DIVISIÓN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No.
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08 de octubre, 2014 DCA-2642 SeñoraSoledad Jiménez Cascante
Jefe, Unidad de Servicios de Proveeduría Contraloría General de la República Estimada señora:
Asunto: Se autoriza contratar en forma directa a la empresa DYPSA la contratación directa para la realización de estudios preliminares, anteproyecto arquitectónico; diseño final, planos constructivos y especificaciones técnicas de una caseta de seguridad, por un monto de ¢ 4.800.000.00.
Damos respuesta a su oficio No. DGA-USP-0099 del 6 de octubre de 2014, mediante el cual solicita autorización para contratar en forma directa con la empresa Consultora Diseños y Proyectos S.A. (DYPSA), la elaboración de estudios preliminares, anteproyecto, diseño, planos constructivos, especificaciones técnicas, estimación preliminar e inspección de una caseta de seguridad y obras complementarias de reparación y readecuación de otras áreas, por un monto aproximado de ¢ 3.000.000.00.
I. Antecedentes y justificación.
Como parte de las justificaciones de la solicitud señala que:
1. Mediante el oficio No. DGA-UGA-0367 del 23 de junio de 2014, se remitieron a lo interno de la Administración los términos de referencia y la información del proyecto, en donde se señala que que el desarrollo urbano de la zona ha impactado la seguridad y el estado de conservación de las obras exteriores del edificio de la Contraloría General. A su vez, se explica que la construcción del sistema de incendios, la arborización existente en aceras, cordones y pavimentos, así como el deterioro del edificio por la antigüedad y el intemperismo, así como los acabados inconclusos de la verja perimetral y zonas verdes deterioradas; requieren intervenir las áreas exteriores del edificio y construir obras de seguridad bajo un concepto integrador con la arquitectura del edificio.
2. En el criterio que acompaña el oficio referido, se indica que razones de conveniencia arquitectónica justifican la necesidad de contar con los servicios de la empresa consultora Diseños y Proyectos S.A. Lo anterior, por cuanto esa empresa tuvo a cargo el 100% de los servicios de consultoría en diseño e inspección de los edificios de la sede de la Contraloría General. Al respecto, se explica que el Arq. Raúl Goddard fue quién tuvo a cargo esas labores,
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por lo que se garantiza un análisis profundo del requerimiento y una propuesta de diseño que compagina de mejor forma y contribuye a un entorno urbano bajo parámetros de funcionalidad y estética con los inmuebles existentes.
3. En el caso, el objeto de la contratación se compone de los servicios de consultoría en ingeniería y arquitectura, mediante suma alzada para realizar los estudios preliminares, anteproyecto, planos constructivos, especificaciones técnicas (arquitectónico, estructural, electromecánico y de paisajismo), estimación preliminar de costos y la inspección. Estos servicios se refieren a los siguientes objetos:
i. Caseta de seguridad.
ii. Mejora arquitectónica de la verja perimetral, armonizada con el diseño arquitectónico del edificio, la caseta de seguridad a construir y obras exteriores.
iii. Obras civiles en plazoleta y parqueo. Realizar una propuesta de mejora y reparación de los acabados de los pisos de la plazoleta, pavimentos de concreto de parqueos, jardineras, escalinatas, rampas, aceras y demás elementos concreto expuesto, martelinado y lavado existentes.
Debe también proponer soluciones permanentes a problemas de empozamiento de aguas pluviales en sectores de la plazoleta y la verja, que generan áreas de concreto sucias y peligrosas por el hongo y musgo que generan.
iv. Integración arquitectónica de la verja perimetral con las paredes de las colindancias contiguo a las casetas de seguridad sur y oeste, como es el caso de la casa de bombas del sistema contra incendio y el muro colindante con el edificio de Grupo Sama.
v. Arborización y material vegetativo. Se realizará un análisis y propuesta de cambio y mejora de la arborización existente, determinando la que debe eliminarse, para no afectar el concreto de la plazoleta, mejore el paisajismo y la decoración de áreas verdes.
vi. Iluminación y cámaras de seguridad. A partir de la construcción de la caseta de seguridad y las restantes readecuaciones, debe realizar mejoras en el sistema de iluminación externo, de forma que mejore la seguridad y realce el edificio arquitectónicamente.
4. En el criterio que acompaña el oficio No. DGA-UGA-0367 del 23 de junio de 2014, se refiere a que en caso de requerirse por la Contraloría General, se solicitará al consultor que tramite los permisos ante la CNFL, SETENA, MINAE y MAG, asesoría en el proceso de licitación, obras
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complementarias y cualquier otro requerimiento para cumplir con la normativa y reglamentación existente. Para lo cual se pactaran los honorarios en ese momento.
5. Se indica que dependiendo de los costos por fases o ítems, la Contraloría General se reserva la potestad de definir las etapas y plazos para llevar a cabo el proceso constructivo hasta completar la totalidad de las obras diseñadas como mejora y construcción de obra nueva.
II. Criterio de la División
En el caso en concreto se requiere la autorización para contratar en forma directa a la empresa consultora Diseños y Proyectos S.A., en la medida que esa esa empresa tuvo a cargo el 100% de los servicios de consultoría en diseño e inspección de los edificios de la sede de la Contraloría General, lo cual se hace relevante si se considera que se pretende realizar obras que garanticen una propuesta armónica con el concepto de diseño del edificio.
Al respecto, estima este órgano contralor que en el caso se han esgrimido una serie de consideraciones de integración arquitéctonica y diseño para cada una de las obras, que van desde la caseta de seguridad hasta una propuesta para mejorar obras pendientes de la verja perimetral y consideraciones de paisajismo e iluminación en línea con el diseño y concepto de los edificios sede de la Contraloría General. En el caso, se desprende que el objeto de la contratación bien puede ser realizado por otros oferentes, sin embargo, las especiales consideraciones técnicas de la Administración, han permitido concluir que la contratación directa de la empresa que realizó el diseño original es la que alternativa más conveniente en aras de mantener precisamente el concepto en las nuevas obras a realizar.
De igual forma, se indica como parte las justificaciones la existencia de aspectos de propiedad intelectual, los cuales se entiende que también han sido considerados por la Administración a la hora de definir la necesidad y en aras de evitar discusiones y retrasos innecesarios por esos temas, se ha optado por la contratación de esta empresa.
Considerando las justificaciones técnico-arquitectónicas que señala la Administración, así como los aspectos de propiedad intelectual que se podrían comprometer; estima este órgano contralor que existen razones suficientes para considerar que en este caso, esa contratación es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general. Lo anterior, por cuanto ciertamente podrían generarse discusiones sobre propiedad intelectual que afecten los tiempos de atención de las necesidades, así como se ha determinado que la armonía arquitectónica de las nuevas obras, se podrá resguardar en la medida que el profesional responsable es el mismo que realizó el diseño original, lo cual asegura esa integridad del concepto arquitectónico de los edificios existentes con las nuevas obras.
Conforme lo expuesto procede autorizar la contratación directa con la empresa Diseños y Proyectos S.A., toda vez que bajo estas condiciones se hace innecesario promover un procedimiento ordinario, pues las justificaciones técnicas y de oportunidad expuestas permiten concluir que la contratación con esta empresa es la mejor forma atender el interés público.
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No obstante, procede precisar el objeto de la contratación directa autorizada, pues como se desprende de lo indicado en el oficio No. DFOE-DL-0784 del 26 de setiembre de 2014, si bien es cierto se requieren muchas de las obras y productos enumerados en los términos de referencia, solo es factible atender algunos de ellos durante el plazo que se tiene previsto para este año. En ese sentido, tenemos que el plazo de la contratación sería de 50 días hábiles, únicamente para la realización de estudios preliminares, anteproyecto arquitectónico; diseño final, planos constructivos y especificaciones técnicas de la caseta de seguridad. Lo anterior por un monto de ¢ 4.800.000.00.
De conformidad, con lo dispuesto en el párrafo último del artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, no se hace referencia al régimen recursivo por resultar innecesario en virtud de que se autoriza un oferente específico.
Por otro lado, en cuanto al requisito de eficacia del contrato derivado de esta contratación, se deja sujeto a la aprobación interna en los términos regulados en la normativa vigente; toda vez que en la solicitud no se hizo ninguna consideración para eximir la contratación de este requisito y dicha contratación no requiere refrendo.
En los documentos que acompañan el trámite de autorización, se observan algunas consultas realizadas al proveedor para efectos de determinar la idoneidad de la oferta y determinar su anuencia para efectos de la contratación. Al respecto, entiende este órgano contralor que se trata precisamente de una consulta y no de un procedimiento de contratación en sentido estricto, todo lo cual se deja bajo responsabilidad de la Administración. A los efectos de la autorización, se entiende que no se ha validado ninguna de esas revisiones, toda vez que se trata de insumos para solicitar la autorización de este procedimiento de excepción.
Por otro lado, si bien no se atendió el requisito contemplado en el párrafo primero del artículo 139 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y la autorización no viene suscrita por el jerarca; para los efectos de la tramitación de la autorización y considerando el reducido plazo que se tiene para ejecutar la contratación durante este año, se deberá contar con el aval del jerarca de previo a iniciar el procedimiento de contratación con la empresa Diseños y Proyectos S.A. Dicho documento deberá incorporarse al expediente de la contratación antes de continuar con cualquier trámite.
En lo que se refiere a los montos a cancelar al contratista y la modalidad de suma alzada, se deja bajo responsabilidad de la Administración el esquema utilizado, todo lo cual deberá ajustarse a lo requerido por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos para este objeto contractual. En todo caso, le corresponde a la Administración determinar los mecanismos de control y fiscalización para efectos de la ejecución contractual, de manera que se pague contra los respectivos entregables según se defina en las reglas de la contratación.
III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización. La autorización se condiciona a lo siguiente:
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1. Se autoriza la contratación directa con la empresa DYPSA para la realización de estudios preliminares, anteproyecto arquitectónico; diseño final, planos constructivos y especificaciones técnicas de la caseta de seguridad, por un monto de ¢ 4.800.000.00. 2. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la
autorización en los términos indicados.
3. De conformidad con lo señalado en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la Administración podrá adjudicar a ofertas que superen ese monto hasta en un diez por ciento. Si la propuesta que se debe adjudicar supera ese diez por ciento, deberá requerir autorización previa a esta Contraloría General para continuar con el procedimiento.
4. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior.
5. Se deberá respetar el cronograma del procedimiento y la ejecución que fue remitido por la Administración.
6. El contrato que llegue a suscribirse deberá contar con la aprobación interna según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública.
7. La valoración de la razonabilidad de los precios corresponde exclusivamente a la Administración.
8. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, que la empresa contratista se encuentre debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación.
9. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte del oferente de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF.
10. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber:
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“Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...)”.
11. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
12. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que las contratistas no cuenten con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitadas para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Deberá requerirse al contratista la declaración jurada de que no le aplica el régimen de prohibiciones para contratar previsto en el artículo 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa.
13. La Administración deberá verificar que la eventual contratista se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley 9024.
14. Se deberá contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente al contrato producto de la presente autorización, debiendo verificarse que los recursos pueden utilizarse válidamente para el fin propuesto. Desde luego, no será factible proceder a la adjudicación de esta contratación sin contar con los recursos suficientes para la erogación.
Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de la señora Soledad Jiménez Cascante en su condición de Jefe de la Unidad de Servicios de Proveeduría, o quien en su defecto ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente.
Atentamente,
Lic. Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado
EOP/chc
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