TEMA:
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MANEJO DE UN ARCHIVO DE BASE DE DATOS
EN MICROSOFT EXCEL 2013
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Objetivos
Describir los diferentes ordenamientos que existen para el manejo de datos en una tabla. Usar los diferentes filtros que existen para la extracción de datos en una tabla.
Introducción.
na tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 16384 campos y 1048576 registros. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: Ordenar la los registros.
Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. Crear un resumen de los datos.
Aplicar formatos a todos los datos.
Ordenar una tabla de datos
A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por su
U
Facultad: Ingeniería Escuela: Computación Asignatura: Empremática
color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada.
Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no sería correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de ordenación seguirá el mismo patrón. Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.
Filtrar el contenido de la tabla
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista: Utilizando el Filtro (autofiltro).
Utilizando filtros avanzados. Utilizar el Filtro.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos marcando o desmarcando el botón Filtro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Apellido, nos aparece un menú desplegable, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan Moreno en el Apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista.
Funciones de base de datos
Existen funciones dedicadas a bases de datos aplicadas a tablas de datos. Estas funciones se utilizan cuando se quieren realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir, aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo, si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automóviles (ver figura más abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la función suma porque sumaría todos los automóviles, en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de datos BDSUMA incluyendo la condición de filtrado automóvil="Ford"
BDSUMA (base_de_datos, nombre de campo, criterios): Suma los números de una columna de una lista o base de datos que concuerden con las condiciones especificadas.
Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la siguiente hoja:
Automovil Plazas Años Rentabilidad Beneficio Ford >2
Peugeot
Automovil Plazas Años Rentabilidad Beneficio
Ford 5 3 9 106 Peugeot 2 5 11 112 Audi 5 4 4 95 Fiat 7 3 6 97 Renault 2 2 8 101 Ford 7 5 10 105 Fiat 5 6 12 112 Peugeot 5 8 15 123 Ford 9 5 12 120
En esta hoja, tenemos una lista con los automóviles de la empresa, con los datos de plazas, años, rentabilidad y beneficio obtenido.
Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan la misma estructura: FUNCION(datos; campo; criterios).
Función Descripción
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen un número BDCONTARA Cuenta las celdas que contienen un valor BDMAX Obtiene el valor máximo
BDMIN Obtiene el valor mínimo
BDPRODUCTO Obtiene el producto de los valores indicados BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores indicados BDSUMA Obtiene la suma de los valores indicados
BDEXTRAER Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de selección BDVAR Calcula la varianza sobre una muestra de valores
BDVARP Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo BDDESVEST Calcula la desviación estándar sobre una muestra de valores BDDESVESTP Calcula la desviación estándar sobre todos los valores de un campo
Materiales y Equipo a utilizar Guía de Laboratorio Nº 7.
Computadora con Windows 7 y Microsoft Excel 2013. Archivo: cocacola.xlsx
Procedimiento.
Ordenamiento de datos en una tabla:
Teniendo el archivo de nombre cocacola.xlsx cargado en su computador, vamos a realizar los siguientes ejercicios sobre los temas de Ordenamiento y Extracción de Datos en Microsoft Excel: (este archivo posee 12 columnas y 115 filas de información).
NOTA:
Para poder realizar perfectamente esta práctica necesitamos insertarle más hojas a nuestro archivo pues en pantalla solo nos aparece la Hoja1, así que por favor añadamos hojas hasta llegar a la Hoja7.
Hecho esto nos regresamos a la Hoja1 y le cambiamos el nombre y el nuevo será ORIGINAL Nos quedaría así:
EJERCICIO:
1. En la ORIGINAL tenemos los datos iniciales de la información de empleados de una empresa, entonces esa información seleccionándola toda la van a copiar en la Hoja2, Hoja3 hasta la Hoja7. Para seleccionar toda la hoja podemos darle clic al botón de Seleccionar todo que es este:
2. En la Hoja2 van a realizar un Ordenamiento Ascendente (A Z) = (de menor a mayor) tomando en cuenta los datos de la columna Apellido de los empleados.
Esto se hace dándole primero un clic al nombre de la columna Apellido y después un clic en el botón de
Y listo los datos se orden por el Apellido de los empleados.
3. En la Hoja3 va hacer otro Ordenamiento pero de Tipo Descendente (Z A) = (de mayor a menor) tomando en cuenta los datos de la columna Salario.
Esto se hace dándole primero un clic al nombre de la columna Salario y después un clic en el botón de
Y listo los datos se orden por el Salario de los empleados. Si nos fijamos bien, los datos han sido ordenados desde el empleado que más gana hasta el que gana menos en la empresa.
4. En la Hoja4 vamos a realizar un Ordenamiento Ascendente tomando en cuenta los datos de la columna Empleo.
Y escribe aquí el nombre del primer empleo:_____________________________________ y aquí el del ultimo empleo:______________________.
5. En la Hoja5 vamos a realizar un Ordenamiento Ascendente tomando en cuenta dos columnas al mismo tiempo, la primera es Departamento y la segunda es Sección. Para esto realizaremos los siguientes pasos:
Colocar el puntero de celda en el nombre de columna Departamento Clic en el menú de Datos y clic en el siguiente botón
Nos aparecerá la siguiente ventana:
A la izquierda nos aparece Ordenar por y le damos clic a la flechita y seleccionamos la columna de Departamento
Allí más arriba, le daremos un clic al botón de Agregar nivel
Y al segundo ordenar seleccionamos en la flechita la columna de Sección La ventana nos quedara así:
Por ultimo clic en Aceptar.
6. En la Hoja6 otro Ordenamiento Ascendente Doble tomando en cuenta las columnas de Departamento y Salario.
Extracción de datos de una tabla.
Para poder comenzar el tema de extracción de datos resulta que necesitamos más hojas adicionales, así insertamos hojas hasta llegar a la Hoja11.
EJERCICIO:
1. En la Hoja7 vamos a realizar Extracciones utilizando el botón de , ubicado en la opción de menú de Datos.
2. Ocupando el filtro van a buscar cuentas personas tienen el Empleo de Contable y teniendo éstos datos los van a copiar a la Hoja8.
Para realizar esto colocamos el puntero de celda sobre el nombre de columna Empleo, damos clic en el menú de Datos y otro clic en el botón de Filtro, nos quedara algo así:
Ahora damos un clic a la flechita y damos un clic en Seleccionar todo para que desaparezcan todos los cheques en las palabras y ahora le damos un clic al empleo de Contable. Nos quedara así:
Se extraen inmediatamente los datos necesarios apareciéndonos esta información:
Ahora utilizando el mouse sombreamos esa información desde la fila 1 hasta la fila del ultimo empleado y todas sus columnas, damos la opción de Copiar y la Pegamos en la Hoja8.
Nos regresamos a la Hoja7 y para tener de nuevo todos los datos, damos otra vez clic en la flechita de Empleo y damos clic en Seleccionar todo + clic en Aceptar y aparecerán los datos otra vez.
3. Ahora sabiendo cómo es la secuencia de pasos, realice usted lo siguiente: de la Hoja7 vamos a Extraer las personas que trabajan en el Departamento de Diseño y los van a copiar a la Hoja9. Sin olvidar anotar en esta línea, cuantas personas son de Diseño:_____________
4. Siguiendo con más ejercicios, tenemos que de la Hoja7, vamos a extraer cuantas personas trabajan en la Sección de Fax y copiarlos a la Hoja10. Después allí los ordenan de acuerdo al salario: del mayor al menor.
5. Y por último, tenemos que de la Hoja7, vamos a extraer cuantas personas trabajan en la Sección
de Impresoras y copiarlos a la Hoja11. Después allí los ordenan de acuerdo al salario: del menor
al mayor. Nos debería quedar así:
Y por último hacen un gráfico de los primeros 5 empleados que ganan menos en esa sección. Tomando en cuenta las columnas de Apellido y Salario. El gráfico debe quedar así:
BDSUMA() sumar con referencia a una tabla criterio.
Para poder aplicar la suma de una base de datos se debe tener además de la base de datos la tabla donde están los criterios de que es lo que hay que sumar, se tiene el siguiente ejemplo:
En la parte superior se encuentra la Base de Datos (filas 1 a 10) y el parte inferior (filas 14 a 16)) la tabla de criterios, en este caso la tabla de criterios establece que se quiere obtener la suma de los beneficios de automóviles Ford con plazas mayores o iguales a 5 y automóviles Peugeot con plazas menores de 5.
1. En la celda E18 se inserta la función suma de base de datos así:
2. Dar clic a Aceptar y luego ingresar la Base de Datos, el nombre de campo y la tabla criterios
4. Ingresar el segundo argumento de la función BDSUMA( ) nombre de campo que en este caso es “Beneficio”
5. Ingresar el tercer y último argumento de la función BDSUMA( ) la tabla criterios que en este caso es A14:E16
6. Dar clic a Aceptar y se obtiene el siguiente resultado: 443
7. Crear la tabla criterio en la Base de Datos (archivo: cocacola.xlsx) siguiente:
8. El criterio de la tabla es que se desea la suma de los salarios netos (TOTAL) de empleados del departamento Mercado con salarios menores a $100,000 y del departamento Administración con salarios mayores a $ 100,000 en la celda: L126, verifique que el resultado sea $1119,814
6. Actualizar su archivo y enviar en una carpeta comprimida. Investigación y Ejercicios Complementarios.
Investigar:
Como se aplican las otras funciones de Base de Datos? Que son Tablas Dinámicas Excel 2013?
Cuáles es el uso de las Tablas Dinámicas en Excel 2013? Bibliografía.
