Términos de Referencia
Consultoría para el Sistema de Información y Seguimiento de las Inversiones Municipales
No Reembolsable
Proyecto: “Fortalecimiento de la Gestión de Inversión Pública Municipal en los Municipios y Mancomunidades Beneficiarias del PGLIM”
Contrato de Contribución
I. ANTECEDENTES
La Secretaría de Finanzas (SEFIN) en Convenio con la Cooperación Suiza (COSUDE), está llevando a cabo el proyecto “Fortalecimiento de la Gestión de Inversión Pública
Municipal en los Municipios y Mancomunidades Beneficiarias” perteneciente al
“Programa de Gobernabilidad Local de Inversión Municipal (PGLIM)”, el cual pretende instruir a los Técnicos Municipales en el dominio del Ciclo de vida de los Proyectos de Inversión Municipal, basados en la Guía Metodológica General para la Evaluación y Formulación de Proyectos de Inversión Pública (GMG), para lo cual se ha incluido dentro del tercer componente del proyecto, Apoyo a la Inversión Municipal,la creación de una herramienta informática, que permita dar seguimiento a cada una de las etapas de los proyectos, asegurando la sostenibilidad del conocimiento impartido y fortaleciendo los instrumentos de las Alcaldías Municipales, misma que permitirá brindar información actualizada y ayudará a la toma de decisiones técnicas y administrativas.
II. OBJETIVO DE LA CONSULTORIA
Contribuir con el desarrollo e implementación de la herramienta informática para la Formulación, Seguimiento y Operación de los proyectos de Inversión Pública Municipal.
III. PRODUCTOS ESPERADOS
Producto 1. Propuesta de diseño Conceptual y Funcional de la Herramienta Informática, basado en la Matriz Conceptual Anexa en los 15 días calendarios después de firmado este contrato.
Producto 2. Herramienta Informática Funcional en todos los navegadores de internet (Explorer, Google Chrome, Firefox, Opera, Safari, otros) que cumpla con los requerimientos planteados en la Matriz Conceptual Anexa dentro de los 120 días calendarios después de recibido el plan de trabajo consensuado.
Producto 3. Cartera de Reportes e Informes contenidos en la herramienta informática,
conforme a la Matriz Conceptual Anexa, entregados junto a la herramienta terminada, en digital e impreso, lista para el uso administrativo municipal.
Producto 4. Al menos 5 Personas de la DGIP capacitadas para el uso de la Herramienta
informática.
Producto 5. Documentos instructivos (Manual Técnico y Manual de Usuario) en digital e impreso.
Producto 6. CD, URL o Dirección web para la instalación y uso operativo de la herramienta informática.
IV. SUPERVISIÓN
El Consultor trabajará bajo la dirección y supervisión de la Unidad de Gestión del Proyecto (UGP) de la Dirección General de Inversiones Públicas (DGIP), por lo que deberá presentar informes de productos y avances según se establece en el inciso III y VI de este documento, pero también cuando la UGP lo estime necesario. En caso que el Consultor necesite información adicional para el cumplimiento de las actividades y tareas planteadas en el plan de trabajo consensuado, deberá hacer la solicitud directamente a la coordinación de la Unidad, vía correo electrónico o por escrito.
Todo Informe y Producto relacionado con esta consultoría quedará a cargo de validación por la Dirección General de Inversiones Públicas (DGIP). En lo referente al área técnica de esta consultoría y para la aprobación y validación de actividades y productos se requerirá el visto bueno de la Unidad de Modernización (UDEM) y la coordinación del Sistema de Administración Municipal Integrado (SAMI).
V. OBLIGACIONES
Toda la información proporcionada al Consultor deberá ser manejada y considerada como propiedad de la Secretaría de Finanzas, por lo que tendrá el carácter de confidencial, limitando su uso al fin para el que es contratado.
El Consultor deberá mantener informado de todas sus actividades a la Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto (UGP) de la Dirección General de Inversiones Públicas (DGIP) de la Secretaría de Finanzas (SEFIN) y específicamente en la parte técnica y de desarrollo someterse bajo las directrices de la Unidad de Modernización (UDEM/SAMI), y cumplir con toda actividad solicitada por la misma.
El Consultor deberá entregar los productos estipulados en tiempo y forma, manteniendo la integridad y calidad en cada uno de ellos, haciéndose responsable por cualquier observación y/o insatisfacción técnica presentada por su supervisor.
VI. INFORMES DE TRABAJO DE LA CONSULTORIA
Los informes deberán ser presentados por el consultor de forma impresa (Original y 2 copias) a las oficinas de la SEFIN-DGIP y versión digital en formato de editable y PDF (enviados a las direcciones de correo electrónico a los que la Supervisión (ítem IV) indique y/o mediante dispositivos de almacenamiento portátil):
Informe No. 1
Plan de Trabajo Consensuado con la Dirección General de Inversiones Públicas (DGIP-UGP), vía correo electrónico e impreso; el cual debe detallar hitos en el desarrollo de la herramienta informática, con sus respectivas fechas de cumplimiento y reuniones periódicas con la unidad supervisora, presentado dentro de los primeros 5 días calendarios después de firmado este contrato.
Informe No. 2
Informe de avance semanal vía correo electrónico e impreso del desarrollo de la herramienta informática, el cual debe contrastarse con los hitos propuestos en el plan de trabajo, detallando en cumplimiento parcial o total de las actividades en tiempo y forma.
Informe No. 3
Informe Final, el cual deberá contener Diseño de la herramienta informática funcional, Instructivo de uso y manejo del sistema, Manuales de usuario y Manual Técnico; complementado con un resumen de todas las actividades desarrolladas, tareas efectuadas, cumplimiento de metas y objetivo de la consultoría, observaciones y recomendaciones, experiencias vividas y todos los documentos anexos a fin de aclarar y respaldar la información contenida en el informe.
VII. PLAZO DE EJECUCION
El tiempo máximo estimado para la Consultoría será de cuatro (4) meses calendarios a partir de la fecha de Orden de Inicio.
VIII. FORMA DE PAGO
Los honorarios se liquidaran de la siguiente manera:
25% contra la entrega y aprobación de la DGIP-SEFIN de los productos esperados siguientes:
o Producto 1: Propuesta de diseño Conceptual y Funcional de la Herramienta Informática
o Producto 2: Herramienta Informática Funcional; y
o Producto 3: Cartera de Reportes e informes contenidos en la herramienta informática.
25% contra la entrega y aprobación de la DGIP-SEFIN de los productos esperados siguientes:
o Producto 4: Al menos cinco (5) personas capacitadas para el uso de la herramienta.
o Producto 5: Documentos instructivos en digital (Word y PDF) e impresos. 50% contra la entrega del Producto 6 e Informe Final revisado y aprobado por la
DGIP, UDEM y SAMI.
IX. PERFIL REQUERIDO
Experiencia Profesional: Experiencia mínima de un (1) año en análisis, diseño y desarrollo de herramientas informáticas. El Consultor deberá indicar referencias puntuales de proyectos en que ha trabajado y desarrollado Sistemas.
Experiencia Específica:
Experiencia en desarrollo de aplicativos en Microsoft Studio .Net, Visual.Net (2008-2010) en versión 3.5, 4.0 o 4.5 respectivamente (Preferiblemente).
Experiencia de al menos un (1) año en desarrollo de sistemas en arquitectura multicapas sobre internet y/o intranet (Preferiblemente).
Experiencia en análisis y/o diseño de software (Preferiblemente).
Experiencia en el desarrollo utilizado como lenguaje de programación Java, Java Script, C++, XML, HTML y Protocolos FTP, HTTPS, y/o TCP/IP (Preferiblemente).
Experiencia en desarrollo utilizando HTML5, AJAX, Silverlight, y/o jQuery (Preferiblemente).
Experiencia en aplicación de conceptos de base de datos relacionales (Preferiblemente).
Conocimiento del Ciclo de Vida de Proyectos de Inversión Pública: conceptos claves, etapas de un proyecto de inversión pública, tipos de proyectos sociales, generalidades. Conocimiento general de Inversión Pública (Preferiblemente).
Otros requerimientos:
El Consultor deberá contar con sus propias herramientas informáticas en lo que respecta a:
Equipos de Cómputo.
Impresiones.
Software para el diseño o desarrollo.
Pre Inversión
Programación
Seguimiento y Cierre
Antes de iniciar el proceso de cargar la
información, la idea debe estar
priorizada en el Plan de Inversión Municipal del año Vigente con un código provisional asignado.
Los requisitos para pasar de un nivel a Carga de información de Idea
de Proyecto1
Mejoramiento y vertido de nueva información desde
Perfil hasta Diseño 2 Sí No Se Descarta, se almacena o se mejora y ajusta la información Sí
Para Proyectos de arrastre de años anteriores, debe de permitir y exigir la reprogramación y ajuste respectivo conforme a resultados y cambios considerados por el ejecutor en la parte física y financiera del proyecto, esto deberá permitir la reactivación del proyecto para el año vigente.
Una vez aprobada la Programación no deberá haber modificación en la información, sin previa autorización. En caso de Reprogramación, deberá
Asignación de código Identificador al Proyecto
a) Reutilización de Marco Lógico (Objetivos, Productos, Indicadores) y Programación de nuevos indicadores. b) Programación de inversiones,
financiamiento, cronogramas, presupuestos, ficha y desembolsos.
Activación de Proyecto
El seguimiento de la operación y mantenimiento deberá ser controlado de manera externa al sistema, dada la posible sostenibilidad del mismo. Una vez hecho el cierre del proyecto no
Proceso de Adquisición y Contratación de Obras, Bienes y Servicios, según lo
programado y autorizado
Seguimiento y Evaluación de los procesos de Adquisición y
Contratación
Seguimiento y evaluación de avances físicos y financieros
Éxito Desfase - Reprogramación - Programación de indicadores de mantenimiento y operación y Cierre de Proyectos
1La información básica a nivel de idea comprende Nombre / Ubicación referencial / Población beneficiaria / Costo Estimado / Naturaleza.
2A nivel de Perfil, Prefactibilidad, Factibilidad y Diseño la información mínima requerida comprende la información de la ficha básica adicionando la Identificación del
Problema y Alternativas de Solución / Análisis de Involucrados / Población Beneficiaria y Análisis de Demanda / Aspectos Técnicos del Proyecto / Análisis de Alternativas / Esquema Institucional / Financiación / Marco Lógico (Importante) / Cronograma de Ejecución / Evaluación Integral, los demás requerimientos para un Documento de Proyecto completo, se evaluarán mediante lista de cumplimientos, respaldado con documentos digitales en cada ítem (ver Guía Metodológica General para la Evaluación y Formulación de Proyectos de Inversión Pública de la Dirección General de Inversiones Públicas de la Secretaría de Finanzas o la versión municipal simplificada).
Concepto general del Sistema de Inversión Municipal Modulo Nivel 1 Modulo Nivel 2 Reportes Esperados
Información General del Proyecto (IDEA: Ficha Técnica)
Ingreso de: -Nombre del Proyecto.
-Ubicación Referencial del Proyecto. -Población Beneficiada Estimada. -Costo Estimado del Proyecto. -Naturaleza del proyecto.
-Ficha resumen con la información que identifica al proyecto. -Cuadro resumen del total de proyectos 100% identificados a este nivel.
-Cartera de Fichas técnicas en Formulación y/o Formuladas
-Reporte global de: Nombre de Proyecto, Ubicación y Costo. -Gráficos varios
Etapa de Preinversión (PERFIL, PREFACTIBILIDAD, FACTIBILIDAD, DISEÑO)
Seguimiento de avance de formulación:
-Identificación del Problema y Alternativas de Solución. -Analisis de Involucrados.
-Población Beneficiaria y Analisis de Demanda. -Aspectos Técnicos del Proyecto.
-Análisis de Alternativas. -Esquema Institucional. -Financiación. -Marco Lógico. -Cronograma de Ejecución. -Evaluación Integral
La ponderación del % de completación será calculado en base a los requerimientos internos de cada uno de estos pasos de formulación, especificadas en la GMG.
Todos los item y sub item solamente requerira de un clic, excepto en los que se consideren estrategicos y necesarios para obtener información de medición.
-Reporte de cartera de proyectos con nivel de avance de formulación. -Identificación de etapa de formulación por proyecto.
-Información Complementaria a la ficha de resumen. -Ficha resumen enriquecida.
-Gráficos de información cuantificable. -Gráficos de cartera de proyectos por avance. -Gráficos de proyectos por sector. -Gráficos de proyectos por destino. -Gráficos de proyectos por institucionalidad. -Gráficos de proyectos por financiador. -Otros Reportes, Informes y Gráficos de Utilidad
Etapa de Programación
Ingreso de:
-Indicadores hito para la Inversión (Nombre, Medio de verificación, Fuente, tiempo, presupuesto). -Metas, propositos y fin vinculados con la formulación (medibles hasta la operación)
La programación deberá ser en tiempo, presupuesto y fisicos.
-Ficha resumen de indicadores correspondientes al proyecto. -Gráfico preliminar al seguimiento (avances en 0%).
Etapa de Seguimiento/Ejecución
Ingreso de:
-Avances de la ejecución fisico-financiero según indicadores programados (los momentos para la medición la deberá exigir el sistema conforme al prorrateo del tiempo ingresado en Programación).
-Ficha de seguimiento de indicadores de ejecución (comparativo programado vrs ejecutado).
-Ficha de control de cambios (comparativo original vrs modificación).
Concepto general del Sistema de Inversión Municipal
convendria en la parte tecnica, ademas del analisis en las propuestas de diseño y sobre las normas y estandares o especificaciones técnicas de las instituciones
rectoras,visualizar la incorporación de planos, presupuestos y especificaciones tecnicas como parte del heck list.
En el marco institucional a nivell de perfil del proyecto poder identificar el grado de cumplimiento de las constancias legales segun la naturaleza de los proyectos, para poder tener garantizada la sostenibilidad de las obras en especial las relacionadas con educación y salud
Esta información que comenta, es parte de la información de respaldo, como adjunto a las etapas correspondientes
Aceptada la sugerencia, lo que deberá ser considerada como item estrategico, para comparar y medir en momentos predefinidos en cada proyecto.
Una de las mayores debilidades encontradas en los municipios ha sido en cumplimiento de la Ley de contrtacion del Estado, sobre las modalidades de la ejecucion y la aplicación de garantias por lo que se podria proponer como hito para el cambio de etapa
es necesario ademas de los avances poder visualizar en las fichas de indicadores de ejecucion los cambios que podria sufrir el proyecto como las ordenes de cambio positicas, ordenes de cambio negativas y ademdum de manera que al tener el compartivo se conosca los cambios que pudo sufrir en el proceso y los porques.
El control de contratos y garantias será a nivel ejecutivo, dedicando un espacio para ingresar:
nombre del contrato, fecha de inicio y fin, garantia de cumplimiento y calidad, multas y sanciones, entre otros relevantes.
Aceptada la sugerencia, cabe resaltar que el sistema no emitira ordenes de cambio, ni ademdums, ni estimaciones, estas serian documentación de respaldo a la información vertida en el sistema como archivos adjuntos. Sin embargo el sistema si incluirá un informe comparativo ejecutivo del seguimiento y control de ejecución GENERALES DEL USO Y AMBIENTE DEL SISTEMA
El software se visualiza operando en plataforma Web o Escritorio remoto, con el proposito de asegurar la sostenibilidad del mismo, a la vez que funciona como herramienta de evaluación y seguimiento por parte del ente rector de proyectos, La Secretaría de Finanzas (SEFIN).
Este debe contener al menos tres perfiles para el ingreso del mismo:
1) A nivel de consulta SEFIN:Permitirá visualizar la cartera de proyectos de todos los municipios implementados, desde su formulación hasta el cierre de los mismos, pudiendo intervenir y comunicarse con los municipios que así lo requieran.
2) A nivel de consulta de las Alcaldías:Permitirá ver la cartera de proyectos priorizados, diagnosticar el avance en cada una de sus etapas y tomar desiciones conforme a reportes e informes del sistema.
3) A nivel Técnico Municipal: Encargado de la alimentación de información del sistema, a la vez que vela por el cumplimiento de cada una de las etapas.
La información evaluada como "check list" deberá ser respaldada con archivos adjuntos en formatos livianos para no saturar el espacio de almacenamiento designado para este fin.
En el caso de la formulación y la ejecución, deberá contener un metodo de corrección y/o modificación de la información, con su respectivo protocolo de seguridad, a manera de hacer ampliaciones, reducciones, y ajustes a estas dos etapas.
La presentación del sofwardeberá ser amigable, simple y preferiblemente con ambiente concocido por los usuarios (windows), de manera que su uso sea rapido y adecuado a las aptitudes de los Técnicos Municipales.
La reporteria debe permitir obtener información actualizada en tiempo real o proximo, cuya función a nivel gerencial e institucional sea el permitir tomar desiciones con el minimo error.
Se puede agregar una cartera de ideas con las fichas tecnicas,; ya que las comunidades estan siendo capacitadas para poder formular perfiles basicos de proyectos y serviria
para organizar las solicitudes en este primer nivel
Observaciones COSUDE Comentarios SEFIN
Se agrego como un reporte, la idea del sistema es brindar cualquier información que requiera tanto la Alcaldía como la Institucionalidad
Gubernamental
Cabe mencionar que el sistema pretende recopilar información que pueda servir en informes de control y seguimiento tanto en la formulación, como en
