COPIA CONTROLADA REVISADO REVISIÓN ELECTRÓNICA REVISIÓN ELECTRÓNICA

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Texto completo

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APROBADO POR:

LEDA ISAAC

GTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Fecha: 24/04/2014

REVISADO POR:

Roberto Blanco (*) Gte. Aduana LAG

(*) Aprobación Electrónica

MANUEL QUINTANA GERENTE DE CALIDAD Y

PLANIFICACIÓN

ANA MARÍA MADRIZ GTE. ADMINISTRACIÓN – LAG

CARMEN LUNA

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

ELABORADO POR:

LEGNA CABELLO

COORD. DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

REVISIÓN

ELECTRÓNICA

REVISIÓN

ELECTRÓNICA

APROBADO

REVISADO

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1. OBJETIVO

Establecer las normas y procedimiento para el armado del expediente de aduanas con todos los soportes y desembolsos efectuados durante la prestación del servicio de desaduanamiento de mercancías, a fin de cubrir los requisitos necesarios para emitir la factura al cliente.

2. ALCANCE

Contempla desde la Recepción del expediente de aduanas de parte de la Coordinación de Despacho ó Área de Exportación (Consolidados), hasta la entrega del expediente al área de Facturación. Aplica a la oficina de Taurel & Cia. Sucrs. C.A La Guaira, específicamente al personal adscrito a la Coordinación de Administración. Intervienen en su ejecución los siguientes cargos:  Gerente de Administración  Gerente de Aduanas  Coordinador de Administrativo  Coordinador de Despacho  Analista Administrativo  Auxiliar Administrativo

Nota: En el caso de no existir alguno de los cargos antes mencionados, las responsabilidades podrán ser cubiertas por el personal que designe el Gerente Regional / Gerente de Oficina o Gerente de Administración, tomando en cuenta las descripciones de cargo y competencias necesarias del personal, para la realización de la actividad asignada.

3. NORMAS Y/O PROCESOS RELACIONADOS

 Procedimiento para el Desaduanamiento de Mercancías de Importación

(P.29-0103-06/98)

 Procedimiento de Facturación del Servicio de Aduana (P.34-0006-11/96)

 Procedimiento para el Manejo y Control de Registros (P.58-0316-02/10)

 Procedimiento para las Acciones Correctivas (P.58-0305-08/08)

 Diagrama de Procesos: Armado de Expedientes para Facturar (DPAF.32-01)

4. DEFINICIONES

Legajo de documentos: Conjunto de documentos necesarios para cubrir los requisitos exigidos por el área de facturación para la emisión de la factura al cliente.

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SBL: También denominado expediente corto, es el número contable que le asigna el

sistema a los expedientes en él registrados.

L/M: Definición del Sistema Administrativo de Taurel, asignada en el libro mayor contable.

Matriz de Datos: Conjunto de Datos que se requieren para realizar la medición del proceso de armado de expedientes para facturar.

DUA: Declaración Única de Aduana, acto por el cual el consignatario o exportador,

manifiesta a la aduana su voluntad de realizar una operación aduanera.

DAV: Declaración Andina de Valor, derechos establecidos en el Arancel de Aduanas,

en porcentajes que se aplican sobre el valor de las mercancías.

RUSAD: Registro de Usuarios del Sistema de Administración de Divisas.

5. NORMAS BÁSICAS

Armado de documentos – Proceso de Importación

5.1. La Coordinación de Despacho debe entregar en el área de Armado de Expediente, el expediente de los embarques despachados junto con original y copia de la relación “Reporte control de expedientes” emitido del Sistema Administrativo máximo a las 11:00am del día hábil siguiente al despacho, de acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento para el Desaduanamiento de Mercancías de Importación” (P.29-0103-06/98).

5.2. Es responsabilidad del Analista/Auxiliar Administrativo (Cuentas por Pagar):

5.2.1. Verificar la cantidad de expedientes recibidos, a través del Reporte Control de Expedientes, de estar conforme, sellar la copia del Reporte registrando la fecha y hora y devolver al área de despacho como constancia de recibido, en el caso de faltar algún documento debe dejar constancia en el Reporte y devolver el expediente incompleto para que el Coordinador de Despacho gestione su corrección.

5.2.2. Asegurar que cada expediente recibido cumpla con los requisitos para la correcta emisión de la factura, verificando con el “Chequeo de Expedientes Servicio de Desaduanamiento” (F.32-0513-04/14) ubicado en la contraportada del expediente correspondiente a Despacho (ver anexo 7.1); si cumple con los requisitos aceptarlo como expediente conforme y dejar constancia en el Reporte Control de Expedientes con la firma en la línea correspondiente al expediente verificado; si no cumple, devolver el expediente físico al área de Despacho sin firmarlo y solicitar sea completado y entregado nuevamente, dejar registro del incumplimiento en la “Matriz de Datos de CXP”.

Nota 1: el seguimiento para recibir devuelto el expediente completo es constante a través de correos al Coordinador de Despacho y Gerente de Aduanas exigiendo que sea devuelto

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5.2.3. El Analista / Auxiliar Administrativo de Cuentas por Pagar, debe recibir los soportes correspondientes al transporte de la mercancía hacia el cliente (ver“Chequeo de Expedientes Servicio de Desaduanamiento” (F.32-0513-04/14), por parte del proveedor de transporte, según lo establecido en el “Procedimiento para el Desaduanamiento de Mercancías de Importación” (P.29-0103-06/98) e incluirlos en el expediente del embarque.

5.3. Es responsabilidad del Coordinador de Administrativo, registrar en la “Matriz de datos de CxP” la fecha y hora de recepción de los expedientes ya conformes, de acuerdo a la información obtenida del reporte Control de Expedientes.

5.4. Es responsabilidad del Analista/Auxiliar Administrativo (responsables del armado):

5.4.1. Consultar cada SBL en el Sistema, imprimir los desembolsos por expedientes desde el Sistema Administrativo y cotejar los pagos efectuados con los documentos anexos en el expediente físico. En caso de faltar algún soporte, el responsable de armado debe solicitar verbalmente a la Coordinación de Despacho, copia del documento faltante.

5.4.2. Revisar y armar el legajo de documentos necesarios para la facturación, el cual se conforma de la siguiente manera:

a) Original y copia planilla de pago forma 99086 (emitida por SIDUNEA).

b) Copia de planilla de pago de impuestos forma 79084 (emitida por SIDUNEA). c) Facturas originales de terceros generados en el proceso de nacionalización.

- Manejo.

- Almacenajes.

- Demora.

- Planilla de intereses moratorios forma 99081(emitida por SIDUNEA), si aplica.

- Habilitación SENIAT, si aplica.

- Depósito en garantía, si aplica.

- Gastos administrativos.

- Servicio de Transporte Terrestre.

- Y cualquier otro soporte de pago a un tercero relacionado con el expediente

d) Anticipos recibidos e) Guía de Despacho f) Copia de guía B/L.

g) Copia de la Factura comercial (ó factura emitida por el proveedor del cliente). h) Copia de la DUA (Declaración Única de Aduana).

i) Copia de DAV (Declaración Andina de Valor).

j) Copia de RUSAD, si aplica (Planilla emitida por CADIVI). k) Copia del Certificado Sanitario, si aplica.

l) Copia del Acta de Recepción, m) Pase de Salida, Sidunea y Almacén.

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5.4.3. Descargar del sistema administrativo el “Reporte control de expediente”, a fin de:

a) Exportarlo al “Reporte de soportes faltantes en el armado de expedientes” en el Sistema Administrativo.

b) Registrar los detalles y las observaciones encontradas en los expedientes en el “reporte de soportes faltantes en el armado de expedientes”, (documentos faltantes y responsables de tales faltantes).

c) Verificar que no exista ningún desembolso por registrar

d) Registrar la etapa “Expediente recibido en cuentas por pagar” del sistema.

5.4.4. Validar que las facturas Originales y/o copias que contiene el expediente físico de los gastos reembolsables, estén registradas en el “Reporte de Desembolsos por Expediente”, al realizar esta validación pueden presentarse dos situaciones:

5.4.4.1. Que sólo exista copia de la factura: En este caso debe realizar las modificaciones de

las retenciones (IVA e ISLR) mediante el Sistema Administrativo, y solicitar al proveedor las facturas originales con las retenciones definitivas. Las retenciones definitivas corresponden al comprobante de modificación de las retenciones emitido por el sistema, junto con la copia de la factura.

5.4.4.2. Que no existan soportes por algún desembolso: En este caso se deben extraer los

documentos necesarios (actas de recepción, B/L, o guía), es ubicado en la Coordinación de Caja, copia de los soportes del pago, para la búsqueda de copias de facturas y solicitar a la Coordinación de Despacho la ubicación de tal soporte.

5.4.5. De existir algún ajuste por reintegro o algún pago adicional, alertar al Analista (Cuentas por Pagar) responsable de estas funciones.

5.5. Es responsabilidad del Analista (Cuentas por Pagar), realizar la acción necesaria basándose en:

5.5.1. Si existe diferencia por pago de más, realizar el ajuste respectivo y solicitar el reintegro al proveedor beneficiario del pago a través de una carta. Y hacer seguimiento hasta que se obtenga el reintegro, para lo cual deberá de llevarse el registro respectivo, el cual deberá de ser actualizado semanalmente copiando a todos los involucrados a los fines consiguientes.

5.5.2. De existir pagos faltantes, realizar el ajuste y entregar el soporte la Coordinación de Caja para la emisión del cheque correspondiente al alcance.

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5.6.1. En el caso de solicitud de reintegro, es responsabilidad del Coordinador de Administrativo, autorizar al Analista o Auxiliar Administrativo, a realizar las órdenes de pago: una Orden de Pago negativa para ajustar contablemente el pago realizado y una Orden de Pago positiva con el monto correcto de la factura del proveedor, dichas órdenes de compra deben ser impresas.

5.6.2. Una vez realizadas las órdenes de compra se deben liberar los pagos a través del sistema administrativo.

5.6.3. Es responsabilidad del Analista o Auxiliar de Administrativo, cotejar las órdenes de compra para calcular el ISLR e IVA, imprimir los comprobantes de retenciones y anexarlo a cada orden de Pago.

5.6.4. Los registros generados por proceso de ajuste deben ser resguardados en carpetas separadas al expediente del embarque y el Coordinador de Administrativo debe cumplir con lo establecido en el “Procedimiento para el Manejo y Control de Registros” (P.58-0316-02/10).

5.7. Es responsabilidad del Analista o Auxiliar Administrativo:

5.7.1. Emitir el código contable L/M con la cuenta Nro. 1.2154.1 (cuenta de anticipo del expediente) y comparar el registro de los anticipos contra los soportes de anticipos que se encuentran en el expediente (Solicitud de anticipos al cliente), a fin de verificar que todos los documentos estén anexos.

5.7.2. Si no es conforme la comparación, consultar en la Coordinación de Caja los registros de anticipo relacionados al expediente. En el caso de faltar el registro la Coordinación de Caja debe gestionar la corrección. El Analista / Auxiliar Administrativo del área de Armado debe realizar seguimiento a la inmediata solución.

5.7.3. Emitir nuevamente el reporte de desembolso por expediente y verificar que estén registrados todos los pagos y ajustes.

5.7.4. Verificar que el expediente se encuentre listo con todos los soportes necesarios para ser recibido conforme por parte de facturación y rellenar el check list ubicado en la caratula del expediente, correspondiente al área de Cuentas por Pagar.

5.7.5. Registrar en el “Reporte de soportes faltantes en el armado de expedientes”, la fecha y hora de entrega del expediente al área de facturación.

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5.8.1. Una vez entregado el expediente en el área de facturación, llenar la “Matriz de datos de cuentas por pagar” con la fecha y hora de entrega.

5.8.2. Enviar un correo masivo a todos los interesados, notificando la entrega del expediente en el área de facturación.

5.9. Realizar seguimiento y análisis de la gestión del proceso de armado de expedientes, según lo indicado en el “Diagrama de Procesos: Armado de Expedientes para Facturar” (DPAF.32-01), con la finalidad de evaluar a los resultados obtenidos; cuando no se

obtengan los resultados planificados, debe tomar las acciones necesarias siguiendo lo

contemplado en el “Procedimiento para las Acciones Correctivas” (P.58-0305-08/08).

Armado de documentos – Proceso de Exportación

5.10. Es responsabilidad del Coordinador Administrativo / Analista Administrativo:

5.10.1. Recibir el expediente del embarque por parte del área de exportación (Consolidados), registrar en el Sistema Administrativo la etapa Expediente recibido en CXP y revisar que los soportes de pagos a terceros se encuentren completos para la facturación; de lo contrario realizar las gestiones para recibirlos.

5.10.2. Una vez se obtenga la información completa del expediente, hacer entrega del expediente listo al área de Facturación y registrar en el sistema administrativo la etapa Expediente pasado a Facturación.

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8/A

13. Emite el “Reporte de desembolsos”

nuevamente, verifica que los datos estén bien cargados.

14. Emite el registro de anticipos con la cuenta Nro. 1.2154.1 y código contable emisión de L/M de cuenta de anticipo del expediente.

15. Compara los anticipos contra las facturas de gastos reembolsables.

16. Rellena el Chequeo de Expedientes Servicio Desaduanamiento (F.32-0513-04/14) de la caratula interna del expediente, correspondiente a CxP.

17. Ubica el expediente en el “Reporte de soportes faltantes en el armado de expedientes” y

registra la fecha del día. ¿Conforme?

16.1 Realiza las correcciones correspondientes.

18. Registra en la matriz de datos de cuentas por pagar la fecha y hora de entrega a facturación. 19. Entrega el expediente

en el área de Facturación haciendo firmar en señal de recibido con fecha y hora.

20. Envía un correo masivo a todos los interesados, notificando la entrega del expediente en el área de Facturación. SI NO FIN Analista / Auxiliar Administrativo Procedimiento de Facturación del Servicio de Aduana (P.34-0006-11/96)

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7. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

7.1. “CHEQUEO DE EXPEDIENTES SERVICIO DE DESADUANAMIENTO

1. CLIENTE: 2. EXPEDIENTE:

SI NO SI NO

1 2 Copias de la factura de Manejo (Cancelado) 1 Habilitación SENIAT

2 Créditos con Proveedor de Gastos (notificado a CxP) 2 E.I.R (recepción) 3 Gestión Operativa Especial / Autorización 3 Habilitacion Almacén

SI NO SI NO

1 Factura Manejo /Retiro de Guia 13

2 14

3 15

4 Factura Depósito en Garantía 16

5 17

6 Factura Seguro Contenedor 18 Guia de Despacho (sellada y firmada) 7 Factura Uso Superficie 19 EIR recepción (sellado y firmado)

8 20

9 Factura THC 21

10 Factura Gastos Liberación Consolidador 22 Todos los soportes entregados por los anteriores

11 Copia Fact. Pagos Terceros (Ver proceso ATC) 23 12 Factura Transporte Terrestre 24 12.OBSERVACIÓN:

REVISIÓN/APROBACIÓN REVISIÓN/APROBACIÓN

20. FECHA Y HORA RECIBIDO CXP:

16. FIRMA:

10. FIRMA:

17. FECHA DE REVISIÓN 4. NOMBRE ANALISTA ATC:

6. NOMBRE COORD ATC:

9. NOMBRE RECIBIDO DESPACHO: 8. FECHA DE REVISIÓN:

5. FIRMA:

7. FIRMA:

ITEM

13. NOMBRE DESPACHADOR: 14. FIRMA:

15. COORD. DESPACHO:

OK DOCUMENTOS

ITEM

18. NOMBRE RECIBIDO CXP: 19. FIRMA:

11. FECHA Y HORA RECIBIDO:

Retenciones de IVA (Facturas reembolsables) Factura Almacenaje / Cava Refrigerada

CU EN TA S   PO R   PA G A R 30. OBSERVACIÓN: APLICA OK Factura Habilitacion

EIR Devolución (sellado y firmado)

CHEQUEO DE EXPEDIENTES SERVICIO DE DESADUANAMIENTO

3. DOCUMENTOS APLICABLES A ESTE EMBARQUE

DOCUMENTOS Despacho APLICA OK OK ITEM

ITEM

23. FIRMA: 28. FIRMA:

copia Fact Almacén (Cheque, Depósito o Transf.) Copia fcta Demora (Cheque, Depósito o Transf.) copia fcta Garantía (Cheque, Depósito o Transf.) Copia Fcta THC (Cheque, Depósito o Transf.)

21.OBSERVACIÓN: DOCUMENTOS AT EN C N   AL   CL IE N TE

Copia Fcta Uso Superficie (Cheque, Depósito o Transf.) Copia Fcta Seguro (Cheque, Depósito o Transf.) Copia Fcta Flete Collect(Cheque, Depósito o Transf.) Preliquidación de Gastos

Pago Multas (Cheque, Depósito o Transf.) DOCUMENTOS Atención al Cliente APLICA

27. NOMBRE RECIBIDO FACT.:

24. NOMBRE COORD CxP:

29. FECHA Y HORA RECIBIDO:

25. FIRMA: 26. FECHA REVISIÓN:

APLICA

REVISIÓN/APROBACIÓN

Retenciones de ISLR (Facturas reembolsables)

22. NOMBRE ANALISTA CxP:

Timbres Fiscales Valoración LM cuentas de anticipo actualizado Pase Salida SIDUNEA (sellado y firmado) Factura Demora

Factura Orden de Elevador

Reporte de Desembolso por Expedientes

Pasa de Salida Almacén (sellado y firmado)

Etapa 202 registrada

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7.2. INSTRUCTIVO DE LA FORMA: “CHEQUEO DE EXPEDIENTES SERVICIO DE DESADUANAMIENTO”

I. OBJETIVO: Mantener control de los documentos relacionados a los pagos y revisados por el área de cuentas por pagar.

II. CODIGO: F.32-0513-04/14 V.03

III. FORMA DE ELABORACION: Manuscrito o electrónicamente.

IV. FRECUENCIA: Cada vez que se efectúa una revisión a documentos relacionados a pagos en los expedientes de aduana.

V. DISTRIBUCIÓN: Original: Expediente de Aduana

VI. TIEMPO DE RETENCIÓN: Siete (7) años y luego se destruye

VII. INSTRUCCIONES DE LLENADO: CAMPOS:

1. Cliente: Escriba el nombre completo del cliente

2. Expediente: Escriba el número del expediente completo 3. Documentos Aplicables a Este Embarque

* Aplica: Marque una equis "X" en el recuadro "SI" en el caso que el documento aplique para éste embarque o en "NO" en el caso que no aplique para este tipo de embarque.

* Ok: Si el documento ya fue marcado como "SI" aplica, entonces al obtener el documento en el expediente marque una equis "X" en el recuadro "OK" que corresponde a ese documento.

4. Nombre del Analista ATC: Escriba el nombre y el apellido de la ATC que es responsable del expediente.

5. Firma: Firma del ATC que es responsable del expediente

6. Nombre Coord. ATC: En el caso de inconformidad en la revisión del expediente los argumentos deben estar soportados con el nombre y apellido del Coord. De ATC. 7. Firma: En el caso de inconformidad en la revisión del expediente los argumentos

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8. Fecha de revisión: Escriba día, mes y año en que el coordinador de Despacho revisó la no conformidad del expediente.

9. Nombre recibido Desp: Escriba el nombre y apellido del Despachador que recibió el expediente en el área de despacho.

10. Firma: Escriba firma del despachador.

11. Fecha y hora recibido: Escriba el día, mes y año en que recibió el expediente en el área de despacho.

12. Observación: Escriba alguna aclaratoria o argumento con respecto al expediente. En el caso de no conformidad en el expediente es obligatorio dejar aquí el argumento.

13. Nombre del Despachador: Escriba el nombre y el apellido del despachador responsable de entregar el expediente al transportista.

14. Firma: Escriba la firma del despachador.

15. Nombre coord. Despacho: En el caso de inconformidad en la revisión del expediente los argumentos deben estar soportados con el nombre y apellido del Coord. de Despacho escritos en este campo.

16. Firma: En el caso de inconformidad en la revisión del expediente los argumentos deben estar soportados con la firma del Coord. de Despacho escrita en este campo. 17. Fecha de Revisión: Escriba día, mes y año en que el coordinador de Despacho

revisó la no conformidad del expediente.

18. Nombre recibido en Cuentas por Pagar: Escriba el nombre y apellido de la persona que recibió el expediente despachado en Cuentas por Pagar.

19. Firma: Firma de la persona que recibió el expediente en cuentas por pagar.

20. Fecha y hora recibido: Escriba el día, mes y año en que recibió el expediente en el área de Cuentas por pagar.

21. Observación: Escriba alguna aclaratoria o argumento con respecto al expediente. En el caso de no conformidad en el expediente es obligatorio dejar aquí el argumento.

22. Nombre Analista Cuentas por Pagar: Escriba el nombre y el apellido del Analista de Cuentas por Pagar que preparó el expediente.

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24. Nombre coord. Cuentas por pagar: En el caso de inconformidad en la revisión del expediente los argumentos deben estar soportados con el nombre y apellido del Coord. de Cuentas por Pagar escritos en este campo.

25. Firma: En el caso de inconformidad en la revisión del expediente los argumentos deben estar soportados con la firma del Coord. de Cuentas por Pagar en este campo.

26. Fecha de revisión: Escriba día, mes y año en que el coordinador de Cuentas por pagar revisó la no conformidad del expediente.

27. Nombre recibido en Facturación: Escriba el nombre y apellido de la persona que recibió en Facturación.

28. Firma: Firma de la persona que recibió el expediente en el área de Facturación. 29. Fecha y hora recibido: Escriba el día, mes y año en que recibió el expediente en

el área de Facturación.

30. Observación: Escriba alguna aclaratoria o argumento con respecto al expediente. En el caso de no conformidad en el expediente es obligatorio dejar aquí el argumento.

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8. ANEXOS

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8.3. MATRIZ DE DATOS DE CUENTAS POR PAGAR # EXPEDIENTE Cliente Tipo de Embarque Analista Administrativo FECHA DE DESPACHO (188) Fecha de recepción del exp. de parte de despacho Hora de recepción del expediente de parte de despacho Expediente Conforme Fecha de entrega de la conformidad o no conformidad al área de despacho

40001921AVON COSMETIAéreo Lidia Bigott 02/07/2012 03/07/2012 02:30 p.m. SI 03/07/2012

40002031SC JHONSON Aéreo Lidia Bigott 02/07/2012 03/07/2012 02:30 p.m. NO 13/07/2012

41002902Industrias UniconMarítimo Lidia Bigott 02/07/2012 03/07/2012 02:30 p.m. SI 03/07/2012

40002016Industrias UniconAéreo Lidia Bigott 02/07/2012 03/07/2012 02:30 p.m. NO 04/07/2012

40002073Fundacion TeleveAéreo Lidia Bigott 02/07/2012 03/07/2012 02:30 p.m. SI 03/07/2012

40002023Fundacion TeleveAéreo Lidia Bigott 02/07/2012 03/07/2012 02:30 p.m. SI 03/07/2012

40002092JOHNSON & JOHAéreo Lidia Bigott 02/07/2012 03/07/2012 02:30 p.m. NO 03/07/2012

40002085GENZYME VZLAAéreo Lidia Bigott 02/07/2012 03/07/2012 02:30 p.m. NO 03/07/2012

40002093C.A CIGARRERAAéreo Lidia Bigott 03/07/2012 04/07/2012 03:50 p.m. NO 06/07/2012

41002356AVON COSMETIMarítimo Lidia Bigott 03/07/2012 04/07/2012 03:50 p.m. SI 06/07/2012

41002774AVON COSMETIMarítimo Lidia Bigott 03/07/2012 04/07/2012 03:50 p.m. SI 06/07/2012

40002055ABBOTT LABORAéreo Lidia Bigott 03/07/2012 04/07/2012 03:50 p.m. NO 06/07/2012

40002043Fujitec Vzla,C.A.Aéreo Lidia Bigott 03/07/2012 04/07/2012 03:50 p.m. NO 09/07/2012

40002029Desarrollo Int. 8 dAéreo Lidia Bigott 03/07/2012 04/07/2012 03:50 p.m. SI 06/07/2012

DATOS PROCESO CUENTAS POR PAGAR

Continuación Hora de entrega de la conformidad o no conformidad al área de despacho Fecha de recepción del expediente corregido Hora de recepción del expediente corregido FECHA ETAPA 199 FECHA RECEPCIÓN SOPORTES DE TRANSPORTE FECHA EXPEDIENTE ENTREGADO EN FACTURACIÓN PARA EMISION DE FACTURA DE ADUANA (205) HORA EXPEDIENTE ENTREGADO EN FACTURACIÓN PARA EMISION DE FACTURA DE ADUANA (205) ¿EXPEDIENTE RECIBIDO EN FACTURACIÓN VERIFICADO CONFORME? Observaciones 04:15 p.m. 03/07/2012 17/07/2012 03:08 p.m. SI

11:21 a.m. 13/07/2012 11:21 a.m. 13/07/2012 30/07/2012 09:59 a.m. SI Devuelto a despacho

04:15 p.m. 03/07/2012 10/07/2012 08:46 a.m. SI

02:20 p.m. 04/07/2012 02:20 p.m. 04/07/2012 11/07/2012 01:29 p.m. SI Devuelto a despacho

04:15 p.m. 03/07/2012 19/07/2012 09:46 a.m. SI

04:15 p.m. 03/07/2012 19/07/2012 09:46 a.m. SI

04:15 p.m. 03/07/2012 04:15 p.m. 03/07/2012 25/07/2012 03:48 p.m. NO Fue devuelto de fact.y se entrego hoy 25/07/12 a la 04:15 p.m. 09/07/2012 11:10 a.m. 09/07/2012 18/07/2012 08:38 a.m. SI Devuelto a despacho

10:00 a.m. 06/07/2012 10:10 a.m. 06/07/2012 18/07/2012 08:38 a.m. SI

10:00 a.m. 04/07/2012 17/07/2012 03:08 p.m. SI

10:00 a.m. 04/07/2012 30/07/2012 09:59 a.m. SI AJUSTE LOGIMAR

10:00 a.m. 13/07/2012 11:24 a.m. 13/07/2012 19/07/2012 09:46 a.m. SI 11:15 a.m. 09/07/2012 11:15 a.m. 09/07/2012 10/07/2012 02:32 p.m. SI

10:00 a.m. 04/07/2012 25/07/2012 08:38 a.m. SI

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8.5. TABLA DE REGISTROS

A continuación se especifican los registros que se generan en la aplicación de las actividades inherentes a este procedimiento y su control, según lo que establece el “Procedimiento para el manejo y control de los registros (P.58-0316-02/10)”

Titulo del Registro y Objetivo

Forma de

Presentación Contenido Básico

Ubicación del Registro Tiempo de Archivo en Oficina Forma de Elaboración “Reporte control de expedientes” Mantener registro de todos los expedientes generados en un período en específico.

Archivo emitido del Sistema

Número de expediente, nombre del cliente, fecha de entrega a

facturación, observaciones. Expediente Físico del embarque de Aduana Resguardado en Archivo de la Oficina de LAG 1 año Electrónico “Matriz de datos CxP” Verificar la información de todos los expedientes recibidos en Cuentas por Pagar para emitir factura final

Excel

Número de expediente, nombre del cliente, fecha de despacho, fecha de conformidad, fecha de

entrega a facturar aduana.

Carpeta electrónica de la Coordinación de Administración en la red M carpeta de Administración. 1 año Electrónico “Reporte de soportes faltantes en el armado de expedientes” Mantener control de todos los expedientes

que se reciben en cuentas por pagar y presentan documentos

faltantes para facturar

Excel junto al Reporte Control de Expedientes

Número de expediente, nombre del cliente, fecha de despacho, fecha de conformidad, fecha de

entrega a facturar aduana..

Expediente del embarque en Archivo de la Oficina de LAG 1 año Electrónico “Reporte de desembolsos por expedientes” Verificar información de

los pagos realizados y registrados en el Sistema Administrativo,

por cada expediente.

Archivo emitido del Sistema

Nro. Orden y nombre del proveedor, concepto, Descripción, SBL, observaciones. Expediente del embarque en Archivo de la Oficina de LAG Cuatro (04) años en la oficina, tres (03) en el archivo general, luego se destruye. Electrónico Chequeo de expedientes servicio de desaduanamiento (F.32-0513-04/14) Mantener control de los

documentos relacionados a los pagos y revisados por el área de cuentas por

pagar.

Excel

Cliente, Expediente, Documentos Aplicables a este embarque, revisados por Atención al Cliente, Documentos revisados por Despacho, Documentos del Transporte Terrestre y Documentos revisados por Cuentas por Pagar, Nombre de las personas que revisan.

Expediente del embarque en Archivo de la Oficina de LAG Cuatro (04) años en la oficina, tres (03) en el archivo general, luego se destruye. Físico

(19)

Titulo del Registro y

Objetivo Presentación Forma de Contenido Básico Ubicación del Registro

Tiempo de Archivo en Oficina Forma de Elaboración L/M de cuentas de Anticipos Verificar la información de los soportes registrados en el sistema, con la finalidad

de comparar todos los pagos que se debieron cancelar para poder

emitir la factura.

Archivo emitido del Sistema

Nro de cuenta, fecha de inicio y fin del reporte, fecha del movimiento, descripción. Expediente del embarque en Archivo de la Oficina de LAG Cuatro (04) años en la oficina, tres (03) en el archivo general, luego se destruye. Electrónico

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