UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL U.T.E.
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA.
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA
LIBRERÍA Y PAPELERÍA “LA TÍA TULA”
ELABORADO POR: TACURI BASANTES CARINA PATRICIA
DIRIGIDO POR: DR. JORGE GUERRERO
D E D I C A T O R Í A.
Al culminar esta etapa maravillosa de mi vida; con el mismo cariño y esfuerzo que
puse en mis estudios; dedico este gran tributo:
Como protector, consejero, amigo y el sabio a quien debo mi vida, mi Padre Celestial
Jesucristo, quien ha guiado mi vida por sendas de justicia y ha permitido que un
anhelado sueño se haga realidad, por su amor incomparable y por su bendición
infinita en todo lo que me he propuesto.
A mis forjadores morales e intelectuales, capaces de formar en mi los valores y
principios que ahora son parte fundamental de mi camino, mis padres Edgar Tacuri y
Olgui Basantes, que con su ayuda económica, apoyo moral, su ejemplo, el sacrificio,
entrega y desvelos, han hecho posible la realización del presente trabajo y la
culminación de mi carrera universitaria, legándome la mejor de las herencias que me
pudieron dejar, la educación y los valores morales.
A mi amigo, compañero, enamorado y futuro esposo Jimmy Xavier, por su apoyo
incondicional en cada momento de mi vida, por compartir conmigo sus
conocimientos, los desvelos por estudiar, la paciencia y su ejemplo, han permitido que
cumpla uno de mis sueños más anhelados.
A G R A D E C I M I E N T O.
El presente trabajo va dirigido con una expresión de gratitud:
A mi maestro incomparable el Señor Jesús por darme sabiduría e inteligencia en cada
instante de mi vida universitaria, por enseñarme principios de vida claves para llegar
al éxito personal y profesional.
A mi distinguido director de tesis el Dr. Jorge Guerrero, que con su nobleza,
paciencia, conocimientos y ayuda, ha permitido que culmine uno de mis más grandes
sueños.
A mis amados padres Edgar y Olga, porque sin su ayuda nada de este anhelo fuera
posible, gracias por todo el esfuerzo que hicieron para que hoy sea una profesional, a
ustedes les debo todos mis conocimientos morales, su ejemplo, y tengo el gran
compromiso de ser una hija, amiga, profesional, esposa y madre ejemplar.
A mi Familia por estar en todo momento de mi vida brindándome su apoyo
incondicional.
A mi negrito Jimmy Xavier, por dedicar gran parte de su tiempo a enseñarme cada
materia, le agradezco el haber estado presente en momentos cruciales de mi vida
universitaria y por cada palabra de aliento que me permitió seguir adelante pese a los
problemas.
INFORME EJECUTIVO.
La presente tesis, esta basada en los principios de contabilidad generalmente
aceptados, así como en las normas nacionales e internacionales de contabilidad, lo que
garantiza el contenido de la misma.
El objetivo principal de la presente tesis IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
CONTABLE PARA LA LIBRERÍA Y PAPELERÍA “LA TÍA TULA” , es exponer
las ventajas que representa para la empresa en particular, disponer de un sistema
contable acorde a las necesidades financieras, que le permita tomar decisiones
adecuadas en la administración a fin de maximizar sus ingresos.
Con la investigación teórica realizada en el segundo capítulo, se dio a conocer los
conceptos básicos y fundamentales de la contabilidad, así como también el control
interno de la empresa, los principios y normas a los que debe estar sujeto y las leyes
de equidad tributaria a fin de evitar todo tipo de sanciones.
En el desarrollo del tercer capítulo se logro realizar un estudio a la Librería y
Papelería “La Tía Tula”, para de esta manera conocer sus antecedentes y estructura, a
fin de poder realizar un análisis de la situación actual de la misma, en cuanto a los
procedimientos de la contabilización y resultados obtenidos.
En la propuesta de la presente tesis expuesta en el cuarto capítulo, se establece una
información básica y detallada del funcionamiento de cada una de las unidades de la
Las conclusiones y recomendaciones dadas a la empresa permiten dar a conocer la
importancia de tener un sistema contable actualizado y controlado por la empresa,
además de un personal calificado y apto en su puesto de trabajo, lo cual ayude a la
toma de decisiones en la administración y a la vez sirva de guía en el cumplimiento de
Í N D I C E D E C O N T E N I D O S .
DESCRIPCIÓN.
Portada
Dedicatoria
Agradecimiento
Informe Ejecutivo
Índice
CAPÍTULO I.
GENERALIDADES. PÁG.
1.1 Planteamiento del Problema………...……….2
1.2 Objetivos………..3
1.2.1 Objetivo General……….………...…..3
1.2.2 Objetivos Específicos………3-4 1.3 Justificación del Estudio………..………..4-14 1.4 Idea a Defender………...15
1.5 Identificación de Variables……….15
1.5.1 Variable Independiente………..15
1.5.2 Variable Dependiente……….15
1.7 Aspectos Metodológicos Generales………...16
1.7.1 Diseño de Investigación………..16
1.8 Métodos Generales de Investigación………...17
1.9 Técnicas Generales de Investigación……….17-18 1.10 Población/Muestra………18
1.11 Técnica para el Procesamiento de Datos……….18
1.12 Difusión de Resultados………19
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO. 2.1 Introducción………22
2.2 Definición de Contabilidad………...…….22-23 2.3 Importancia de Contabilidad……….……….24
2.4 Objetivos de Contabilidad……….……….25
2.5 Características de la Contabilidad……….………25-26 2.5.1 Contabilidad como Herramienta para la Toma de Decisiones………...……27
2.5.2 Especialidad de la Contabilidad………..………..27-28 2.5.3 La Contabilidad en las Empresas y Organizaciones………..………....28
2.5.3.1 Concepto de la Empresa……….………28
2.6 Sistema Contable………29
2.6.1 Funciones del Sistema Contable………30
2.6.2 Características del Sistema Contable………..………..30-31
2.6.4 Gráfico del Sistema Contable por Computador…..………..32-33
2.6.5 Cuenta Contable……….34
2.6.5.1 Concepto de Cuenta Contable………..……….34
2.6.5.2 Partes de una Cuenta………...………..34
2.6.5.3 Clasificación de las Cuentas por el Grupo al que Pertenecen…..………35-36 2.7 El Plan General de las Cuentas………..36
2.7.1 Sistemas de Codificación de las Cuentas……….…36-37 2.8 Contenido del Plan o Catálogo de Cuentas……….…….37-38 2.9 El Proceso de Registro Contable………...………...38-42 2.10 Principios, Normas y Leyes del Sistema de Contabilidad……….42
2.10.1 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados………...43
2.10.1.1 Objetivos de los P.C.G.A………..43
2.10.1.2 Importancia de los P.C.G.A……….………43-44 2.10.1.3 Clasificación de los P.C.G.A………...………44-45 2.10.1.4 Descripción de los P.C.G.A………...46-49 2.10.2 Normas Ecuatorianas de Contabilidad N.E.C……….……….49-50 2.10.2.1 Objetivos de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad………...50
2.10.2.2 Cuadro Descriptivo de las N.E.C……….……51-54 2.10.3 Ley de Régimen Tributario Interno………...55
2.10.3.1 Principios Generales………..55
2.10.3.2 Partida Doble……….55
2.10.3.3 Emisión de Comprobantes de Venta……….56
2.10.3.4 Obligación de Llevar Registros de Retención………...57
2.10.4 Código de Trabajo……….57
2.11 Estado de Situación Financiera………57-58
2.11.1 Ubicación de las Cuentas………..58
2.11.2 Formato del Balance General………59
2.12 Registro de Entrada Original……….60
2.12.1 Libro Diario………...…60
2.12.1.1 Formato del Libro Diario……….60-61 2.12.2 Libro Mayor………..61
2.12.2.1 Contenido del Libro Mayor………...62
2.12.2.2 Formato del Libro Mayor………..62
2.12.2.3 Libro Mayor Auxiliar………63
2.12.3 Balance de Comprobación……….…63
2.12.3.1 Formato del Balance de Comprobación………64
CAPÍTULO III. DIAGNÓSTICO E IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACION ACTUAL DE LA LIBRERÍA Y PAPELERÍA “LA TÍA TULA”. 3.1 Antecedentes……….66
3.2 Base Legal………66-67 3.2.1 Objetivos y Fines Específicos de la Librería y Papelería “La Tía Tula”…..68
3.2.1.1 Ubicación………..68
3.2.1.2 Integración de Capital………...68
3.3 Organización Interna………68-69 3.3.1 Estructura de la Organización………...69
3.4 Análisis de la Situación Actual de la Estructura Interna de la Librería y
Papelería “La Tía Tula”……….…90
CAPÍTULO IV.
ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE PARA
LA LIBRERÍA Y PAPELERÍA “LA TÍA TULA”
4.1 Introducción………..94
4.2 Políticas Contables………...94-98
4.2.1 Ámbito del Sistema de Contabilidad……….98
4.2.2 Diseño del Sistema Contable……….98
4.2.3 Funcionamiento del Sistema de Contabilidad………...99
4.3 Plan de Cuentas………..99-100
4.3.1 Estructura de la Codificación………...100-102
4.3.1.1 Plan de Cuentas Contables para la Librería y Papelería
“La Tía Tula”………..……….103-105
4.3.1.2 Cuadro de Retenciones en la Fuente…...………106-107
4.3.1.3 Descripción del Funcionamiento de las Principales Cuentas………..108-112
4.3.1.4 Tratamiento Contable de Cada Cuenta…………...………113-156
4.4 Sistema de Control de Inventarios de la Librería y Papelería
“La Tía Tula”………..157
4.5 Determinación del Costo de Ventas……….………160-162
4.6 Determinación de Utilidad Bruta en Ventas………162-163
4.7.1 De Compras……….……163-164
4.7.1.1 Procedimiento de Compras………...………..165
4.7.1.2 Flujograma de Compras………..166
4.7.1.3 Documento a Utilizarse……….………..167
4.7.1.4 Instructivo de Llenado……….168-169 4.7.1.5 Distribución de la Orden de Compras……….………169
4.7.1.6 Despacho de la Mercadería o Suministros……….…………...…………..169
4.7.2 De Ventas………..………..170
4.7.2.1 Procedimiento de Ventas………...…………..171
4.7.2.2 Flujograma de Ventas………..172
4.7.2.3 Documentos a Utilizarse……….173
4.7.2.4 Instructivo de Llenado……….174-175 4.7.2.5 Distribución de la Factura……….………..175
4.8 Proceso Contable de la Librería y Papelería “La Tía Tula”………176
4.9 Registros de Entrada Original……….177
4.9.1 Mayor General……….177
4.9.2 Mayores Auxiliares………...…………..178
4.9.3 Documentos Fuente……….………178
4.10 Diseño de Registros Básicos………...………178
4.10.1 Registros Opcionales………...179
4.10.2 Registros Obligatorios……….…179
4.10.2.1 Diseño del Diario General………....179-180
4.10.2.2 Diseño del Mayor General………...180-181
4.10.2.3 Diseño de Mayor Auxiliar………..……….181-182
4.11.1 Estado de Resultados……….………..183
4.11.2 Estado de Situación Financiera……….……….….…183
4.11.3 Diseño de Informes Financieros………..……184-185
4.12 Aplicación del Proceso Contable en la Librería y Papelería
“La Tía Tula”……….…..186
CAPÍTULO V.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
5.1 Conclusiones……….………..188
5.2 Recomendaciones………189
Anexos.
Bibliografía.
1 CAPÍTULO I
GENERALIDADES
1.1 Planteamiento del problema.
1.2 Objetivos.
1.2.1 Objetivo General.
1.2.2 Objetivos Específicos.
1.3 Justificación del estudio.
1.4 Idea a defender.
1.5 Identificación de variables.
1.6 Identificación de indicadores.
1.7 Aspectos metodológicos generales.
1.7.1 Diseño de investigación.
1.8 Métodos generales de investigación.
1.9 Técnicas generales de investigación.
1.10 Población/muestra.
1.11 Tabulación y gráficos.
2 CAPÍTULO I.
1. GENERALIDADES.
1.1 Planteamiento del Problema.
A partir del años dos mil se toma la decisión de llevar contabilidad acatando lo
dispuesto en el Título Primero, Capítulo VI, Art. 19 de la Ley de Régimen Tributario
Interno: “Están obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los
resultados que arroje la misma todas las sociedades.
Sin embargo, a pesar de su crecimiento no se ha podido implementar un sistema
contable derivado por diferentes causas. Entre las causas mas evidentes se encuentran
la discontinuidad de profesionales contables, la aplicación de diferentes criterios
contables, la falta de comunicación y coordinación, la inexistencia de manuales
contables, así como la falta de políticas y procedimientos de cada una de las
operaciones, una inadecuada organización administrativa y la falta de delegación de
la autoridad; han conllevado que el manejo contable no se realice en función de las
relaciones entre las oficinas: principal y sucursal.
En la actualidad el manejo ineficiente ha provocado que la información contable sea
incorrecta y errónea, consecuentemente no permite tomar decisiones ni realizar
3 Con el transcurso del tiempo se ha llegado a posicionar en un lugar muy importante en
el mercado del sector del Valle de los Chillos, ya que ha respondido a las expectativas
de sus socios estratégicos en el desarrollo de sus actividades.
1.2 Objetivos.
1.2.1 Objetivo General.
Implementar un sistema contable para la librería y papelería “La Tía Tula” que
permita controlar y consolidar la información de manera eficiente y eficaz.
1.2.2 Objetivos Específicos.
- Conocer la situación actual contable de la empresa.
- Tomar en cuenta los procesos de Contabilidad necesarios para la implementación
de un sistema contable.
- Conseguir un crecimiento económico anual en función del desarrollo enmarcado
en la eficiencia, eficacia y economía.
- Captar clientes tanto en calidad como en cantidad localizados en nuevos sectores
4 - Tener un crecimiento constante tomando en cuenta el mercado local como
preferencia y posteriormente en el regional.
- Crear nuevos establecimientos a nivel nacional.
- Comercializar productos considerando la calidad y su accesibilidad hacia los
clientes, en cuanto a precio, permitiendo ser más competitivo en el mercado.
- Dotar de productos sofisticados para conseguir la satisfacción y el bienestar de los
clientes.
- Optimizar los recursos materiales, humanos, económicos y tecnológicos que
dispone la empresa.
- Mantener niveles de publicidad adecuados para lograr posicionamiento a través de
la imagen corporativa.
1.3 Justificación del Estudio.
Para tener una visión clara y precisa del objeto en estudio es necesario mencionar las
características que posee y que dan a conocer las cualidades de su formación.
Las características de la Librería y Papelería La “Tía Tula” son:
a) Desde el punto de vista de la naturaleza del objeto social al cual se dedica la
5 - Comercial.- Su misión es comprar y vender productos, convirtiéndose en un
enlace directo entre productores y consumidores.
b) Desde el punto de vista de la integración del capital es:
- Unipersonal.- El capital es de propiedad de una sola persona.
c) Desde el punto de vista del sector al cual pertenece es:
- Privado.- De acuerdo al origen de su capital pertenece al sector privado.
d) Desde el punto de vista jurídico-económico es:
- Persona Natural.- Está bajo la representación legal de la Ing. Isabel Edith
Cárdenas Herrera, persona natural de nacionalidad ecuatoriana, capaz de
contraer obligaciones y ejercer sus derechos.
Todas las empresas se caracterizan por su organización, puesto que la coordinación de
elementos materiales y humanos para la comercialización, producción y prestación de
servicios se realiza sujetándose a una dirección en común para conseguir los objetivos
propuestos.
Sin embargo para esta consecución de objetivos sea de forma eficiente, eficaz y
6 perfectamente definida, que establezca y permita cumplir las funciones y
responsabilidades asignadas por ley, por necesidad o por costumbre.
La estructura de la organización de Librería y Papelería La “Tía Tula” se encuentra
plasmada en organigramas que muestran las principales líneas de autoridad y
responsabilidad. Así también como las actividades básicas de sus departamentos que
lo conforman. La estructura de la organización está realizada en base a sus
necesidades, infraestructura y a la situación actual de la empresa.
Los organigramas de la empresa poseen características como: exactitud, actualidad,
claridad, sencillez y uniformidad, que permiten una representación grafica de la
estructura de la organización.
Sistema Informático Utilizado.
En la actualidad toda organización cuenta con sistemas informáticos que constituyen
herramientas administrativas en el desarrollo de sus actividades.
Librería y Papelería “La Tía Tula” mantiene su propio sistema informático de acuerdo
a sus necesidades y requerimientos establecidos por organismos de control.
El sistema informático utilizado se denomina Sistema Integrado Multiusuario de
Administración Contable “CYBERTEC”, cuyo proveedor es la empresa Cybertec
Systems. La empresa cuenta con su licencia de uso N° 121212, suministrada por el
proveedor, para garantizar que su utilización es lícita, transparente y demostrar que es
7 Cybertec es un sistema integrado de información multiusuario de administración y
contabilidad, cuyos módulos se encuentran interrelacionados, suministrando
información automáticamente de un módulo a otro, evitando la redigitación de los
mismos.
Windows es el sistema operativo en el cual se ejecuta Cybertec, permitiendo de esta
manera su fácil utilización y manejo, puesto que se realiza a través de un ambiente
gráfico de ventanas e íconos, llevando a la mejor utilización de los recursos y
programas del computador. Se desarrolla en Microsoft Access, lo que hace que sea un
sistema de información amigable, permitiendo al usuario la importación y exportación
de datos del sistema a Microsoft Word y Excel o Viceversa. Cybertec se ejecuta con
óptimo rendimiento en MsAccess 97 o superior. El sistema es ejecutable en
computadores Pentium II de 260Mhz o superior, con un mínimo de 64Mb en memoria
y 80Mb libres en disco duro.
Cuenta además con un manual de usuario, cuyo objetivo es suministrar soporte de
8 Los módulos que conforman el sistema informático son los siguientes:
- Inventarios.
- Ventas – Facturación.
- Cuentas por Cobrar.
- Cuentas por pagar.
- Caja – Bancos.
- Contabilidad.
- Activos Fijos.
- Importaciones – Exportaciones.
- Recursos Humanos.
- Utilidades.
9 A continuación se describe en forma concisa lo que permite realizar cada uno de los
módulos.
- Inventarios.- Es el primer módulo del sistema; básicamente permite administrar
los bienes que la empresa adquiere como son las mercaderías destinadas para la
venta.
- Ventas – Facturación.- Permite la emisión de comprobantes de venta
pre-impresos utilizados por la empresa. Además establece alternativas de análisis en
relación a las ventas alcanzadas, productos vendidos, comisiones por vendedor,
lista de precios actuales, entre otras.
- Cuentas por Cobrar.- Este módulo permite tener un control de todas las
obligaciones que mantienen las terceras personas con la empresa, llevando un
registro individual y por sector de negocio de los clientes. También permite
realizar un análisis de antigüedad de las obligaciones demostrando la morosidad
de cada uno de ellos.
- Cuentas por Pagar.- De igual manera nos permite tener un control de todas y
cada una de las obligaciones que mantiene la empresa con los acreedores. Además
facilita la realización de un plan de pagos considerando la morosidad de las
10 - Caja – Bancos.- A través de este módulo se controla el efectivo que ingresa y
egresa de la empresa, permitiendo la verificación de los saldos en las diferentes
instituciones financieras.
- Contabilidad.- Permite la elaboración y presentación de los Estados Financieros
generados a través del proceso contable. Permite además elaborar las obligaciones
tributarias a las que se encuentra sujeta la empresa.
- Activos Fijos.- Todos los bienes considerados como activos fijos adquiridos por
la empresa para la generación de ingresos los cuales son controlados y
administrados gracias a este módulo, además permite la localización del bien, el
valor de adquisición y otros elementos necesarios.
- Importaciones – Exportaciones.- Este módulo facilita la impresión de los
formularios necesarios para la realización de importaciones y exportaciones.
- Recursos Humanos.- Permite administrar y controlar al personal que dispone la
empresa, a través de la generación de roles de pago, determinación de horas
extras, elaboración de planillas de IESS, etc.
- Utilidades.- Establece diferentes opciones para la reparación de la base de datos
utilizada, cuando surja problemas que no sea necesario la intervención del
11 - Ventanas.- Es el último módulo del sistema informático que permite interactuar
con otros programas que se encuentran en utilización.
Cada uno de estos módulos contiene aplicaciones que han sido incorporadas de
acuerdo al desarrollo de la empresa. De igual manera para la obtención de la
información se puede llevar a cabo a través de presentación preliminar, impresa y
archivos.
En cuanto al equipo informático que mantiene la empresa para su utilización se
encuentran de acuerdo a los requerimientos tecnológicos que exige el mundo actual.
El sistema contable computarizado utilizado por la Librería y Papelería “La Tía Tula”
es CYBERTEC, que cuenta con 11 módulos, para lo cual se realizarán cambios en el
sistema contable, es decir la manera correcta de utilización del sistema contable
computarizado y las respectivas mejoras que den como resultado las buenas
decisiones gerenciales que nos lleve a un nivel de calidad superior en lo que respecta
al área contable y un mejoramiento continuo con el objetivo de brindar un mejor
servicio a los clientes y expandir las utilidades.
Aspectos Legales.
Librería y Papelería “La Tía Tula” por considerarse una empresa comercializadora de
bienes y por ende un elemento productivo dentro del sistema económico, se encuentra
sujeta a la normativa legal vigente en nuestro país para realizar cualquier actividad
económica y a su vez sujeta a leyes, reglamentos y requerimientos establecidos por
12 Dentro de la normatividad vigente que se encuentra sujeta la empresa se puede
clasificar por el ámbito de aplicación de la siguiente manera:
Normativa Contable.
Esta normativa permite armonizar los procedimientos contables universales,
ordenando y diseñando todos los elementos del sistema contable para la elaboración y
presentación de los estados financieros en post de lograr el desarrollo empresarial.
Las normas contables son dictadas por organismos internacionales como Federación
Internacional de Contabilidad y a nivel nacional por la Federación Nacional de
Contadores del Ecuador.
Entre la normativa contable aplicada por la Librería y Papelería “La Tía Tula” y
considerando su actividad se encuentran:
- Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A.)
- Normas Ecuatoriana de Contabilidad (N.E.C.)
Normativa Tributaria.
La normativa tributaria permite establecer responsabilidades, derechos y obligaciones
concernientes a los tributos que están sujetos los contribuyentes.
Entre la normativa tributaria aplicada por la Librería y Papelería “La Tía Tula” con
13 - Código Tributario.
- Ley de Régimen Tributario Interno.
- Ley de Registro Único de Contribuyentes SRI.
- Reglamento de Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno.
- Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención del Impuesto a la Renta.
Obligaciones Tributarias.
La obligación tributaria “Es el vínculo jurídico personal, existente entre el Estado y
los contribuyentes o responsables de aquellos”1
. Las obligaciones tributarias que debe
cumplir la empresa son:
- Declaración de Retenciones en la Fuente.
- Declaración Mensual del Impuesto al Valor Agregado.
- Impuesto a la Propiedad de Vehículos Motorizados.
- Declaración del Impuesto a la Renta.
Obligaciones Tributarias Reglamentarias.
Entre las obligaciones tributarias reglamentarias que debe cumplir la empresa se
encuentran:
- Presentación de Anexos Transaccionales.
- Actualización del RUC.
- Dar de Baja Comprobantes de Venta y Retención Caducados.
- Otras Obligaciones Tributarias Reglamentarias.
1
14 Normativa Laboral.
La normativa laboral permite regular las relaciones entre empleadores y trabajadores,
se aplican a las diversas modalidades y condiciones de trabajo.
Estas normas laborales son reguladas por el Ministerio de Trabajo y Recursos
Humanos e Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Entre la normativa laboral aplicada por la Librería y Papelería “La Tía Tula” se
encuentran:
- Código de Trabajo.
- Ley de Transformación Económica del Ecuador.
- Reglamento de Aplicación del Código de Trabajo.
- Ley de Seguridad Social.
- Decretos del Ministerio de Trabajo (Resoluciones Salariales).
Otra Normativa.
Son aquellas normativas de obligatorio cumplimiento que permiten el funcionamiento
de la empresa en post de salvaguardar la integridad de la ciudadanía y de las personas
que permiten su desarrollo. Generalmente estas contribuciones son reguladas por
organismos seccionales en donde se encuentre localizado el lugar de operaciones de la
15 Entre estas obligaciones se encuentran:
- Permiso de Funcionamiento – Bomberos.
- Impuesto Predial.
- Patente Municipal.
1.4 Idea a Defender.
Implementar un sistema contable para la librería y papelería “La Tía Tula” que
permita controlar y consolidar la información de manera eficaz y eficiente., que nos
sirva de orientación para lograr un desarrollo y crecimiento esperado, y de esta
manera aportar al desarrollo socioeconómico de nuestro país.
1.5 Identificación de Variables.
1.5.1 Variable Independiente.
Implementación de un sistema contable para la librería y papelería “La Tía Tula”.
1.5.2 Variable Dependiente.
Mejorar el control contable.
Optimizar los recursos.
16 1.6 Identificación de Indicadores.
Óptimo, bueno, regular.
Muy eficientes, eficientes, poco eficientes.
Periódica, cumplimiento de metas.
1.7 Aspectos Metodológicos Generales.
1.7.1 Diseño de Investigación.
Este estudio será explicativo ya que, la finalidad del mismo es dar a conocer el
diagnóstico de la librería y papelería “La Tía Tula” que nos permita conocer cuales
serian los cambios a darse luego de la implementación de un sistema contable.
Además se lo hará de manera observacional ya que únicamente se revisará los
resultados obtenidos durante cierto período de tiempo, y se los analizará, es decir, sin
realizar ningún tipo de cambio.
Por último se puede decir que será correlacional ya que sus variables se relacionan
entre si y juntas ayudan a realizar la implementación del sistema contable que permita
un mejor manejo de la empresa.
17 1.8 Métodos Generales de Investigación.
En este trabajo se utilizará los siguientes métodos:
1) Método Inductivo.- Se ha aplicado para inferir la información de la muestra del
manejo contable de la librería y papelería “La Tía Tula” para de esta manera
obtener las conclusiones y poder validar los objetivos y la idea a defender de este
trabajo.
2) Métodos de Análisis de datos: pueden ser métodos cualitativos y cuantitativos de
análisis de datos, lo realmente importante es conocer la información y de la misma
extraer resultados, conclusiones y recomendaciones.
Es así que se realizará un método de análisis de datos ya que como su palabra lo dice
se analizará toda la información y documentación contable importante que se ha
obtenido en la empresa la cual nos permita extraer resultados, dar conclusiones y
tomar decisiones.
1.9 Técnicas Generales de Investigación.
Acudiré a los documentos contables con mayor transcendencia, para observar su
manejo y de esta manera obtener la mayor información posible.
Las técnicas que se ocuparan en este estudio son:
Entrevista: ya que se dialogará sobre el tema con personal del departamento de
18 Consulta a expertos: esto nos permitirá un criterio más amplio en todo lo referente a
los sistemas contables.
Revisión de archivos: esta es una de las técnicas más importantes ya que revisaré
todo tipo de documento contable que contribuya con la implementación del sistema
contable.
Revisión de documentos de gobierno: deberé revisar toda la información legal la
cual nos muestre lo que se puede y no se puede hacer con respecto a la
implementación del sistema contable y su manejo posterior.
Trabajo de campo: permitirá verificar datos y evitar todo tipo de engaño al momento
de tomar decisiones luego de implementar el sistema contable.
1.10 Población / Muestra
Para realizar la implementación del sistema contable en la librería y papelería “La Tía
Tula”, se medirá a través del manejo realizado por el departamento contable.
1.11 Técnica para el Procesamiento de Datos.
o Proceso computarizado con Excel.
o Ordenamiento y clasificación de datos.
o Proceso computarizado con Word.
o Gráficos (Pasteles, histogramas, otros.).
19 1.12 Difusión de Resultados.
La forma de difusión del trabajo de investigación será de forma escrita por medio de
la tesis y de la defensa de la misma.
20 CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Introducción.
2.2 Definición de Contabilidad.
2.3 Importancia de Contabilidad.
2.4 Objetivos de Contabilidad.
2.5 Características de la Contabilidad.
2.5.1 Contabilidad herramienta para la toma de decisiones.
2.5.2 Especialidad de la Contabilidad.
2.5.3 La Contabilidad en las Empresas y Organizaciones.
2.5.3.1 Concepto de la Empresa.
2.6 Sistema Contable.
2.6.1 Funciones del Sistema Contable.
2.6.2 Características del Sistema Contable.
2.6.3 Clases del Sistema Contable.
2.6.4 Gráfico del Sistema Contable por Computador.
2.6.5 Cuenta Contable.
2.6.5.1 Concepto de Cuenta Contable.
2.6.5.2 Partes de una Cuenta.
2.6.5.3 Clasificación de cuentas por el grupo al que pertenecen
2.7 El plan general de las Cuentas.
2.7.1 Sistema de Codificación de las Cuentas.
2.8 Contenido del Plan o Catálogo de Cuentas.
2.9 El proceso de Registro Contable.
2.10 Principios, Normas, Leyes del Sistema de Contabilidad.
2.10.1 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
2.10.1.1 Objetivos de los P.C.G.A.
21 2.10.1.3 Clasificación de los P.C.G.A.
2.10.1.4 Descripción de los P.C.G.A.
2.10.2 Normas Ecuatorianas de Contabilidad N.E.C.
2.10.2.1 Objetivos de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. 2.10.2.2 Cuadro Descriptivo de las N.E.C.
2.10.3 Ley de Régimen Tributario Interno.
2.10.3.1 Principios Generales.
2.10.3.2 Partida Doble.
2.10.3.3 Emisión de Comprobantes de Venta.
2.10.3.4 Obligación de Llevar Registros de Retención.
2.10.4 Código de Trabajo.
2.10.4.1 De las Obligaciones del Empleador.
2.11 Estado de Situación Financiera.
2.11.1 Ubicación de las Cuentas.
2.11.2 Formato del Balance General.
2.12 Registro de Entrada Original.
2.12.1 Libro Diario.
2.12.1.1 Formato del Libro Diario.
2.12.2 Libro Mayor.
2.12.2.1 Contenido del Libro Mayor.
2.12.2.2 Formato del Libro Mayor.
2.12.2.3 Libro Mayor Auxiliar.
2.12.3 Balance de Comprobación.
2.12.3.1 Formato del Balance de Comprobación.
22 CAPÍTULO II
2. MARCO TEORICO.
2.1 Introducción.
Para la implementación del sistema contable de la Librería y Papelería “La Tía Tula”,
se citan conceptos teóricos de reconocidos autores que están relacionados a la
Contabilidad en general, que forman parte de una serie de textos que servirán de
referencia para ampliar y explicar conceptos como la Contabilidad se constituye en
una herramienta indispensable para las empresas y como los sistemas contables
permiten mantener una información útil y oportuna para una adecuada toma de
decisiones.
Con el fin de vincular el aspecto legal y las disposiciones técnicas con el ciclo
contable, se pondrán conceptos de los cuerpos legales vigentes: leyes, reglamentos y
estatutos, así mismo se citarán las disposiciones establecidas en las PCGA, que se
relacionan con el término principal de la investigación.
2.2 Definición de Contabilidad.
“La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y
en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter
financiero, así como el de interpretar sus resultados”2.
Al definirla como arte, la contabilidad permite interpretar, medir y describir la
actividad económica de una empresa, con el fin de satisfacer las necesidades de
23 información destinadas a apoyar la toma de decisiones, de sus administradores, y para
servir de sustento al control que deban ejercer los organismos pertinentes.
“En la actualidad, la Contabilidad se constituye una herramienta administrativa
indispensable para la toma de decisiones. Es por ello que la información que genera
debe propender a:
- Coordinar las actividades económicas y administrativas.
- Captar, medir, planear y controlar las operaciones diarias.
- Estudiar las fases del negocio y los proyectos específicos”3.
Es así que la Contabilidad no se limita a simples reglas y procedimientos, es necesario
interesarse en conocer como funcionan las transacciones del negocio que dan origen a
la información financiera y porque esta información sirve para la toma de decisiones
adecuada.
De ahí que la información financiera que genera la contabilidad debe ser oportuna,
adecuada, confiable y de fácil comprensión.
El siguiente esquema representa la relación entre las operaciones de la empresa, la
Contabilidad y las decisiones de gerencia.
3
24 2.3 Importancia de la Contabilidad.
Toda empresa sea pública o privada, necesita saber como marcha su gestión
empresarial. Al interior de una empresa la Contabilidad es de vital importancia, ya
que a través de ella se puede controlar, informar, planificar y tomar decisiones que
satisfaga los requerimientos operacionales y gerenciales en forma oportuna.
Sin lugar a dudas la Contabilidad proporciona información de los bienes que posee,
los recursos y los derechos de su propiedad, pero también las obligaciones contraídas;
permitiendo la coordinación de las actividades económicas y administrativas y
controlando las operaciones diarias desarrolladas por la empresa. La actividad de la empresa origina las
operaciones administrativas.
Las operaciones tienen un reflejo documental.
La Contabilidad ofrece resúmenes de la situación económica y financiera.
Las decisiones de la gerencia determinan la actividad de la empresa. El análisis de los datos contables
orienta las decisiones de la gerencia. Los documentos son la base de las
25 2.4 Objetivos de la Contabilidad.
Entre los principales objetivos que proporciona la Contabilidad se encuentran:
- Brindar Información.- La información esta orientada a la toma de decisiones,
tanto de orden interno como externo y relacionado con terceras personas.
- Ser útil como medio de control.- Este objetivo se relaciona principalmente con la
comparación de los resultados obtenidos, con los planificados, y la prevención y
evidencia de errores, fraudes u omisiones.
- Dar protección legal.- El Código de Comercio otorga valor probatorio a las
anotaciones que se realizan en libros siempre que se cumpla con la normativa
vigente.
- Constituir una herramienta administrativa.- Colaborando a la realización de
análisis en la ejecución de la operación de la empresa.
2.5 Características de la Contabilidad.
Entre las características principales tenemos:
a) Refleja variaciones.- Se puede observar como cambia la composición de la
empresa, sus activos, pasivos y patrimonio.
b) Refleja proyecciones.- Compara lo presupuestado o esperado con lo obtenido
26 c) Evalúa comparaciones.- De período a período se puede determinar cambios en
los resultados de la empresa.
d) Refleja concurrencia.- Registra las operaciones conforme van ocurriendo en
modo claro y cronológico.
e) Expresa unidades de valor.- Indica la moneda en se procede hacer el registro o el
criterio tomado para reportar transacciones en monedas diferentes.
f) Refleja fidelidad.- Para conocer la realidad de la empresa es necesario que los
registros de los hechos económicos sean exactos.
g) Refleja integridad.- El hecho registrado no puede ser adulterado o incompleto,
debe ser claro y consistente con la realidad a la cual se originó el registro.
h) Refleja seguridad.- Ante cualquier duda se respalda de manera adecuada
cumpliendo la normativa vigente.
i) Refleja procesos.- Relaciona los hechos siguiendo un orden preestablecido y
27 2.5.1 La Contabilidad como Herramienta para la Toma de Decisiones.
“La información contable es útil para cualquiera que deba emitir juicios y tomar
decisiones que generen consecuencias económicas; la contabilidad ayuda a la toma de
decisiones, mostrando dónde y cómo se ha gastado el dinero o se ha contraído
compromisos; evaluando el desempeño e indicando las implicaciones financieras de
escoger un plan en lugar de otro. Además ayuda a predecir los efectos futuros de las
decisiones y a dirigir la atención tanto hacia los problemas, las imperfecciones y las
ineficiencias actuales, como hacia las oportunidades futuras”4
Al definirla como una herramienta útil para quienes necesitan tomar decisiones que
tienen consecuencias económicas, entre ellos, sus dueños, administradores e
inversionistas.
Si sus administradores desean conocer la situación financiera de la empresa en un día
determinado, tendrán que recurrir a la información que se encuentra en el Balance
General, y para que ellos conozcan cual fue el desempeño logrado en un período
especifico, analizarán el Estado de Resultados y el Estado de Flujo de Efectivo; con
estos tres balances sus administradores podrán evaluar el desempeño financiero de sus
empresas y conocer si sus objetivos fueron o no alcanzados.
2.5.2 Especialidad de la Contabilidad.
Se conoce que la Contabilidad General es una sola, pero sus principios pueden ser
usados en diferentes campos en donde se la aplica, denominándole como
especialización, así:
4
28 En el campo comercial se llamará Contabilidad General.
En el campo industrial se llamará Contabilidad de Costos.
En el campo de la banca se llamará Contabilidad Bancaria.
En el campo de lo agrario se llamará Contabilidad Agraria.
En el campo público se llamará Contabilidad Gubernamental.
2.5.3 La Contabilidad en las Empresas y Organizaciones.
2.5.3.1 Concepto de Empresa.
“La empresa es una organización de personas que realiza una actividad económica
debidamente planificada, y se orienta hacia la intervención en el mercado de bienes y
servicios, con el propósito de obtener utilidades”5 .
En las empresas, uno de los procesos que ha merecido especial atención y ha
experimentado mejoras notables es la contabilidad, que es el medio que genera datos,
reportes y balances, es decir, información que utilizan los administradores en la toma
de decisiones.
La contabilidad es la que atiende las necesidades de quienes toman decisiones dentro
de la empresa, su aplicación es muy apreciada en toda organización que maneje
fondos y recursos con propósitos de asistencia social. Las empresas y organizaciones
necesitan de la contabilidad si su meta es progresar.
29 2.6 Sistema Contable.
“Conjunto de registros procedimientos y equipo que se ocupa, sistemáticamente, de
los eventos que afectan el desempeño financiero y la situación económica de una
entidad”6 .
Los métodos de procesar información han cambiado en los últimos tiempos, los
sistemas computarizados han ido reemplazando a los manuales, el sistema de
contabilidad que utiliza una empresa debe estar especialmente ajustado a su tamaño y
a las necesidades de información que pueda tener el negocio.
El sistema contable provee información cuantitativa y cualitativa con los siguientes
propósitos:
o Suministrar información interna, que la utilizarán sus administradores en la
planificación, toma de decisiones, formulación de políticas generales y planes de
largo alcance.
o Suministrar información externa para inversionistas, organismos de control y
terceras personas.
Un sistema contable contiene:
o La clasificación de las cuentas.
30
o Los libros de contabilidad, formas, procedimientos y controles que sirven para
contabilizar y controlar el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y los
resultados de las transacciones.
2.6.1 Funciones de un Sistema Contable.
La contabilidad es un sistema cualitativo que cumple tres funciones principales que
son:
a) La acumulación.- Mediante el reconocimiento de eventos y condiciones tal como
ellos ocurran identificados en períodos de tiempo específicos.
b) La medida.- Cuantifica en términos monetarios los recursos, las obligaciones y
los cambios que se producen en ellos.
c) Reportes de información.- Presenta de manera oportuna y adecuada la
información; satisfaciendo las necesidades de la empresa.
2.6.2 Características del Sistema Contable.
a) Compatible.- Un sistema contable debe ser compatible con las operaciones,
personas y estructura organizacional de una empresa.
31 c) Relación de costo sobre beneficio.- Proporciona beneficios máximos con costos
mínimos.
2.6.3 Clases de Sistemas Contables.
Un sistema contable de una empresa debe ser diseñado de acuerdo a su tamaño y a las
necesidades de información, puesto que la composición de las empresas son muy
amplias y diversas. Cada una persigue fines distintos una de otra a través de
actividades y procedimientos diferentes.
Estas características obligan a individualizar los sistemas contables de cada una de las
empresas de acuerdo a sus requerimientos, organización y operaciones.
Considerando lo anteriormente señalado los sistemas contables pueden ser:
a) “Sistema contable manual.- Como su nombre lo indica, es el que se desarrolla
trabajando manualmente, al menos en un alto porcentaje. Se elabora los
comprobantes y se registra en los libros para la elaboración y presentación de
informes.
b) Sistema contable mecanizado.- A más de la utilización de las sumadoras y
calculadoras se trabaja con una maquina llamada “Maquina de contabilidad”, la
misma que utiliza tarjetas para llevar los libros mayores con sus respectivos
32 c) Sistema contable por computador.- Cuando la máquina de contabilidad del
sistema anterior es remplazada por un computador y para llevar a cabo una serie
de operaciones que dan origen a movimientos contables, se dice que la
contabilidad esta “sistematizada”, o se lleva por computador”7 .
En la actualidad existen paquetes contables que utilizan empresas cuyo volumen y
complejidad de las transacciones no requieren que se desarrolle sistemas contables
computarizados propios.
Es inevitable mencionar que el mundo va de la mano con los avances
tecnológicos, de ahí que la empresa moderna se medirá en función de la
sistematización y automatización de sus operaciones.
2.6.4 Gráfico de un Sistema Contable por Computador.
Todo sistema contable debe orientarse a la sistematización que hoy en día ha invadido
a pequeñas, medianas y grandes empresas, dejando casi totalmente de lado los
procesos manuales tradicionales.
Un sistema contable a través de la utilización de un equipo informático debe estar
conformado por sistemas operativos, subsistemas, módulos y aplicaciones. Tanto los
módulos como las aplicaciones deben estar interrelacionados entre sí, es decir que
actúen todos lo módulos que intervienen cuando se procesan los datos.
7
33 A continuación se presente un esquema gráfico que demuestra la aplicación de un
sistema contable a través de un equipo operativo.
Podemos observar en este gráfico que todos sus módulos están integrados y las
diferentes relaciones que mantienen cada uno de ellos.
El sistema contable aplicado a través de un equipo informático requiere de elementos
indispensables como: el software, hardware y otros elementos como son: el plan de
cuentas, manuales de procedimientos contables, aspectos legales y el recurso humano. Cuentas por
Pagar
Inventarios de Bodega
Importaciones
Ventas Facturación
Contabilidad General
Activos Fijos
Cuentas por Cobrar
Tesorería Caja-Bancos
34 2.6.5 Cuenta Contable.
2.6.5.1 Concepto.
“Es el nombre que agrupa genérico que agrupa valores de la misma naturaleza”8 .
En Contabilidad el elemento fundamental es la cuenta, que conceptualmente
constituye el elemento básico en el cual se registran los hechos económicos que
responden a una misma naturaleza, en ella se anotan en el Debe, los débitos o cargos y
en el Haber, los créditos o abonos que afectan a cada cuenta.
2.6.5.2 Partes de una Cuenta.
Las partes por las que se conforma una cuneta son:
Debe.- Se registran todos los valores que se reciben, ingresan o entran en cada una de
las cuentas; y se registra al lado izquierdo.
Haber.- Se registran los valores que se entregan, egresan o salen de cada una de las
cuentas; y se registran al lado derecho.
Saldo.- Es el resultado de restar el valor del debe del valor del haber de una misma
cuenta, si el debe es mayor que el haber, el saldo será deudor; si el valor del haber es
mayor que el debe, el saldo será acreedor.
35 2.6.5.3 Clasificación de las cuentas por el grupo al que pertenecen.
“Las cuentas se clasifican según al grupo al que pertenecen en: Activo, Pasivo,
Capital, Gastos y Rentas”9.
Cuentas de Activo.- Están representadas por todos los bienes valores y derechos que
una empresa posee en una fecha determinada, estas cuentas pueden ser tangibles,
como: caja, documentos por cobrar, etc, e intangibles como: marcas, patentes, etc.
Cuentas de Pasivo.- Representan las obligaciones y responsabilidades contraídas por
la empresa, las mismas que en un plazo determinado deben ser honradas, pagadas o
devengadas, como por ejemplo: cuentas por pagar, ingresos cobrados por anticipado,
etc.
Cuentas de Patrimonio.- Representan los aportes de los socios, los resultados
obtenidos por la actividad de la empresa y las reservas de la empresa, como: capital
social, utilidades, etc.
Cuentas de Gasto.- Denominación aplicada a los conceptos que denotan uso,
consumo, extinción o devengo de bienes y servicios de una empresa.
Cuentas de Renta.- Representan los beneficios o ganancias de una empresa; cuando
estas se generan por el giro normal del negocio se denominan rentas operativas como:
venta de servicios y cuando los ingresos provienen de actividades ocasionales se
denominan rentas no operativas como: los intereses.
36 Cuentas de Orden.- Son cuentas que por su naturaleza no afectan la situación
económica, ni financiera de la empresa, pero es necesario mantenerlas registradas,
para controlar ciertas operaciones que podrán significar derechos u obligaciones
empresariales.
Estas cuentas se registran al pie del balance general, como valores entregados en
garantía.
2.7 El plan general de cuentas.
“El plan general de cuentas es un catalogo o lista de cuentas, clasificadas de acuerdo
con una codificación. Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo,
pasivo, patrimonio). Se incluyen también las cuentas de gastos y de ingresos”10 .
El conjunto de cuenta que el Contador considere conveniente utilizar para cada
organización de acuerdo a sus necesidades constituye el catálogo o plan de cuentas
institucional, el cual representa en forma clara y comprensible los diferentes
componentes del Activo, Pasivo, Patrimonio, Rentas, Costos, Gastos y las cuentas de
orden.
2.7.1 Sistemas de Codificación de las cuentas.
Es la utilización de números, letras y otros símbolos que representen o equivalen al
grupo, subgrupo, cuentas o subcuentas.
37
Sistema de Codificación Numérico: cuando se codifica utilizando exclusivamente números.
Sistema de Codificación Alfabético: cuando se codifica utilizando exclusivamente
letras.
Sistema de Codificación Mixta: cuando se codifica utilizando simultáneamente
números y letras.
2.8 Contenido del Plan o Catálogo de Cuentas.
GRUPO.
1 Activo
2 Pasivo
3 Patrimonio
4 Ingresos
5 Gastos y Costos
6 Cuentas de orden
SUBGRUPO.
1.1 Activo Corriente.
1.2 Activo no Corriente.
1.3 Otros Activos.
2.1 Pasivo Corriente.
2.2 Pasivo no Corriente.
38 3.1 Capital Social.
3.2 Reservas.
3.3 Superávit de Capital.
3.4 Superávit de Operación.
4.1 Ingresos Operacionales.
4.2 Ingresos no Operacionales.
5.1 Gastos Operacionales.
5.2 Gastos no Operacionales.
5.3 Costos Operacionales.
5.4 Costos no Operacionales.
6.1 Cuentas de Orden Deudoras.
6.2 Cuentas de Orden Acreedores.
2.9 El proceso de Registro Contable.
“La Contabilidad es un sistema cuyo objetivo principal es registrar las actividades
financieras en forma ordenada y sistemática, para resumir y obtener los resultados
financieros de la actividad comercial de una empresa”11
El proceso contable, cosiste en seguir una serie de pasos apegados a principios y
normas contables para obtener los resultados.
El proceso del registro comienza con la preparación y comprobación de la
documentación mercantil, las principales actividades en el proceso de la Contabilidad
son:
39 Comprobantes de Soporte.
Registro en el Libro Diario.
Registro en el Libro Mayor.
Preparación del Balance de Comprobación.
Asientos de Ajuste y Reclasificaciones Contables.
Preparación de la Hoja de Trabajo.
Elaboración de Estados Financieros.
Estado de Resultados.
Estado de Situación Financiera.
Comprobantes de Soporte: El proceso contable comienza con los documentos o
justificantes comerciales, como facturas, notas de crédito, notas de venta, etc.
Una transacción genera un documento fuente en el momento que se lleve a cabo, estos
documentos proporcionan información detallada acerca de la transacción y sirven
como evidencia escrita que da origen a los registros contables.
La documentación fuente debe guardarse durante el tiempo exigido por la ley , en
orden cronológico, de modo que, sirvan de respaldo para verificar detalles de las
operaciones realizadas.
Registro en el Libro Diario: Es el segundo paso en el proceso contable, ya que
analiza la transacción, respalda en la documentación fuente y procedemos al registro
40 transacciones en su orden cronológico, en el cual menciona el nombre de las cuentas
a la cual debe cargarse al registrar cada transacción y expresa los importes de los
cargos y abonos.
El Libro Diario: Constituye el ejemplo más común de libro de asientos originales. Es
el punto de partida en el que se anotan todas las operaciones en forma de asiento.
Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organización teniendo en
cuenta el doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura.
En función de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el debe e
incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el
haber; por ejemplo la compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes
(débito) y disminuye la cuenta de caja (crédito).
Registro en el Libro Mayor: Cuando las transacciones se consignan en el libro
mayor que es el tercer paso del ciclo contable, las cantidades reflejadas en el libro
diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida
contable.
En cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de
forma que el saldo, es decir el crédito o el débito neto de cada cuenta puede calcularse
con facilidad. Cada cuenta del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada
41 Por ejemplo en la cuenta de clientes, se puede desglosar, uno a uno, los clientes de la
empresa, pudiéndose saber así cuanto ha comprado cada uno de ellos.
Preparación del Balance de Comprobación: Es el cuarto paso del proceso, consiste
en preparar el Balance de Comprobación, el mismo que se prepara con los saldos de
las diferentes cuentas que constan en el libro mayor principal.
El saldo deudor se obtiene cuando los valores debitados de una cuenta son mayores a
los acreditados; el saldo acreedor es cunado los valores acreditados a una cuenta son
mayores a los debitados; y se obtiene saldo nulo cuando los valores debitados y
acreditados en una cuenta son exactamente iguales.
Asientos de Ajuste y Reclasificaciones Contables: Finalizada las etapas
correspondientes a la teneduría de libros, en el proceso contable pueden haber errores,
omisiones o cualquier otra situación que afecta la razonabilidad de las cuentas, el
contador procederá a realizar los ajustes de aquellas cuentas que, por diversas causas
no reflejen la verdadera situación o estado actual de la empresa; por ejemplo: los
ingresos pendientes de pago, gastos pendientes, ingresos percibidos con antelación,
etc.
Una vez realizados todos los ajustes, el contador realiza un primer balance de
comprobación de saldos, adaptando a este los ajustes anteriores.
Preparación para la Hoja de Trabajo: La preparación de la hoja de trabajo facilita
42 las cuentas de acuerdo con los estados que habrán de presentarse, así como también la
formulación de los asientos que intervienen en el procedimiento de ajuste y cierre de
los libros.
Elaboración de Estados Financieros: Es el paso final, la preparación de los Estados
Financieros, que muestran resultados de las operaciones del negocio y la situación
financiera de éste.
“Los Estados Financieros son informes que se elaboran al finalizar un periodo
contable, con la finalidad de proporcionar información sobre la situación económica y
financiera de una empresa”12
Un juego completo de Estados Financieros incluye los siguientes componentes:
Balance General.
Balance de Resultados.
Estado con Cambios del Patrimonio.
Estado de Flujo de Efectivo.
Políticas contables y notas explicativas.
2.10 Principios, Normas y Leyes para la Aplicación del Sistema de
Contabilidad.
Con el fin de relacionar el aspecto legal y las disposiciones técnicas con el sistema
contable, es necesario que se tomen en consideración ciertos principios, normas y
procedimientos de contabilidad de acuerdo a las necesidades de la organización.
43 2.10.1 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados P.C.G.A.
“Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados cuyas siglas (P.C.G.A.) son
conceptos básicos que establecen la delimitación del ente económico, las bases de
cuantificación de las operaciones y la presentación de la información económica y
financiera de la empresa a través de los estados financieros”13 .
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados deben ser aplicados por
todas las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con la ley y reglamentos estén
obligados a llevar Contabilidad.
2.10.1.1 Objetivos de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Entre los principales objetivos de la normatividad contable se encuentran:
- Uniformidad de criterios entre todos los contadores.
- Razonabilidad de los estados financieros.
- Comparabilidad entre estados financieros de distintos períodos.
2.10.1.2 Importancia de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.
Sin lugar a dudas la importancia de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados radica en su aplicación en los diferentes registros contables, permitiendo
que exista una armonía y uniformidad de criterios por parte de los profesionales
contables cuyo resultado final es la elaboración y presentación de los estados
13
44 financieros, los mismos que deberán ser razonables y comparables con períodos
distintos de la misma empresa y con los estados financieros de otras empresas.
2.10.1.3 Clasificación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados son 117 clasificados de la
siguiente manera:
a) “Principios Básicos.- Son aquellos que se consideran fundamentales por
cuanto constituyen los elementos básicos de la contabilidad financiera y deben
considerarse para la presentación y aplicación de los demás principios
contables, especialmente los principios detallados de operación. En este grupo
se encuentran catorce principios entre los principales podemos considerar a:
ente contable, equidad, período de tiempo, acumulación, uniformidad, etc.
b) Principios Esenciales.- Especifican el tratamiento general que debe aplicarse
al reconocimiento y medición de hechos ciertos que afecten la posición
financiera y los resultados de las operaciones de las empresas.
Tienen relación con la contabilidad financiera en general y proporcionan las
bases para la formulación de otros principios. En este grupo se encuentran
catorce principios, entre los cuales podemos citar: determinación de los
resultados ingresos, realización, reconocimiento de costos y gastos y un
45 c) Principios Generales de Operación.- Guían la selección y medición de los
acontecimientos en la contabilidad, así como también la presentación de la
información a través de los estados financieros. Estos principios son ochenta y
nueve de los cuales sesenta y dos principios son de selección y medida; diez
principios determinan los efectos sobre los activos, pasivos, patrimonio y
cuentas de resultados y diecisiete corresponden a principios para la
presentación de estados financieros básicos”14 .
14
MARTÍNEZ Carlos, Principios Contables Explicación, Análisis y Casos Prácticos, Primera Edición, Año 1990, Tecnicpia Publicitaria, Guayaquil-Ecuador, Pág. 8 25, 34.
PRINCIPIOS BÁSICOS.
14 Principios.
PRINCIPIOS ESENCIALES
14 Principios.
PRINCIPIOS GENERALES DE OPERACIÓN.
62 Principios de Selección y Medida.