Procedimiento de Denuncia al Comité de Ética GC-PC-RH-04

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Procedimiento de

Denuncia al Comité

de Ética

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Procedimiento de Denuncia al Comité de Ética Pág.3 de 9 Versión: 01

Código: GC-PC-RH-04 Fecha: 18-Dic-2013

Diciembre, 2013 CONFIDENCIAL Página: Este documento es una copia controlada, propiedad del Grupo Costanera y no deberá ser utilizado para ningún fin diferente de aquél para el que ha sido creado, ni

será copiado ni entregado a terceras personas sin la autorización expresa del Grupo Costanera. 1 OBJETIVO

Este procedimiento regula el proceso de las denuncias, anónimas o de otra manera, al Comité de Ética del Grupo Costanera, de un incumplimiento del Código de Ética del Grupo Costanera, como del método de conducir una investigación relevante en cumplimiento con las leyes y regulaciones chilenas.

2 ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todas las áreas y departamentos, como también a los proveedores y subcontratistas, de las empresas controladas y/o ligadas al Grupo Costanera.

Este procedimiento es relevante para la Ley 20.393 del 02/12/2009 de Chile. 3 RESPONSABILIDADES

Comité de Ética

• Difunde el Código de Ética;

• Vela por el cumplimiento de lo establecido en el Código de Ética;

• Recibe denuncias ante incumplimientos o vulneraciones al Código de Ética;

• Examina los incumplimientos denunciados al Código de Ética de personal de las empresas del grupo

Costanera;

• Adopta medidas y toma decisiones ante incumplimientos o vulneraciones al Código de Ética.

Auditor Interno del Grupo Costanera

• Apoya la investigación de las denuncias ante incumplimientos o vulneraciones al Código de Ética,

cuando es requerido por el Comité de Ética.

Gerentes/Jefes de Departamento o Área

• Asisten y colaboran con el auditor interno en la realización de las auditorías.

• Proponen y acuerdan con el auditor interno las posibles correcciones a las acciones correctivas de auditorías resultantes de la auditoría y responsabilizarse de su realización.

4 PROCEDIMIENTO

4.1 Envío de denuncias

El Grupo Costanera has establecido medios de comunicación para los reportes de denuncias al Comité de Ética por actos supuestos, conductas y documentos que constituyan una infracción al Código de Ética del Grupo Costanera.

1. Denunciantes

Los reportes de denuncias pueden ser hechos por: empleados, jefes, gerentes y directores de una de las empresas controladas o ligadas al Grupo Costanera o por terceros relacionados con algunas de estas empresas (por ejemplo: proveedores, usuarios, contratistas, etc.).

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será copiado ni entregado a terceras personas sin la autorización expresa del Grupo Costanera.

2. Denunciados

Los reportes de denuncias pueden ser referentes a posibles violaciones del Código de Ética del Grupo Costanera, cometidas por los empleados, jefes, gerentes y directores de una de las empresas controladas o ligadas al Grupo Costanera, por los miembros de los organismos sociales (ejemplo: Consejo de Administración, Sindicato, etc.) o por terceros relacionados con algunas de estas empresas (por ejemplo: proveedores, usuarios, contratistas, etc.).

Cualquier empleado, incluyendo gerentes, que reciban un reporte lo deberá entregar de inmediato al Comité de Ética, garantizando la confidencialidad.

3. Garantía de confidencialidad

En cumplimiento con la ley, el Comité de Ética garantiza la absoluta confidencialidad en el tratamiento de las denuncias a todas las partes involucradas, como también el respeto a los derechos de los presuntos implicados, y la confidencialidad en la investigación.

4.2 Gestión de las denuncias

El Comité de Ética registrará la siguiente información en el registro de los reportes de denuncias:

a. Número secuencial de registro

b. Fecha de recepción

c. Categoría del denunciante:

• Empleado

• Jefe Área o Departamento

• Gerente de Área • Gerente General • Director • Proveedor • Contratista • Usuario

d. Tipo y descripción de violación

e. Documentación de respaldo de la denuncia

f. Investigación preliminar realizada: Si/No.

Todos los reportes, anónimos u otros, serán revisados por el Comité de Ética, ya sea antes o después de la investigación preliminar, para determinar el grado en que el reporte describe los hechos y/o circunstancias de las supuestas violaciones al Código de Ética, que pueden ser fundamentados en una investigación y análisis más detallado.

El Comité de Ética informará de inmediato al Directorio y al Gerente General del Grupo Costanera cualquier reporte que sea particularmente urgente o grave (riesgo de repetición o de alto costo). El Comité de Ética realizará las investigaciones obteniendo la información de las áreas o departamentos relevantes de la empresa y la determinación de los hechos, con, si es necesario, el apoyo de la Auditoría Interna.

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Al término de la investigación, el Comité de Ética podrá, dependiendo de los resultados de la investigación:

a. No adoptar ninguna medida y archivar el reporte, en la medida que su contenido no ha podido ser verificado, y documentando las razones en el registro; o,

b. Concluir la investigación preparando un reporte final que resume los hallazgos encontrados.

Copias del reporte serán distribuidas al Gerente General del Grupo Costanera y/o al(a los) Gerente(s) del (de las) Área(s) relevante(s) y actualizar las estadísticas de los reportes de denuncias recibidos y procesados. En estos casos el Gerente General del Grupo Costanera y/o el(los) Gerente(s) del (de las) Área(s) relevante(s) informarán al Comité de Ética los resultados de su análisis, indicando las medidas a adoptar para el caso;

c. Enviar los reportes de supuestas violaciones a la Ley 20.393(Chile) al Directorio y al Gerente General del Grupo Costanera. En estos casos el Gerente General, con la aprobación del Directorio, informará al Comité de Ética los resultados de su análisis, indicando las medidas a adoptar para el caso.

4.3 Reporte de gestión de denuncias

El Comité de Ética preparará un resumen semestral de los reportes de denuncias recibidos durante los seis meses pasados y sus estados para el Directorio y al Gerente General.

También, el Comité de Ética elaborará un resumen estadístico trimestral de los reportes de denuncias recibidos y procesados, el cual será publicado en la página web del Comité de Ética. 4.4 Retención de la documentación

Toda la documentación inherente a las actividades contempladas en el presente procedimiento, se mantendrá en custodia por el Comité de Ética.

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será copiado ni entregado a terceras personas sin la autorización expresa del Grupo Costanera. 5 ANEXO I – DIAGRAMADEFLUJO DELPROCEDIMIENTO

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6 ANEXO II –REGISTRODEDENUNCIASALCOMITÉDEÉTICA

Instrucciones de llenado:

Número denuncia: número correlativo del reporte de una denuncia.

Fecha recepción: fecha cuando el Comité de Ética recibió el reporte de una denuncia. Categoría denunciante:

• Empleado

• Jefe Área o Departamento

• Gerente de Área • Gerente General • Director • Proveedor • Contratista • Usuario Tipo denuncia: • Integridad ética

• Respeto a los Derechos Humanos

• Respeto al Medio Ambiente

• Prácticas laborales y trato

• Salud y Seguridad en el Trabajo

• Uso de drogas y alcohol

• Relaciones dentro del Grupo Costanera

• Conflicto de intereses

• Resguardo de activos, valores, instrumentos mercantiles y documentos

• Resguardo de información

• Confidencialidad de información

• Obsequios e invitaciones

• Fraude (con personeros gubernamentales)

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será copiado ni entregado a terceras personas sin la autorización expresa del Grupo Costanera. Texto de la denuncia: texto del reporte de una denuncia. Estado:

• Abierto

• Cerrado

Investigación:

• Realizada_{: se marca una “X” si fue realizada o se registra “En progreso” si la investigación aún no está}

concluida.

• No realizada_{: se marca una “X” si no fue ejecutada porque la denuncia no ameritaba investigar.}

Resultado:

• Denunciado_{: se marca una “X” si fue denunciado el caso al Gerente General del Grupo Costanera y/o}

al(a los) Gerente(s) del (de las) Área(s) relevante(s), y al Directorio cuando se tengan evidencias de violaciones a la Ley 20.393(Chile).

• Archivado_{: se marca una “X” si la denuncia no ameritaba tomar alguna medida de sanción o denuncia a}

tribunales.

Fecha cierre: fecha cuando el Comité de Ética cerró el reporte de una denuncia con un resultado. Respuesta: texto de la respuesta a dar por la denuncia reportada.