERSONALIZAR UNA FUNCIÓN DE LA TECLA INTELIGENTE

Para facilitar el uso del escáner, es importante crear configuraciones personalizadas. El software permite realizar esos cambios a cada una de las funciones de la tecla inteligente, algunas de estas configuraciones incluyen:

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• Configurar el documento de entrada

• Cambiar el nombre a las funciones de la tecla inteligente

Para personalizar una función de la tecla inteligente

1. Hacer clic en el icono de la tecla inteligente . 2. Seleccionar la opción “Configurar…”

3. En el cuadro de lista “Acceso directo a la tarea:”, seleccionar la función a la que se le desea aplicar la nueva configuración.

• Para configurar la resolución de la imagen

Cuando se digitaliza un documento y éste se muestra poco legible o con poca resolución, el software del escáner permite configurar la imagen para que ésta obtenga una mejor calidad. Los tipos de resolución a los que se podrá configurar el software van de los 75 hasta 1200 dpi. Es importante señalar que entre más alta sea la resolución, el proceso de digitalización se tornará más lento, asimismo el tamaño del archivo se incrementará de manera considerable; se recomienda usar la resolución de 300 dpi para documentos de texto claros.

4. En la sección “Digitalizar como”, hacer clic en el botón . Aparecerá la siguiente ventana.

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5. Hacer clic el botón .

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo mostrando la ficha “General”, en la que se podrán modificar el color, tipo de documento, tipo de soporte (papel), resolución y compresión del archivo.

6. Hacer clic en cuadro de lista desplegable “Resolución:” para seleccionar la resolución más óptima para la digitalización de documentos.

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8. Hacer clic en el botón .

Se mostrará nuevamente el cuadro de diálogo de configuración lo que permitirá seguir realizando cambios a la función seleccionada.

• Para configurar el documento de entrada

Con esta opción se podrá indicar al software del escáner, la forma en la que se desean digitalizar los documentos, si estos se encuentran impresos por ambos lados o por un solo lado.

9. En la sección “Digitalizar como”, hacer clic en el botón .

10. En el cuadro de lista “El documento de entrada es:”, seleccionar la forma en la que será digitalizado el documento, “A dos caras”, “A una cara: anverso” o “A una cara: reverso”

Se mostrará nuevamente el cuadro de diálogo de configuración lo que permitirá seguir realizando cambios a la función seleccionada.

• Para cambiar el nombre a las funciones de la tecla inteligente

Una vez que se han realizado los cambios deseados, es importante que el nombre de la función sea personalizado, para poder identificarlo fácilmente la próxima vez que sea utilizado.

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13. En la sección “Digitalizar como”, hacer clic en el botón .

14. En el cuadro de lista “Accesos directos de configuración:”, seleccionar el acceso directo al que se desea cambiar el nombre.

16. En el cuadro de texto “Nombre de acceso directo:”, ingresar el nombre de la nueva configuración.

17. En el cuadro de lista desplegable “Grafico” seleccionar el icono con el que se identificará el nuevo nombre de la configuración o hacer clic en el botón , para seleccionar un icono diferente.

18. Hacer en el botón .

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Se mostrará nuevamente el cuadro de diálogo de configuración lo que permitirá seguir realizando cambios a la función seleccionada. Para finalizar con la configuración se deberá cambiar el nombre a la función de la tecla inteligente.

20. En el cuadro de diálogo de configuración, hacer clic en el botón .

21. En el cuadro de diálogo “Acceso directo a cambiar nombre” ingresar el nombre que se desee dar a la función.

En el cuadro de diálogo de configuración se mostrará el nuevo nombre de la función.

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En la lista de la tecla inteligente se mostrará el nuevo nombre de la función, la cual podrá ser utilizada con las configuraciones seleccionadas.

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REPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Antes de iniciar la digitalización de los documentos se deberán tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

Para digitalizar varias páginas de un documento, éstas deben estar alineadas en la bandeja de entrada; de esta forma, el alimentador podrá introducir los documentos en el escáner una por una.

Retirar las grapas y clips antes de iniciar la digitalización ya que pueden dañar el escáner y los documentos.

Los documentos deben estar en buenas condiciones.

Las páginas rotas, dañadas o arrugadas se pueden transportar perfectamente a través del escáner; Sin embargo, ningún escáner garantiza el transporte de papel dañado. En caso de que se requiera digitalizar éste tipo de documentos se deberán colocar en una funda protectora transparente. Las fundas deben introducirse manualmente, una por una, colocándola en forma horizontal con las perforaciones al final, al mismo tiempo de que se deberá jalar hacia arriba la palanca de apertura del hueco, como se muestra en la siguiente imagen.

Al digitalizar documentos con una funda protectora transparente, las guías de la bandeja de entrada deberán ajustarse al ancho de la funda.

Tipos de papel: papel Bond, láser, inyección de tinta, offset.

Nota: Los papeles cubiertos de sustancias químicas pueden causar un desgaste más rápido o dilatación de los rodillos.

Tintas del papel: todas las tintas del papel deberán estar secas antes de iniciarse la digitalización. Esto incluye: impresión en offset estándar, impresoras de inyección de tinta, transferencia térmica, tintas de escritura manual.

Líquidos correctores: Liquid Paper®, Tipp-Ex®, Wite-out® y líquidos similares deberán estar secos antes de empezar a digitalizar.

Gramaje del papel: 7,3 a 200 g/m2 kg (9 a 110 lbs.)

Tamaño máximo del documento: 30,5 x 86 cm (12 x 86,36 pda.) Tamaño mínimo del documento: 8,9 x 5 cm (3,5 x 2,5 pda.)

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IGITALIZAR DOCUMENTOS

Antes de iniciar la digitalización de documentos, se deberá verificar que el escáner se encuentre encendido y listo para su funcionamiento, lo que se indica a través de la luz del LED que permanecerá en color verde, encendido y fija.

Para digitalizar documentos

1. Colocar la hoja u hojas en la bandeja de entrada del escáner 2. Hacer clic en el icono de la tecla inteligente

Se mostrará la lista de funciones.

3. Hacer clic en la función deseada.

Una vez finalizada la digitalización del documento, se mostrará el cuadro de diálogo para el formateo y almacenamiento de los archivos.

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Finalizado el formateo del documento digitalizado, se abrirá la aplicación que fue seleccionada en la lista de la tecla inteligente, mostrando el total de hojas que fueron escaneadas.

En la barra de título de la aplicación se mostrará el nombre del archivo, el cual fue guardado en la ubicación seleccionada al momento de configurar el escáner. Una vez que se ha concluido el proceso de digitalización, el archivo podrá ser integrado al expediente electrónico a través del Sistema Integral de Seguimiento de Expedientes.