• No se han encontrado resultados

Introducción a Microsoft Office Excel 2010 y Fórmulas Básicas

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Introducción a Microsoft Office Excel 2010 y Fórmulas Básicas"

Copied!
52
0
0

Texto completo

(1)

Estructura de Contenidos:

1. Introducción a Microsoft Excel 2010

o Entorno y fundamentos de Microsoft Excel 2010. o Elementos del entorno en una Hoja de Cálculo. o Selección de celdas y rangos de celdas.

o Teclas de desplazamiento. o Tipos de datos.

o Edición de la hoja de cálculo.

o Formatos de celdas: números, alineación, fuente, bordes, tramas.

o Formatos personalizados. o Comentarios en Excel

2. Fórmulas Básicas y Referencias de Celdas o Operadores aritméticos.

o Construcción de fórmulas.

o Tipos de referencias de celdas: relativas, absolutas y mixtas. o Nombres de rangos.

UNIDAD

1

Introducción a Microsoft Office

Excel 2010 y Fórmulas Básicas

(2)

P á g i n a

| 2

Introducción

Estimado participante:

En esta Unidad aprenderás los conocimientos básicos de Microsoft Office Excel 2010, que te servirá para identificar su entorno y sus elementos de la hoja de cálculo; para tener un mejor dominio en la administración de los datos y tareas académicas y/o empresariales.

Excel 2010 es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es además, el software más potente, más flexible y más utilizado del mundo. Gran parte de los programas a la medida o "independientes" que existen, en realidad utilizan a Excel como motor de cálculo. Casi todos muestran sus resultados en una hoja de Excel.

Conoceremos el entorno y los fundamentos de manejo de la hoja de cálculo, como: ingresar correctamente los diferentes tipos de datos, aplicar los diversos formatos de celdas, para mejorar la presentación de los datos y resultados obtenidos mediante el uso de fórmulas. Te deseo éxitos en el desarrollo de esta Unidad.

Importante:

Para llegar a utilizar Excel en forma eficiente, debes prestar mucha atención con las aplicaciones desarrolladas en cada una de las unidades y practicarlo hasta dominarlo, así como desarrollar las actividades propuestas que permiten reforzar tu aprendizaje.

(3)

P á g i n a

| 3

DEFINICIÓN DE MICROSOFT EXCEL

Excel es un programa para analizar, compartir y administrar información para la toma de decisiones, el cual consiste en una hoja de cálculo, utilizada para realizar fórmulas matemáticas y cálculos aritméticos, o bases de datos.

Es un componente de la Suite Office que genera archivos llamados Libros compuestos por objetos de cálculo llamados Hojas.

INICIANDO UNA SESIÓN EN MICROSOFT EXCEL 2010

Recuerda que para poder iniciar el programa debes seguir los siguientes pasos:

a) Clic en el botón Iniciar. b) Seleccionar Programas. c) Elegir Microsoft Office.

d) Finalmente clic en Microsoft Excel 2010.

ENTORNO DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL

El programa después de haberse ejecutado, muestra en pantalla los siguientes elementos los cuales se mencionan a continuación:

 Barra de acceso rápido.  Cinta de opciones.  Barra de fórmulas.  Celda activa. 1 2 3

(4)

P á g i n a

| 4

 Hojas.

 Barra de estado.

Considerando la figura anterior es importante que conozcamos brevemente la utilidad de los elementos descritos.

1. Barra de Acceso Rápido:

Contiene las operaciones básicas que se pueden realizar en el programa.

2. Cinta de Opciones

La Cinta de Opciones, está organizado en Fichas, que contiene a Grupos y estos a los diferentes comandos o herramientas a usar en cualquier aplicación.

Barra de fórmulas

Cinta de opciones

Celda activa

Hojas Barra acceso rápido

Barra de Estado

Nuevo (Ctrl + U) Guardar (Ctrl + G)

Abrir (Ctrl + A) Vista Previa de Impresión

Impresión rápida

(5)

P á g i n a

| 5

A continuación definimos cada componente:

Ficha: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas

representa una de las tareas básicas que se hacen en Excel.

Grupo: Cada ficha tiene grupos que contienen comandos a usar.

Comando: Son las órdenes que puede usar el programa para

ejecutar una acción.

3. Barra de Fórmulas

La barra de fórmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que introducimos en cada una de las celdas de Excel.

Facilita la creación y modificación de fórmulas, al tiempo que proporciona información acerca de las funciones y sus argumentos.

Algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen.

Grupo

Comando Ficha Inicio

Barra de Fórmulas Cancelar Insertar Función

Introducir Cuadro de nombres

(6)

P á g i n a

| 6

4. Libro de Excel

 Libro: Es el archivo del programa, por defecto se abre como Libro1.  Etiquetas de hojas: Cada libro nuevo tiene tres hojas por defecto

(Hoja1, Hoja2 y Hoja3).

 Para ver una hoja de cálculo, tiene que hacer clic en la etiqueta correspondiente.

La siguiente figura nos ilustra gráficamente lo mencionado:

5. La hoja de cálculo

La hoja de cálculo se divide en una trama de columnas y filas.

Columnas: Se asigna una letra, mostrada en la cabecera de la

columna. El rango de letras va desde A hasta XFD siendo un total de 16,384.

Filas: Se asigna un número, mostrado en el encabezado de cada

fila. El rango está comprendido desde 1 hasta 1’048,576.

Celdas: Es la intersección de filas y columnas, es el espacio donde

se insertan los datos.

Nombre del libro

Hojas del libro

Al iniciar Excel el primer libro de trabajo que se visualiza se denomina Libro1. Si abrimos un nuevo libro durante la misma sesión, Excel lo llama Libro2. Podemos tener varios libros abiertos a su vez y guardarlos posteriormente con un nombre diferente.

(7)

P á g i n a

| 7

6. Celda activa

Es la única que se puede desplazar por toda la hoja de cálculo.  Para ello haga un clic con el mouse o use las teclas de

desplazamiento del teclado.

 Al hacerlo la celda se convierte en la celda activa y estaremos listos para ingresar el dato.

Esta celda tiene elementos que es necesario reconocer, porque lo usaremos posteriormente.

Si ubicamos el puntero en el Borde podemos: Mover: Arrastrar el borde hacia otra posición.

Copiar: Pulsar Ctrl + y arrastrar a otra posición.

Si ubicamos el puntero en el Área podemos: Seleccionar: Arrastra sobre las áreas deseadas.

Si ubicamos el puntero en Relleno podemos: Rellenar y/o Copiar: dependiendo del valor contenido en la celda.

NOTA:

Ahora que ya sabemos cómo iniciar el programa y reconocer su entorno de trabajo, debemos ingresar datos a las celdas de la hoja de cálculo y así crear nuestra aplicación.

SELECCIÓN DE CELDAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO

Antes de aplicar los formatos a las celdas debemos aprender a seleccionar las celdas que recibirán dichos formatos.

Filas

Celda Columnas

4

(8)

P á g i n a

| 8

Para ello tenemos diferentes casos:

1. Seleccionar una celda:

Con el Mouse: Un clic en la celda deseada.

Observa el ejemplo cuando se seleciona la celda A2. 2. Seleccionar Celdas Adyacentes:

Con el Mouse: Arrastrar entre las áreas de las celdas deseadas.

Observa el siguiente ejemplo cuando seleccionamos desde la celda A4 hasta la celda F5.

Para ampliar o reducir un rango seleccionado, debemos presionar la tecla SHIFT y hacer clic en la celda hasta dónde se desea ampliar o reducir la selección.

3. Seleccionar Celdas Dispersas:

Con el Mouse : Seleccionar el rango inicial (A6:A11) y manteniendo presionada la tecla CTRL, seleccione el siguiente rango (C6:C11 y luego E6:E11). Observa el ejemplo:

(9)

P á g i n a

| 9

Importante:

¡MUY BIEN!: Ahora que ya sabemos seleccionar celdas, podemos aplicar formatos a las celdas.

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Para desplazarte dentro de la hoja de cálculo, se realiza alguno de los siguientes procedimientos:

a) Utilizando las barras de desplazamiento y el clic del mouse.

b) Utilizando el cuadro de nombres.

!

Nos desplazamos con las barras de desplazamiento dentro de la hoja, y hacemos clic en la celda P13. Utilizando el cuadro de nombres digitamos la referencia de celda A2 y luego pulsamos Enter. 5

(10)

P á g i n a

| 10

c) Utilizando el teclado.

o Teclas de dirección: las utilizamos para moverse entre celdas, dentro de la hoja de cálculo.

o Teclas de paginación: las podemos utilizar para avanzar pantalla por pantalla.

TIPOS DE DATOS

a) Texto: Cadena de caracteres (Palabras, títulos, nombres, etc.).

a continuación se mencionan algunos ejemplos.

b) Valores: Dentro de este grupo podemos mencionar a los siguientes:

 Números: dentro de los números mencionamos a los siguientes tipos enteros, decimales, moneda, científica, fracción, porcentaje.

 Fechas: dentro de este grupo mencionamos a la Fecha y hora. Como se muestra a continuación en el ejemplo.

(11)

P á g i n a

| 11

c) Fórmulas: Son expresiones que devuelven un resultado. Las

fórmulas se pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3 tipos.

INGRESO DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO

En una hoja de cálculo se ingresan datos tipo: Textos, Números (enteros, decimales, positivos, negativos, fracción, porcentajes), fechas y fórmulas. Este proceso lo explicaremos con el siguiente ejemplo:

(12)

P á g i n a

| 12

1. Haga clic en la celda donde se ingresará el dato. Para nuestro caso A2 2. Escriba el dato y pulse la tecla Enter para ingresarlo a la celda.

3. Ahora, ingresa en las celdas A4 y A5, lo siguiente:

Qué debemos hacer, si después de ingresar un dato en una determinada celda nos damos cuenta que no está bien. Por ejemplo, en la celda A5 se ingresó “MS Excel” y lo que se quería ingresar era “MS Excel y SPSS”, entonces en estos casos debemos editar la celda, es decir; modificar su contenido.

Edición de celdas

Para editar el contenido de una celda, existen varias formas: Primera forma

1. Ubica el puntero en la celda donde se deseas modificar el contenido, en este caso, en la celda A5.

2. Presiona la tecla F2 y aparecerá el cursor listo para editar el contenido (se puede agregar, quitar o corregir)

3. En este caso, agrega el texto “y SPSS” 4. Presione Enter para aceptar

Debe quedar así

(13)

P á g i n a

| 13

Segunda forma

1. Haz doble clic en la celda y en la posición del texto a editar, en nuestro caso, en la celda A5.

2. Modifica el dato y presionar Enter.

Tercera forma

1. Ubica el puntero en la celda donde se deseas modificar el contenido, en este caso, en la celda A5.

2. Haz clic en la barra de fórmulas y modifica su contenido. 3. Presiona Enter para aceptar.

1

2

3

4

1

2

1

2

(14)

P á g i n a

| 14

Continúa ingresando datos tipo texto, como se muestra a continuación:

Como observas, algunos textos ingresados sobrepasan el ancho de la primera columna, por lo tanto es necesario ampliarla. Para ampliar el ancho de la columna A, arrastra la línea que divide las etiquetas de las columnas A y B hacia la derecha convenientemente.

Ahora, ingresa datos tipo número. A partir de la celda B5, ingresa los siguientes datos numéricos:

Cuando se ingresa datos tipo número, estos pueden ser enteros, decimales, positivos o negativos, fracciones e incluso fechas.

Para ingresar fracciones, primero debes ingresar el número entero, luego un espacio, y finalmente la fracción.

Si solamente es fracción, como número entero debes ingresar 0 (cero), luego un espacio, y finalmente la fracción.

(15)

P á g i n a

| 15

A partir de la celda C5, ahora ingresa fórmulas:

Las fórmulas nos solamente trabajan con celdas y operadores

airméticos, también se pueden utilzar constantes. Veamos el siguiente

ejemplo:

Importante:

¡FELICITACIONES! Ahora que ya ingresaste los datos a las celdas, debemos grabar nuestro ejemplo y aplicarle los formatos de celda para cambiar su apariencia; No es muy conveniente presentarlo así.

!

Si se desea sumar los valores 500 y 25.8, debes hacer lo siguiente: Para construir una fórmula debes empezar escribiendo el signo “=”, luego debes hacer clic en la celda que contiene el primer dato a operar, en este caso B5 que contiene a 500, después debes escribir el operador aritmético suma, luego hacer clic en la celda que contiene al otro sumando, en este caso B5 que contiene a 25.8. Finalmente, debes presionar Enter para obtener el resultado.

En este caso se está calculando el 18% de 500, por lo tanto debemos multiplicar la celda B5 por 18%. El operador de multiplicación es el asterisco “*

(16)

P á g i n a

| 16

GUARDAR UN LIBRO

Ingresado los datos a la hoja de cálculo, deberá guardar el libro; ya que de lo contrario corremos el riesgo de perder la información creada hasta el momento.

Para ello siga el siguiente proceso:

1. En la barra de acceso rápido (recuerdas lo vimos líneas arriba), haga un clic en el botón Guardar.

2. Tambien acceder desde Archivo y luego Guardar, a continuación nos muestra la siguiente ventana:

3. A continuacion ingresas el nombre (Ejercicio1) y luego indicas donde deseas guardar el archivo (Disco Local D:)

4. Finalmente clic en el boton Guardar. Ubicación del archivo

Nombre del archivo 8

(17)

P á g i n a

| 17

NOTA:

Toda modificación realizada al archivo recientemente grabado, debe ser actualizada. Para ello deberá volver hacer un clic en el mismo botón Guardar de la barra de acceso rápido. Esta orden ya no volverá a mostrar la ventana de Guardar, puesto que el archivo ya tiene nombre.

EDICIÓN Y CONTROL DE HOJAS DE CÁLCULO

a) Cambiar el nombre de una hoja de

cálculo.

o Haga clic con el botón secundario del mouse en la Hoja1.

o Clic en Cambiar nombre. Como se muestra en la imagen de la derecha.

o Escribe el nuevo nombre por ejemplo: Ejercicio y, a continuación, presione ENTRAR. Observa el ejemplo.

b) Agregar color a las fichas de la hoja de cálculo

o Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha Ejercicio.

o Elija Color de etiqueta y seleccione el color que desee.

o Ahora la ficha tiene una banda del color seleccionado. Haga clic en la ficha Hoja2. Observe que la ficha Ejercicio estará ahora totalmente coloreada.

(18)

P á g i n a

| 18

c) Insertar una hoja de cálculo

Se inserta una hoja de cálculo de dos formas:

 En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Insertar e Insertar hoja. Observa que se inserta una nueva hoja de cálculo.

La otra opción que tienes para insertar la hoja de cálculo es desde las fichas.

d) Eliminar una hoja de cálculo

Haga clic derecho en la ficha Hoja1 situada en la parte inferior de la hoja de cálculo, hacer clic en Eliminar. Se eliminará la Hoja1.

(19)

P á g i n a

| 19

FORMATO DE CELDAS

Entendemos por formato de celdas como “El conjunto de características que afectan la apariencia de la celda y su contenido”.

Para aplicar un formato de celda debemos recordar los siguientes pasos: 1. Selecciona el rango de celdas.

2. En la cinta de opciones elija la ficha de Inicio y el grupo adecuado: Fuente, Alineación, Número. Como se muestra a continuación:

Como vimos anteriormente, al ingresar datos a las celdas, generalmente deben cambiar su apariencia antes de imprimir toda la información, es por ello que usaremos los formatos de celdas para ese objetivo.

Con el clic derecho sobre la etiqueta de hoja nos permite insertar, eliminar y cambiar nombre a la hoja de cálculo.

(20)

P á g i n a

| 20

A. Aplicando Formatos de Fuente: (Grupo Fuente)

Para el Título

o Seleccione el rango de celdas para nuestro ejemplo (A2)

o Luego nos dirigimos al grupo Fuente y seleccionamos las siguientes opciones: Tipo de fuente Arial, Tamaño 14 puntos, Negrita y color de fuente rojo.

o El resultado se muestra a continuación.

(21)

P á g i n a

| 21

Si se desea centrar el título en relación al ancho de la tabla de datos que está en la parte inferior, debes hacer lo siguiente:

Selecciona las celdas A2 hasta C2 y haz clic en el botón Combinar y centrar que se encuentra en el grupo Alineación de la ficha Inicio.

El resultado es el siguiente:

(22)

P á g i n a

| 22

B. Aplicando Formatos de Bordes y Relleno: (Grupo Fuente)

Para el encabezado del cuadro.

o Selecciona el rango de celdas (A4:C4)

o Luego, del Grupo Fuente selecciona Bordes (Todos los bordes), Color de relleno naranja, estilo Negrita, y del grupo Alineación selecciona Centrar.

o El resultado se muestra a continuación.

C. Aplicando Bordes al resto del cuadro de datos

(23)

P á g i n a

| 23

o En el grupo Fuente, selecciona Bordes (Todos los bordes)

o El resultado se muestra a la derecha.

Ajustar texto

Cuando se elaboran cuadros de datos, hay encabezados que están formados por dos o más palabras, de tal manera que sobrepasan el ancho de la columna, y los datos que van debajo de ese encabezado no justifica la

ampliación de dicha columna. Por lo tanto es necesario hacer un ajuste de texto de tal manera que sea visible dentro de una celda mostrándolo en varias líneas.

Ingresa el texto que se muestra a la derecha en la celda A1. Y como puedes observar, el texto supera el ancho de la columna A, por lo tanto no debemos ampliar el ancho de la columna ya que los códigos a ingresar no son tan largos. Lo que debemos hacer es ajustar el texto.

Ubica el puntero de celda en la celda A1, y en la ficha Inicio, grupo

Alineación, selecciona la opción Ajustar texto. El resultado es

(24)

P á g i n a

| 24

D. Aplicando Formatos Personalizado: (Grupo Número)

Completa el siguiente cuadro, ampliando la columna B convenientemente y aplicando bordes.

Ahora aplica un formato personalizado que muestre los códigos con dos ceros a la izquierda, así: 001, 002, etc.”.

o Selecciona el rango de celdas a formatear (A6:A16)

o Elija la ficha de Inicio y en el grupo de Número, acceda al cuadro de diálogo para personalizar el formato.

(25)

P á g i n a

| 25

En la ventana de Formato de celdas:

o Selecciona la ficha de Número, la Categoría: Personalizada. o Escriba en Tipo: 000 (Para establecer el formato solicitado). o Haga clic en el botón Aceptar, para aplicar los formatos

seleccionados. El resultado se muestra a la derecha:

Ahora, vamos a colocar un texto que acompañe a un número. Los años deben mostrarse así: 25 años, 30 años, etc.

o Selecciona el rango de celdas a formatear (C2:C6)

o Elija la ficha de Inicio y en el grupo de Número, acceda al cuadro de diálogo para personalizar el formato.

En la ventana de Formato de celdas:

o Selecciona la ficha de Número, la Categoría: Personalizada. o Escriba en Tipo: “años” después del formato General (Para

(26)

P á g i n a

| 26

El resultado será el siguiente:

Finaliza la aplicación aplicando formatos básicos (Negrita, centrado y color de relleno), quedando así:

FORMATOS PERSONALIZADOS

a) Formatos fecha y hora:

11 7

(27)

P á g i n a

| 27

Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagonal o un guión para separarlos por ejemplo: 16/07/2010 o 16-julio-2010. Excel reconocerá esto como una fecha.

Si necesitas escribir una hora, escribe los números, luego un espacio y "a" o "p": por ejemplo, 9:00 p, Excel lo reconoce como una hora y la escribe como 9: 00 p.m.

Descripción del Formato para las fechas

SÍMBOLO SIGNIFICADO

d Día en uno o dos dígitos (1 – 21) dd Día en dos dígitos (01 – 21)

ddd Día de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab - dom)

dddd Día de la semana completo (lunes-martes-miércoles-jueves-viernes)

m Mes en uno o dos dígitos (2 – 12) mm Mes en dos dígitos (02 – 12)

mmm Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-nov-dic)

aa Año con dos dígitos (08-09-10) Ejemplos:

(28)

P á g i n a

| 28

b) Formatos numéricos:

Excel alinea los números al lado derecho de las celdas. Ejemplos:

Descripción de Formatos personalizados para números

SÍMBOLO SIGNIFICADO

0 Marcador de dígito. Redondea el número hasta el número de dígitos indicado o rellena con ceros las posiciones que falten # Marcador de dígito. Redondea el número indicado pero no

rellena con ceros las posiciones que falten

? Marcador de dígito. Se usa como el cero pero permite que las comas decimales se alineen

, (coma) Separador decimal

. (punto) Separador de miles

% Porcentaje. Se multiplica el número por cien y se añade el símbolo %

E e Notación científica para expresar el número en potencias de 10. Por ejemplo, el número 4,3E+03 significa 4,3 x 103, es decir,

(29)

P á g i n a

| 29

"Texto" Introduce una cadena de caracteres

\ Introduce un carácter. No se necesita para + - / ( ) : _

(subrayado)

Se salta el ancho de un carácter. Permite alinear perfectamente números positivos y negativos formateados de distinta forma * Repite el carácter siguiente hasta llenar a la columna

@ Marcador de texto

Ingrese los siguientes datos:

Ahora, si deseas mostrar las fechas en otro formato, has lo siguiente: Selecciona el rango de fechas (A5:A11).

Ir a formato personalizado y selecciona la categoría Personalizada. Luego, escribe en el cuadro Tipo: “Trujillo,” dd-mmmm-yyy

(30)

P á g i n a

| 30

EL resultado será el siguiente:

Ahora vamos a darle formato a los números.  Selecciona el rango B5:B11

 Luego, selecciona el formato Contabilidad y elige como signo monetario Soles (Perú)

 Selecciona el rango C5:C11

 Luego, selecciona el formato Contabilidad y elige como signo monetario el dólar ($).

(31)

P á g i n a

| 31

Finalmente, vamos a darle una orientación a los encabezados de la tabla.

(32)

P á g i n a

| 32

Finalmente, aplique formatos básicos, de tal manera que quede así:

COMENTARIOS EN LA HOJA DE CÁLCULO:

Una manera de incluir su documentación en su hoja de trabajo, es mediante el uso de comentarios.

(33)

P á g i n a

| 33

Excel le permite insertar un comentario dentro de cualquier celda, para que actúe como una nota escondida similar a un mensaje adherido.

Por defecto, la celda que contiene un comentario muestra un pequeño triángulo rojo, en la parte superior derecha de la celda.

Para observar el contenido del comentario debe mover el ratón por encima de la celda para este caso B2. Cuando se mueve el ratón fuera de la celda, el comentario desaparece nuevamente.

La secuencia de pasos para que puedas insertar comentarios es de dos formas:

a) Mediante la Cinta de Opciones:

o Selecciona la celda donde deseas insertar el comentario. o Luego clic en la ficha Revisar de la cinta de opciones.

o En el grupo Comentario, selecciona la opción Nuevo Comentario. Como se observa a continuación.

(34)

P á g i n a

| 34

Dentro de este grupo tenemos opciones como para modificar, eliminar, mostrar los comentarios de la hoja de cálculo.

b) Mediante el Mouse:

o Selecciona la celda donde deseas insertar el comentario.

o Clic derecho sobre la celda y seleccione Insertar Comentario.

o De igual forma para mostrar, modificar o eliminar el comentario lo puede realizar con el clic derecho.

ELIMINAR UN FORMATO DE CELDA:

Después de aplicar los formatos a las celdas, estos los podemos eliminar. Por ejemplo borraremos el formato de la celda A2.

A continuación se mencionan los siguientes pasos:

1. Seleccionemos la(s) celda(s) con el formato a borrar: A2 2. En la ficha de Inicio, selecciona el botón Borrar

del grupo Modificar y elija Borrar formatos.

3. A continuación se observa cómo se borran los formatos y permite ver el dato como se ingresó al inicio.

(35)

P á g i n a

| 35

FÓRMULAS EN EXCEL

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de las respectivas celdas dentro de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula divide al resultado de 10 elevado al cuadrado y le suma 20 al resultado.

Ejemplo:

= 20+(10^2)/2 Elementos de una fórmula:

Puedes crear su fórmula (fórmula básica) o seleccionar de las ya creadas en el programa (funciones).

En cualquier caso están conformadas por los siguientes elementos:

Operadores más utilizados en una fórmula:

Existen muchos operadores, pero entre los principales tenemos:

Operador aritmético

Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma A3 + B3

– (signo menos) Resta , Negación A3 - B3

(36)

P á g i n a

| 36

* (asterisco) Multiplicación A3 * B3

/ (barra oblicua) División A3 / B3

^ (acento circunflejo) Exponenciación A3 ^ B3 Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

>= (signo mayor o igual que)

Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que)

Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto de)

Distinto de A1<>B1

REFERENCIAS DE CELDAS

Como una fórmula usa referencias de celdas para obtener resultados, diremos que, es una expresión que identifica la ubicación exacta de un valor en la hoja de cálculo de cualquier libro abierto o cerrado creado en Excel. Las referencias de celdas sirven para automatizar los cálculos generados por una fórmula. El valor de la fórmula va a depender entonces de los valores de las celdas referenciales, y cambiará cuando se modifiquen los valores de las celdas referenciadas.

(37)

P á g i n a

| 37

TIPOS DE REFERENCIAS

Existen 3 tipos de referencias: Relativas, Absolutas y Mixtas

a) Referencias Relativas:

Sabemos que el término “relativo” significa “cambiante”, entonces diremos que son aquellas celdas que cambian automáticamente su referencia (posición) al ser copiada la fórmula que las contiene.

Para explicar adecuadamente estas referencias, desarrollaremos el siguiente ejercicio:

Ahora crearemos la fórmula para el Monto Vendido:

o Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: E5 o Escriba la fórmula a usar: =C5*D5 y pulse Enter.

(38)

P á g i n a

| 38

b) Referencias Absolutas:

El término “Absoluto” puede significar “Fijo”, por ello diremos que son aquellas celdas que no cambian su referencia (posición) al ser copiada la fórmula que las contiene.

Para explicar este tipo de referencia, desarrollaremos el siguiente ejercicio:

Ahora crearemos la fórmula para el Importe IGV.

o Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: F5 o Escriba la fórmula a usar: =E5*C11.

o A continuación sobre la celda C11 pulsamos la tecla de función F4.

o Luego pulsamos Enter y el resultado es de: 112.50

Como cada producto tiene sus propias Unidades Vendidas y Precio Unitario, entonces las celdas que conforman la fórmula obtenida =C5*D5, son CELDAS RELATIVAS. El cálculo para el resto de productos se generará al copiarse la dicha fórmula (proceso que veremos posteriormente).

(39)

P á g i n a

| 39

COPIADO DE FÓRMULAS

Ahora que ya están creadas las fórmulas de Monto Vendido y de Importe IGV, para el primer producto, debemos obtener lo mismo para los productos restantes, para ello copiaremos la fórmula en cada caso.

Para esto seguiremos trabajando con el ejercicio anterior:

o Seleccione la celda que contiene la fórmula a copiar, para nuestro ejemplo: E5

o Apunte en el controlador de relleno y arrastre hacia donde desea se copie la fórmula, según nuestro ejemplo será verticalmente (hasta la celda E9).

La celda C11, será utilizada no solo por el primer producto, sino también por el resto de productos; por ello la digitamos como: $C$11 ya que es una referencia absoluta.

(40)

P á g i n a

| 40

o Siguiendo el mismo proceso en la celda F6, los resultados serán los

siguientes:

Ahora crearemos la fórmula para el Importe Vendido.

o Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: G5 o Escriba la fórmula a usar: =E5+F5 y pulse Enter.

o A continuación copiamos la formula como en los casos anteriores.

Ahora crearemos la fórmula para el Total Enero.

o Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: G10 o Dentro de la ficha de Inicio, en el grupo Modificar debemos

seleccionar el botón Autosuma y a continuación la función Suma.

(41)

P á g i n a

| 41

o Ahora seleccione el rango de celdas a sumar: G5:G9 y pulsa la

tecla Enter.

o Observa como nos queda finalmente el cuadro.

c) Referencias Mixtas:

Una referencia mixta es una combinación de relativo y absoluto, por ejemplo; la referencia C$3 se dice que la columna C es relativa y la fila 3 es absoluta. En este otro ejemplo, la referencia $B4 se dice que la columna B es absoluta y la fila 4 es relativa.

Para entender mejor el uso de este tipo de referencia, tenemos la siguiente aplicación:

(42)

P á g i n a

| 42

Se desea calcular las comisiones de ventas para diferentes niveles de ventas y tasas de comisión. Para ello debemos ingresar una fórmula que pueda ser copiada tanto verticalmente como horizontalmente. Recordando que la comisión de ventas es igual a las ventas por la tasa de comisión.

Por lo tanto, ingrese en la celda B5 la siguiente fórmula: =$A5*B$4

Cuando esta fórmula sea copiada verticalmente, la referencia $A5 irá cambiando a $A6, $A7, $A8 y $A9 ya que la fila es relativa; sin embargo la referencia B$4 se mantendrá fija ya que la fila es absoluta. Cuando esta fórmula sea copiada horizontalmente, la referencia B$4 irá cambiando a C$4, D$4 y E$4 ya que la columna es relativa; sin embargo la referencia $A5 se mantendrá fija ya que la columna es absoluta. Obteniendo así todas las comisiones de ventas en todas las celdas del cuadro.

Importante:

¡MUY BIEN!: Lo has logrado, pero debemos practicar más, recuerda la práctica nos hace diestros.

(43)

P á g i n a

| 43

ÁMBITO DE LAS REFERENCIAS

Ahora que ya conoces como crear las fórmulas y sus tipos de referencias que usan, debemos conocer también donde pueden estar ubicadas las celdas referenciales: misma hoja, diferentes hojas y diferentes libros.

Así tenemos:

a) Referencias de celdas en la misma hoja de cálculo.

Cuando las celdas se encuentran en la misma hoja de cálculo donde están las fórmulas

Las dos aplicaciones anteriores, ventas de enero y cálculo de comisiones de ventas, utilizan en sus fórmulas referencias que pertenecen a la misma hoja.

b) Referencias de celdas desde otra hoja de cálculo:

Cuando las celdas se encuentran en otras hojas de cálculo, pero de un mismo libro.

La explicación de esta referencia, lo haremos con el ejercicio VENTAS DE ENERO que hemos trabajado anteriormente, adicionando un cuadro similar pero con los datos de las Ventas de Febrero en la hoja Febrero. Así mismo en la hoja RESUMEN se nos pide mostrar el total de las ventas de Enero y Febrero.

A continuación se menciona los cuadros a utilizar en este tipo de referencia.

(44)

P á g i n a

| 44

Como los Totales de Enero y Febrero los encontramos en otras hojas el procedimiento para realizarlo es el siguiente:

Obteniendo el Total Enero en la Hoja Resumen:

o Hacer clic en la etiqueta de hoja Resumen y luego clic en la celda donde se desea obtener el resultado para este caso: E4 o Escriba el signo =

o Ahora hacer clic en la etiqueta de la hoja ENERO y luego clic en la celda referencial a usar (G10).

(45)

P á g i n a

| 45

o Pulse Enter. Se obtuvo el primer resultado.

o Para el caso del Total Febrero seguimos los pasos anteriores. Observa como se muestra los resultados.

Obteniendo el Total General en S/. en la Hoja Resumen:

o Hacer clic en la celda E8 de la hoja Resumen y luego ingresamos la fórmula para sumar el total de enero con el total de febrero la cual se muestra a continuación:

=E4 + E6 luego pulsamos Enter.

Referencia obtenida para el Total de Enero.

(46)

P á g i n a

| 46

c) Referencias de celdas externas o desde otro libro:

Cuando las celdas de referencia se encuentran en otro libro de Excel. Siguiendo con el ejercicio que estamos trabajando, explicaremos el ámbito de esta referencia:

Obteniendo el Total General ($). Para obtener este resultado se requiere del tipo de cambio del dólar ($) que está en una tabla de otro libro llamado Tabla-Cambios.

Los datos que usaremos en este ejercicio son:

a) El libro llamado Ejercicio2, hoja RESUMEN (que venimos trabajando)

b) El libro llamado Cambios, hoja PERU.

(47)

P á g i n a

| 47

o Activa la hoja RESUMEN y la celda donde se desea obtener el

resultado: E10

o Ingresamos la fórmula a aplicar: =E8/

o Ahora necesitamos localizar el tipo de cambio del dólar, para ello debemos tener abierto el libro CAMBIOS, hacer clic en etiqueta de hoja PERU y luego en la celda donde se encuentra el valor del dólar: C5.

o Luego pulsar Enter, para obtener el resultado.

=E8/[Cambios.xlsx]Perú!$C$5

Importante:

¡FELICITACIONES!: Estas mejorando, poco a poco vamos conociendo algo más. Ya conocemos sobre Fórmulas y Referencias de celdas. De lo expuesto deducimos que en la hoja RESUMEN, se ha referenciado a la celda C5 de la hoja PERU y del libro Cambios.xlsx. Se refiere al libro de Referencia. Se refiere a la hoja de cálculo. Se refiere a la celda Referencial.

!

(48)

P á g i n a

| 48

NOMBRES DE CELDAS

Otro de los temas bastante usuales en el manejo de fórmulas es la asignación de un nombre a un rango de celdas, lo cual nos facilita la referencia rápida y absoluta de celdas locales y externas en los Libros de Excel.

a) Asignando un nombre a un rango de celdas:

Trabajando con el mismo ejercicio anterior, necesitamos calcular el Promedio Unidades Vendidas en el mes de Enero, el rango de celdas referenciales a usar será: C5:C8, al cual lo nombraremos como: unid_ene, que utilizaremos en la fórmula.

A continuación mencionamos los pasos: o Seleccionar un rango a nombrar: C5:C9

o En el cuadro de nombres, escribir un nombre válido (sin espacios): unid_ene y pulsemos Enter.

o Ahora verás cómo se usa este nombre de celdas, en la obtención del Promedio Unidades Vendidas:

o Hacer clic en la celda G12 17

(49)

P á g i n a

| 49

o Digita la fórmula: =PROMEDIO(), luego seleccionas las celdas o

ingresas el nombre del rango unid_ene y pulsemos Enter para obtener el resultado.

Importante:

RECUERDA: unid_ene es el nombre asignado al rango de celdas de las Unidades Vendidas de Enero. No olvides que el nombre asignado debe ser único en el libro. Además, cuando se usan nombres de rangos en las fórmulas o funciones, éstas hacen referencia a celdas o rangos absolutos.

o El resultado es el siguiente:

!

(50)

P á g i n a

| 50

b) Administrar nombres de celdas:

En muchos de los cálculos, se tiene ya asignado un nombre al rango de celdas a usar (como en nuestro caso), pero se requiere modificar o eliminar dicho rango. A continuación explicaremos con el siguiente ejercicio:

o Seleccionemos la ficha Fórmulas, del grupo Nombres definidos elija el botón administrador de nombres.

o En la ventana que se muestra a continuación podemos observar los siguientes botones:

Botón Nuevo (para crear un nuevo nombre de celdas).

Botón Editar (para modificar el nombre de celda seleccionado). Botón Eliminar (para borrar el nombre de celdas seleccionado).

Es muy sencillo y práctico, usar fórmulas con nombres de celdas, empléalo frecuentemente, te facilitará los procesos de cálculo.

(51)

P á g i n a

| 51

En nuestro caso, debemos eliminar el nombre de celdas: unid_ene. Observe lo que pasará:

o Hagamos clic en el nombre de celdas a borrar: unid_ene. o Ahora haremos clic en el botón Eliminar para confirmar la

eliminación.

o Finalmente clic en cerrar.

o Observe, el resultado que utilizaba el nombre de celdas: und_ene en su fórmula, muestra ERROR; ya que al no existir dicho nombre, la fórmula no calcula nada.

Importante:

¡VISTE!: Es fácil, espero vuelvas a practicarlo hasta dominarlo. Puedes usar CRTL +Z hasta mostrar nuevamente el resultado.

(52)

P á g i n a

| 52

AUTOEVALUACIÓN:

1. Ahora demuestra lo aprendido respondiendo V (Verdadero) o F (Falso). b) Un libro es el archivo del Excel. ( ) c) La barra de acceso rápido puede personalizarse. ( ) d) El grupo Portapapeles puede aplicar formatos de celda. ( ) e) Para redimensionar una selección de un rango, debemos hacerlo

presionado la tecla SHIFT ( )

f) Las referencias absolutas no varían durante el copiado ( ) g) Se puede asignar un nombre de rango a una celda ( ) h) Una fórmula no puede contener una referencia de otro libro ( ) 2. Es un comando del grupo Fuente:

a) Combinar y Centrar b) Orientación

c) Aumentar y Disminuir decimales d) Color de relleno

3. Es un formato personalizado: a) Mostrar el número 5, como 05

b) Alineación Izquierda un dato cualquiera c) Mostar el número 10, como 10%

Bibliografía

Walkenbach, J. (2008). La biblia de Excel 2007. España: Editorial AMAYA MULTIMEDIA.

Referencias

Documento similar

Fuente de emisión secundaria que afecta a la estación: Combustión en sector residencial y comercial Distancia a la primera vía de tráfico: 3 metros (15 m de ancho)..

Cedulario se inicia a mediados del siglo XVIL, por sus propias cédulas puede advertirse que no estaba totalmente conquistada la Nueva Gali- cia, ya que a fines del siglo xvn y en

De acuerdo con Harold Bloom en The Anxiety of Influence (1973), el Libro de buen amor reescribe (y modifica) el Pamphihis, pero el Pamphilus era también una reescritura y

Esto viene a corroborar el hecho de que perviva aún hoy en el leonés occidental este diptongo, apesardel gran empuje sufrido porparte de /ue/ que empezó a desplazar a /uo/ a

Tras establecer un programa de trabajo (en el que se fijaban pre- visiones para las reuniones que se pretendían celebrar los posteriores 10 de julio —actual papel de los

Por PEDRO A. EUROPEIZACIÓN DEL DERECHO PRIVADO. Re- laciones entre el Derecho privado y el ordenamiento comunitario. Ca- racterización del Derecho privado comunitario. A) Mecanismos

En cuarto lugar, se establecen unos medios para la actuación de re- fuerzo de la Cohesión (conducción y coordinación de las políticas eco- nómicas nacionales, políticas y acciones

En el capítulo de desventajas o posibles inconvenientes que ofrece la forma del Organismo autónomo figura la rigidez de su régimen jurídico, absorbentemente de Derecho público por