Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico

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INFORME ANUAL SOBRE EL ESTADO DE PRIVATIZACIONES AL 30 DE JUNIO DE 2004

(Ley Núm. 136 del 7 de junio de 2003) (año)

Entidad Gubernamental [1]: Administración para el Sustento de Menores Código de Entidad [2]: 2253 Coordinador del Contrato [3]: Sr. Héctor Dávila García Disposición Legal para la Delegación de la Función Pública [4]: Art. 7(m), Ley Núm. 5 de 30 de junio de 1986, según enmendada.

Formalización de Contrato [5] (incluir copia) Número [6]: 2003-000110 Fecha [7]: 30 de agosto de 2002 Importe [8]: $1,811,724.53 Vigencia [9]: 1/9/02 – 31/8/06

Propósito [10]: Proveerá servicios de recolección y cobro de los depósitos de los clientes de la ASUME. Enmiendas [11] Número [12]: 2003-000110-A, 2003-000110-B y 2003-000110-C Fecha [13]: 18/12/02, 5/9/03 y 23/6/04 Importe [14]: (A) $19,416.30, (B) -0- y (C) $34,360.00 Órdenes de Cambio [15]

---

Número [16]: --- Fecha [17]: --- Importe [18]: --- Control Presupuestario Importe Desembolsos Partidas Presupuestarias [19]: E-1290-272-1240000-081-2004-G0404PR4004 E1290-111-1240000-1087-006-2005 E1290-252-1240000-081-1998 Contrato Original [20]: $1,811,724.53 Ajustado [21]: $1,865,500.83 Acumulado [22]: $5,524,509.40 Año Corriente [23]: $1,823,348.50 Informes de Auditoría (incluir copia) Auditoría Externa [24] Nombre [25]: Fecha [26]:

Opinión [27]: Auditoría Interna [28]:

Número [29]: Fecha [30]:

Opinión [31]: Leyes / Reglamentación / Normas / Procedimientos para garantizar cumplimiento

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(Ver instrucciones al dorso)

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Descripción [ 32] Fecha [33] Aprobado por [34]: Breve descripción [35]

Art. 7-A, Ley Núm. 5 de 30 de diciembre de 1986, según enmendada

30 de diciembre de 1986 Legislatura de Puerto Rico Ley Orgánica de la ASUME. En el Art. 7 se faculta al Administrador, la contratación y poner en vigor las disposiciones de la Ley.

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INFORME ANUAL SOBRE EL ESTADO DE PRIVATIZACIONES AL 30 DE JUNIO DE 2004

(Ley Núm. 136 del 7 de junio de 2003) (año)

Status de los Trabajos Contratados Status

Trabajos Contratados [36] Sin Iniciar [37] En Proceso [38] Terminado [39] Por ciento (%) de

Labor Realizada [40] Observaciones [41]

Pagos en sucursales X Recibo de pagos con cupones regulares y sustitutos en las

sucursales.

Pagos por correo X Recibo de pagos con cupones regulares, cupones sustitutos,

ASM-04 y cheques interestatales por correo.

Pagos por Telepago & WEB X Recibo de pagos a través de Telepago Garantizado y el WEB. Pagos de Patronos e Interestatales por ACH X Recibo de pagos de patronos y pagos interestatales por ACH.

Gestión de cobro X Gestion de Cobro de cheques no oficiales devueltos por fondos

insufucientes o no disponibles.

FIDM X Trimestralmente se recibe un cartucho con datos de madres o

padres deudores cuyo Seguro Social se comparan con la base de datos

Embargos electrónicos X 100% Este servicio permite el manejo de los embargos y relevos de

ASUME en un archivo en cartucho donde se procesa automáticamente el cartucho para establecer y eliminar los embargos, debitar las cuentas de clientes y acreditar la cuenta de ASUME mediante una transacción electrónica.

Archivo Derogatorio X Con este Archivo Derogatorio los pagos de la ASUME que se

reciban con cheques no oficiales se verifican contra esta base de datos que contiene los casos cuyos pagos se han recibido devueltos anteriormente. Esto reduce el potencial de pérdidas para ASUME al garantizar los fondos de estos cheuqes antes de enviar el pago a la madre o padre custodio mediante el servicio de Gestión de

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(Ver instrucciones al dorso)

OC-Propia-74 Cobro.

Conciliación de cuentas X Servicio de conciliación de cuenta para la cuenta 110-035488. PRACSES envía al BPPR los archivos de cheques emitidos diariamente. BPPR envía a PRACSES el archivo de cheuqes pagados y excepciones mensualmente. Además, la cuenta 110-035372 tiene el servicio de conciliación de depósitos.

Eliminación de Cupones Sustitutos - Sucursales X Piloto Este piloto busca la eliminación de los cupones sustitutos en las sucursales para lograr una reducción en los errores en la captura de información.

Transmisión Archivo de pagos de BPPR a PRACSES

X 100% Se eliminó el proceso manual de los archivos, cumpliendo con la solicitud de ASUME y con una recomendación de la Auditoría – SAS-70. Sin embargo, los cartuchos se siguen genrando como medida de resguardo.

Transmisión Archivo Maestro de PRACSES a BPPR

X Se eliminó el proceso manual de los archivos, cumpliendo con la solicitud de ASUME y con una recomendación de la Auditoría – SAS-70. Sin embargo, los cartuchos se siguen genrando como medida de resguardo.

Captura de pagos en nuevo sistema de Imagen X El nuevo sistema de Imagen permitirá validar los pagos al

momento de la captura, lo que reducirá errores y pagos mal aplicados. Se proveerá a la ASUME un CD ROM con las imágenes de los pagos y podrán acceder estas imágenes por WEB al próximo día laborable de la fecha de proceso.

Comunicación de BPPR a PRACSES – Empleado de ASUME

X Instalación de una PC en Procesamiento de Pagos con

comunicación a PRACSES para que un empleado(a) de ASUME venga diariamente a procesamiento de pagos, acceda al sistema PRACSES e investigue gran parte de los casos que se reciben diariamente sin información suficiente

Validar pagos en sucursales con Archivo Maestro X Se validarán los pagos en el mismo momento que el cajero procese el pago en la sucursal para eliminar los pagos aplicados incorrectamente.

Pagos por ACH de Corte de Quiebras para ASUME X Recibir los pagos del síndico de la Corte de Quibras a través de ACH para acelerar el recibo y adjudicación de los mismos.

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interestatales permitirá crear una base de datos con la información de los pagos interestatales que investigan y se corrijan. La base de datos permitiría que el sistema tenga almacenada la informació correcta relacionada con determinada información del caso. Así no sería necesario investigaar casos repetitivos.

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(Ver instrucciones al dorso)

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INFORME ANUAL SOBRE EL ESTADO DE PRIVATIZACIONES AL 30 DE JUNIO DE 2004

(Ley Núm. 136 del 7 de junio de 2003) ) (año)

Controles Internos para Garantizar el Cumplimiento [42] (Detallar)

1. Reuniones de seguimiento bisemanales 4. 2. Se designó un empleado por contrato para verificar factura y

determinar incumplimiento de claúsulas, penalidades, etc.

5.

3. 6.

Certifico que los datos indicados en este Informe son correctos y que el (los) expediente(s) del (los) proyecto(s) de privatización está (n) disponible(s) para la evaluación de la Oficina del Contralor.

Lcda. Aleida Varona Méndez, Administradora 1 de noviembre de 2004

Jefe de Entidad o su Representante Autorizado [43] Fecha de Certificación [44] (en letra de molde)

1 de noviembre de 2004

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