El
procesador
de texto
Unos breves apuntes hechos mientras se explica…. Ángel de Miguel Artal Licencia Creative Commons:
Índice de contenidos
Capítulo 1: Introducción a los procesadores de texto. ... 3
1.1. Definiciones ... 3
Capítulo 2: Estilos y creación de tablas de contenido... 5
2.1. ESTILOS... 5
2.2. Tablas de contenido... 7
Capítulo 3: Secciones y Encabezados ... 9
3.1.- Secciones en un documento... 9
3.2.- Encabezados y pies de página... 10
Capítulo 4: Imágenes ... 15
Capítulo 5: Dando formato al contenido... 19
5.1.- Formato de carácter ... 19
Figura 1.- Logos de algunos de los procesadores de texto (de escritorio y en línea) más conocidos 3
Figura 2 Lista de estilos ... 5
Figura 3 Menú de acceso a la ventana de edición de Estilos ... 5
Figura 4 Ventana de gestión de Estilos ... 6
Figura 5 Ventana de propiedades de un nuevo estilo (a) o de modificación de las de un estilo existente (b)... 6
Figura 6 Opción de acceso a la creación de Índices y Tablas de contenido. ... 7
Figura 7 Ventana de diálogo de Índices y Tablas ... 7
Figura 8 Índice generado automáticamente ... 8
Figura 9 Actualización de los contenidos de un índice... 8
Figura 10 Opciones de actualización de una Tabla de Contenido ... 8
Figura 11 Opción para insertar un Salto en el documento ... 9
Figura 12 Opciones de salto de sección ... 9
Figura 13 Mostrar u ocultar carácteres ocultos ... 10
Figura 14 Marcas ocultas de salto de página (a) y de sección (b)... 10
Figura 15 Configuración de página para la sección ... 10
Figura 16 Opción de menú para Encabezado y pie de página ... 11
Figura 17 Encabezado activo y barra de herramientas... 11
Figura 18 Opciones de la barra de herramientas de Encabezado y pie... 11
Figura 19 Opción de configuración de encabezados de página en la barra de herramientas... 12
Figura 20 Propiedades para encabezados/pies en Configuración de página... 12
Figura 21 Diálogo de exploración/inserción de archivo de imagen... 15
Figura 22 Copia de un fichero de imagen desde el Explorador de Windows ... 16
Figura 23 Pegado Especial ... 16
Figura 24 Pegado Espacial de una imagen... 16
Figura 25 Opción para actualizar cambios en una imagen vinculada... 17
Figura 26 Barra de herramientas de imagen ... 17
Figura 27 Opciones de ajuste de una imagen... 18
Figura 28 Controles de formato de fuente ... 19
Figura 29 Ventana de diálogo de propiedades de Fuente ... 19
Figura 30 Párrafo de texto... 20
Figura 31 Algunas propiedades de formato de párrafo... 20
Figura 32 Controles de formato de párrafo ... 20
Figura 33 Ventana de diálogo de propiedades de párrafo... 21
Figura 34 Opciones de espaciado entre párrafos y líneas. ... 21
Figura 35 Opciones de sangría y alineación de párrafos... 21
Figura 36 Un ejemplo de formatos de sangría y alineación de párrafos... 22
Figura 37 Controles de tabulación ... 22
Introducción a los procesadores de texto
Capítulo 1: Introducción a los procesadores de texto.
1.1. Definiciones
En primer, es importante distinguir las nociones de procesador y editor de texto.
Editor de texto: programa que permite crear y modificar archivos compuestos por texto SIN FORMATO (texto plano)
Ejemplo: bloc de notas
Procesadores texto: aplicaciones que permiten crear documentos de texto, aplicando formato al texto y al propio documento. Antes de visualizar (en monitor, al imprimir,etc…) el documento, lo procesa para aplicarle todos los formatos que se hayan especificado
Ejemplos: Word de Office, Writer de OpenOffice, AbiWord,…
Figura 1.- Logos de algunos de los procesadores de texto (de escritorio y en línea) más conocidos
Nombre Tipo Licencia
GoogleDocs On-Line Libre (previo registro)
MsWord Escritorio Propietaria OpenOffice Escritorio GNU/GPL ZohoWriter On-line Libre/pago AbilityOffice Escritorio Propietaria
… … …
Tabla 1 Procesadores de texto, tipo y licencia
Estas aplicaciones “ofrecen un abanico de posibilidades para generar” cualquier tipo de documento:
- un libro o una revista - documentos científicos.
Pero no siempre un procesador de texto es la mejor solución. En ocasiones, si el tema del documento es muy concreto es necesario utilizar programas específicos para ese tipo de documentos. Por ejemplo,
- Para la edición y maquetación de revistas o libros: QuarkXpress, Publisher, Adobe PageMaker, Scribus, …
- Para la creación de documentación científico-matemática: Latex/WinEdt
Los procesadore generan “documentos de texto”: conjunto de caracteres, imágenes y otros objetos organizados en páginas o secciones, a las que también se les puede aplicar un formato relativo a márgenes, maquetación, orientación, etc…
Los objetos de un documento y, en particular, los caracteres y párrafos del mismo, tienen un conjunto de propiedades de formato. Por ejemplo, unos caracteres pueden estar resaltados en
Negrita, otros en Cursiva y otros en un tipo de letra
Comic Sans MS de tamaño 14
. A este conjunto de propiedades se les asocia en los procesadores de texto un nombre o ESTILO. En la siguiente sección vamos a ver cómo crear y utilizar ESTILOS y para qué pueden resultar ser útiles.Estilos y tablas de contenido
Capítulo 2: Estilos y creación de tablas de contenido.
2.1. ESTILOS
En MSWord, un ESTILO es conjunto de atributos propios de caracteres (fuente, tamaño, color, atributos,…) y de párrafo (alineación, sangría,…)
Cuando creamos un nuevo documento Word, se crean en base a una plantilla (Normal.dot) que contiene una serie de estilos predefinidos. Estos estilos pueden verse en:
1. La caja desplegable de estilos
Figura 2 Lista de estilos
2. Mediante el Menú Formato, opción Estilos y Formato
Figura 3 Menú de acceso a la ventana de edición de Estilos
Mediante esta última opción, accedemos a una ventana de diálogo que nos permite ver y modificar estilos existentes, así como crear nuevos estilos
Figura 4 Ventana de gestión de Estilos
Las opciones anteriores (Nuevo y Modificar) nos permiten acceder a ventanas de diálogo donde ver y configurar las propiedades de formato asociadas al estilo que estamos creando/modificando.
(a) (b)
Figura 5 Ventana de propiedades de un nuevo estilo (a) o de modificación de las de un estilo existente (b).
Para aplicar un determinado estilo a un texto basta con 1. seleccionar el texto;
Estilos y tablas de contenido Los estilos son importantes por varios motivos:
- Automatizan procesos de formato de texto, haciendo más ágil su aplicación - Permiten utilizarlos para crear nuevos “objetos” del documento.
Ejemplo: Creación de “Índices automáticos” (Tablas de contenido), que detallamos en la sección siguiente.
2.2. Tablas de contenido
Cuando un documento es extenso, es habitual que se divida en apartados y subapartados (capítulos de un libro y las secciones y subsecciones de cada capítulo). En estos documentos es bueno tener Índices o tablas de contenido, que se generen automáticamente.
Los procesadores ofrecen funciones que permiten crear estos índices de manera automática pero, para que todo funcione correctamente, se ha tenido que tener cuidado en los ESTILOS aplicados a los títulos de capítulos y apartados.
¿Cómo se hace en Word (Office)?
- Situar el cursor donde desees crear la tabla de contenido.
- Seleccionar la opción de menú Insertar/ReferenciasÆ Índices y Tablas
Figura 6 Opción de acceso a la creación de Índices y Tablas de contenido.
- Aparece una ventana de diálogo con varias pestañas.
- Elegir la pestaña Tabla de contenidos que muestra una serie de opciones y propiedades de la tabla de contenidos que se creará: número de niveles, los ESTILOS que se usarán para crear la tabla, si mostrar o no el número de página, etc
El resultado será la creación, donde se haya situado el cursor de un índice de contenidos con las características que se hayan especificado
Figura 8 Índice generado automáticamente
A medida que se añadan capítulos y subapartados al documento, la tabla de contenidos deberá ir actualizándose. Para ello, bastará con elegir la opción Actualizar Campos del menú contextual que aparece al pulsar con el botón derecho sobre la Tabla de Contenidos.
Figura 9 Actualización de los contenidos de un índice
Si los cambios realizados sobre el documento afectan sólo a la paginación del mismo, bastará con elegir la opción Actualizar sólo los números de página en la ventana de opciones que aparecerá. Si ha habido más cambios (se han añadido capítulos o apartados, por ejemplo) es necesario Actualizar toda la Tabla
Secciones, encabezados y pies de página
Capítulo 3: Secciones y Encabezados
3.1.- Secciones en un documento
Cuando el documento es extenso y se desea que distintas “partes” del documento tengan distinto formato de página (por ejemplo, encabezados distintos, orientación de página, etc…) lo que debemos hacer es definir SECCIONES.
Una SECCIÓN es una agrupación en las páginas del documento que permite establecer configuraciones de página independientes de una sección a otra.
La forma de hacerlo es
- situar el cursor en el punto en que se desee realizar un salto de sección; - elegir la opción de menú Insertar/ Salto;
Figura 11 Opción para insertar un Salto en el documento
- en la ventana de diálogo, elegir Salto de Sección y cualquiera de las opciones presentadas, en función de si se desea que el salto sea a mitad de una pagina, haga cambiar de página el texto que le sigue, etc…
Figura 12 Opciones de salto de sección
Si se activa la opción de “ver caracteres ocultos” (ver Figura 13 Mostrar u ocultar carácteres ocultos) , se observa la diferencia entre salto de página manual y un salto de sección (ver Figura 14).
Figura 13 Mostrar u ocultar carácteres ocultos
(a)
(b)
Figura 14 Marcas ocultas de salto de página (a) y de sección (b)
Una vez dividido el documento en secciones, podemos aplicar a cada una de ellas un formato de página distinto. Por ejemplo, podríamos poner una sección en apaisado eligiendo la opción
Aplicar a: Esta sección en la ventana de diálogo que aparece al elegir la opción
Archivo/Configurar Página
Figura 15 Configuración de página para la sección
Otro ejemplo para el que es necesario la definición de secciones en el documento es la inserción de Encabezados y pies de páginas independientes por secciones.
En el apartado siguiente explicamos como insertar Encabezados y pies en un documento y cómo hacerlos independientes de una sección a otra.
3.2.- Encabezados y pies de página
Para insertar un encabezado o pie de página en un documento se debe elegir la opción de menú
Secciones, encabezados y pies de página
Figura 16 Opción de menú para Encabezado y pie de página
Esta acción situará el cursor en el encabezado de la página actual y mostrará la barra de herramientas de Encabezado y pie de página (ver Figura 17 Encabezado activo y barra de herramientas).
Figura 17 Encabezado activo y barra de herramientas
En principio, todo el documento comparte los mismos encabezado y pie. Si se desea hacer independientes los encabezados y pies entre distintas secciones (si es que existen en el documento), deberemos desactivar la opción “Igual que el anterior”, , en cada una de las secciones. De esta manera, cada sección podrá tener sus propios encabezados y pies. El resto de los botones de la barra de encabezado y pie nos permite configurar el formato de los números de página, insertar el número de páginas, insertar fecha y hora, acceder a la ventana de diálogo de propiedades de encabezado, etc…
Figura 18 Opciones de la barra de herramientas de Encabezado y pie
pie de la primera página o las páginas pares e impares de una sección tengan encabezados y pies distintos (ver Figuras 18 y 19).
Figura 19 Opción de configuración de encabezados de página en la barra de herramientas
Actividad: pon en práctica lo anterior Ejercicio.-
Para practicar todo lo que hemos visto hasta ahora, pasa a limpio los apuntes tomados aplicando la siguiente estructura:
- Una página de título
- Un sección para la tabla de contenido
- Los capítulo con las secciones que se indicarán a continuación - Cada una de esas partes debe tener encabezado y numeración distinta - El título sin encabezado ni paginación
- El índice sin encabezado y con paginación en números romanos
- Cada capítulo con un encabezado con el título del capítulo que corresponda. - Los capítulos y secciones se propone que sean…
Capítulo 1: Introducción a los procesadores de texto.
1.1.Definiciones Capítulo 2: Estilos y creación de tablas de contenido.
2.1. ESTILOS 2.2. Tablas de contenido
Capítulo 3: Secciones, Encabezados y pies de página 3.1. Secciones
3.2. Encabezados
Imágenes
Capítulo 4: Imágenes
Es habitual que los documentos que se creen contengan imágenes. Basta ver, como ejemplo, los capítulos anteriores a éste.
Tenemos varias opciones para insertar imágenes en un documento en Word. Las más común es utilizar las opciones de copiar y pegar habituales: situamos el cursor donde queramos insertar la imagen y pegamos mediante la opción Edición/Pegar una imagen copiada previamente con la tecla ImprPant del teclado o mediante Edición/Copiar-Cortar en la herramienta de edición de imágenes donde estuviéramos editando la imagen.
Si la imagen está guardada en un fichero, podemos utilizar también la opción de menú
Insertar/Imagen/Prediseñada o Desde Archivo. Esto nos abrirá una ventana de diálogo de exploración de archivos (si hemos elegido la opción Desde Archivo), que nos permitirá seleccionar el fichero de imagen que deseamos “incrustar” en nuestro documento.
Figura 21 Diálogo de exploración/inserción de archivo de imagen
Se ha utilizado la palabra “incrustar” pues las opciones anteriores “pegan” la imagen en el documento, hacen que no sea modificable desde el propio documento y si se realizan cambios sobre la imagen (con un editor de imagen externo a Word) se debe volver a copiar y pegar de nuevo en el documento.
Hay formas de conseguir editar una imagen desde el propio documento (1) e, incluso, de que las modificaciones que se realicen en la imagen con algún editor de imágenes, se reflejen automáticamente en el documento (2).
(1) Usando la opción Edición/Pegado especial y elegir en la ventana de diálogo que aparece el tipo de objeto/imagen (distinto de la opción Imagen) que estamos insertando
(2) Vinculando el fichero de imagen al documento. ¿cómo?
a. En el Explorador de Windows o MiPC copiamos el fichero que contiene la imagen
Figura 22 Copia de un fichero de imagen desde el Explorador de Windows
b. Elegimos en Word la opción de menú Edición/Pegadoespecial
Figura 23 Pegado Especial
c. En la ventana de diálogo que aparece, podemos elegir si “incrustar” la imagen (eligiendo Imagen de la lista y con el mismo efecto que el explicado anteriormente), pegar la imagen con información del programa para modificarla o pegar un vínculo de la imagen en el documento.
Figura 24 Pegado Espacial de una imagen
i. Si elegimos la opción Pegar y una opción distinta a Imagen, se establece un vínculo entre la imagen y la herramienta que se utilizará para modificar dicha imagen. Al hacer doble-clic sobre la imagen en el propio documento, se abrirá dicha herramienta para que podamos modificarla. ii. Si elegimos la opción Pegar Vínculo se establece un vínculo entre el
documento y el fichero que contiene la imagen. Ésta se mostrará en el documento pero, realmente, lo que muestra es el contenido del fichero
Imágenes gráfico que la contiene. Por ello, si modificamos la imagen con una
aplicación externa a word, estos cambios se reflejarán en el documento sin necesidad de volver a insertar esa imagen.
Los cambios (caso de haberlos) se reflejarán la siguiente vez que abramos el documento. Si el documento está abierto puede actualizarse la imagen para que los muestre mediante la opción
Actualizar del menú contextual que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre la imagen vinculada.
Figura 25 Opción para actualizar cambios en una imagen vinculada
Una vez insertada la imagen, sea cual sea la opción anterior elegida, podemos cambiar algunas de sus propiedades y su comportamiento ante el texto del documento mediante las opciones de la barra de herramientas de imagen.
Figura 26 Barra de herramientas de imagen
Las opciones de ajuste con el texto nos permiten hacer que la imagen se comporte como un carácter más del texto o bien, que “flote” sobre el mismo y el texto se sitúe a uno o a ambos lados de la imagen.
Dando formato al contenido
Capítulo 5: Dando formato al contenido
En el presente capítulo vamos a ver, de forma muy resumida, opciones de MsWord que nos permite dar formato al texto de nuestros documentos.
5.1.- Formato de carácter
Veamos en primer lugar, algunas posibilidades de formato asociada a los caracteres. Un texto puede estar en
− Negrita
− en Cursiva
− Con un tipo de fuente Comic SANS MS
− un tamaño de 16 ptos.
Para aplicar estas propiedades, en primer lugar deberemos seleccionar el texto al que se las queramos aplicar. En segundo lugar,
1. Usaremos los los botones de las barras de herramientas de word adecuados; o bien,
Figura 28 Controles de formato de fuente
2. Accederemos a la ventana de diálogo menú Formato/Fuente,
Figura 29 Ventana de diálogo de propiedades de Fuente
5.2.- Formato de párrafo
Primero, tenemos que tener claro qué es un párrafo.
Párrafo: Conjunto de caracteres entre dos saltos de línea
Figura 30 Párrafo de texto
Hay muchas propiedades de formato que refieren al formato de presentación de un párrafo. 1. Interlineado: distancia entre líneas.
2. Separación entre párrafos:distancia de un párrafo al anterior y al siguiente.
3. Sangría: distancia a los márgenes izquierdo y derecho de la página y los extremos del parrafo.
4. Alineación: ajuste del texto del párrafo respecto a la sangría 5. Tabulación: marcas que permiten presentar el texto en columnas
Figura 31 Algunas propiedades de formato de párrafo
La manera de aplicar estas propiedades es similar a las propiedades de formato de carácter. En primero lugar, deberemos seleccionar el párrafo o párrafos a los que queramos aplicar una cierta propiedad.
En segundo lugar, podremos
1. utilizar los controles de las barras de herramientas adecuados; o bien,
Figura 32 Controles de formato de párrafo
2. acceder a la ventana de diálogo de propiedades del párrafo mediante la opción de menú
Dando formato al contenido
Figura 33 Ventana de diálogo de propiedades de párrafo
Las opciones de Interlineado y Separación entre párrafos, es habitual modificarlas a través de la ventana de diálogo de formato de párrafo.
Figura 34 Opciones de espaciado entre párrafos y líneas.
Las opciones de Sangría y Alineación, es habitual cambiarlas a través de los controles integrados en las barras de herramientas y la regla del documento.
Figura 36 Un ejemplo de formatos de sangría y alineación de párrafos
Finalmente, las marcas de tabulación nos permiten escribir datos en forma tabular (sin necesidad de una tabla). El control permite alternar entre los distintos tipos de tabulación. Basta con elegir alguno de los tipos y hacer clic con el ratón en la posición de la regla del documento donde se desee insertar la tabulación. A partir de ese momento, al pulsar la tecla TAB del teclado se insertará una marca de tabulación que se alineará con la marca o marcas de tabulación creadas.
Figura 37 Controles de tabulación
Además, un uso correcto de las marcas de tabulación nos permite alternar entre párrafos con formato mediante tabulaciones y tablas de word.
En efecto, sea la tabla de la Figura 37 anterior. Basta con seleccionarla y elegir la opción Tabla/Convertir/Convertir Texto a tabla para que word, automáticamente detecte las tabulaciones (o cualquier otro carácter separador de columnas) y convierta los datos en una tabla con las columnas/filas necesarias.
Dando formato al contenido
Figura 38 Conversión de Texto a Tabla
Tablas
Capítulo 6: Tablas
Además de conirtiendo un conjunto de datos en forma tabular a Tabla, éstas pueden crearse directamente mediante la opción Tabla/Insertar/Tabla del menú o mediante el botón Insertar tabla de la barra de herramientas.
Figura 39 Menú Insertar Tabla
Figura 40 Botón Insertar Tabla
Una vez especificados las columnas y filas que deseamos en nuestra tabla, ésta se incluye en el documento.
Figura 41Resultado de insertar una tabla con 4 columnas y 2 filas
Cuando seleccionamos una tabla, se activan distintas opciones en el menú Tabla, el menú contextual que aparece con el botón derecho o la barra de herramientas de tabla.
Figura 42 Barra de herramientas de Tabla
También podemos modificar el formato de la tabla interactuando directamente con ella. Así, por ejemplo, situando el cursor sobre el borde de una fila o de una columna, podemos cambiar la altura de dicha fila o la anchura de la columna.
Figura 43 Cambiar ancho de columna interactuando con la tabla
Si hacemos la operación anterior teniendo una celda seleccionada, los cambios de anchura afectan sólo a dicha celda. De esta manera, se puede conseguir tablas con aspectos como el que se muestra en la Figura 44.
Figura 44 Ejemplo de tabla con filas y columans de distintas alturas/anchuras
En la figura Figura 44, además, se han realizado operaciones de combinado y división de celdas mediante los botones (combinar) y (dividir).
Tablas
Figura 45 Resultado de combinar dos celdas
Otra operación que suele realizarse habitualmente sobre tablas es el modificado del borde (quitar/poner, cambiar el formato de aspecto, tipo, color, etc…). A estas operaciones se accede mediante el menú Formato/Bordes y sombreados, que da acceso a una ventana de diálogo para cambiarlos (Figura 46), o a través de los botones de la barra de herramientas de bordes (Figura 47)
