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INDICE
1.
DEFINICIÓN
2.
INCIDENCIAS DEL MES ANTERIOR (IMA)
2.1. Preparación de Atrasos 2.2. Cálculo de Atrasos 2.3. Comprobación de Resultados 2.4. Configuración de la Redirección 2.5. Agrupación de Atrasos 2.6. Redirección de Atrasos 2.7. Validación de Atrasos
3.
REGULARIZACION DE OTROS PERIODOS
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1.
DEFINICIÓN
La Definiremos “atrasos” como la diferencia que existe entre una cantidad pagada y la que realmente tendríamos que haber pagado, debido a las modificaciones que se han realizado con posterioridad a la fecha de pago.
Distinguimos 2 tipos:
- Incidencias del Mes Anterior (IMA): Regularización del mes inmediatamente anterior al actual, con intención de cotizar en L00 y compensando las diferencias de retribuciones, al trabajador sobre una paga en mes en curso. Ej. : Altas, bajas, cambios de situación,, partes de IT, incidencias de precio o cantidad siempre y cuando la nómina esté cerrada etc.
- Regularización de otros periodos anteriores (Normales): Recogen aquellas situaciones que afectan a la retribución de uno o varios meses cuya nómina ya ha sido cerrada, y que abarcan un periodo que no es el “mes anterior”. Ej: Variación de retribuciones con carácter retroactivo, incrementos de convenio etc.
2.
INCIDENCIAS MES ANTERIOR
Antes de realizar ningún proceso, partimos de una nómina protegida y
no validada.
Desde la opción de menú Nómina > Cálculo de Nómina > Validación de
Nómina, procesaremos criterio y aparecerán todas las pagas
calculadas.
Haremos doble clic en la paga y mes seleccionado y procesaremos
criterio , aparecerán todos los trabajadores que están incluidos
en la paga y mes seleccionado
Seleccionaremos el icono “proteger nóminas” y se rellenará el
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Se introducen todas las variaciones que no han sido tenidas en cuenta en la nómina pagada, que pueden tener diferentes orígenes, cambios en FDL (altas, bajas), incidencias de Precio ó cantidad, Introducción de partes de IT, etc…
No se recalcula una Nómina ya pagada 2.1. Preparación de Atrasos
Desde la opción Nómina > Atrasos > Preparación accederemos a la pantalla donde se inicia el proceso de atrasos. Con botón derecho del ratón y añadir crearemos una línea de atrasos y habrá que rellenar los siguientes campos
o Liqui: Hay que indicar el código de la liquidación que es único y correlativo.
o Descripción: Introducción de un breve literal del motivo de la liquidación de atrasos
o F.CÁlculo: Fecha que nos indica cuando se calcularon los atrasos
o V: Sirve para validar los atrasos. Si la línea no está
validada los cambios producidos no se incluirán en la cotización
o Año: Indicar el año donde se va a realizar la cotización
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o Tipo: Siempre indicaremos “Mes Anterior”
o Red: Siempre indicaremos “L00”
o F. Autoriz.: Fecha de autorización de la empresa, pero que no es necesario informar cuando son atrasos
o Od: Informar el número, preferentemente correlativo en cuanto
al orden de calculo en el caso que tuvieran varias preparaciones para un mismo periodo
o Redirigir a: Indicaremos el año, mes y paga donde queremos que nos incluya las diferencias en caso de existir, y la
configuración de la redirección que previamente hemos definido y que será explicada en el punto 2.4
o Agr. de Atr.: Indicaremos la agrupación creada previamente y que será explicada en el punto 2.5
o Código CRA: en el caso de IMA no se informa nada
Una vez rellenado los campos correspondientes grabar . Situados
en la línea de atrasos creada, realizaremos una selección rápida de
empleados mediante el icono , y aparece la siguiente pantalla.
Hay que distinguir varios tipos a la hora de incluir empleados sobre los que se calcularan las diferencias:
o Activos: Empleados que siguen de alta en la organización
o Baja: Empleados que fueron baja en al organización pero que se les debe algún tipo de retribución
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o Con IT: Empleados con IT en el mes seleccionado
o Ambos: es la que se utiliza normalmente, ya que recoge todas las situaciones anteriores
En el proceso IMA, no permite modificar el mes y año desde y hasta, debido a que ya ha sido indicado en la línea de atrasos creada informando el mes de cotización y que es de tipo mes anterior.
Se puede realizar una selección de datos seleccionado grupos utilizando los campos de búsqueda ó seleccionado todas los empleados vigentes en el mes a regularizar, mediante el icono
procesar criterio .
Nos propone las pagas realizadas en ese mes, seleccionaremos la paga a regularizar (normalmente la paga ordinaria) y pulsaremos el
icono procesar .
Una vez finalizado el proceso de preparación aparecerá el siguiente aviso.
Y pulsaremos el botón aceptar.
Haciendo doble clic en la línea de atrasos creada, nos aparecerá el año y mes seleccionado y haciendo doble clic sobre este, aparecerán los trabajadores y versiones incluidos en la preparación de atrasos.,
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2.2. Cálculo de Atrasos
Desde la opción Nómina > Atrasos > Cálculo seleccionaremos la línea que se ha creado y procesaremos criterio pulsando el icono .
Nos aparecen los mismos datos que hemos seleccionado en la opción de preparación de atrasos y pulsaremos el icono calcular
Una vez finalizado el proceso de preparación aparecerá el siguiente aviso
Y pulsaremos el botón aceptar. Igual que en proceso de cálculo de nómina hay que fijase en los avisos de incidencias del proceso de calculo
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Si desea buscar qué empleados han sido ignorados, o tienen avisos, etc utilice el botón buscar y escriba la palabra “IGNORADO” y proceda a buscar en el listado. El programa irá parando en cada empleado
2.3. Comprobación de Resultados
Desde la opción Nómina > Atrasos > Resultados, seleccionaremos la línea que acabamos de calcular y al procesar criterio, sólo aparecerán los trabajadores que tengan diferencias entre la nómina que fue pagada y la que debería haber sido una vez introducida la variación.
Realizaremos doble clic sobre el empleado seleccionado para ver los
resultados del cálculo y mediante el icono desglosar , podremos
ver con detalle cada concepto en que el cálculo de atrasos ha encontrado diferencias
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¿Por qué no aparecen diferencias?.
o Que el año mes y paga que quiere corregir está validado, y no
puede calcular atrasos. Habría que desactivar el campo validar “V” desde la opción Nómina > Cálculo de Nómina > Validación de nómina
o Que los conceptos que se quieren sacar diferencias no están
incluidos en la línea de atrasos creada o no son retroactivos. Habría que ir a la preparación de la línea de atrasos y pulsar
el icono de conceptos asociados a la liquidación y revisar
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o Que en la selección rápida no se haya seleccionado
correctamente el periodo a corregir, ó que no aparezca la versión del trabajador que se pretende calcular, ó que el trabajador no tenga la paga preparada del periodo a corregir.
o Que se haya “recalculado” la nómina porque no se han protegido
los resultados, después de introducir las variaciones
2.4. Configuración de la Redirección
Desde la opción Nómina > Atrasos > Configuración de la Redirección se crearan las diferentes redirecciones que se necesiten y que se debe identificar en la línea de atrasos.
Se crea la configuración de redirección porque las diferencias económicas de los conceptos que aparecen en la línea de atrasos serán redirigidos a la tabla “Precios” del año mes y paga seleccionada y que posteriormente puede ser recalculada, sin perder los importes de los conceptos redirigidos
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Los Conceptos Destino, utilizados en la redirección deben ser distintos de los utilizados en la paga ordinaria y posteriormente deben asociarse en la paga ordinaria.
Si el concepto aparece en resultados de atrasos pero no está asociado en la configuración de la redirección no se redirigirá al año, mes y paga seleccionado cuando se realice la redirección de atrasos punto 2.6
La configuración de los conceptos de Destino debe ser de tipo “trivial”, no periódico y no deben totalizar en conceptos de cotización
2.5. Agrupación de Atrasos
Desde la opción Nómina > Atrasos > Agrupación nos permite crear agrupaciones en la que tengamos varias líneas de atrasos y que deben ser redirigidas a un mismo año, mes y paga de destino.
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Una vez creada la agrupación debe indicarse en la línea de atrasos creada en el campo Agr. de Atr
2.6. Redirección de Atrasos
Desde la opción Nómina > Atrasos > Redirección existen 2 tipos: Proceso Estándar o Proceso de Acumulación
2.6.1. Proceso Estándar
Seleccionaremos una única línea de atrasos y la redirección de estas diferencias puede ir a:
Paga Ordinaria
La redirección de las diferencias de atrasos siempre
será a “Precios” y tendrá asociada la configuración de la redirección
Necesario reactivar empleados sin vigencia, de
aquellos trabajadores que ya no están en la entidad y tienen diferencias económicas. Con esta opción marcada, la aplicación creará automáticamente una versión laboral con dedicación “R reactivado por atrasos” con la misma información que la versión anterior para dar vigencia al empleado en el mes en el que se pagan las diferencias
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Posteriormente procesar criterio ,
seleccionaremos la paga a redirigir y pulsaremos el botón de procesar
Paga distinta de la ordinaria
Será necesario crear una nueva paga, teniendo en
cuenta las características de “incluir” ´ó no para el IRPF
La redirección de las diferencias de atrasos siempre
irá a la tabla de “Resultados” y no tiene que tener indicada la configuración de la redirección, ya que se redirigirán los mismos conceptos retributivos.
Esta paga no se calcula
Su uso es debido a las necesidades de la entidad
(contabilización, justificaciones .)
No es necesario marcar el check de reactivar
empleados sin vigencia
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2.6.2. Proceso de Acumulación
Seleccionaremos la agrupación creada anteriormente y este proceso acumula las diferencias producidas en las distintas líneas de atrasos.
Todas estas líneas deben tener el mismo año mes y paga de destino.
No es necesario que los calificadores de liquidación sean los mismos ya que la agrupación afecta exclusivamente al pago y no a la cotización
Igual que en la redirección de Proceso Estándar las diferencias agrupadas pueden ir ó a la Paga Ordinaria o a una paga distinta de la Ordinaria
Paga Ordinaria
Paga distinta de la ordinaria
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Este proceso es muy importante para que los cambios producidos en las bases de cotización, bonificaciones etc. en el proceso de atrasos sean incluidos en la liquidación L00 .
Para ello desde la opción Nómina > Atrasos > Preparación marcaremos el check en el campo validación “V”. y posteriormente grabaremos
3.
REGULARIZACIÓN DE OTROS PERIODOS
Este proceso recoge aquellas situaciones que afectan a la retribución o cotización de uno o varios meses cuya nómina ya ha sido cerrada y que abarcan un periodo que no es el “mes anterior”.
El proceso de actuación en Ginpix es el mismo que el indicado en el Incidencias del mes anterior (IMA).
- Desvalidar los meses y pagas a regularizar y comprobación que los
resultados de nómina estén protegidos
- Introducción de variaciones
- Preparación línea atrasos y selección de candidatos
- Calcular líneas de atrasos
- Comprobación de resultados.
- Redirección de resultados
- Validación de líneas de atrasos.
3.1. Diferencias entre regularización de otros periodos e IMA
En cuanto a la Preparación de la línea de atrasos
o Hay que identificar que el tipo de cotización es “Normales” y
se puede elegir cualquier calificador de liquidación menos el L00, los más utilizados L03, L09
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o Es necesario identificar el “código CRA” que sólo se activará
cuando el tipo de atrasos sea “Normales”
o Se crearán tantas líneas como años a regularizar. Existen años
que es obligatorio desglosar en varias liquidaciones de atrasos.
o A la hora de generar TC´s no puede haber líneas con el mismo
mes y mismo tipo de liquidación
o Suelen aplicarse recargo en función del tipo ó plazo
En cuanto a la Redirección de Atrasos los resultados pueden redirigirse:
o Paga distinta de la ordinaria
Será necesario crear una nueva paga, teniendo en cuenta
las características de “incluir” en IRPF
La redirección de atrasos siempre irá a “resultados” y
esta paga no se calcula
o Paga Ordinaria
La redirección siempre irá a “precios” y por lo tanto
debe tener asociada la configuración de la redirección
Es necesario reactivar empleados sin vigencia
En cuanto a la Tributación
o Si son atrasos de ejercicios anteriores el tipo aplicado será
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o Los atrasos de años anteriores SIEMPRE deben ir en paga
aparte, debido a que el tipo de IRPF debe ser el indicado antes y no existe la posibilidad de tener más de un tipo de tributación.
o Es necesario realizar la carga de contratados indicando el
ejercicio fiscal
o En el certificado de retenciones debe aparecer el ejercicio y
mes de referencia en el que se abonan estos atrasos
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