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Área Tributaria
Construcción de archivos para RVI y RC
PORTAL
(Parte final)
Autor : Miguel Antonio Ríos Correa
Título : Construcción de archivos para RVI y RC PORTAL (Parte final) Fuente : Actualidad Empresarial Nº 297 - Segunda Quincena de Febrero 2014
Ficha Técnica
f) Seleccionar todas las columnas desde la parte superior (desde la columna A hasta la AG). Seleccionar “Formato de celdas”. Seleccionar la opción “Texto”. Esto permitirá que cuando se consignen ceros a la izquierda, o los formatos de fecha, el Excel los respete y con ello se pueda cumplir con los formatos solicitados.
g) Adviértase que solo las columnas D (campo 3), F (campo 5), I (campo 8), W (campo 22) y AG (campo 32) son datos obligatorios, las demás columnas o campos pueden quedar en blanco, de no existir información a consignar.
h) Registraremos una factura de compra sujeta a detracción, bajo los siguientes datos:
Columna D (campo 3): Fecha de emisión del comprobante de pago 20/01/2014, bajo el formato año, mes, día. Columna F (campo 5): 01 – Factura. Tipo de comprobante
de pago o documento. Los códigos de los tipos de compro-bantes son los mismos que aquellos asignados en la Tabla 10 de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/ SUNAT, norma referida a libros y registros vinculados a asuntos tributarios.
Columna G (campo 6): 0001. Número de serie del compro-bante de pago. A pesar de ser un campo no obligatorio, en tanto poseamos información, se debe asignar la misma. Aquí
debe advertirse que a pesar de lo señalado en el numeral 4.1 del artículo 9° del Reglamento de Comprobantes de Pago, la serie debe estar compuesta de cuatro dígitos (no de tres). Columna I (campo 8): 423. Número del comprobante de
pago.
Columna K (campo 10): 6 (RUC) Tipo de Documento de Identidad del proveedor. Ver Tabla 2 de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT.
Columna L (campo 11): 10423223532. Número de Docu-mento de Identidad del proveedor.
Columna M (campo 12): RAMOS ROMERO GABRIELA DEL PILAR. Apellidos y nombres, denominación o razón social del proveedor. Precisamos que el sistema PORTAL consignará la información que el sistema posee sobre el número de RUC, aun cuando hayamos consignado datos equivocados, a diferencia del PLE que no corregiría dicha información. Columna N (campo 13): 5,000.00. Base imponible de la
adquisición gravada destinada a operaciones gravadas y/o exportaciones exclusivamente.
Columna O (campo 14): 900.00. IGV y/o IPM.
Columna W (campo 22): 5,900.00. Importe total del com-probante de pago.
Columna AD (campo 29): 20/01/2014. Fecha de emisión de la constancia de depósito de detracción.
Columna AE (campo 30): 1787456. Número de la constancia de depósito de detracción.
Columna AG (campo 32): 1. Estado que identifica la opor-tunidad de la anotación. 1 cuando se anota el comprobante de pago o documento en el periodo que se emitió o que se pagó el impuesto, según corresponda.
Todos los demás campos pueden quedar en blanco. i) Una vez llenados todos los parámetros del registro de
com-pras, debemos pasar la información del Excel al formato .txt. No obstante, debe advertirse que cada campo en el archivo de texto plano (.txt) debe separarse por el signo “|” (palote). Para ello, podemos utilizar la función “concatenar” del Excel, o mejor se puede cambiar la configuración del equipo para que de forma automática separe los campos con el signo |. Para ello es necesario ingresar a “panel de control”,
des-pués a “reloj, idioma o región”, “configuración regional y de idioma”, “configuración adicional”, y en la opción “separador de listas” cambiar la “,” por un “|”. Después aceptar a todo.
Ahora se debe copiar desde el archivo Excel trabajado las celdas B7 hasta AG7, aun cuando la columna B (campo 1) no tenga información alguna.
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Actualidad y Aplicación Práctica
j) Se debe abrir un nuevo archivo Excel (no trabajar sobre el archivo original). En la casilla A1 se debe pegar la informa-ción antes copiada.
k) Se debe guardar el nuevo archivo, opción “Guardar como” (ubicar, por ejemplo, el Escritorio o Mis Documentos o la carpeta de su elección), y en la opción “tipo”, seleccionar el formato csv (delimitado por comas) (*.csv). A continuación “Guardar”, al siguiente mensaje “Aceptar”, y al siguiente “Si”. Cerrar el archivo creado (a la pregunta “¿Desea guardar los cambios?” responder NO).
m) Sobre el archivo generado, darle anticlic o clic derecho, seleccionar “Abrir con”, y tomar la opción “Bloc de notas”. Se generará el archivo .txt con la información de los campos delimitada por el signo |. Este archivo se debe guardar en la carpeta asignada para tal fin en su PC.
Es determinante que el último carácter que posea el archivo .txt construido sea el “|”, caso contrario el archivo no será leído, reportando error en el momento de la ejecución. De otro lado, como se ha dicho, la denominación del archivo puede ser cualquiera, toda vez que el sistema PORTAL no exige nomenclatura alguna.
n) Ingresamos a SUNAT Operaciones en Línea en la opción de Trámites, Consultas y Declaraciones Informativas (en la pestaña Sistema de Libros y Registros Electrónicos – Sistema de Libros Electrónicos SOL), mediante el usuario y Clave SOL. Dentro de la opción Sistema de Libros Electrónicos – SOL debemos seleccionar “Registro de compras electrónico” y luego “Generación de registro” de compras. Debemos darle clic a “Declaro tener conocimiento y acepto las condiciones para ser Generador Electrónico”. Después “Continuar”.
o) En el siguiente cuadro de dialogo se nos preguntará si se “Desea Generar el Registro de Compras Electrónico sin Operaciones”, opción a utilizar cuando no se hayan repor-tado compras en el periodo generado. La segunda opción nos permitirá ubicar el archivo .txt que hemos construido y guardado. Una vez seleccionado, debemos tomar la opción “cargar archivo”.
p) Una vez se haya cargado el archivo, el sistema mostrará el preliminar del registro de compras electrónico que después podrá ser generado. Para dicha generación basta con tomar la opción dispuesta en la parte inferior, tal como se advierte en el siguiente printer, paso con el que se habrá culminado la presentación (generación) del registro de compras, y así cumplida la obligación de llevar los libros y registros vincu-lados a asuntos tributarios.
Cabe precisar que de generar los registros electrónicos fuera de los plazos establecidos por el cronograma citado en la segunda quincena de enero 2014, cometerá la infracción prevista en el numeral 5 del artículo 175° del CT, relativa a llevar los libros y registros con mayor plazo al permitido, quedando expuesto a una multa que equivale al 0.3 % de los ingresos netos del ejercicio precedente (que no puede ser menos al 10 % de la UIT ni mayor a 12 UIT), la que de regularizarse de forma voluntaria goza de una gradualidad del 90 %.
q) La opción de Descarga de registro de compras electrónico nos da la posibilidad de ver la estructura que ha sido creada (en archivo .zip), con los datos asignados en ella, en formato .pdf (el que además contiene la constancia de generación del registro) y .txt, en los que como se advierte a continua-ción, el sistema les ha otorgado de forma automática una nomenclatura similar al PLE.
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8. Elaboración del registros de ventas SLE – POR
-TAL
De acuerdo a los anotado antes, para el registro de ventas a diferencias del registro de compras, se puede realizar la carga de forma individual, esto es, documentos por documento directamente a través de SUNAT Operaciones en Línea, o de forma masiva utilizando el archivo .txt y siguiendo el mismo procedimiento señalado para el registro de compras.
Cabe precisar que si el contribuyente, además de optar por el sistema PORTAL para cumplir su obligación de generar los registros electrónicos, es también emisor electrónico de facturas por el mismo sistema PORTAL, recordando que ambos sistemas son independientes desde la Resolución de Superintendencia N° 279-2012/SUNAT, dichas facturas electrónicas emitidas se incorporan automáticamente en el Registro de ventas PORTAL, siendo obligatorio complementar el referido registro con los comprobantes físicos (facturas, boletas, liquidaciones de compra, etc.) que se hayan emitido en el mismo periodo.
a) Carga individual
Para el registro de comprobantes de pagos físicos, se debe ingresar a la opción dispuesta para tales efectos en SUNAT Operaciones en Línea, siguiendo la ruta a continuación señalada:
El periodo es determinado por el sistema, si nos encontramos obligados a generar el registro desde el periodo enero de 2014 (cuyo vencimiento de acuerdo al último dígito del RUC se encuentra dispuesto en el cronograma Tipo B), el sistema nos requerirá de forma obligatoria comenzar por dicho periodo, y solo después de haber generado el libro nos habilitará la posi-bilidad de registrar operaciones del periodo siguiente (febrero). El sistema requiere el cumplimiento correlativo de los periodos. En el caso de los generadores voluntarios, el sistema reconocerá como primer periodo aquel en el que se ingrese documentos por primera vez, por ejemplo (como se observa en el print), desde el periodo febrero de 2014.
En este registro individual de comprobantes de pago físicos se debe responder a cada una de las preguntas formuladas por el aplicativo, las que no obstante ya poseen una marca por defecto, debiendo ser modificada de ser el caso.
Partiendo del supuesto que se trata de una factura por venta interna, solo por conceptos gravados con el IGV, no afecta al ISC, en moneda nacional, pasamos a registrar los datos solicitados en el siguiente cuadro de dialogo, identificando los datos del comprobante y del adquiriente. De especial referencia es la serie del comprobante físico, que aun cuando posee tres dígitos (como manda además el artículo 9° del Reglamento de Comprobantes de Pago), debe ser ingresado a 4 dígitos, consignándole un 0 a la izquierda:
A continuación registraremos la base imponible de las opera-ciones contenidas en el comprobante de pago físico que se está ingresando al Registro de ventas e ingresos PORTAL.
Posteriormente, se debe tomar la opción “Registrar” para com-pletar el procedimiento de incluir el comprobante físico en el registro electrónico.
b) Carga masiva
Siguiendo los pasos señalados para el registro de compras, debe-mos descargar los formatos indicados en el punto a) del acápite anterior. Una vez en el Excel, denominado Anexo+RS+(2), nos ubicaremos en el Anexo 1_RV.
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Actualidad y Aplicación Práctica
Dentro del mismo archivo, abrir una hoja nueva. Ubicarse en la celda A1 y con clic derecho (anticlic) seleccionar “Pegado es-pecial”. A continuación, tal como señala en el print, seleccionar la opción “Trasponer”:
Reducir el tamaño de las filas, hasta que el archivo Excel permita consignar información en la parte inferior.
Seleccionar todas las columnas desde la parte superior (desde la columna A hasta la AB). Seleccionar “Formato de celdas”. Seleccionar la opción “Texto”. Esto permitirá que cuando se consignen ceros a la izquierda, o lo formatos de fecha, el Ex-cel los respete y con ello se pueda cumplir con los formatos solicitados.
Adviértase que solo las columnas D (campo 3), F (campo 5), H (campo 7), V (campo 21) y AB (campo 27) son datos obligato-rios, las demás columnas o campos pueden quedar en blanco, de no existir información a consignar.
Registraremos una factura física de venta, bajo los siguientes datos:
Columna D (campo 3): Fecha de emisión del comprobante de pago 29/01/2014, bajo el formato año, mes, día.
Columna F (campo 5): 01 – Factura. Tipo de comprobante de pago o documento. Los códigos de los tipos de comprobantes son los mismos que aquellos asignados en la Tabla 10 de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT, norma referida a libros y registros vinculados a asuntos tributarios. Columna G (campo 6): 0002. Número de serie del comproban-te de pago. A pesar de ser un campo no obligatorio, en tanto poseamos información, se debe asignar la misma. Aquí debe advertirse que a pesar de lo señalado en la numeral 4.1 del artículo 9° del Reglamento de Comprobantes de Pago, la serie debe estar compuesta de cuatro dígitos (no de tres).
Columna H (campo 7): 1250. Número del comprobante de pago Columna J (campo 9): 6 (RUC) Tipo de Documento de Identidad del cliente. Ver Tabla 2 de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT.
Columna K (campo 10): 10413631845. Número de Documento de Identidad del cliente.
Columna L (campo 11): ZÚÑIGA RODRíGUEZ NORA ELIZABETH. Apellidos y nombres, denominación o razón social del cliente. Precisamos que el sistema PORTAL consignará la información que el sistema posee sobre el número de RUC, aun cuando hayamos consignado datos equivocados, a diferencia del PLE que no corregiría dicha información.
Columna N (campo 13): 3,000.00. Base imponible de la ope-ración gravada.
Columna R (campo 17): 540.00. IGV y/o IPM.
Columna V (campo 21): 3,540.00. Importe total del compro-bante de pago.
Columna AB (campo 27): 1. Estado que identifica la oportunidad de la anotación. 1 la operación (ventas gravadas, exoneradas, inafectas y/o exportaciones) corresponde al periodo, así como a las notas de crédito y débito emitidas en el periodo. Todos los demás campos pueden quedar en blanco.
Una vez llenados todos los parámetros del registro de ventas e ingresos, debemos, de la misma forma indicada para el regis-tro de compras, pasar la información del Excel al formato .txt, separando cada campo con el signo “|” (palote). Considerando que para el registro de compras ya hemos modificado la confi-guración de nuestro equipo (conficonfi-guración regional), copiaremos las celdas B7 hasta AB7, aun cuando la columna B (campo 1) no tenga información alguna.
I
Área Tributaria
Se debe abrir un nuevo archivo Excel (no trabajar sobre el archivo original). En la casilla A1 se debe pegar la información antes copiada.
Se debe guardar el nuevo archivo, opción “Guardar como” (ubicar por ejemplo el escritorio o mis documentos o la carpeta de su elección), y en la opción “tipo”, seleccionar el formato “csv” (delimitado por comas) (*.csv). A continuación “Guardar”, al siguiente mensaje “Aceptar”, y al siguiente “Sí”. Cerrar el archivo creado (a la pregunta “¿Desea guardar los cambios?”, responder NO).
Sobre el archivo generado, darle anticlic o clic derecho, seleccio-nar “Abrir con”, y tomar la opción “Bloc de notas”. Se generará el archivo .txt con la información de los campos delimitada por el signo |. Este archivo se debe guardar en la carpeta asignada para tal fin en su PC.
Cargado el archivo, el sistema solicita que se registre la informa-ción, tomando la opción dispuesta para tal efecto.
A continuación, debemos dirigirnos dentro de la misma pestaña del registro de ventas electrónico, a la opción “Generación del registro de ventas electrónico”, y elegir “Generación del preli-minar del registro de ventas electrónico”
Como se aprecia a continuación, el preliminar del registro de ventas electrónico posee no solo los documentos físicos cargados (mediante el archivo .txt), además las facturas electrónicas en el caso que el contribuyente también sea generador de facturas a través del sistema PORTAL (no siendo esta una condición obligatoria).
El siguiente paso a seguir es “Generar el registro de ventas elec-trónico”, para cuyo fin solo es necesario dar un clic adicional sobre la opción para ello dispuesta, tal como se observa en el primer anterior. Luego de ello nos es posible ir a la opción de descarga en donde se encuentra la constancia de generación en formato .pdf, habiendo cumplido así la obligación de generar el registro de ventas electrónico.
Recuerde lo señalado para el registro de compras, el último carácter que posea el archivo .txt construido sea el “|”, caso contrario el archivo no será leído, reportando error en el mo-mento de la ejecución. Asimismo, la denominación del archivo puede ser cualquiera, toda vez que el sistema PORTAL no exige nomenclatura alguna.
Debemos regresar a SUNAT Operaciones en Línea, en la pestaña Sistema de Libros y Registros Electrónicos – Sistema de Libros Electrónicos SOL, seleccionar “Registro de ventas electrónico” y luego “Importación de Comprobantes de Pago Físicos”. Debemos ubicar el archivo .txt que hemos construido y guardado. Una vez seleccionado, debemos tomar la opción “Cargar archivo”.