La estructura organizacional y diseño de puestos
Por: Blanca Rosa González y Fernando Martínez
Por lo general, en varias empresas se realizan funciones similares, pero en cada una se decide de qué manera dividir el trabajo y, para ello, se crean distintos departamentos. Además se puede decidir que un departamento sea responsable de una sola función, un solo cliente o de un área geográfica. Es decir, en cada empresa son distintos los criterios de departamentalización.
Los organigramas representan la estructura mediante los entegramas, que simbolizan las distintas posiciones o cargos, y las líneas que representan las relaciones de autoridad y dependencia. En la forma piramidal más característica, los cargos de mayor jerarquía se ubican en la parte superior, y a partir de allí se representan los niveles siguientes en orden jerárquico decreciente (Gilli, Arostegui, Iesularuro y Schulman, 2008, p. 100).
De acuerdo con Gilli et al. (2008), el organigrama representa la estructura formal de la empresa, la división del trabajo, las posiciones que existen en la empresa, cómo se agrupan y cómo fluye entre ellas la autoridad formal.
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¿Cuál es la utilidad de los organigramas?
Para Gerald (1991), los organigramas son útiles en las empresas por las siguientes razones:
• Para informar a las personas ajenas a la empresa, a los de nueva incorporación a
la misma y a aquellos que asumen un puesto dentro de ella;
• para reflejar relaciones formales dentro de la compañía;
• para indicar los canales de comunicación dentro de la empresa;
• como punto de partida para realizar un cambio organizativo (p. 138).
Es importante mencionar que una estructura organizacional u organigrama no es estático, tampoco los puestos son fijos, ya que con el paso del tiempo, en ocasiones, la empresa asigna más
responsabilidades y tareas a algunas personas, es decir, hace reestructuras internas y el puesto asciende a uno de mayor jerarquía, además, la empresa al crecer requiere de más personal que cubra nuevos puestos.
Ejemplo de organigrama
De acuerdo con Amaru (2008), existen diversos tipos de organigramas, los cuales pueden ser agrupados según los siguientes criterios:
• Personas • Funciones • Productos • Clientes • Área geográfica
Ejemplo de organigrama por funciones
Este organigrama sirve para identificar las funciones o tareas que se hacen dentro de la empresa.
Figura 1. Organigrama por funciones.
4 Los organigramas sirven para identificar qué personas tienen autoridad sobre quién. En este sentido, “…la autoridad es el derecho legítimo que los jefes o gerentes tienen de dirigir o gobernar el
comportamiento de los integrantes de su equipo, llamados subordinados, colaboradores o funcionarios” (Amauro, 2008, p. 88).
Las personas que se encuentran en la parte superior del organigrama tienen autoridad sobre las que están en los niveles inferiores. Por ejemplo, puedes identificar que el Director Académico tiene una amplitud de control sobre 24 personas de acuerdo a la siguiente figura. También puedes notar que cada maestro tiene una amplitud de control sobre tres maestros de apoyo. La amplitud de control es la cantidad de personas que están bajo la autoridad de un superior.
Figura 3. Organigrama por áreas.
Diseño de puesto de trabajo o cargo
Al identificar los departamentos de una empresa, se les asignan distintas responsabilidades. “Al conjunto de tareas específicas por las cuales se responsabiliza una persona se le llama cargo” (Amauro, 2008, p. 87).
El cargo o también llamado puesto, es un una mezcla de responsabilidades, tareas o deberes que una persona tiene que cumplir. Los cargos se identifican por un título, por ejemplo: Director Administrativo, Supervisor, Auxiliar de limpieza, Auxiliar contable, Operario, etcétera.
De acuerdo con Amaru (2008), el siguiente es un ejemplo de una descripción de cargo o puesto para una persona que trabaja como agente de ventas en una agencia de viajes.
Nombre del puesto Agente de viajes
“Objetivo del puesto” (p. 144): Proporcionar opciones creativas de servicios de viaje de acuerdo a las necesidades y presupuesto del cliente.
“Tareas principales (responsabilidades importantes) (p. 144)”:
• Tener habilidad para detectar las necesidades del cliente. • Ser paciente, controlar las emociones.
• Tener habilidad para identificar y solucionar problemas con rapidez. • Estar constantemente actualizado sobre los servicios y ofertas de viaje. • Realizar consultas vía telefónica o por Internet.
• Realizar reservaciones vía telefónica o por Internet.
• Demostrar excelentes habilidades de comunicación oral y escrita. • Explicar cualquier duda al cliente.
“Capacitación requerida” (p. 144):
• Curso de computación e Internet.
• Curso de reservación en sistemas de software de viajes. • Curso de inglés intermedio.
• Viajes de familiarización.
6 Referencias
Amauro, A. C. (2008). Administración para emprendedores. Fundamentos para la creación y gestión de nuevos negocios (1ª ed.; Jaqueline Chávez. Trad.). México: Pearson Educación. [Versión en línea]. Recuperado de la base de datos Bibliotechnia de la Biblioteca Digital UVEG.
Gerald, J. C. (1991). La naturaleza de la función directiva. Serie Liderazgo en banca. (1ª ed., en español de la 2ª ed., en inglés; Diorki, S. A. Trad.). Madrid, España: Ediciones Díaz de Santos. [Versión en línea]. Recuperado de
http://books.google.com.mx/books?id=a4VZF47_oL0C&pg=PA137&dq=
organigramas&hl=es&ei=wo_ATJGgHo-msQPdw7D1Cw&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=4&ved=0CD QQ6AEwAw#v=onepage&q=organigramas&f=false
Gilli, J., Arostegui, A., Iesularuro, A. & Schulman, D. (2007). Diseño organizativo estructura y procesos. Buenos Aires, Argentina: Granica. [Versión en línea]. Recuperado de http://books.google.com.mx/books?id=LUmIQY8wTYMC&pg=PA100&dq =ejemplos+de+organigramas&hl=es&ei=stzKTPqKI4- csQPh0smCDQ&sa=X&oi=book_result&ct=book-thumbnail&resnum=2&ved=0CDEQ6wEwAQ#v=onepage&q=ejemplos% 20de%20organigramas&f=false
