Sede Santo Domingo Portada
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA.
Tesis de grado previa a la obtención del título de: INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA.
ANÁLISIS DEL MANEJO Y CONTROL DEL EFECTIVO EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS PARTICULARES DE SANTO DOMINGO PARA MEJORAR LAS
DEFICIENCIAS CONTABLES
Estudiante: LIDIBETH CAROLINA BARRETO MENDOZA
Director de Tesis:
ING. CLEMENCIA CARRERA NARANJO
ii
“ANÁLISIS DEL MANEJO Y CONTROL DEL EFECTIVO EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS PARTICULARES DE SANTO DOMINGO PARA MEJORAR LAS DEFICIENCIAS CONTABLES”
Hoja de Sustentación y Aprobación del Tribunal
Dra. Clemencia Carrera Naranjo
DIRECTORA DE TESIS
APROBADO
Lic. Oscar Espinoza MBA.
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
Ing. Freddy Yugcha
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Msc. José Ibarra
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
iii
Responsabilidad del Autor
El contenido del presente trabajo es de exclusiva responsabilidad de su autor.
Lidibeth Carolina Barreto Mendoza CI. 1721385472
Autor: BARRETO MENDOZA LIDIBETH CAROLINA
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Título de Tesis: ANÁLISIS DEL MANEJO Y CONTROL DEL
EFECTIVO EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS PARTICULARES DE SANTO DOMINGO PARA MEJORAR LAS DEFICIENCIAS CONTABLES.
iv
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SEDE SANTO DOMINGO
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Santo Domingo,…….…del……… 2015
Licenciado Oscar Espinoza
COORDINADOR DE LA CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA.
Presente.-
De mi consideración:
Mediante la presente tengo a bien informar que el trabajo investigativo realizado por la señorita: BARRETO MENDOZA LIDIBETH CAROLINA, cuyo tema es: “ANÁLISIS DEL MANEJO Y CONTROL DEL EFECTIVO EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS PARTICULARES DE SANTO DOMINGO PARA MEJORAR LAS DEFICIENCIAS CONTABLES”, ha sido elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas sus partes, por lo cual autorizo su respectiva presentación.
Particular que informo a usted para los fines pertinentes.
Atentamente,
_________________________________ Dra. Clemencia Carrera
v
DEDICATORIA
Dedico con mucho amor y respeto
He escalado un nuevo peldaño en la escalera de mi vida, y está dedicado completamente a Mis Padres, Sr. Bartolo Barreto y Sra. Liliana Mendoza que con su amor, su dedicación, su esfuerzo, su admiración y su incansable apoyo lograron transmitirme la tenacidad y fortaleza suficiente para poder alcanzar esta meta.
A mis hermanos, Jorge, Eduardo y Dylan por su compañía infaltable, antes, durante y después de este proceso.
A mi familia entera, a Dios y a mis amigos, por haber estado presentes con sus mensajes, su preocupación y su presencia constante.
vi
AGRADECIMIENTO
Gracias a Dios y a mi Churonita, mi querida Virgen del Cisne, por permitirme culminar una etapa más en mi vida, por regalarme la vida y la sabiduría de lograr este triunfo.
Gracias a mis Padres por su apoyo constante tanto moral como económico, por depositar su confianza en mí, por su infaltable amor, que cada día me daba fuerzas para continuar.
Gracias a mis Hermanos, por estar siempre ahí, por creer en mí, por su compañía.
Gracias a mi familia entera, que a pesar de la distancia han sido un pilar fundamental en este logro.
Gracias a mis amigos (as) por sus regaños, por la presión, la preocupación y en especial su cariño incondicional, en especial a Rocío y Mishell por sus consejos, por su presencia, a Vanessa, y a Pamela, por ser una guía indispensable en este logro, a Miryan por sus enseñanzas, por ayudarme en el desarrollo de esta meta.
Gracias a mis docentes, por compartir sus conocimientos desde el primer día, y por pasar de ser mis docentes para convertirse en mis amigos y fieles consejeros.
Gracias a mi Directora de Tesis, Ing. Clemencia Carrera, por su paciencia, sus enseñanzas, sus consejos y su tiempo, por ser una pieza imprescindible en el cumplimiento de este logro.
Gracias a la Universidad Tecnológica Equinoccial, por convertirse en mi segundo hogar durante 4 años, por permitirme conocer amigos para toda la vida.
Y fundamentalmente gracias a Dios, por convertirte en una pieza importante para mi vida, por levantarme el ánimo cuando estaba a punto de rendirme, por demostrarme que puedo lograr más de lo que imagino, y principalmente por no dejarme caer y recordarme que el cumplir las metas propuestas nos hace crecer como personas y poder convertirnos en Mejores Seres Humanos!
vii
TABLA DE CONTENIDOS
Portada……….. ... i
Hoja de Sustentación y Aprobación del Tribunal ... ii
Responsabilidad del Autor... iii
Informe del director de tesis ... iv
Dedicatoria……... v
Agradecimiento. ... …vi
Tabla de contenidos ... vii
Índice de cuadros ... xii
Índice de gráficos... xiii
Índice de anexos ... xiv
Resumen ejecutivo ... xv
Executive summary ... xvi
CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN 1.1. Antecedentes ... 1
1.2. Planteamiento del problema ... 1
1.2.1. Diagnóstico ... 1
1.2.2. Pronóstico ... 2
1.2.3. Control del Pronóstico ... 2
1.2.4. Formulación del problema ... 3
1.2.5. Sistematización del problema ... 3
1.3. Objetivos ... 3
1.3.1. Objetivo General... 3
1.3.2. Objetivos Específicos ... 4
1.4. Justificación de la investigación ... 4
1.4.1. Justificación teórica ... 4
1.4.2. Justificación metodológica ... 5
1.4.3. Justificación práctica, otras (económicas, ambientales, sociales) ... 5
viii
1.4.4. Justificación Económica ... 6
1.4.4.1. Impacto Económico ... 6
1.5. Hipótesis ... 6
1.5.1. Variables e Indicadores ... 6
1.5.1.1. Variables ... 6
1.5.1.2. Indicador ... 6
1.5.1.3. Matriz ... 7
CAPÍTULO II MARCO DE REFERENCIA 2.1. Marco Teórico ... 8
2.1.1. Análisis ... 8
2.1.2. Análisis Económico ... 8
2.1.3. Análisis Financiero ... 9
2.1.4. El Control ... 9
2.1.4.1. El Efectivo ... 9
2.1.4.1.1. Manejo del Efectivo... 10
2.1.4.1.2. Control del Efectivo ... 15
2.1.5. Funciones del área de control de efectivo ... 17
2.1.6. Propósitos de control interno: ... 17
2.1.7. Partidas que no forman parte del efectivo: ... 18
2.1.7.1. Los vales de caja ... 18
2.1.7.2. Cheques post-fechados ... 18
2.1.7.3. Cheques devueltos ... 19
2.1.8. Sistema de caja chica ... 19
2.1.8.1. Tipos de gastos que se puede pagar de una caja chica ... 19
2.1.8.2. Ventajas de usar una caja chica ... 19
2.1.8.3. Estableciendo la caja chica ... 20
2.1.9. Control Interno ... 22
2.1.9.1. Clases del control interno ... 23
2.1.9.1.1. Por su naturaleza ... 23
ix
2.1.9.1.3. Otra clasificación ... 25
2.1.10. Deficiencias Contables ... 28
2.1.10.1. Programación de deudas ... 29
2.1.10.1.1. Características de los planes de gestión de deudas ... 30
2.1.10.1.2. T.A.E. ... 31
2.1.10.1.3. Cuotas mensuales ... 31
2.1.10.1.4. Marco de tiempo anual ... 31
2.1.10.1.5. ¿Cuánto tiempo tarda un programa de gestión en pagar todas las deudas? ... 31
2.1.10.1.6. Control de la documentación (Loring Jaime, pág. 62, año 2004) ... 32
2.1.10.1.7. Sistema Contable ... 32
2.1.10.2. Auditoría Interna... 32
2.2. Marco Conceptual... 33
2.2.1. Definición de Términos Conceptuales: ... 33
2.2.2. Definición de términos operacionales ... 35
2.3. Marco Legal ... 38
2.3.1. Leyes ... 38
2.3.1.1. Ley de Régimen Tributario ... 38
2.3.1.2. Ley orgánica de educación ... 39
2.3.2. Normas ... 39
2.3.2.1. Normas Internacionales de Contabilidad ... 39
2.3.3. Reglamentos de control interno ... 41
2.3.3.1. Principios de control interno... 41
CAPÍTULO III METODOLOGÍA 3.1. Diseño o Tipo de la Investigación ... 42
3.1.1. Tipo de investigación ... 42
3.2. Métodos de Investigación ... 42
3.3. Técnicas de investigación ... 43
3.4. Población y muestra ... 43
x
3.6. Análisis e interpretación de datos ... 45
3.6.1. Tabulación de las encuestas aplicadas a los Colectores(as) de las Instituciones Educativas Particulares de Santo Domingo de los Tsáchilas. ... 45
3.7. Análisis de resultados ... 59
CAPÍTULO IV PROPUESTA SOBRE EL ANÁLISIS DEL MANEJO Y CONTROL DEL EFECTIVO EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS PARTICULARES DE SANTO DOMINGO PARA MEJORAR LAS DEFICIENCIAS CONTABLES 4.1. Visión ... 61
4.2. Misión ... 61
4.3. Objetivo ... 61
4.4. Alcance ... 61
4.5. Responsables ... 61
4.5.1. Descripción de actividades y perfiles de cada funcionario ... 62
4.5.1.1. Colector (a) ... 62
4.5.1.2. Pagador (a) ... 63
4.5.1.3. Contador (a) ... 64
4.5.1.4. Auxiliar Contable ... 65
4.5.2. Organigrama del Departamento... 66
4.5.3. Documentación Obligatoria ... 66
4.5.4. Elaboración de Flujos de cada Departamento ... 68
4.6. Elaboración de Posibles Soluciones a las Deficiencias Contables ... 70
4.6.1. Elaboración de Plan de Cuentas para las Instituciones Educativas Particulares. ... 70
4.6.2. Retenciones en la fuente y del IVA ... 74
4.6.3. Fondo de caja chica ... 75
4.6.4. Pago a Proveedores y Empleados ... 75
4.6.5. Principio de Segregación de Funciones ... 75
4.6.6. Cauciones y/o Garantías ... 75
xi
4.6.8. Convenio con instituciones financieras ... 77
4.6.9. Nuevas Reformas en la Ley de Educación para las Instituciones Educativas Particulares ... 81
4.6.9.1. Adopción de medidas correctivas ... 82
4.6.9.2. Desventajas de las Nuevas Reformas ... 84
4.6.10. Realización de Auditorías Internas ... 84
4.6.10.1. Objetivo General... 84
4.6.10.2. Objetivos Específicos: ... 85
4.6.10.3. Importancia de la Auditoría: ... 85
4.6.10.4. Procedimiento de Auditoría ... 85
4.6.10.4.1. Técnicas de Auditoría ... 85
4.6.10.5. Auditoría del Efectivo ... 85
4.6.10.5.1. Introducción ... 85
4.6.10.5.2. El arqueo de caja... 87
4.6.10.5.3. Procedimientos de Auditoría ... 88
4.6.10.5.4. Desgloses ... 90
4.6.10.5.5. Controles administrativos ... 90
4.6.10.5.6. Objetivos de los Auditores en el examen de la Caja ... 91
4.6.10.5.7. Procedimiento de Auditoria ... 91
4.6.10.5.8. Papeles de trabajo para la auditoría de la Caja ... 91
4.6.10.5.9. Conclusiones ... 92
4.6.10.5.10. Riesgos de una Auditoría de Efectivo ... 92
4.6.10.5.11. Plan de Mejoramiento ... 93
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1. Conclusiones ... 95
5.2. Recomendaciones ... 96
Bibliografía…… ... 97
xii
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1 Matriz de Objetivos ... 7
Cuadro N° 2 Población y muestra ... 44
Cuadro N° 3 Pregunta 1 de la Encuesta ... 45
Cuadro N° 4 Pregunta 2 de la Encuesta ... 46
Cuadro N° 5 Pregunta 3 de la Encuesta ... 47
Cuadro N° 6 Pregunta 4 de la Encuesta ... 48
Cuadro N° 7 Pregunta 5 de la Encuesta ... 49
Cuadro N° 8 Pregunta 6 de la Encuesta ... 50
Cuadro N° 9 Pregunta 7 de la Encuesta ... 51
Cuadro N° 10 Pregunta 8 de la Encuesta ... 52
Cuadro N° 11 Pregunta 9 de la Encuesta ... 53
Cuadro N° 12 Pregunta 10 de la Encuesta ... 54
Cuadro N° 13 Pregunta 11 de la Encuesta ... 55
Cuadro N° 14 Pregunta 12 de la Encuesta ... 56
Cuadro N° 15 Pregunta 13 de la Encuesta ... 57
xiii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico N° 1 Pregunta 1 de la Encuesta ... 45
Gráfico N° 2 Pregunta 2 de la Encuesta ... 46
Gráfico N° 3 Pregunta 3 de la Encuesta ... 47
Gráfico N° 4 Pregunta 4 de la Encuesta ... 48
Gráfico N° 5 Pregunta 5 de la Encuesta ... 49
Gráfico N° 6 Pregunta 6 de la Encuesta ... 50
Gráfico N° 7 Pregunta 7 de la Encuesta ... 51
Gráfico N° 8 Pregunta 8 de la Encuesta ... 52
Gráfico N° 9 Pregunta 9 de la Encuesta ... 53
Gráfico N° 10 Pregunta 10 de la Encuesta ... 54
Gráfico N° 11 Pregunta 11 de la Encuesta ... 55
Gráfico N° 12 Pregunta 12 de la Encuesta ... 56
Gráfico N° 13 Pregunta 13 de la Encuesta ... 57
Gráfico N° 14 Organigrama del Departamento Financiero ... 66
Gráfico N° 15 Flujo del Departamento de Colecturía ... 68
Gráfico N° 16 Flujo del Departamento de Pagaduría ... 69
Gráfico N° 17 Nueva Reforma de la Ley de Educación ... 82
Gráfico N° 18 Facturación a Nombre de Proveedores ... 83
Gráfico N° 19 Creación de Blogs en Internet ... 83
xiv
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo N° 1 Encuesta dirigida a los colectores (as) de las instituciones educativas
particulares... 101
Anexo N° 2 Programa de Auditoría... 104
Anexo N° 3 Cuestionario de Control Interno ... 105
Anexo N° 4 Listado de Instituciones Educativas Particulares... 106
xv
RESUMEN EJECUTIVO
Las Instituciones Educativas Particulares son entidades dedicadas a la prestación de servicios de enseñanza a cambio de un lucro, los ingresos y egresos de efectivo generan la existencia de deficiencias contables en la administración correcta de los recursos monetarios.
El objetivo de esta tesis es analizar y proponer soluciones a las deficiencias contables de las Instituciones Educativas Particulares de Santo Domingo de los Tsáchilas, porque es muy importante que se cumplan los objetivos propuestos, y mejorar el servicio prestado a la ciudadanía.
Los resultados de la investigación de campo reflejaron que los colectores (as) tienen falencias y cometen irregularidades por desconocimiento del correcto manejo y control del efectivo. El personal encuestado cuenta con predisposición para aplicar los procesos sugeridos para mejorar su desempeño laboral y contribuir al desarrollo económico de las Instituciones Educativas.
xvi
EXECUTIVE SUMMARY
Private Educational Institutions are entities which are dedicated to the provision of educational services for a profit, the income and expenditure generate accounting deficiencies in the proper administration of monetary resources.
The main objective of this thesis is to analyze and proposing solutions to the accounting deficiencies of Private Educational Institutions in Santo Domingo de los Tsáchilas because it is very important to get the set of goals, and improving service provided to the citizens.
The results of field research reflected that collector people have failings and irregularities which are done by the lack of proper management and control of cash. The Staff who was surveyed is allowed to apply the suggested processes to improve their job performance and contributing to the economic development of educational institutions.
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1. Antecedentes
Santo Domingo de los Tsáchilas es la provincia que cuenta con diversas instituciones educativas. Todas las personas desean que la educación de sus hijos esté en las mejores manos, por lo que cada día se van formando nuevos centros educativos con el objetivo de aportar a la enseñanza y progreso de la población santodomingueña, como en toda provincia, la nuestra también cuenta con instituciones educativas tanto particulares como fiscales.
Las instituciones educativas particulares cuentan con varios años de trayectoria y con servicios diferentes pero todas con un objetivo es común que es educar a la juventud de nuestra provincia de la mejor manera. Estas entidades se han tenido que acoger a los distintos cambios establecidos por el Ministerio de Educación para de esta manera seguir con éxito su labor.
Las reformas que han tenido que pasar les han ayudado a poder satisfacer de manera más eficiente las necesidades y preferencias de sus estudiantes, las mismas que son variables de acuerdo a la generación, al ambiente en el que se desenvuelven y sobre todo a las habilidades con las que cuenten cada uno.
1.2. Planteamiento del problema
1.2.1. Diagnóstico
correcto manejo del mismo. Las instituciones educativas sufren varias falencias en el aspecto económico debido a que no cuentan con un sistema contable actualizado, un plan de cuentas y el principal desfase es que no cuenta con departamento financiero, a fin de que supervise las operaciones de los planteles educativos, por esa razón no existe el control sistemático de los ingresos y egresos del efectivo, tampoco se aplica los principios de control interno, al encomendar varias funciones al departamento de colecturía.
1.2.2. Pronóstico
Las instituciones educativas particulares al no aplicar el control y manejo del efectivo tendrán que asumir graves consecuencias tales como: la falta de liquidez para atender sus obligaciones con terceros, demandas legales por morosidad, cierre de las instituciones educativas al no poseer la suficiente solvencia económica, disminución considerable de utilidades debido a la falta de estudiantes, lo cual les impedirá surgir en el mercado competitivo en el que se desenvuelven, estas instituciones deben tener en cuenta que su efectivo es el capital de trabajo y si éste atraviesa riesgos su liquidez se vería afectada gravemente.
1.2.3. Control del Pronóstico
1.2.4. Formulación del problema
¿Es posible solucionar las deficiencias contables financieras de las instituciones educativas particulares de Santo Domingo de los Tsáchilas con un análisis al control y manejo de efectivo?
Causa: Control y manejo del efectivo
Efecto: Solucionar deficiencias contables de las instituciones educativas particulares de Santo Domingo de los Tsáchilas.
1.2.5. Sistematización del problema
El análisis del manejo y control del efectivo es una posible solución a las deficiencias existentes en las instituciones educativas particulares de Santo Domingo de los Tsáchilas; para lo cual debemos responder a las siguientes preguntas:
1. ¿Es necesario determinar cuántas instituciones educativas existen? 2. ¿Existe un diagnóstico de las condiciones de manejo del efectivo? 3. ¿Existe un flujo de procesos contable?
4. ¿Es necesario determinar un método adecuado para el manejo del efectivo? 5. ¿Se ha realizado un análisis al manejo y control del efectivo?
1.3. Objetivos
1.3.1. Objetivo General
1.3.2. Objetivos Específicos
1. Determinar cuántas instituciones educativas existen en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas para analizar el grado de falencias que existe en el manejo del efectivo.
2. Realizar un diagnóstico de las condiciones de manejo del efectivo de las operaciones para detectar irregularidades que estén afectando el adecuado proceso de las instituciones educativas.
3. Determinar la existencia de flujos de procesos contables en los departamentos de colecturía y contabilidad para establecer la liquidez actual de las instituciones educativas.
4. Determinar un método adecuado para el manejo del efectivo y el cumplimiento de los parámetros establecidos en el control interno.
5. Elaborar el análisis del manejo y control del efectivo a las instituciones educativas para mejorar sus rendimientos económicos.
1.4. Justificación de la investigación
1.4.1. Justificación teórica
1.4.2. Justificación metodológica
En este análisis al control y manejo de efectivo se utilizarán técnicas de muestreo con el objetivo de obtener datos referenciales de una gran información como son las encuestas aplicadas a los profesionales en este campo como son Colector, Pagador y Contador, para de esta manera determinar las falencias contables que pudieren existir. Una vez aplicadas las encuestas correspondientes se realizarán gráficos explicativos de los resultados. Con esta metodología se podría determinar si la información cuantitativa o cualitativa que se está analizando, es suficiente, competente y pertinente.
1.4.3. Justificación práctica, otras (económicas, ambientales, sociales)
1.4.3.1. Impacto Práctico
Las deficiencias contables por las que atraviesan las instituciones particulares, al ser solucionadas, con un análisis al control y manejo del efectivo se podrían alcanzar objetivos importantes para el mejoramiento de las entidades tales como: mayor cumplimiento de metas empresariales, cumplimiento de actividades con altos índices de eficiencia, reduciendo riesgos, logrando que la rentabilidad, la liquidez y las utilidades aumenten para beneficio de sus autoridades, y poder brindar un servicio de mejor calidad a la sociedad.
1.4.3.2. Impacto Social
1.4.4. Justificación Económica
1.4.4.1. Impacto Económico
El estudio al control y manejo de efectivo, es una inversión que le traerá beneficios a las instituciones particulares en general ya que les aportará con una mejor visión en lo que respecta a la administración de su capital de trabajo, teniendo un control adecuado de sus ingresos y gastos.
1.5. Hipótesis
El análisis al control y manejo del efectivo está influenciado significativamente en las deficiencias contables financieras de las Instituciones Educativas Particulares de Santo Domingo de los Tsáchilas.
1.5.1. Variables e Indicadores
1.5.1.1. Variables
Variable Independiente (V.I.): Análisis del Manejo y Control del Efectivo Variables Dependientes (V.D.):Rentabilidad en las Instituciones Educativas.
1.5.1.2. Indicador
V. I.: Análisis del Manejo y Control del Efectivo:
Montos: Caja Chica-Depósitos Bancarios
Tiempo: Semanal, Diario, Mensual
V. D.: Rentabilidad en las Instituciones Educativas.
1.5.1.3. Matriz
La matriz resumen se detalla a continuación:
Cuadro Nº 1 Matriz de Objetivos
Objetivos Específicos Variables Unidad de
medida
Técnica, instrumento o método de medida
Tiempo de medición
Determinar cuántas instituciones
educativas existen en Santo
Domingo de los Tsáchilas para
analizar el grado de falencias que
existe en el manejo del efectivo.
Realizar un diagnóstico de las
condiciones de manejo del efectivo
de las operaciones para detectar
irregularidades que estén
afectando el adecuado proceso de
las instituciones educativas.
Determinar la existencia de flujos
de procesos contables en los
departamentos de colecturía y
contabilidad para establecer la
liquidez actual de las instituciones
educativas.
Determinar un método adecuado
para el manejo del efectivo y el
cumplimiento de los parámetros
establecidos en el control interno.
Elaborar el análisis del manejo y
control del efectivo a las
instituciones educativas para
mejorar sus rendimientos
económicos. Análisis Grado de falencias Detectar irregularidades Afectación del adecuado proceso Establecer la liquidez actual en departamentos de contabilidad y colecturía. Cumplimiento de parámetros de control interno. Mejora de resultados Control y
manejo del ef. % % Dólares % Dólares Encuesta Encuesta Encuesta Encuesta Encuesta
Inicio de la
Investigación
Inicio de la
Investigación
Inicio de la
Investigación
Mitad de la
Investigación
Fin de la
Investigación
Fuente: Investigación de Campo
CAPÍTULO II
MARCO DE REFERENCIA
2.1. Marco Teórico
2.1.1. Análisis
Un Análisis es un estudio profundo de un objeto o situación con el fin de conocer sus fundamentos, sus bases y motivos de surgimiento, creación o causas originarias. Un análisis estructural comprende el área externa del problema, en la que se establecen los parámetros y condiciones que serán sujetas a un estudio más específico, se denotan y delimitan las variables que deben ser objeto de estudio intenso y se comienza el análisis exhaustivo del asunto de la tesis.(conceptodefinicionde/análisis)
Por ende, el análisis realizado al efectivo determinará las falencias que puedan existir en el ámbito financiero, ya que será un estudio minucioso a los pros y los contras del mismo.
El análisis en general se divide en secciones, las cuales son aplicadas de acuerdo al campo en el que se desarrollen las ideas, a continuación se definirán los análisis relacionados al ámbito contable.
2.1.2. Análisis Económico
Según (Mercedes Cervera Oliver y Javier Romano Aparicio, Cap. 18, año 1990) “El análisis económico estudia la estructura y evolución de los resultados de la empresa (ingresos y gastos) y de la rentabilidad de los capitales utilizados.”
2.1.3. Análisis Financiero
Es un método que permite analizar las consecuencias financieras de las decisiones de negocios. Para esto es necesario aplicar técnicas que permitan recolectar la información relevante, llevar a cabo distintas mediciones y sacar conclusiones.
El análisis financiero ayuda a comprender el funcionamiento del negocio y a maximizar la rentabilidad a partir de la actuación sobre los recursos existentes. Los directivos pueden acceder a información sobre el efecto esperado de las decisiones estratégicas. (Freddy R. Reyes)
Gracias al análisis financiero, las Instituciones Educativas podrán estimar el rendimiento de una inversión, estudiar su riesgo y saber si el flujo de fondos alcanza para afrontar los pagos, entre otras cuestiones.
2.1.4. El Control
Constituye la cuarta y última etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.
Al tener un control adecuado del manejo del efectivo las Instituciones Educativas podrán realizar presupuestos para los posibles gastos en los que incurran, invertir sus ingresos, teniendo como resultado la mejora de la liquidez.
2.1.4.1. El Efectivo
considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ningún tipo de restricción.
En las Instituciones Educativas Particulares existe una gran circulación de dinero como en la mayoría de las empresas, al conocer su definición se logra comprender que el efectivo no constituye únicamente billetes y monedas, sino también cheques o transacciones bancarias.
De acuerdo con lo expuesto, será aceptado como efectivo lo siguiente:
• Efectivo en caja
Monedas y billetes emitidos por el Banco.
Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar. Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.
Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, etc.
2.1.4.1.1. Manejo del Efectivo
Según (Horace R. Brock, 1987) “La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener servicios y generar liquidez, se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido, la administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad. El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados, la administración es responsable del control interno”; es decir de la protección de todos los activos de la empresa, ya que el efectivo es el activo más líquido de un negocio y se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.
“El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes, algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad, un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco, todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques”. (Joaquín Gómez, 1963)
La mayoría de los empresarios piensan más sobre ventas y mercadeo que sobre la gerencia de efectivo, pero nadie puede culparlos, porque el término es tan amplio que puede incluir muchas cosas y ser mal interpretado, pero, no es más que eso, efectivo, acumulado o por cobrar, suena simple, pero tal vez por ello muchos dueños de empresa asumen que todo está hecho, puede haber sorpresas, para minimizarlas, se debe asumir que el efectivo no es tan básico.
colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgos de una crisis de solvencia, dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos. La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía, se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques, los saldos de efectivo y las reservas de efectivo dependen en forma significativa de la producción y las técnicas de venta de la empresa y de los procedimientos que la misma efectúa para los cobros de ingresos por ventas y pagar las compras, estas influencias se comprenden mejor por medio del análisis del ciclo operativo y del ciclo de conversión del efectivo de la empresa, por medio de la administración eficiente de estos ciclos, la gerencia mantiene un nivel bajo de inversión en efectivo y así ayuda a maximizar el valor de las acciones”.(Jeff Madura, Pág. 21)
A continuación, una lista de recomendaciones que podrían ayudar:
1. Sepa dónde está y a dónde va, toda buena gerencia de efectivo comienza con una valoración completa de la situación actual del efectivo de su negocio y el desarrollo de un pronóstico con base en ello.
2. Analice las cuentas por pagar y por cobrar, si el análisis del efectivo muestra que hay más efectivo que sale del que entra, el mejor lugar para empezar son las cuentas por cobrar, una evaluación de éstas puede mostrar que se ha sido algo tímido en cobrar, por ejemplo, por otra parte, un análisis de las cuentas por pagar podría decir si se está pagando a los distribuidores muy temprano.
4. Desarrollar proyecciones de colecturía que se han convertido en una herramienta de timbre de alarma de gran poder para prever la escasez y aprovechamiento del excedente de dinero; de allí que la elaboración del flujo de caja no es un ejercicio de cálculos numéricos sino más bien un plan estratégico que engloba descripciones de acciones comprometidas con objetivos concretos, responsabilidad de sus actores, sinergia en sus procesos departamentales y con indicadores medibles, en beneficio de la consecución de la rentabilidad, eficiencia y seguridad de la inversión.
Entre los elementos factoriales que inciden en la generación de ingresos podríamos mencionar: el margen de ganancia de los uniformes, el volumen de ventas, el nivel de inventario, el grado de demanda, el volumen de producción, el nivel de liquidez con que cuente la empresa, las condiciones económicas del país y el nivel de percepción del administrador para distinguir entre los gastos e inversiones productiva e improductivas; por lo expuesto tenemos como resultado todo un accionar de metas y propuestas de participaciones de cada uno de los miembros de la organización en los procesos operativos ya que los costos y beneficios son dos caras de una misma moneda con diferente retribución.
“Los problemas comienzan cuando ponemos más atención a las salidas que a las entradas. Es importante cuidar que no se gaste excesivamente, pero es más importante incrementar los ingresos por ventas.” (Glenn A. Welsch, Pág. 304)
Para evaluar las entradas y salidas del dinero es necesario tener presente:
1) Entradas de efectivo: Analizar todo los ajustes necesarios de acuerdo a las tendencias cíclicas de ventas e ingresos extras que se puedan generar, por lo que es preferible incluir notas explicativas de las proyecciones y fluctuaciones que se pudieran dar.
compras que se realizaran a crédito y que se tengan que liquidar en un periodo dado, recordando que el índice de inflación, y las tasas de interés por financiamiento, son factores preponderante a la hora de tomar decisiones en los desembolsos, por el costo del dinero.
3) Determinación del flujo de efectivo: Los ingresos menos los egresos de cada semana, mes o año han de influenciar para el saldo inicial del siguiente periodo, no obstante, de la habilidad con la que se cuente para generar ingreso y desembolso del efectivo impactara en su saldo de efectivo para generar liquidez sin costo, la velocidad y cantidad en el manejo de dinero, son principios que actúan como dispositivos a la hora de tomar decisiones, por lo cual se requiere de conocimiento y habilidades para su administración.
A continuación posibles estrategias que podrían ser útiles para el manejo del efectivo:
1.- Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo:
• Incremente el volumen de ventas, con relación a su costo beneficio
• Incremente el precio de ventas con relación al grado de elasticidad de su demanda
• Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de contribución)
• Eliminar descuentos que podrían no contribuir en su rentabilidad
• Establecer una estratificación de la cartera de clientes y control permanente.
2.-Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero:
Pagar comisiones sobre cobros no sobre ventas.
Negociar mejores condiciones (reducción de precios) con los proveedores. Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa. Rente en lugar de comprar.
3.- Siempre que sea posible se debe acelerar las entradas de efectivo:
Negociar pagos anticipados o abonos iniciales a los clientes Acortar plazos de crédito
Proporcionar descuentos por pronto pago Ofrezca ventaja a clientes habituales. Persiga cuando se retrasan los pagos Venda de Contado
El buscar una máxima rotación de inventarios, aunque el margen de utilidad sea más bajo.
4.-Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero:
Negocie con los proveedores los mayores plazos posibles.
Adquiera los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar, realice canje con sus productos, recuerde que el flujo de efectivo es el resultado de sus decisiones empresariales, por lo que las inversiones en activos, en clientes, cuentas por cobrar, inventario, o activo fijo es dinero almacenado. Antes de que vaya a solicitar un préstamo al banco recupere el dinero que tiene amarrado en cartera, en inventarios o en otros activos improductivos.
En resumen el departamento de tesorería que maneja el efectivo de la empresa se constituye en un área importante como una unidad de negocios al financiar todo el ciclo productivo empresarial contribuyendo a la rentabilidad, y al éxito de la empresa. (Susana Delgado, pág. 185, año 2008)
2.1.4.1.2. Control del Efectivo
adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio. (Roberto Albiste, pág. 657, año 2008)
El área de Control de Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el dinero que entra o entrará y programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de manera que jamás quede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague demás y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago.
Las operaciones que el área de control de efectivo maneja son en general, las siguientes:
• Depósitos en bancos
Los depósitos se pueden definir como el dinero depositado en un banco para que este
proceda a su custodia. El objetivo es mantener nuestro dinero a salvo y aumentar al
máximo sus intereses. Su ventaja, además de la liquidez, es la seguridad, es decir, la
estabilidad de la inversión. Las Instituciones Educativas debido a las grandes cantidades
que se recaudan deberían realizar los depósitos diarios.
• Depósitos en Cooperativas
Es el dinero depositado en una Cooperativa de ahorros, la cual es una entidad de crédito similar a un banco, son instituciones de crédito sin ánimo de lucro y finalidad social, con diferente carácter legislativo.
• Facturas por cobrar
• Gastos por efectuar o pago a proveedores
Es la cancelación o desembolso de dinero que se realiza a terceras personas por la
prestación de sus servicios. Se puede pagar al contado a los proveedores en el momento de
la entrega del bien, aunque es muy común que el pago se aplace a 30, 60 o 90 días.
• Pagos de nómina
Es la cancelación del sueldo y beneficios sociales a los trabajadores que prestan sus servicios a la Entidad donde se desempeñan.
2.1.5. Funciones del área de control de efectivo
Las funciones que el área de control de efectivo realiza son en términos generales las siguientes:
1. Verificación de depósitos en banco
Comprobar que el dinero recaudado se encuentre depositado en la Entidad Bancaria.
2. Autorización de los pagos a realizar
Todos los desembolsos de dinero para pagos deben estar respaldados con los debidos comprobantes de venta y autorizados por la Gerencia.
3. Negociación de pagos pendientes
Las facturas pendientes de pago deben estar con el debido plazo de vencimiento.
4. Conciliar cuentas de bancos
Realizar las debidas conciliaciones bancarias mensualmente para determinar el saldo conciliado.
2.1.6. Propósitos de control interno:
1. Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias
Los custodios del efectivo deben precautelar la seguridad del efectivo para evitar sufrir consecuencias de pérdidas o estafas.
2. Promover la contabilización adecuada de los datos
Facilitar la documentación respectiva que sustenten los ingresos y egresos del efectivo.
3. Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa
Controlar el cumplimiento de los reglamentos y políticas establecidas por la Entidad en cuanto a plazos, descuentos, etc.
4. Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.
Establecer parámetros de evaluación para el desempeño de cada uno de los departamentos en cuanto a eficiencia y eficacia.
2.1.7. Partidas que no forman parte del efectivo:
Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen características de efectivo, no cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación de deudas u obligaciones por parte de la empresa. Como son:
2.1.7.1. Los vales de caja
Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados más bien como cuentas por cobrar.
2.1.7.2. Cheques post-fechados
con los fondos suficientes en sus cuentas bancarias emiten el cheque con una fecha posterior a cuando lo entregan para que sea cobrado en dicha fecha cuando haya los fondos suficientes. Estas partidas deben segregarse del efectivo y ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.
2.1.7.3. Cheques devueltos
En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de haber sido depositados en un banco.
2.1.8. Sistema de caja chica
Para poder mantener un control sobre todos los gastos relacionados a la empresa o negocio, es necesario contabilizar todos los gastos menores del día que se pagan en efectivo, así como los gastos que se paga con cheque o por medio de transferencias bancarias. Los desembolsos menores en efectivo se acumulan con el tiempo y es importante conocerlos para poder contabilizarlos y controlarlos. (Horace R. Brock, pág. 118, año 1987)
2.1.8.1. Tipos de gastos que se puede pagar de una caja chica
Aunque el uso de tarjetas de débito y de crédito está rápidamente reemplazando y eliminando las transacciones en efectivo, igual puede haber varios tipos de gastos menores que son más convenientes pagar en efectivo o que se prefiere pagar en efectivo. Estos podrían incluir útiles de oficina, reparaciones menores, propinas, estacionamiento, anticipos de cantidades menores al Personal, peajes y tarifas para el transporte público, entro otros.
2.1.8.2. Ventajas de usar una caja chica
• Un procedimiento para manejar la caja chica facilita la contabilización de los gastos
menores en los libros del negocio.
• El procedimiento para la caja chica le permite guardar la documentación de estos gastos todos juntos en un archivo.
• Al saber dónde se está gastando el efectivo, estará en mejores condiciones para
controlarlo.
2.1.8.3. Estableciendo la caja chica
Un fondo de caja chica es una cierta cantidad de dinero en efectivo que se aparta específicamente para pagar los gastos menores del negocio. En un negocio, la caja chica se asigna a una sola persona quien es responsable de tener la caja, entregar el efectivo según las necesidades, guardar los recibos y mantener registros de los desembolsos. El monto de la caja chica dependerá de la naturaleza del negocio: cuántos desembolsos se hacen en efectivo, los montos de los desembolsos y su frecuencia. Se trata de tener suficiente efectivo en la caja chica como para cubrir todos los gastos menores durante un cierto período. (Pellegrino Francisco, pág. 62, año 2001)
Para establecer la caja chica inicialmente, se gira un cheque a caja o al nombre de la persona responsable del fondo, que se llama el custodio, por el monto predefinido. Este cheque está contabilizado en una cuenta separada que se llama caja chica en el libro mayor. El cheque está canjeado por el custodio del fondo y el efectivo se guarda en una pequeña caja de seguridad, en un cajón del escritorio bajo llave o en algún otro lugar donde está seguro.
Los procedimientos para manejar la caja chica son bastante sencillos y generalmente funcionan de la siguiente manera:
Cuando la persona quien solicitó el dinero de la caja chica ha hecho su trámite o compra, debe regresar y entregar al custodio de la caja chica el recibo por el gasto. En el caso de un gasto para el cual no se entrega un recibo, como una propina, por ejemplo, se puede usar el mismo comprobante de la caja chica para indicar el monto exacto del gasto y éste servirá como el respaldo. Si el gasto real fue mayor que el monto solicitado, el custodio de la caja le paga la diferencia a la persona que efectuó el gasto. Y al contrario, si el gasto fue menor, la persona quien solicitó el dinero devuelve la diferencia al custodio de la caja chica. Una vez saldada la cuenta, se saca el comprobante de la caja y se guarda el recibo del efectivo, los recibos y los comprobantes en la caja debe ser igual que el monto establecido para la caja chica.
El monto original establecido para la caja chica se mantiene fijo en la cuenta en los libros de contabilidad. El saldo del efectivo en la caja va disminuyendo mientras se hacen los desembolsos, por lo tanto es necesario reponer la caja periódicamente para devolver el monto del efectivo a su saldo original. Cuando el custodio de la caja chica cuenta con poco efectivo, deberá llenar una solicitud de reposición de la caja chica. Esta solicitud sirve como respaldo para la contabilización de los desembolsos de la caja. En la solicitud de reposición se indica el monto total de los gastos efectivamente desembolsados de la caja y las cuentas del libro mayor que corresponde a los gastos. Solamente los gastos efectivamente pagados, con recibos u otro respaldo, deben incluirse en la solicitud de reposición de la caja. Los comprobantes pendientes de recibo deben quedar en la caja hasta que se liquidan. (Pellegrino Francisco, pág. 62, año 2001)
2.1.9. Control Interno
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización. (WhittingtonRay, pág. 450, año 2005)
Una segunda opinión definiría al control interno como “el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización”.
Entre los objetivos del control interno tenemos:
1. Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias. 2. Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales
son utilizados por la dirección para la toma de decisiones. 3. Promover la eficiencia de la explotación.
4. Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia. 5. Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:
1. Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad.
2. Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
3. Procedimientos eficaces que permitan llevar a cabo el plan proyectado.
2.1.9.1. Clases del control interno
El control interno se clasifica en:
2.1.9.1.1. Por su naturaleza
• Control Administrativo
El control interno es la metodología general que permite el desarrollo de la administración, dentro de una organización dada.
El control interno es un factor básico que opera en una o en otra forma en la administración de cualquiera organización mercantil o de otra índole. Aun cuando el control interno algunas veces se identifica con el propio organismo administrativo, frecuentemente se caracteriza como el sistema motor que activa las políticasde operación en su conjunto y las conserva dentro de campos de acción factibles. Un sistema particular de control interno es usualmente un único detalle. (Samuel Alberto, pág. 71, año 2005)
• Control Financiero
El control interno financiero comprende en un sentido amplio, el plan de organización y los métodos, procedimientos y registros que tienen relación con la custodia de los recursos, al igual que con la exactitud, confiabilidad y oportunidad en la presentación de información financiera, principalmente, los estados financieros de la entidad o programa. Asimismo, incluye controles sobre los sistemas de autorización y aprobación, segregación de funciones, entre las operaciones de registro e información contable.
• Control Informático
funcionamiento de un sistema para conseguir sus objetivos. En resumen, tiene función de vigilancia y evaluación.
2.1.9.1.2. Según su origen:
• Control interno
El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control interno.
Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrón a empleado. (Normas Internacionales de Auditoría, 2001)
La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa. El control interno debe establecerse previo estudio de las necesidades y condiciones de cada empresa.
• Control externo
2.1.9.1.3. Otra clasificación
• Control Previo
Examen que se practica sobre las operaciones planificadas o sobre actos administrativos, con anterioridad a su ejecución, orientado por lo común.
• Control Concurrente
Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente. La dirección sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada superior es interpretar para sus subordinados las órdenes recibidas de niveles más altos. La relativa importancia de dirección depende casi porentero de la naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los subordinados. (Normas Internacionales de Auditoría, 2001)
• Principio de Control Interno
• Responsabilidad delimitada: Por escrito deben constar las funciones, deberes y atribuciones que corresponden a cada uno de los servicios. Delimitación de Procesos.
• Separación de funciones de carácter incompatible: Esto es evitar que una persona haga funciones que puedan conducir a fraudes o errores porque con incompatibles, por ejemplo: quién recauda no debe hacer depósitos y llevar el libro bancos.
• Selección de servidores hábiles y capacitados: Política empresarial en lo privado, para tener empleados con capacidad y experiencia. La Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, el Código de Trabajo y otras disposiciones exigen el cumplimiento de este principio de Control Interno en el servicio público.
• Pruebas continuas de exactitud: Las funciones que realiza una persona deben ser revisadas aritmética, contable y administrativamente por otra persona.
• Rotación de deberes: Es conveniente que cada servidor tome normalmente sus vacaciones y sea reemplazado por otra persona que conozca las obligaciones del saliente. Es importante que las personas periódicamente sean rotadas a otras funciones o departamentos como una medida que evite la rutina al personal y se vicie y cometa errores. Así se evitan los clásicos de servidores imprescindibles e insustituibles. En esos casos hay que cuidarse mucho con las disposiciones del Código de Trabajo, ya que pueden considerar como despido intempestivo a una rotación inadecuada de funciones.
• Fianzas: Todas las personas encargadas del registro, custodio o inversión de bienes o recursos públicos deben presentar una garantía o caución. En el caso del sector público se trabaja de conformidad al Reglamento de Cauciones dictado por la Contraloría General del Estado, pero además en el sector privado también se aplica este principio.
• Instrucciones por escrito: Cuando se dan disposiciones verbales se corre el riesgo de confundir al personal y que se equivoquen en sus labores. Para evitar estos problemas es preciso que se den por escrito.
archivarse el juego completo de los formularios. En el caso de que la computadora emita los formularios, estos son numerados secuencialmente por el mismo equipo.
• Evitar el uso de dinero en efectivo: Excepto el pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se atienden por caja chica, todo desembolso debe hacerse con cheque a nombre del beneficiario y suscrito por dos firmas registradas de la entidad. Los cheques deben en lo posible girarse utilizando máquinas de seguridad y cruzarse para que se cobren por cuenta corriente o cuenta de ahorros.
• Contabilidad por partida doble: Este principio es concordante con la práctica de la profesión del Contador Público que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pública o privada.
• Depósitos intactos e inmediatos: Todas las recaudaciones deben ser depositadas en el banco, tal como fueron recibidas, al siguiente día de su recaudación, medida que facilita el control de las operaciones y cruce de información.
• Uso y mantenimiento del mínimo de cuentas bancarias: Es conveniente tener una sola cuenta corriente y cuando hay muchos servidores puede abrirse una cuenta solo para el pago de remuneraciones. Hay que evitar abrir muchas cuentas corrientes porque se entorpece el control financiero y crea confusión en los servidores.
• Uso de cuentas de control: Esto es abrir cuentas de mayor general, auxiliares y subcuentas para registrar contablemente las operaciones financieras de la institución.
• Control Posterior
Es el examen de las operaciones ya realizadas durante un periodo dentro de la empresa, para verificar los resultados correspondientes.
2.1.10. Deficiencias Contables
Casi todos los procesos relacionados con el manejo de efectivo son responsabilidad del departamento de finanzas bajo la dirección del tesorero, en las Instituciones Educativas trabajan el Departamento de Contabilidad en conjunto con el área de Colecturía.
Además, el departamento de finanzas pronostica las necesidades de efectivo y celebra convenios financieros a corto y a largo plazo. (Ansón, J.A, año 1997). En teoría, las funciones de los departamentos de finanzas y de contabilidad deberían integrarse de modo que brinden la seguridad de que:
• Todo el efectivo que debería haberse recibido se recibió realmente, se registró con
precisión y se depositó al instante.
• Los desembolsos de efectivo se efectuaron sólo para los fines autorizados y se
registraron correctamente.
• “Se mantienen los saldos de efectivo en un nivel adecuado pero no excesivo, para lo
Actualmente, las Instituciones Educativas Particulares se exponen a problemas contables de mayor gravedad y con consecuencias severas, ya que podrían exponerse a casos de desfalcos, sobornos y fraudes, por la inexistencia del debido control y manejo del efectivo que manejan. Para esto se deben tomar las siguientes estrategias:
2.1.10.1. Programación de deudas
En teoría los desembolsos en efectivo deberían realizarse por cheque, por transferencia electrónica de fondos o, tratándose de cuentas menores, a partir de los fondos de la caja chica.
La principal ventaja de exigir que los desembolsos se hagan con cheque consiste en obtener evidencia del beneficiario mediante el endoso del cheque. Para garantizar plenamente los beneficios del control interno que suponen los cheques, es indispensable que estén pre-numerados y que no falte ninguno de los números de la serie. (Murguillo Roberto, año 1995). La conciliación de los estados bancarios mensuales es indispensable para un buen control interno sobre los ingresos y los desembolsos en efectivo. El sistema de comprobantes es un método con que se logra un fuerte control interno sobre los desembolsos en efectivo, pues ofrece la seguridad de que todos han sido autorizados y revisados antes de emitir un cheque. Otro control que los auditores esperan hallar en un departamento bien administrado de cuentas por pagar es un balance mensual de los registros detallados de cuentas por pagar (o comprobantes) con la cuenta de control de mayor general. Estas conciliaciones se guardan como evidencia de la realización del procedimiento y sirven para localizar errores o fraudes subsecuentes. (Bacon Charles)
Para una debida programación de deudas se debe realizar un plan o programa de gestión de las mismas.
• Plan o Programa de Gestión de Deudas
Un plan o programa de gestión de deudas básicamente es un plan para conseguir eliminar las deudas entre un deudor y uno o varios acreedores.
Los programas de gestión de deudas no son una solución mágica a sus problemas, son necesarios análisis de la situación financiera, planificación, cooperación y ayuda constantes para resolverlos. (Plan de gestión de deudas)
2.1.10.1.1. Características de los planes de gestión de deudas
Los planes de gestión de deudas brindan muchas opciones para eliminar deudas, reducen la cantidad principal de la cuenta por pagar, eliminan las tasas por pagos atrasados, y proporcionan la flexibilidad para pagar los valores pendientes en un plazo que esté dentro de sus posibilidades.
• Cantidad principal de deuda
La mayoría de las empresas de gestión de deudas negocian con acreedores y reducen la cantidad principal de la deuda que se debe.
• Tasas por pagos atrasados
2.1.10.1.2. T.A.E.
La Tasa Anual Equivalente (TAE) es una referencia orientativa del coste o rendimiento efectivo de un producto financiero. Incluye el tipo de interés nominal, los gastos y comisiones bancarias y el plazo de la operación. (Loring Jaime, pág. 62, año 2004).
Algunos programas de gestión de deudas se llevan a cabo para reducir un T.A.E. muy alto de una cuenta particular.
2.1.10.1.3. Cuotas mensuales
Los programas de gestión de deudas también determinan la cantidad que tienes que pagar mensualmente. Durante el programa tienes que pagar una sola cantidad mensual a la empresa para que gestione tus deudas. Cuanto más puedas pagar menor será el tiempo que tardes en eliminar la deuda. La cantidad que tienes que pagar al mes es fijada por la empresa de gestión de deudas en función de tu situación financiera.
2.1.10.1.4. Marco de tiempo anual
La gestión de deudas también puede planearse para periodos de tiempo largos, en tales casos, tienes la opción de prolongar tu período de 2 a 4 años o a veces incluso más largos, lo cual es conveniente para la gente que no puede permitirse pagar de una vez.
2.1.10.1.5. ¿Cuánto tiempo tarda un programa de gestión en pagar todas las deudas?
2.1.10.1.6. Control de la documentación (Loring Jaime, pág. 62, año 2004)
El control de la documentación para los desembolsos de efectivo debe ser implementado con el objetivo de obtener todos los respaldos posibles que justifiquen las transacciones, de esta manera se evita la falsificación de información, robos a la empresa por parte de los empleados, etc. Dicha documentación debe estar sellada, revisada y firmada por los responsables de cada Departamento y autorizada por la Gerencia. Al momento de autorizar dicho desembolso la Gerencia debe anexar al cheque para evitar que la documentación sea presentada nuevamente. (Vizcarra Jaime)
2.1.10.1.7. Sistema Contable
Los sistemas contables además de ofrecer un sólido control sobre las ventas al contado, dichos sistemas pueden programarse para que efectúen otras funciones. Por ejemplo, los registros en línea pueden verificar el estado crediticio de los clientes de cuenta corriente, actualizar las cuentas por cobrar y el inventario perpetuo, realizar roles de pago, entre otros (Lawrence Charles). Las Instituciones Educativas deben contar con un Sistema Contable de acuerdo a las necesidades que tenga, además se debe verificar que dicho Sistema procese la información ingresada de manera rápida, confiable y sin errores, y así se evita el robo y/o pérdida de información, claro que se deben realizar cambios de claves de acceso, usuarios y obtener los debidos respaldos.
2.1.10.2. Auditoría Interna
2.2. Marco Conceptual
2.2.1. Definición de Términos Conceptuales:
Auditorías: La auditoría es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado.
Flujos De Procesos Contables: Es un parámetro de tipo contable que ofrece información en relación a los movimientos económicos que se han realizado en un determinado periodo de tiempo.
Colecturía: Es un departamento, donde reposa la gran responsabilidad de los manejos financieros de la Institución, con el compromiso de implementar y mantener actualizado el sistema de contabilidad y de presupuesto, de acuerdo a las normas especializadas con esta materia, cuidando que exista un adecuado manejo y cumplimiento de lo estipulado por los organismos competentes, todo este trabajo es cumplido con notable acierto por parte de su titular y su equipo de trabajo.
Liquidez: Representa la cualidad de los activos para ser convertidos en dinero efectivo de forma inmediata sin pérdida significativa de su valor.
Control Interno: Es un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la empresa.
Rentabilidad: La rentabilidad es la capacidad que tiene algo para generar suficiente utilidad o ganancia.
Depósito: Es una suma de dinero en efectivo o cheque, que se coloca en la caja de ahorro ocuenta corrientede una persona o una empresa, con la intención de cancelar un saldo, o para abonar un salario, así como también a lacolocación de dinero bajo el ala devigilanciay cuidado de una entidad financiera.
Conciliación: Proceso Sistemático de comparación entre los ajustes contables de una cuenta corriente realizada por el banco y la cuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de una empresa, con una explicación de las diferencias encontradas.
Eficiencia: Relación entre el producto actual y el producto potencial.
Presupuesto: Instrumento de planeación y control realizado sobre bases estadísticas para proyectar resultados.
Solvencia: Capacidad que tienen una sociedad o un particular para hacer frente a sus compromisos en un proceso de endeudamiento.
Escasez: Insuficiencia de recursos fundamentales para satisfacer las necesidades de un individuo, una persona o de un grupo más amplio como puede ser una sociedad, una comunidad.
Sinergia: Situación donde el todo es mayor que las partes. Suma total de la energía que puede ofrecer un grupo cualquiera.
Demanda: La cantidad y calidad de bienes y servicios que pueden ser adquiridos a los diferentes precios que propone el mercado por un consumidor o por un conjunto de consumidores en un momento determinado.
Fluctuaciones: Alza y descenso de los precios.
Inflación: Aumento continuo, sustancial y general del nivel de precios de la economía, que trae consigo aumento en el costo de vida y pérdida del poder adquisitivo de la moneda. En la práctica, la inflación se estima como el cambio porcentual del Índice de Precios al Consumidor.
Financiamiento: Conjunto de recursos monetarios financieros que se destinarán a para llevar a cabo una determinada actividad o proyecto económico.
Documentación Respaldatoria: Documentos que sustentan las operaciones, tanto internas (solicitud de apertura, acreditación de inexistencia de artículos en stock, etc.) como realizadas con terceros (facturas, recibos, remitos, tickets, factura).
Custodio: Personas designadas mediante acto administrativo suscrito para administrar los fondos de caja chica de su área.
2.2.2. Definición de términos operacionales
Auditorías: La auditoría es el examen o evaluación crítica que se realiza a algún departamento o actividad específica en determinada Empresa y Organización.
Flujos De Procesos Contables: Es el informe que se realiza a los movimientos de ingreso y egreso del efectivo en una Empresa.
Liquidez: La Liquidez es la capacidad con que cuenta una Organización o Empresa para transformar en efectivo disponible los demás activos.
Control Interno: Es un seguimiento al desempeño de cada uno de los departamentos específicos y de gran importancia en una Empresa con el objetivo de buscar mejoramiento y corrección de posibles falencias.
Rentabilidad: Es el lucro que se genera a través de la ejecución positiva de alguna actividad.
Inversión: Es laaportación de efectivo que realiza un individuo o un grupo de personas con el fin de recibir un lucro futuro.
Depósito: Es la cantidad de dinero en efectivo o cheques que se ahorra en una Institución Financiera o Bancaria con el fin de obtener un interés lucrativo.
Conciliación: Es la comparación de saldos contables y bancarios de la cuenta corriente de una Institución, con el fin de obtener una igualdad de valores, llamado Saldo Conciliado.
Eficiencia: Es utilizar los recursos disponibles en el menor tiempo posible obteniendo buenos resultados.
Presupuesto: Herramienta utilizada para realizar proyecciones futuras y así controlar su ejecución para mejores resultados.
Solvencia: Capacidad que tiene una Empresa u Organización para cumplir con sus obligaciones con terceras personas.
Sinergia: Proceso en el que el todo es superior a las partes de un grupo cualquiera.
Demanda: Es la cantidad y calidad de bienes y servicios que pueden ser comprados a los precios establecidos por el mercado ya sea por uno o varios consumidores.
Proyecciones: Visualizar los planes y las herramientas necesarias para la ejecución de los mismos.
Fluctuaciones: Variaciones de precios o estadísticas ya sea internamente en una empresa o externamente en el mercado.
Inflación: Aumento generalizado de precios en el mercado y pérdida del poder adquisitivo.
Financiamiento: Es la inversión de capital que será destinada para la ejecución de una determinada actividad o proyecto.
Documentación Respaldatoria: Documentos que respaldan las transacciones que realice cada Institución en lo referente a entradas y salidas de efectivo.
2.3. Marco Legal
2.3.1. Leyes
2.3.1.1. Ley de Régimen Tributario
Art. 49.- Obligaciones de los Agentes de Retención.- Los agentes de retención están obligados a declarar y depositar mensualmente los valores retenidos en las entidades legalmente autorizadas para recaudar tributos, en las fechas que determine el Reglamento. Así mismo, están obligados a entregar inmediatamente el respectivo comprobante a la persona a quien efectuaron la retención.
Art. ....- Clausura (Agregado por el Art. 30 de la Ley 51, R.O. 349, 31-XII-93).- Sin perjuicio de las sanciones establecidas en el artículo anterior, cuando el agente de retención se encuentre en mora de declaración y pago de los impuestos retenidos por más de tres meses será sancionado con la clausura del establecimiento o establecimientos de su propiedad, previa la notificación legal conforme a lo establecido en el Código Tributario, requiriéndoles en el pago del valor adeudado dentro de treinta días, bajo prevención de clausura, la que se mantendrá hasta que los valores adeudados y sus intereses y multas sean pagados.
Art. 55.- Impuesto al Valor Agregado sobre los Servicios.- (Sustituido por el Art. 34 de la Ley 99-24, R.O.181-S, 30-IV-99).- El Impuesto al Valor Agregado IVA, grava a todos los servicios, entendiéndose como tales a los prestados por el Estado, entes públicos, sociedades, o personas naturales sin relación laboral, a favor de un tercero, sin importar que en la misma predomine el factor material a intelectual, a cambio de una tasa, un precio pagadero en dinero, especie, otros servicios o cualquier otra contraprestación.
Se encuentran gravados con tarifa cero los siguientes servicios: