MANUAL DE PROCEDIMIENTO
INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE
INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y
LIMPIEZA 5S
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S
INDICE
OBJETIVO Y PERSONAL INVOLUCRADO
3
PLANEACION
4
DEFINICION DE LA METODOLOGÌA 5S
4
EFECTUACION DE ANALISIS DE DIAGNOSTICO
4
EJECUCIÒN: INICIO DE LA IMPLANTACIÒN
5
PRIMERA S: SEIRI
5
SEGUNDA S: SEITON- ORDENAR
6
TERCERA S: SEISO-LIMPIAR
7
VERIFICACION O SEGUIMIENTO
8
CUARTA S: SEIKETSU-ESTANDARIZAR
8
INDICACIONES PARA LA INSPECCION POR CHECK LIST
9
PRINCIPALES PUNTOS DE MEJORA
10
REPORTE FOTOGRAFICO
10
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO
10
PROGRESO SEMANAL
10
SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS
10
ACCION
11
QUINTA S; SHITSUKE-SOSTENER LA DISCIPLINA
11
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INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S
OBJETIVO
El presente documento tiene la finalidad de establecer las bases y mecanismos mediante los cuales se institucionalizara y dará seguimiento a un sistema de trabajo bajo un esquema de orden y limpieza.
La implantación es basada en los “Círculos de calidad” de Deming en sus cuatro fases, planeaciòn, ejecución, verificación, acción; debido a que se trata de un proceso cíclico que busca permanencia y habito en la cultura laboral de la empresa.
La metodología a seguir es la conocida como 5 S, de origen japonés, cuyo principal objetivo es el orden y limpieza, que puede dar como valor agregado la seguridad y el incremento en la productividad y aprovechamiento de los recursos.
PERSONAL INVOLUCRADO
Coordinador de 5 S: Planteamiento de propuesta y sistema
Verificación e inspección de 5 S Elaboración de reportes de 5 S Verificación de acciones correctivas
Supervisores de producción Ejecución de 5S en su área
Mantenimiento de orden y limpieza en su área Seguimiento de acciones correctivas
Coordinadores de producción Apoyo al seguimiento de acciones correctivas
Comunicación de disposiciones a supervisores
Mantenimiento Apoyo en la ejecución de acciones correctivas
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PLANEACIÒN
DEFINICIÒN DE LA METODOLOGIA 5S
Se refiere a la creación y mantenimiento de áreas de trabajo más limpias, organizadas y seguras, es decir, se trata de imprimirle mayor "calidad de vida" al trabajo.
La metodología proviene de términos japoneses que diariamente ponemos en práctica en nuestra vida cotidiana
1. Seleccionar o clasificar: Seiri 2. Ordenar: Seiton
3. Limpiar: Seiso
4. Estandarizar: Seiketsu
5. Sostener en disciplina: Shitsuke
EFECTUACIÓN DE ANÁLISIS DE DIAGNOSTICO
Es preciso llevar a cabo un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas) para conocer el punto partida en la implantación.
FORTALEZAS
Características que permiten Lograr los Objetivos y reducen el impacto negativo de una posible eventualidad.
OPORTUNIDADES
Elementos o circunstancias que pueden ser aprovechados para tener una mejora y dar un Valor Agregado.
DEBILIDADES
Vulnerabilidad que restringe la capacidad de actuar ante un evento u
oportunidad. AMENAZAS
Lo que representa un riesgo para la integridad o el patrimonio de la empresa o el colaborador y el cumplimiento de sus propósitos.
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EJECUCIÒN: INICIO DE LA IMPLANTACIÒN
Al conocer la metodología para el orden y limpieza e implantación de proyectos, es preciso identificar sus 5 etapas, donde las 3 primeras se refieren a la organización y limpieza, las ultimas 2 corresponden al seguimiento y de ellas depende el éxito y el mantenimiento gradual de los resultados de la implantación.
PRIMERA S: SEIRI-SELECCIONAR Y CLASIFICAR
Se debe retirar del área o estación de trabajo todos aquellos elementos que no son necesarios para realizar la labor, una técnica útil a seguir consiste en eliminar la mentalidad de "Por si se ocupa".
Para realizar la labor de selección hay 6 puntos básicos por llevar a cabo
Área sin artículos
herramienta o
mobiliario que no se utiliza.
Es importante conocer el tipo de maquinaria y elementos que intervienen en la operación actual, sobretodo al cambiar de modelos de producción. Procurar no tener exceso de herramienta disgregada y sin uso continuo a lo largo del área de producción.
Area sin exceso de
materiales para
procesar
Hay que asegurarse que solo se encuentren los materiales utilizables para el modelo que se esta trabajando en la orden de producción y también es importante no tener cantidades que entorpezcan el trabajo o que ocupen espacio importante del área.
Área de trabajo sin acumulamientos de retrabajos
Consiste en retirar y evitar que existan excesos de producción en relación a la capacidad instalada, así como materiales con estatus inconcluso y a los que no se les asigna una disposición.
Area sin exceso de producto
terminado
Consiste en retirar y evitar que existan excesos de producción en relación a la capacidad instalada,
Seleccionar y clasificar permite:
1. Liberar espacio útil en planta y oficinas
2. Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas 3. Mejorar el control visual
4. Eliminar las pérdidas de productos
5. Facilitar control visual de las materias primas que se van agotando 6. Preparar las áreas de trabajo para acciones de mantenimiento
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INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S SEGUNDA S: SEITON-ORDENAR
Se procede a organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad. Consiste en asignar un lugar para cada cosa y mantener cada cosa en su lugar.
Los puntos a efectuar al llevar a cabo el orden son: Maquinaria mesas
y muebles
alineados en su área delimitada.
Se debe asignar y marcar el lugar para realizar la operación; donde deberán estar únicamente los elementos necesarios. Al identificar los espacios para cada estación de trabajo es necesario colocar el mobiliario y maquinaria de manera que no entorpezca otras operaciones o la circulación en el área.
Materiales y herramientas separados y ordenados en su espacio identificado
Para cada fracción debe encontrarse solo la materia prima a utilizar, y en caso de ser necesario contar con un stock por el flujo de la operación, asignar un área especifica donde este separado por su tipo y este disponible para su uso. Para el caso de las maquinarias que cuenten con un kit de ajuste o mantenimiento, este deberá encontrarse solamente en esa estación asignada y el equipo extra requerido para la operación también deberá tener un lugar designado.
Contenedores de material alineados
Es importante que al asignar las estaciones de trabajo se encuentren dentro de ella solo los materiales que se estan utilizando y que estén en un contenedor el cual deberá permanecer dentro de el area delimitada y en alineación consistente.
Piso del area libre
de artículos y
materiales sin
contenedor
En las áreas de trabajo no debe encontrarse material ni artículos sueltos, sino únicamente, en su caso, los necesarios y de manera que no se mezclen o se pierda la nocion de para que va a ser utilizado.
Equipo de
limpieza, basura y desechos
separados en su área.
En el caso de escobas, trapos, recogedores, y otros artículos necesarios para limpieza; debe asignarse un área identificada y accesible que no entorpezca la operación, asi mismo los residuos y desechos deben estar separados en los contenedores identificados para ello, siendo el amarillo para residuos peligrosos de estopa, aceite, pegamento y materiales impregnados con químicos, y el negro para la basura común.
Bebederos en su área identificada
Al ser un servicio y no una operación, debe tenerse cerca del área de trabajo pero sin entorpecer la actividad.
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INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S El propósito del orden es que:
Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo El aseo se puede realizar con mayor facilidad y seguridad
La presentación estética de la planta se mejora, comunica orden Se libera espacio
La seguridad se incrementa debido a la demarcación de áreas
Se puede contar con sistemas simples de control visual de materiales Mejora de la productividad global de la planta
TERCERA S: SEISO-LIMPIAR
Debe crearse el hábito de eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos del área de trabajo, es conveniente verificar lo que después de ordenar, y debido a la operación cotidiana, representa una inconformidad estética y en algunos casos un riesgo a la salud.
Mesas de trabajo y
maquinaria y
estaciones libres
de polvo
Sacudir de manera periódica las partículas generadas por la actividad diaria evitando que se acumulen en el mobiliario y maquinaria. Maquinas mesas y muebles sin manchas de aceite, pegamento, etc.
Remover manchas de agua, aceites, adhesivos o sustancias que denoten suciedad en maquinas muebles o piso y que en determinado momento representen una condición insegura.
Estaciones de
área y pasillos
libres de basura
Mantener los desechos y desperdicios fuera de los pasillos, maquinas o estaciones de trabajo para evitar daños, e imagen periódicamente recogerlos y depositarlos en su lugar Contenedores
limpios y en
estado de
conservación.
Hay que mantener libre de polvo aceites, pegamentos los contenedores para evitar que se deterioren, asi mismo hay que procurar no tener contenedores fracturados y maltratados que provoquen daños al material o dificultad para su manejo.
Pasillos libres de obstrucción
Evitar desalinear mobiliario y maquinaria y colocar artículos de cualquier tipo en las áreas de circulación.
Suelo limpio de
manchas de
pegamento, aceite etc.
Debe revisarse que no haya fugas en las maquinas, contenedores o recipientes que provoquen derramamientos y manchas en el piso que denoten suciedad y representen una condición insegura de trabajo.
Beneficios de la limpieza
Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes Mejora el bienestar físico y mental del trabajador
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INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S Se incrementa la vida útil del equipo al evitar su deterioro por contaminación y suciedad
Las averías se pueden identificar más fácilmente cuando el equipo se encuentra en estado óptimo de limpieza
La limpieza conduce a un aumento significativo de la Efectividad Global del Equipo Se reducen los despilfarros de materiales y energía debido a la eliminación de fugas y escapes
La calidad del producto se mejora y se evitan las perdidas por suciedad y contaminación del producto y empaque.
VERIFICACIÒN O SEGUIMIENTO
CUARTA S: SEIKETSU-ESTANDARIZAR
Se inicia igualar las condiciones y evitar desviaciones de las especificaciones ya establecidas.
Lo mas importante de la fase de estandarización es documentar las instrucciones, estatutos y disposiciones con el fin de hacerlas visibles y ejecutables, sin embargo previamente se debe identificar lo que necesita igualarse para hacerlo verificable y evaluable.
Instrucciones de
trabajo en
estaciones y
maquinas
No solo consiste en colocar las instrucciones de cómo debe operarse cada maquina para evitar daños o averías a las mismas o al producto, es preciso también poner indicaciones de seguridad y requerimientos de equipo para la operación.
Señalización de
sistemas auxiliares y seguridad
También debe identificarse y colocarse señaletica a instalaciones auxiliares para la producción y de uso en casos de emergencia.
Identificación de
recipientes de
químicos.
Para evitar mezclas, reacciones químicas o errores de seguridad que puedan causar incidentes o accidentes, debe etiquetarse los contenedores con cualquier sustancia.
Contenedores de material
adecuados
Debe definirse los tipos de contenedor a usar para cada material e igualarse en tamaños y formas para facilitar su acomodo y uso sin provocar desorden o daños.
Instalación de
cables tubería y sistemas auxiliares
uniforme y
adecuada
Todas las instalaciones que suministran un recurso energético para la operación deben estar correctamente definidas y aisladas, sin que representen un riesgo al manejo o una obstrucción a las operaciónes.
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INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S CREACIÓN DE FORMATOS, LINEAMIENTOS Y REPORTES COMO APOYO PARA VERIFICACIÓN Y APOYO A LAS 5 S.
En primera instancia se realiza un Formato de Check List de Orden y Limpieza 5 S (anexo 1) con los estatutos anteriormente especificados, mediante el cual debe verificarse y registrarse las incidencias o puntos omitidos en cuanto a orden y limpieza, tomando en cuenta que con una sola vez que se encuentre la omisión de cada punto a lo largo del área de trabajo ya es considerado como una falta, para evitar parcialidades y subjetividad.
También se realiza un formato de Bitácora de Seguimiento de Acciones Correctivas (anexo 2) en el cual se describen los problemas derivados de un punto omitido por el equipo de trabajo del área inspeccionada, la causa principal y las acciones correctivas a realizar para evitar su reincidencia.
INDICACIONES PARA LA INSPECCIÒN POR CHECK LIST
Para el método de inspección por medio de check list es necesario considerar las siguientes instrucciones:
1. La inspección debe ser minuciosa y detallada
2. Cualquier incurrencia debe registrarse como punto de hallazgo del check list.
3. En cuanto a la parte de Selección debe retirarse del área de trabajo todo material o articulo fuera de uso actual o próximo inmediato sin excepción. 4. Debe revisarse que no se mantengan almacenados en el área, materiales
producidos total o parcialmente.
5. Para el seguimiento al Orden debe revisarse que no exista artículos o materiales de ningún tipo debajo de mesas, maquinas o bandas.
6. También como parte del Orden debe de revisarse que la ubicación de cada material o su lugar no representen un riesgo o condición insegura.
7. Debe revisarse que no exista materiales ni artículos en la parte de arriba de mesas, maquinas, estantería o cualquier mobiliario del área.
8. Para la Limpieza es necesario revisar el polvo y la suciedad en toda la superficie del mobiliario y maquinaria.
9. Las condiciones de contenedores, estaciones y mobiliario deben presentar una conservación y notificar los mantenimientos en cuanto a desgaste. 10. La identificación e instrucciones deben corroborarse que sean las
correspondientes a la maquinaria y recipientes de materiales y químicos. 11. El cableado e instalaciones deben ser uniformes y ordenados sin
representar un riesgo u obstáculo para la correcta realización del trabajo. 12. Hacer toda observación al supervisor o coordinador de producción
responsable del área para acordar las acciones a tomar, en su momento apoyarlos para llevarlas a cabo.
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INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S Parte de la verificación consiste en una evaluación en la cual se diseñan los indicadores que permitirán calificar el progreso en la implantación o bien el nivel de cumplimiento con orden y limpieza por parte del área. Tales indicadores se plasman en un reporte (anexo 3) que se realizara como se describe en seguida. PRINCIPALES PUNTOS DE MEJORA
Debe hacerse el conteo de cuantas veces incurrió el área por omisión o incidencia en el transcurso de la semana y plasmarse en un grafico que muestre cuales son los principales puntos de mejora que pueden atacarse.
REPORTE FOTOGRAFICO
Debe tenerse evidencia fotográfica que muestre lo que se pretende comunicar con el lugar específico y las condiciones que llevaron a identificarlo como incidencia. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO
Debe calcularse dividiendo el número total de incidencias encontradas entre el número total de puntos verificados, y restarlo a uno para obtener el porcentaje de cumplimiento, es decir:
PROGRESO SEMANAL
El indicador que nos indicara si ha habido mejora o se ha reincidido resulta de comparar el porcentaje de la semana actual con las anteriores y de esa manera es posible conocer la tendencia de las áreas en cuanto a orden y limpieza.
SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS
Es importante registrar para cada problema o hallazgo, cuales son las causas y acciones a tomar, y de ellas plasmar las que se encuentran abiertas para ser atendidas y las que han sido resueltas.
Así mismo debe reportarse el desfase de las fechas compromiso y la eficiencia para la atención y resolución de problemas.
Total de incidencias encontradas durante la semana
Numero de puntos auditados cada día por el número de días auditados en la semana
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ACCION
QUINTA 5: SHITSUKE-SOSTENER LA DISCIPLINA
El disciplinar pretende mantener el estado de limpieza y organización alcanzado con la aplicación de las primeras 4's mediante la Creación del hábito para lo cual debe efectuarse inspecciones diarias y la aplicación del check list.
La forma de llegar a la disciplina es mediante la constancia y acción continua para lo cual debe hacerse el reporte con periodicidad, es decir semana tras semana y en un lugar accesible e identificable.
La disciplina es el canal entre las 5'S y el mejoramiento continuo Implica control periódico, visitas sorpresa.
El empleo de los estándares se debe auditar y reportar para verificar su cumplimiento.
Llenado de hojas de seguimiento de acciones correctivas
Para sostener la disciplina es
importante que si se plantea una acción de corrección o prevención debe
registrarse con fecha de compromiso y responsables.
Ropas de trabajo El personal debe presentarse y
mantener la higiene personal y el cuidado en su operación.
Uso de equipos de protección Al concientizar al grupo de trabajo que
es por su propio beneficio y el de su labor ellos lo demostraran mediante el hábito del uso de su equipo personal.
Debe llevarse el seguimiento de acciones a incidencias y puntos de mejora,
registrando en el formato toda acción y compromisos establecidos para llegar de la corrección a la prevención.
El llenado del formato de Bitácora de Seguimiento de Acciones correctivas debe ser:
LINEA: Escribir el nombre del área que se esta inspeccionando
FECHA: Escribir el día que se plantea el problema y se propone su acción correctiva
PROBLEMA: Una descripción de el punto que se esta encontrando CAUSA: Determinar que esta originando la situación
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INSPECCIÒN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S RESPONSABLE: Asignar y comunicar quien será el encargado de efectuar la acción, es importante denotar que aun cuando se designe a alguien el supervisor de área es el principal interesado en que sea corregido su problema por lo que debe estar al tanto del avance.
NO DE ACCION CORRECTIVA: Asignar un consecutivo para identificar la incidencia
FECHA DE COMPROMISO: Solicitar a la persona responsable cuanto tiempo le tomara efectuarlo por sus alcances y capacidad instalada.
FECHA SOLUCIÒN: Hasta que sea corregido y efectuada la acción correctiva será considerado como hecho, así se podrá identificar las limitantes y desfase en la solución al problema.
STATUS: Indicar si la acción correctiva se considera como cerrada o aun pendiente por realizar.
EL LUGAR MAS LIMPIO NO ES EL QUE MAS SE BARRE SINO DONDE MENOS SE ENSUCIA
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ANEXOS
LINEA DE PRODUCCIÒN: SEMANA:
Lunes Martes Miercoles Jueves Viernes Selecciòn y clasificaciòn
Area sin articulos, herramientas o mobiliario que no se utiliza Area sin exceso de materiales para procesar
Area sin acumulamiento de retrabajos
Orden
Maquinas, mesas y muebles alineados dentro del area delimitada Materiales y herramientas separados y ordenados en su espacio Contenedores de materiales alineados
Piso del area libre de articulos y materiales sin contenedor Equipo de limpieza, basura y desechos separados en su area
Limpieza
Mesas de trabajo, maquinaria y estaciones libre de polvo
Maquinas, mesas y muebles sin manchas de aceite, pegamento, etc Estaciones de area y pasillos libre de basura
Contenedores limpios y en estado de conservacion Pasillos libres de obstruccion
Suelo limpio de manchas de pegamento, aceite, etc.
Estandarizaciòn
Instalaciones, cables, tuberia y auxiliares uniformes, seguras y señalizadas Identificacion de Recipientes de quimicos
Contenedores de material uniformes y adecuados.
Seguimiento del habito
Ropa de trabajo adecuada Uso de equipos de protección Total de incidencias Total semanal
Porcentaje promedio semanal
Firma de supervisor
CHECK LIST DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S
FORMATO REVISIÒN
Area sin exceso de producto terminado
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