Propuesta Solutec Interventoría

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PLAN DE PLAN DE IINNTTEER R VVEENNTTOOR R IIAA TTEECCNNIICCAA,, A ADDMMIINNIISSTTR R AATTIIVAVA,, FFIINNAANNCCIIEER R AA Y CONTABLE ALY CONTABLE AL CONTRATO CONTRATO N0 N0 003 003 20102010

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA. SENA.

(2)

INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN

La Interventoría tecnológica es una herramienta de gestión y de asesoría que por  La Interventoría tecnológica es una herramienta de gestión y de asesoría que por  me

medio dio de de un un proprocesceso o sistesistemámático tico e e indeindepependiendiente nte de de supsuperviservisión, ión, concontrol trol yy vigilancia, conduce al logro de los objetivos de proyectos que tienen inherentes el vigilancia, conduce al logro de los objetivos de proyectos que tienen inherentes el desarrollo y la innovación tecnológica, disminuyendo sus riesgos asociados y desarrollo y la innovación tecnológica, disminuyendo sus riesgos asociados y ga

gararantizntizanando do la la mmejoejor r disdispoposicsición ión de de los los rerecucursorsos s dedentrntro o de de los los tértérmminoinoss contractuales.

contractuales. En este

En este marco marco conceptual, conceptual, los los procesos procesos de Ide Interventoría nterventoría deben responder deben responder aa la

la expectativa de expectativa de un un procedimiento mprocedimiento metodológico organizado y etodológico organizado y sistemáticosistemático que

que permpermita ita verificar verificar el el cumcumplimiento de plimiento de las las obligacioobligaciones nes derivadderivadas as deldel contrato.

contrato. SOLU

SOLUTEC TEC LTDA LTDA es es una una empresa empresa caucana, caucana, con con procesos procesos de de auditoríaauditoría e interventoría estandarizados, un equipo interdisciplinario altamente calificado en e interventoría estandarizados, un equipo interdisciplinario altamente calificado en la Inte

la Intervenrventoría toría de de concontratotratos de Ts de Telecelecomomunicunicacioacionenes, aus, auditoditoría conría contabletable,, imp

implemlementaentación ción de de sistesistemmas as de de calidcalidad ad y, y, disediseño ño e e impimplemlemenentaciótación n dede soluciones

soluciones en en tecnología, tecnología, que que nos nos permiten permiten presentar presentar una una propuesta propuesta confiableconfiable para

para garantizar garantizar el el cumplimiento cumplimiento de de las mlas metas etas propuestas propuestas por por la interventoría dla interventoría dee contratos

contratos Este

Este docudocumemento nto presepresenta nta nuesnuestra tra propupropuesta esta para para la la INTEINTERVRVENENTOTORIARIA TECNICA,

TECNICA, ADMINISTRATIVA, ADMINISTRATIVA, FINANCIERA FINANCIERA Y Y CONTABCONTABLE LE AL AL CONTRCONTRATO,ATO, de

de acacueuerdo rdo con con los los reqrequisitouisitos s exigexigidos idos popor r las las nonormrmas as comcomúnúnmementente ac

acepeptadtadas as de interde interveventontoría y ría y ajuajustastada a da a los linealos lineammienientos del tos del PliPliegego o dede condiciones y

condiciones y sus sus anexos anexos técnicos.técnicos.

Francisco José Solarte G. Francisco José Solarte G. Representante Legal Representante Legal So

Solutlutec ec LtdLtda.a.

PLAN DE INTERVENTORIA PLAN DE INTERVENTORIA

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INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN

La Interventoría tecnológica es una herramienta de gestión y de asesoría que por  La Interventoría tecnológica es una herramienta de gestión y de asesoría que por  me

medio dio de de un un proprocesceso o sistesistemámático tico e e indeindepependiendiente nte de de supsuperviservisión, ión, concontrol trol yy vigilancia, conduce al logro de los objetivos de proyectos que tienen inherentes el vigilancia, conduce al logro de los objetivos de proyectos que tienen inherentes el desarrollo y la innovación tecnológica, disminuyendo sus riesgos asociados y desarrollo y la innovación tecnológica, disminuyendo sus riesgos asociados y ga

gararantizntizanando do la la mmejoejor r disdispoposicsición ión de de los los rerecucursorsos s dedentrntro o de de los los tértérmminoinoss contractuales.

contractuales. En este

En este marco marco conceptual, conceptual, los los procesos procesos de Ide Interventoría nterventoría deben responder deben responder aa la

la expectativa de expectativa de un un procedimiento mprocedimiento metodológico organizado y etodológico organizado y sistemáticosistemático que

que permpermita ita verificar verificar el el cumcumplimiento de plimiento de las las obligacioobligaciones nes derivadderivadas as deldel contrato.

contrato. SOLU

SOLUTEC TEC LTDA LTDA es es una una empresa empresa caucana, caucana, con con procesos procesos de de auditoríaauditoría e interventoría estandarizados, un equipo interdisciplinario altamente calificado en e interventoría estandarizados, un equipo interdisciplinario altamente calificado en la Inte

la Intervenrventoría toría de de concontratotratos de Ts de Telecelecomomunicunicacioacionenes, aus, auditoditoría conría contabletable,, imp

implemlementaentación ción de de sistesistemmas as de de calidcalidad ad y, y, disediseño ño e e impimplemlemenentaciótación n dede soluciones

soluciones en en tecnología, tecnología, que que nos nos permiten permiten presentar presentar una una propuesta propuesta confiableconfiable para

para garantizar garantizar el el cumplimiento cumplimiento de de las mlas metas etas propuestas propuestas por por la interventoría dla interventoría dee contratos

contratos Este

Este docudocumemento nto presepresenta nta nuesnuestra tra propupropuesta esta para para la la INTEINTERVRVENENTOTORIARIA TECNICA,

TECNICA, ADMINISTRATIVA, ADMINISTRATIVA, FINANCIERA FINANCIERA Y Y CONTABCONTABLE LE AL AL CONTRCONTRATO,ATO, de

de acacueuerdo rdo con con los los reqrequisitouisitos s exigexigidos idos popor r las las nonormrmas as comcomúnúnmementente ac

acepeptadtadas as de interde interveventontoría y ría y ajuajustastada a da a los linealos lineammienientos del tos del PliPliegego o dede condiciones y

condiciones y sus sus anexos anexos técnicos.técnicos.

Francisco José Solarte G. Francisco José Solarte G. Representante Legal Representante Legal So

Solutlutec ec LtdLtda.a.

PLAN DE INTERVENTORIA PLAN DE INTERVENTORIA

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1.

1. OBJETOBJETO DEL O DEL CONTRCONTRATO A ATO A INTERINTERVENTOVENTORIARIA

• ConContratrato to de de disdiseñoeño, , adqadquisuisiciición ón de de eqequipuipos os de de cócómpumputo, to, perperiféiféricricos,os,

equipos audiovisuales para las dependencias académico administrativas equipos audiovisuales para las dependencias académico administrativas del servicio nacional de Aprendizaje SENA (Licitación Publica 003 2010) del servicio nacional de Aprendizaje SENA (Licitación Publica 003 2010) 1.

1. RESRESUMEUMEN DE LN DE LA LICA LICITAITACIÓCIÓNN

• Las comunicaciones de voz, video y datos del campus universitario en elLas comunicaciones de voz, video y datos del campus universitario en el

Sen

Sena, a, reqrequiuieren eren ununa a ininfrafraestestrucructurtura a físfísica ica adeadecuacuada da quque e perpermitmita a elel a

acccceesso o dde e lloos s uussuuaarriioos s a a llaas s rreeddees s dde e ccoommuunniiccaacciioonneess. . EEssttaa infraestructura debe ser fácil de

infraestructura debe ser fácil de gestionar, flexible ante las gestionar, flexible ante las ampliacioampliacionesnes y

y cacambmbioios s quque e pupuededan an susurgrgirir, , prprepepararadada a papara ra lalas s apaplilicacacicionones es dede co

comunmunicaicaciociones nes prepresensentes tes y y futfuturauras, s, e e insinstaltalada ada segsegún ún estestándándareares s yy normativas que permitan asegurar la calidad y compatibilidad de las normativas que permitan asegurar la calidad y compatibilidad de las comunicaciones.

comunicaciones.

• En consecuencia, se define la necesidad de establecer una serie deEn consecuencia, se define la necesidad de establecer una serie de

d

diirrececttririccees s y y nnoorrmmaattiivvaas s ccoon n eel l oobbjjeetto o dde e hhoommooggeenneeiizzaar r llaass in

infrafraestestrucructurturas as de de teltelecoecomumunicnicaciacioneones s de todos los de todos los ediedificficios delios del campus universitario, desde el punto de vista del suministro, instalación campus universitario, desde el punto de vista del suministro, instalación y

y coconsnserervavacición ón de de lolos s cacablbleaeadodos s y y de de totoda da la la ininfrfraeaeststruructcturura a ququee requiere este tipo de

requiere este tipo de proyecto destinado a las telecomunicaciones.proyecto destinado a las telecomunicaciones.

• SSe e rreeqquuiieerre e eell sumsuminiinistrstro o e e insinstaltalaciaciónón de de lolos s cocompmpononenentetess

necesarios para las infraestructuras de comunicaciones de voz, video y necesarios para las infraestructuras de comunicaciones de voz, video y datos de to

datos de todos los edificiodos los edificios del campus del campus universitario Senas universitario Sena, , por lo que por lo que aa lo

lo lalargrgo o dedel l mmisismmo o se se exexpopondndrárán n lalas s ccararaaccteteríríststicicaas s ttécécnnicicasas,, es

espepecicifificacaciciononeses, , nonormrmatativivasas, , prprueuebabas s exexigigibibleles, s, cocondndicicioionenes s dede instalación y documentación del cableado, canalizaciones y elementos instalación y documentación del cableado, canalizaciones y elementos complemen

complementarios de tarios de las infraestructuras de las infraestructuras de telecomunictelecomunicaciones.aciones.

3. ENFOQUE 3. ENFOQUE

Los servicios de Interventoría en este proyecto se orientan a los siguientes Los servicios de Interventoría en este proyecto se orientan a los siguientes aspectos:

aspectos:

• Interventoría al diseño y/o estrategias Interventoría al diseño y/o estrategias de tecnologíade tecnología •

• Interventoría a la implantación de soluciones de tecnologíaInterventoría a la implantación de soluciones de tecnología •

• Interventoría al desarrollo de soluciones de Interventoría al desarrollo de soluciones de tecnologíatecnología •

• Interventoría a la gerencia del proyectoInterventoría a la gerencia del proyecto

3.1 Control efectivo del alcance de proyecto 3.1 Control efectivo del alcance de proyecto

○ Control de Costos del proyectoControl de Costos del proyecto ○

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○ Control de tiempo en la Control de tiempo en la ejecución del proyectoejecución del proyecto ○

○ Control de riesgos en el proyectoControl de riesgos en el proyecto ○

○ Determinación del verdadero Determinación del verdadero impacto organizacionalimpacto organizacional ○

○ Aprendizaje del manejo y la gestión de los proyectos deAprendizaje del manejo y la gestión de los proyectos de tecnología

tecnología ○

○ Garantía de un inicio exitoso y la continuidad del proyecto aGarantía de un inicio exitoso y la continuidad del proyecto a mediano y largo plazo que

mediano y largo plazo que garantice protección de la inversión.garantice protección de la inversión. ○

○ Mejoramiento en el trabajo y la eficiencia en el mismo en susMejoramiento en el trabajo y la eficiencia en el mismo en sus equipos de proyecto y grupos de usuarios.

equipos de proyecto y grupos de usuarios. ○

○ Imparcialidad y transparencia en la toma de Imparcialidad y transparencia en la toma de decisionesdecisiones ○

○ Soporte controlado al manejo de cambios en Soporte controlado al manejo de cambios en el proyecto.el proyecto. ○

○ Asesoría en la Asesoría en la toma de decisiones ante cambios imprevistostoma de decisiones ante cambios imprevistos ○

○ Soporte y asesoría ante la materialización de riesgos en elSoporte y asesoría ante la materialización de riesgos en el proyecto

proyecto

4. ALCANCE DE LA INTERVENTORIA 4. ALCANCE DE LA INTERVENTORIA

Los principales alcances de la Interventoría son: Los principales alcances de la Interventoría son:

Identificar y ejecutar las actividades “In Situ” necesarias para

Identificar y ejecutar las actividades “In Situ” necesarias para verificar, aprobarverificar, aprobar   

  

y realizar las sugerencias a que haya lugar con ocasión del logro de los y realizar las sugerencias a que haya lugar con ocasión del logro de los objetivos del proyecto.

objetivos del proyecto.

Diseñar el modelo de gestión de la Interventoría, basándose en la metodología Diseñar el modelo de gestión de la Interventoría, basándose en la metodología   

   los

los estestándándareares s parpara a gergerencencia ia de de ProProyecyectos tos de de IntIntervervententoríoría a del del ManManual ual dede Interventoría.

Interventoría.

Establecer y poner en marcha las acciones necesarias para su uso por parte de Establecer y poner en marcha las acciones necesarias para su uso por parte de   

  

los actores de decisión del Contrato. los actores de decisión del Contrato.

Convocar a los representantes de las partes durante las etapas de diseño de Convocar a los representantes de las partes durante las etapas de diseño de   

  

los mecanismos de administración y control del Proyecto y en la puesta en los mecanismos de administración y control del Proyecto y en la puesta en marcha de los mismos.

marcha de los mismos. Pa

Partrticicipipar ar en en lolos s cocomimitétés s de de nanatuturaraleleza za tétécncnicica a o o adadmimininiststraratitiva va quque e lala   

  

contratante conforme para el adecuado desarrollo del Proyecto e informar al contratante conforme para el adecuado desarrollo del Proyecto e informar al Comité de Proyecto cualquier tipo de situación que a su juicio sea causal de Comité de Proyecto cualquier tipo de situación que a su juicio sea causal de retrasos en la ejecución del Contrato de implantación o que ponga en peligro retrasos en la ejecución del Contrato de implantación o que ponga en peligro su

su cucumpmplilimimienento to dedentntro ro dedel l titiemempo po esestitimamadodo, , susugigiririenendo do lalas s acacciciononeses correctivas que en su criterio deben realizar las partes

correctivas que en su criterio deben realizar las partes del Contrato.del Contrato.

Precisar y enriquecer, de acuerdo con lo establecido en el Contrato, el marco Precisar y enriquecer, de acuerdo con lo establecido en el Contrato, el marco   

  

general de aprobación de los productos parciales y finales de cada una de las general de aprobación de los productos parciales y finales de cada una de las etapas del Proyecto.

etapas del Proyecto.

Definir, conjuntamente con los actores de

Definir, conjuntamente con los actores de decisión del Contrato, los parámetrosdecisión del Contrato, los parámetros   

   de

de acacepeptatacición ón de de bibienenes es y y seservrvicicioios, s, enentetendndidido o popor r elellolos s el el coconjnjununto to dede indicadores de seguimiento, sus metas asociadas y los criterios de obligatorio indicadores de seguimiento, sus metas asociadas y los criterios de obligatorio cumplimien

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indicador debe tener asociada una meta que el contratista deberá alcanzar para que el Interventor y, a través suyo, el Comité Directivo considere aceptado el producto o servicio. Conforme con lo establecido en el Contrato, en el caso que no se alcance la meta esperada, el Contratista deberá corregir, subsanar, desarrollar o suplir.

Definir y evaluar los mecanismos para el aseguramiento de la calidad de los   

resultados parciales y finales de cada una de las etapas del Proyecto, estipuladas en el cronograma y la metodología de desarrollo de proyecto.

Las metas que se definan para la aceptación de los productos parciales y   

finales ofrecidos por el contratista, deberán cumplir con los parámetros establecidos en el Contrato para la aprobación de los productos entregados y los resultados obtenidos según su naturaleza.

Con el fin de realizar y asegurar la sostenibilidad al aseguramiento de la   

calidad del Proyecto, el interventor definirá el esquema de transferencia de conocimiento al equipo de Proyecto en áreas como aseguramiento de la calidad, gestión del riesgo y mecanismos de control y seguimiento.

Generar un sistema de intervención participativa por parte de los actores clave   

del Contrato que contribuya a la adopción de los mecanismos de gestión del Proyecto.

ETAPA2

Ejecución de la

Interventoría

ETAPA 1 Planeación de la Interventoría Pliegos

A1

Planeación de la

Interventoría

A2

Retroalimentación

Planeación de la

Interventoría

A2

Formatos de Manual de

funciones

A2

Manual de Funciones

P1

Propuesta de

Interventoría

P2

Gestión documental

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5. PROCESOS DE PLANEACION

Como se ha indicado, la planeación es un proceso dinámico que se cumple en tres etapas: i) identificación y obtención de fuentes de información, ii) formulación del plan y iii) resultado de la planeación: el plan.

Proceso de planeación de interventoría.

6. METODOLOGÍA ESPECÍFICA

La propuesta presentada en este documento incluye tres tipos de interventoría, la administrativa, la técnica y la financiera, todas de igual importancia, no obstante se resalta la interventoría administrativa como un macroproceso en el que se pueden identificar procesos de tipo transversal donde confluyen actividades y procesos de las otras interventorías. En general, el Interventor Administrativo en cumplimiento de sus responsabilidades realizará procesos relacionados con el monitoreo, seguimiento, asesoría y análisis realizado a la ejecución de los recursos. La metodología con la que trabaja SOLUTEC LTDA, la cual se propone para realizar la interventoría administrativa se presenta en el siguiente diagrama.

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Metodología de interventoría administrativa a aplicar

Se debe aclarar que las dos primeras fases y parte de la tercera de la metodología propuesta ya se han ejecutado con el propósito de elaborar la propuesta contenida en este documento. A continuación de describe de manera breve los procesos que involucra la realización de las labores de interventoría administrativa:

Identificar a la entidad objeto de interventoría: Se obtiene la información

como la propuesta presentada por el contratista, incluyendo toda la documentación solicitada en el proceso de licitación, y el pliego de condiciones correspondiente. Este proceso se entiende como ejecutado al momento de la presentación de esta propuesta.

Programar las actividades y recursos para el desarrollo de la interventoría administrativa: Se programa las actividades y recursos necesarios para lograr los objetivos de las labores de interventoría administrativa y financiera.

Recolectar y analizar la información general del contratista: Se acude a

las fuentes de información necesarias para realizar la labor de interventoría.

Recolectar y verificar información en campo: Se realizará visitas a los

emplazamientos donde se esté ejecutando la obra para obtener y cotejar información proporcionada por el contratista.

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Estudiar y analizar la información: Se analiza la información recolectada y se emite un concepto respecto a la ejecución de las actividades.

Aprobar y registrar la información en el sistema de gestión documental: Se registra la información realizada en campo y los dictámenes

administrativos, financieros, o técnicos en el sistema de gestión documental “DOCUMENTOS MSD 2.2”

Generar informes, reportes y dictámenes de interventoría: Se generan los informes requeridos con la periodicidad requerida, y para ello se utiliza el sistema de gestión documental y los formatos incluidos como Anexos en esta propuesta.

Realizar informe de cierre de vigencia: En este caso el cierre de vigencia coincide con la etapa de liquidación del contrato entre el SENA y el contratista RyS Telecomunicaciones.

Liquidar interventoría: Una vez cumplidos la totalidad de los objetivos del contrato de interventoría se realiza el proceso de liquidación de la misma.

7. CONCEPTOS, DEFINICIONES E INFORMES 7.1 TÉRMINOS BÁSICOS

Acta: Documento donde se describe un evento del contrato o lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas.

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Ajustes: Es un factor de actualización que se genera por la variación de los índices de costos establecidos entre la fecha de presentación de la propuesta y la fecha de ejecución.

Anticipo: Son recursos públicos entregados por el SENA al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión avalado por el interventor.

Apoderado: Persona a quien se confiere la facultad de actuar en nombre y representación del contratista o del interventor, con poder para comprometerlo; facultad que debe ser otorgada mediante un documento expreso y escrito, con autenticación ante notario público. Cuando de trate de consorcio o uniones temporales, su representante no podrá conferir poder para la totalidad de sus actuaciones como tal dentro de la vigencia del contrato; en este evento, el consorcio o la unión temporal deberá designar un nuevo representante.

Contrato Adicional: Acuerdo que celebran el SENA y el contratista para prorrogar el plazo y/o adicionar el valor de un contrato.

Control de Calidad: Es el proceso mediante el cual se verifican las

condiciones de los materiales, elementos, métodos, modelos, normas, etc., que se utilizan, de acuerdo con las especificaciones requeridas para la ejecución del contrato.

Cuenta de Anticipo: Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que entrega el SENA, para ser manejada en forma conjunta entre el contratista y el interventor. Los rendimientos que genere esta cuenta serán del SENA o de la Nación según el caso y deberán ser reintegrados al tesoro en la oportunidad establecida en la normatividad vigente para tal efecto.

Delegado: Persona a quien se confiere la facultad de actuar en representación del contratista o del Interventor, en actuaciones de simple trámite autorizadas expresamente en el manual de interventoría, que no comprometen la responsabilidad del contratista o interventor.

Funcionario competente para firmar el contrato: Funcionario del SENA delegado expresamente por acto administrativo emanado del Director General para suscribir el contrato de que se trate.

Gestor Técnico: Actor a través del cual el SENA desarrolla el ejercicio de administración y seguimiento respecto de los proyectos que adelanta la Entidad.

Imprevistos: Acontecimiento no previsto presentado durante la ejecución del contrato de obra y que debe asumirse como un porcentaje de los costos directos del contrato.

Ítem no Previsto: Actividades complementarias a las inicialmente contratadas, que surgen durante la etapa de ejecución y son indispensables para cumplir con el objeto contratado; deberán ejecutarse previo análisis,

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estudio y aprobación del precio unitario y celebración del contrato adicional correspondiente según el caso.

Obra Adicional (mayor cantidad de obra): Es el incremento en la cantidad de un ítem inicialmente contratado.

Obra Complementaria: Es la obra no prevista en la propuesta inicial y cuya ejecución se hace necesaria para dar mayor estabilidad, buen funcionamiento y/o adecuada terminación a las obras contratadas, y deberá ejecutarse previo análisis, estudio y aprobación del precio unitario y celebración del contrato adicional correspondiente según el caso.

Orden de Iniciación: Documento en el cual se fija la fecha de iniciación del contrato, a partir de la cual se contabiliza el plazo de ejecución del contrato. Orden de Pago: Documento a través del cual se autoriza el pago por parte del INVÍAS al contratista, por las labores ejecutadas durante el período

respectivo, de acuerdo con la modalidad de pago estipulada en el contrato. Ordenador del Pago: Funcionario delegado expresamente por acto

administrativo emanado del Director General, para disponer u ordenar el pago de que se trate.

Pago Anticipado: Son recursos cancelados en forma adelantada al contratista no sujeto a ajustes de precios, que representan una parte del pago por la ejecución del contrato.

Plazo de Ejecución del Contrato: Es el período entre la fecha de iniciación y de vencimiento del término estipulado en el contrato.

Pliego de Condiciones: Documento en el cual se fija el marco normativo bajo el cual se desarrollara el procedimiento de selección y la ejecución del contrato, que contiene los derechos y obligaciones de las partes, describe el objeto a contratar, con la inclusión de los requisitos técnicos, financieros y  jurídicos que deben cumplir los proponentes y posteriormente el contratista

durante la ejecución del contrato.

Redistribución de recursos de personal y otros recursos: Programa en el cual se ajusta a lo largo del plazo del contrato de interventoría, la forma como se utilizaran periódicamente el personal y otros recursos.

7.2. TIPOS DE ACTAS

Acta de Ajustes: Documento contractual mediante el cual se reconoce los ajustes de precios pactados en el contrato, correspondientes a un acta de recibo parcial o de recibo final.

Acta de Aprobación de Estudios y Diseños: Documento mediante el cual el contratista entrega y el Interventor aprueba y recibe los estudios y/o diseños

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pactados en el contrato. En esta acta se deja constancia de la aprobación de parte o de la totalidad de los estudios y diseños.

Acta de Comité: Documento mediante el cual se deja constancia del avance físico, financiero, administrativo y legal del contrato y compromisos que deben realizarse de acuerdo a las necesidades del mismo.

Acta de Costos: Documento contractual mediante el cual se reconocen cuantificados los servicios realizados por la interventoría durante la ejecución de un contrato. Esta acta es el soporte para el pago gradual a la interventoría. Acta de Modificación de Costos: Documento mediante el cual se ajustan los costos de personal y de otros recursos de acuerdo al avance del contrato de obra.

Acta de Entrega de Bienes y/o Equipos: Documento contractual mediante el cual se formaliza el recibo y la entrega de bienes y/o equipos por parte del contratista al SENA.

Acta de Entrega por Cambio de Interventor o Gestor Técnico: Documento contractual mediante el cual se protocoliza el empalme entre el interventor o gestor técnico saliente y entrante. En este documento se deja constancia del estado y manejo del anticipo, del avance físico y financiero del contrato y de la entrega y recibo de todos los documentos.

Acta de Fijación de Ítem no Previsto: Documento contractual mediante el cual se aprueba por parte de la Entidad el precio del mercado del ítem no previsto.

Acta de Liquidación del Contrato: Documento contractual donde se hace un balance contable entre las inversiones ejecutadas por el contratista contra las pagadas por la entidad.

Acta de Reanudación: Documento mediante el cual se deja constancia de la reanudación de las obras.

Acta de Entrega y Recibo Definitivo de Obra: Documento contractual mediante el cual el contratista hace entrega y el SENA a través de la interventoría recibe las obras en el estado en que se encuentren.

Acta de Recibo Parcial de Obra: Documento contractual mediante el cual el contratista hace entrega parcial y el SENA a través de la interventoría recibe parcial y debidamente cuantificados los bienes, las obras o los servicios. Esta acta es el soporte para el pago parcial al contratista.

Acta de Reunión Técnica Inicial: Documento que se elabora, máximo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la orden de inicio, se realizará en la Dirección Regional del SENA con el Director Regional, El Subdirector del Centro, los directores de interventoría, los ingenieros residentes de obra e Interventoría y el gestor técnico de contrato.

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Acta de Suspensión o Ampliación de la Suspensión del Contrato: Documento contractual mediante el cual el SENA y el contratista acuerdan con fundamentos técnicos y jurídicos la suspensión del plazo de ejecución del contrato o ampliación de la suspensión, indicando la fecha probable de reanudación. El contratista se obliga a actualizar las pólizas y garantías, ampliando la vigencia de éstas por el término de la suspensión.

Insumo: Se refiere a cualquier componente del análisis del Precio Unitario. 7.3 FORMATOS E INSTRUCTIVOS

No Código NOMBRE DEL DOCUEMNTO

1 FMI012 Lista de chequeo para iniciación del contrato 2 FMI013 Plan de inversión del anticipo

3 FMI014 Acta de vecindad

4 FMI015 Acta de inicio

5 FMI016 Acta de iniciación del proyecto 6 FMI017 Informe semanal de interventoría

7 FMI018 Aplicación y cumplimiento de requisitos del informe mensual de interventoría

8 FMI019 Informe Ejecutivo Mensual de interventoría

9 FMI020 Acta de Seguimiento a Contrato

10 FMI021 Control de Personal

11 FMI022 Relación de Correspondencia

12 FMI023 Acta de Suspensión

13 FMI024 Acta de Reinicio

14 FMI025 Solicitud de Adición y /o Prorroga 15 FMI026 Acta de terminación de Contrato

16 FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual 17 FMI028 Evaluación de Proveedores de bienes y servicios 18 FMI029 Acta de aprobación de personal para la ejecución del

contractual

19 FMI030 Relación de documentos

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21 FMI032 Acta especial para contratos de diseño y obra parte A B

22 FMI033 Control de Equipos

23 FMI034 Control de Equipos de medición 24 FMI035 Control de inspección y ensayos 25 FMI036 Control de Seguridad Industrial 26 FMI037 Registro Fotográfico

27 FMI038 Análisis de Precios Unitarios

28 FMI039 Comparación y fijación de precios no previstos 29 FMI040 Acta de cambio de especificaciones

30 FMI041 Verificación de diseños y o estudios técnicos 31 FMI042 Informe de inversión y buen manejo del anticipo 32 FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal

33 FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos 34 FMI045 Proyecto de liquidación del contrato

35 FMI046 Lista de Chequeo Interventoría Técnica

8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y DETERMINACIÓN DEL PERSONAL

La estructura organizativa de SOLUTEC LTDA Interventoría se compone de los elementos representados en el siguiente organigrama.

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En cabeza del director de interventoría, quien oficia en este proyecto como coordinador administrativo, se abarca los tres tipos de interventoría requerida, con un personal muy bien seleccionado y calificado para cumplir con los objetivos planteados en cuanto a tiempos y calidad de desempeño.

Las hojas de vida de cada unos de las personas de la estructura organizacional se incluyen en el Anexo 1.

9. PROPUESTAS DE INTERVENTORÍA

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La interventoría administrativa reúne los conceptos de interventoría financiera e interventoría técnica. Para su desarrollo se propone una serie de actividades las cuales se han definid según la metodología presentada previamente, y la información suministrada por parte de la entidad contratante, tal como los documentos del pliego de condiciones de la licitación y la propuesta ganadora de la empresa RyS Telecomunicaciones (contratista). Considerando que el contratista no presenta en su propuesta un cronograma detallado de acuerdo a como se solicita en el pliego de condiciones, SOLUTEC LTDA Interventoría, se ciñe al cronograma definido en dicho pliego de condiciones. A continuación se presenta la programación requerida en el pliego el cual se toma como base para la definición del cronograma de interventoría administrativa propuesto.

N o Entregable Tiempo máximo Plazo Máximo entrega contratist a Plazo máximo aprobación de interventor Participación

0. Acta de Inicio 15 abril de

2011 Un desembolso correspondiente al 20% del valor del contrato a título de anticipo 1. Plan de Ingeniería. Revisión preliminar del diseño 2 meses 14 junio de 2011 21 junio de 2011 Un desembolso correspondiente al 10% del valor del contrato 2 Fabricación, transporte y nacionalización del equipo del segmento terreno 4 meses 15 agosto de 2011 21 agosto de 2011 Un desembolso correspondiente al 10% del valor del contrato 4. Entrega de hardware para inicio de ensamble, integración y pruebas 7 meses 14 noviembre de 2011 21 noviembre de 2011 Un desembolso correspondiente al 20% del valor del contrato

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5. Aceptación preliminar 8 meses 14 diciembre de 2011 21 diciembre de 2011 Un desembolso correspondiente al 10% del valor del contrato 6. Aceptación total 8 meses 28 diciembre de 2011 29 diciembre de 2011 Un desembolso correspondiente al 30% del valor del contrato Programación – Pliego de condiciones del proceso de licitación

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9.3 Descripción del proceso

En este punto se incluye la descripción de las actividades programadas y se referencian los formatos y actas propuestas (anexadas a esta propuesta) para llevar el control referente a la interventoría administrativa.

• Presentación del director de interventoría: El director de

interventoría o coordinador administrativo se presenta ante el contratista a través de comunicación escrita emitida por la entidad contratante. En esta misma sesión de acuerdan detalles sobre la emisión del acta de inicio y la documentación requerida para la aprobación del anticipo.

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• Emisión del acta de inicio y aprobación de anticipo: Se suscribe

con el contratista el acta de iniciación del contrato, para lo cual se propone el formato FMI015_Acta de inicio. Revisión de informe de interventoría financiera para aprobación del anticipo en los términos definidos en el pliego de condiciones. Para la aprobación del anticipo se debe diligenciar el formato FMI013_Plan de inversión del anticipo.

• Realización de reunión para acuerdo de manejo documental: Se

realiza una reunión entre representantes del contratante (supervisor), contratista, e interventoría con el propósito de definir los términos del manejo documental de la información. Se propone el manejo del formato FMI030_Relación de documentos para el intercambio de documentos entre las partes.

• Seguimiento semanal y entrega de quinto informe ejecutivo: Se

realiza un seguimiento semanal (de acuerdo al formato FMI017_InformeSemanalInterventoria_V05) de la ejecución del proyecto y se genera un reporte ejecutivo en las fechas programadas. Para la realización de este informe se analiza los reportes entregados por parte de interventoría técnica y financiera con dos días de anticipación. Se sugiere la utilización del formato FMI019_ Informe Ejecutivo Mensual de Interventoría. Para las tareas de seguimiento se propone el formato FMI020_ActaSeguimientoContrato_V05. El informe ejecutivo es presentado al supervisor como representante de la entidad contratante y se levanta el acta respectiva.

•  Aprobación del cronograma y trabajo de ingeniería: Se evalúa el

cronograma de ejecución del contrato y el plan de ingeniería presentado por el contratista. Para ello se evalúan los tiempos estipulados y actividades de entrega parcial y total de acuerdo a los pliegos de condiciones. Para esta actividad se recibe el informe y el aval por parte del coordinador técnico. Se aplica el formato FMI041_Verificacion de diseños y o estudios técnicos. Aprobación de desembolso del 10 % del contrato.

• Emisión de acta de inicio de obra: Se emite el acta de inicio de la

obra mediante el formato propuesto FMI016_Acta de iniciación del proyecto una vez se ha diligenciado el formato FMI012_Lista de chequeo para iniciación del contrato.

•  Aprobación de desembolsos: Se evalúan las entregas o condiciones

para la autorización del desembolso de acuerdo a lo establecido en el pliego de condiciones o las condiciones aprobadas al contratista en el inicio del contrato.

(20)

• Recepción primera entrega de montaje de infraestructura de TI:

Corresponde a la primera entrega de la infraestructura de TI por parte del contratista. Para esta recepción se tiene un apoyo absoluto por parte de interventoría técnica e interventoría financiera.

• Recepción de hardware para inicio de ensamble, integración y 

 pruebas: Corresponde a la segunda entrega de la infraestructura de TI por parte del contratista. En este caso se recibe fundamentalmente el hardware para que el contratista inicie el ensamble, integración y pruebas. Para esta recepción se tiene un apoyo absoluto por parte de interventoría financiera e interventoría técnica con una serie de actividades bien definidas.

•  Aceptación preliminar : Se realiza la recepción parcial del proyecto y

se emite recomendaciones y/o solicitudes a tener en cuenta para la recepción final. Como parte de esta entrega el contratista debe diligenciar el formato FMI043_Acta de recibo parcial y balance presupuestal.

•  Aceptación total: Se realiza la recepción total del proyecto revisando

el cumplimiento de las solicitudes hechas en la etapa de recepción preliminar. Se diligencia el formato FMI027_Acta de entrega y recibo final del objeto contractual.

• Emisión de acta de fin de obra: Se firma el acta donde se oficializa la

terminación de la ejecución del proyecto.

• Liquidación del contrato: Se hace la revisión de paz y salvos, la

conformidad del contratante, cuentas de cobro y se genera el acta de liquidación del contrato según el formato FMI045_Proyecto de liquidación de contrato.

• Liquidación del contrato de interventoría: Se realizan todos los

trámites para la liquidación del contrato de interventoría donde se entrega un informe de la ejecución del proyecto y se firma el acta de terminación de contrato, para la cual se sugiere el formato FMI026_Acta de terminación de contrato.

9.4. Funciones

Las funciones del director de interventoría o coordinador administrativo se ha definido de acuerdo a las tareas específicas que desempeña dentro de la programación propuesta. Estas funciones se detallan a continuación.

(21)

Funciones del Director administrativo Presentación como director de interventoría

Emisión del acta de inicio y aprobación de anticipo

Programación y realización de reunión para acuerdo de manejo documental Seguimiento semanal y reunión con el supervisor de para entrega de informes ejecutivos

Aprobación del cronograma y trabajo de ingeniería Emisión de acta de inicio de obra

Aprobación de desembolso del 10%

Recepción primera entrega de montaje de infraestructura de TI Aprobación de desembolso del 10%

Recepción de hardware para inicio de ensamble, integración y pruebas Aprobación de desembolso de 20%

Aceptación preliminar

Aprobación de desembolso de 10%

Entrega de informe ejecutivo - Sobre la aceptación preliminar Aceptación total

Emisión de acta de fin de obra Aprobación de desembolso de 30%

Entrega de informe ejecutivo - Sobre la aceptación total Liquidación del contrato

Liquidación del contrato de interventoría

Funciones del Asesor jurídico

Asesoría en la emisión del acta de inicio y aprobación de anticipo Asesoría en la liquidación del contrato

(22)

9.5. Costo de la interventoría administrativa

A cargo de esta interventoría está solamente el director de interventoría o coordinador administrativo, de este modo, a continuación se presenta en detalle el costo de cada actividad de acuerdo a las horas de dedicación por parte de este recurso de trabajo. Los cálculos toman como base una tasa estándar de $5.000.000 mensuales.

(23)

10. INTERVENTORÍA TÉCNICA

La programación de la interventoría técnica se ha definido de acuerdo al cronograma de actividades establecido en la interventoría administrativa,

(24)

fijando fechas de entrega de resultados a dicha interventoría con una anticipación de mínimo dos días respecto a las fechas en las cuales se debe presentar resultados ante la entidad contratante.

10.1 Programación de actividades

10.2 Descripción del proceso

En este punto se incluye la descripción de las actividades programadas y se referencian los formatos y actas propuestas (anexadas a esta propuesta) y listas de chequeo para llevar el control referente a la interventoría técnica.

• Presentación del coordinador técnico: El coordinador técnico se

presenta ante el contratista con su equipo de trabajo a través de comunicación escrita emitida por la entidad contratante.

• Seguimiento semanal y entrega de quinto informe ejecutivo: Se

(25)

FMI017_InformeSemanalInterventoria_V05) de la ejecución del proyecto y se genera un reporte que se entrega a interventoría administrativa

• Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado

horizontal:

Desde el área de trabajo hacia el closet de Telecomunicaciones en el respectivo piso del edificio correspondiente. Se selecciona de forma aleatoria una muestra del 20% (180 puntos aproximadamente) de los puntos de red los cuales se certifican de nuevo con el fin de verificar que coincidan con la certificación suministrada por el contratista, se verifican los componentes de terminación de los cables en el closet de  Telecomunicaciones junto con su interconexión. El cableado que debe ser instalado es cat 7 S/FTP en la norma EIA/TIA 568B, la topología es en estrella física, este cableado horizontal manejará anchos de banda digitales de 1 Gbps.

Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.1 adjunto con esta propuesta.

• Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado

vertical:

Desde el closet de Telecomunicaciones del respectivo piso hacia la sala de Telemática del edificio correspoindiente. Se verifica la utilización de fibra óptica Monomodo 10 hilos constituyendo el Backbone del edificio. Se realizan pruebas de atenuación y se certifican de nuevo con el fin de verificar que coincidan con la certificación suministrada por el contratista.

Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.1 adjunto con esta propuesta.

• Verificación de fibra óptica entre edificios:

Son los tramos que interconectan los tres edificios del campus, se verifica que cada uno se conecta con el backbone de cada edificio, se verifica el tamaño de las recamaras por donde va la Fibra Optica Monomodo 10 Gbps se realiza el mismo trabajo de interventoría que se hace para el Cableado Vertical.

Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.1 adjunto con esta propuesta.

(26)

• Revisión del cableado eléctrico y puesta a tierra:

Se revisa cada toma eléctrico cuyo Voltaje D.C. entre el Neutro y Tierra esté entre 0 V y 0,5 V. Se debe cumplir la Norma COR-NAS, se verifica que haya 120VAC/15A en cada toma. Se revisa toda la obra civil realizada que cumpla con la Norma RETIE para puesta a tierra por cada edificio, se verifica que el cable multifilar utilizado sea AWG 2. Se verifica además los puntos incluidos en la lista de chequeo respectiva.

Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.1 adjunto con esta propuesta.

• Recepción y verificación de VoIP:

Se realizan pruebas de QoS sobre la Red Lan del Campus verificando que se cumpla con lo establecido en los pliegos.

Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.2 adjunto con esta propuesta.

• Verificación del sistema de videoconferencia:

Se realizan pruebas de operación de videoconferencia desde cada sede incluyendo la sede remota con el fin de corroborar el optimo funcionamiento de todo el sistema de tal manera que en una sede se puedan comunicar visual, auditivamente en alta nitidez con las otras 3 personas ubicadas en las otras sedes incluyendo la sede remota y recíprocamente.

Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.2 adjunto con esta propuesta.

• Verificación de red Wi-Fi:

Se realizan las pruebas de cobertura Wi-Fi en todas las zonas establecidas en los pliegos y los ítems contemplados en la lista de chequeo respectiva.

Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.2 adjunto con esta propuesta.

• Verificación de infraestructura para radioenlace – Backup:

Se realizan pruebas de interconectividad y de saturación del canal verificando que se cumpla con el ancho de banda solicitado. Se ubican dos personas una en cada extremo, se verifica la redundancia, que si

(27)

opere el radioenlace como respaldo WAN, se revisa toda la obra civil realizada y se llevan a cabo pruebas de saturación del canal con la herramienta Software Netpersec.

Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.2 adjunto con esta propuesta.

• Verificación del sistema de control de acceso:

Se realizan pruebas de ingreso verificando que los sensores de proximidad operen de manera adecuada con el fin de disminuir al máximo el acceso de intrusos.

Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.2 adjunto con esta propuesta.

• Revisión del sistema de respaldo de energía eléctrica:

Se realizan pruebas a fin de que la Planta junto con las UPSs suministradas por el contratista establezcan la redundancia requerida. Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.2 adjunto con esta propuesta.

•   Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría

administrativa

El coordinador técnico con su equipo de trabajo evalúa la ejecución del proyecto y emite recomendaciones y/o sugerencias para la aceptación total. Se genera el respectivo informe dirigido a interventoría

administrativa.

•  Aceptación total: Se realiza la recepción total del proyecto en su

componente técnico revisando el cumplimiento de las solicitudes hechas en la etapa de recepción preliminar.

10.3 Manual de funciones

A continuación se incluyen las funciones de cada recurso de trabajo de la interventoría técnica. La mayoría de las funciones son compartidas, por ende en el siguiente manual la misma función puede repetirse para varios cargos.

(28)

Coordinador técnico Presentación del personal de interventoría técnica

Seguimiento semanal y entrega de primer informe técnico Seguimiento semanal y entrega de segundo informe técnico Revisión del plan de ingeniería

Seguimiento semanal y entrega de tercer informe ejecutivo mensual Seguimiento semanal y entrega de cuarto informe ejecutivo mensual Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado horizontal Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado vertical Verificación de fibra óptica entre edificios

Revisión del cableado eléctrico y puesta a tierra

Seguimiento semanal y entrega de quinto informe ejecutivo mensual Seguimiento semanal y entrega de sexto informe ejecutivo mensual Seguimiento semanal y entrega de séptimo informe ejecutivo mensual Recepción y verificación de VoIP

Verificación del sistema de videoconferencia Verificación de red Wi-Fi

Verificación de infraestructura para radioenlace - Backup Verificación del sistema de control de acceso

Revisión del sistema de respaldo de energía eléctrica Entrega reporte a interventoría administrativa

Seguimiento semanal y entrega de octavo informe ejecutivo mensual Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría administrativa Seguimiento semanal y entrega de noveno reporte técnico

Aceptación total

Tecnólogo en redes Presentación del personal de interventoría técnica

(29)

administrativa

Seguimiento semanal y entrega de segundo informe técnico a interventoría administrativa

Revisión del plan de ingeniería

Seguimiento semanal y entrega de tercer informe técnico

Seguimiento semanal y entrega de cuarto informe técnico a interventoría administrativa

Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado horizontal Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado vertical Seguimiento semanal y entrega de quinto informe ejecutivo mensual Seguimiento semanal y entrega de sexto informe técnico a interventoría administrativa

Seguimiento semanal y entrega de séptimo informe técnico a interventoría administrativa

Recepción y verificación de VoIP

Verificación del sistema de videoconferencia Verificación de red Wi-Fi

Seguimiento semanal y entrega de octavo informe técnico a interventoría administrativa

Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría administrativa Seguimiento semanal y entrega de noveno reporte técnico

Aceptación total

Tecnólogo en telecomunicaciones Presentación del personal de interventoría técnica

Revisión del plan de ingeniería

Verificación de fibra óptica entre edificios

Verificación de infraestructura para radioenlace - Backup Verificación del sistema de control de acceso

Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría administrativa Aceptación total

(30)

Técnico electricista Presentación del personal de interventoría técnica Revisión del plan de ingeniería

Revisión del cableado eléctrico y puesta a tierra

Revisión del sistema de respaldo de energía eléctrica

Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría administrativa Aceptación total

Técnico en sistemas Presentación del personal de interventoría técnica

Seguimiento semanal y entrega de primer informe técnico Seguimiento semanal y entrega de segundo informe técnico Revisión del plan de ingeniería

Seguimiento semanal y entrega de tercer informe técnico a interventoría administrativa

Seguimiento semanal y entrega de cuarto informe técnico a interventoría administrativa

Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado horizontal Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado vertical

Seguimiento semanal y entrega de quinto informe técnico a interventoría administrativa

Seguimiento semanal y entrega de sexto informe técnico a interventoría administrativa

Seguimiento semanal y entrega de séptimo informe técnico a interventoría administrativa

Recepción y verificación de VoIP

Verificación del sistema de videoconferencia Verificación de red Wi-Fi

Seguimiento semanal y entrega de octavo informe técnico a interventoría administrativa

(31)

Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría administrativa Seguimiento semanal y entrega de noveno reporte técnico

Aceptación total

10.4 Costo de la interventoría técnica

Esta interventoría incluye recursos de trabajo así como materiales, para los cuales se ha definido las siguientes tasas estándar y precios respectivamente.

Recursos de trabajo Cargo Asignación Coordinador técnico $ 5.000.000,00/ms  Tecnólogo en redes $ 1.200.000,00/ms  Tecnólogo en telecomunicaciones $ 1.200.000,00/ms  Técnico electricista $ 1.200.000,00/ms  Técnico en sistemas $ 1.200.000,00/ms

Para el caso de los técnicos y tecnólogos se ha incluido el pago de todas las prestaciones sociales de ley y aportes que tiene a cargo SOLUTEC LTDA como entidad contratante.

Materiales

Elemento Costo

Certificador de red (Alquiler)

$ 2.000.000,00

Multímetro $ 100.000,00

(32)

Escalera extensión fibra de vidrio

(2.57 m) $ 590.000,00

PC Portátil (Alquiler) $ 30.000,00

Papelería + carpetas $ 200.000,00

Dotación básica de trabajo $ 250.000,00

La distribución del personal y los materiales y su costo asociado de acuerdo a las actividades programadas se presenta en la siguiente tabla.

Nombre del recurso Dedicación Costo

Coordinador técnico 709,33 horas $ 20.151.515,15

Tecnólogo en redes 637,33 horas $ 4.345.454,55

Tecnólogo en telecomunicaciones 94 horas $ 640.909,09

Técnico electricista 110 horas $ 750.000,00

Técnico en sistemas 637,33 horas $ 4.345.454,55

Elemento cantidad Costo

Certificador de red (Alquiler) 1 $ 2.000.000,00

Multímetro 2 $ 200.000,00

Kits de herramientas 1 $ 150.000,00

Escalera extensión fibra de vidrio

(2.57 m) 1 $ 590.000,00

PC Portátil (Alquiler) 2 $ 60.000,00

Papelería + carpetas 1 $ 200.000,00

Dotación básica de trabajo 5 $ 1.250.000,00

TOTAL

$ 34.683.333,33

(33)

11. INTERVENTORÍA FINANCIERA

La interventoría contable - financiera es aquella que comprende el control, el seguimiento y la evaluación de todos los procesos y procedimientos contables y financieros que son aplicados en la realización del proceso constructivo de la obra y, en general, de todo el proyecto, para poder ver el buen manejo de los recursos que se disponen para ella y la adecuada inversión, de conformidad con lo estipulado en el contrato.

La interventoría contable-financiera propuesta por SOLUTEC LTDA Interventoría cubre los siguientes procesos contables:

En el aspecto económico el coordinador financiero a través del director de interventoría es el delegado del ordenador del gasto, por ello debe cuidar que en la práctica las inversiones se realicen de acuerdo con la necesidad real y con los principios de eficiencia, eficacia, orden y austeridad que implica tomar las medidas pertinentes que eviten costos extras y obras que en el terreno se detecten como innecesarias.

11.1 Programación de actividades

La entrega de resultados por parte de interventoría financiera al coordinador de interventoría administrativa se ha programado como dos días mínimo de anticipación respecto a las entregas solicitadas por la entidad contratante.

(34)

Además, es de aclarar que para el caso de los desembolsos programados según el pliego de condiciones, el coordinador financiero da su aprobación si es el caso, sin embargo, el aval final lo emite el coordinador administrativo, quien para este proyecto es el mismo director de interventoría.

11.2 Descripción del proceso

De acuerdo a las actividades requeridas en el cronograma de interventoría financiera, se describe a continuación la descripción de las tareas que durante la ejecución del contrato de interventoría va a llevar cabo el interventor financiero.

• Seguimiento del avance del contrato.

• Realizar el seguimiento al avance físico - financiero del contrato de la

obra de acuerdo con los programas de obra e inversión, de tal manera que si detectan atrasos e incumplimientos parciales o totales se requiera oportunamente al contratista y se adopte un plan de contingencia adecuado y de continuar con los mismos atrasos, de ser precedente, se inicien procesos sancionatorios establecidos en la reglamentación vigente.

• Estado técnico – financiero y legal del contrato.

• Conocer los detalles del estado financiero y legal del contrato y registrar

las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, manejo de los anticipos, asi como del tramite oportuno de contratos adicionales, actas de modificación de cantidades de obra, aprobación de precios para Item no previstos.

(35)

• Actualizar Sistema de Información de Seguimiento Fisico – Financiero. • Capturar en el aplicativo la información correspondiente al avance físico

y financiero de los contratos en ejecución a su cargo.

• Revisiones periódicas.

• Autorizar los pagos de acuerdo con lo pactado en el contrato.

• Organizar una carpeta por cada contrato con todos los documentos

pertinentes al mismo, verificando los requisitos de legalidad y cumplimiento de las cláusulas pactadas.

• Recomendar, cuando se requiera, la celebración de un contrato

adicional, u otrosí, teniendo en cuenta las razones que justifiquen tal situación.

• Informar la ocurrencia de eventos que den lugar a la suspensión o

terminación anticipada del contrato y de su reanudación, recomendando la adopción de las medidas respectivas.

• Informar los hechos que constituyan incumplimiento parcial o total del

contrato, para la aplicación de las sanciones respectivas.

• Elaborar informes periódicos sobre el avance en la ejecución contractual

y el informe final con los resultados de la ejecución.

• Recomendar la liquidación unilateral del contrato cuando así se requiera.

• Elaborar el acta y documentos necesarios para la liquidación definitiva

del contrato.

• Estudiar las causas de las demoras en el cumplimiento de las

obligaciones a cargo de los Contratistas y si éste solicita modificación en el plazo acordado, analizar si las causas aducidas son justificación para la modificación del plazo acordado. El Interventor debe velar porque en los contratos adicionales de plazo se incluya la correspondiente modificación al programa de trabajo si la adición en tiempo incide en éste, además de la suscripción de la modificación a las pólizas.

• Controlar la vigencia y el valor asegurado de las pólizas que garantizan

el cumplimiento de los contratos, para exigir a estos las modificaciones que sean del caso.

• Autorizar los desembolsos de acuerdo con lo pactado en el contrato.

El proceso hace uso de los formatos relacionados a continuación, los cuales se adjuntan con la propuesta.

• FMI013 Plan de inversión del anticipo.xls

• FMI017_InformeSemanalInterventoria_V05.xls

• FMI018 Aplicación y cumplimiento de requisitos del informe mensual de

interventoria.xls

(36)

• FMI038 Análisis de precios unitarios.xls

• FMI039 Comparación y fijación de precios no previstos.xls • FMI042 Informe de inversión y buen manejo del anticipo.xls • FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal.xls

11.3 Manual de funciones

A continuación se incluyen las funciones en términos generales del coordinador financiero las cuales se van a ejecutar en cumplimiento de las actividades programadas.

• Velar por la correcta ejecución presupuestal del Contrato.

• Rendir mensualmente informes económicos y financieros sobre el

cumplimiento y ejecución del contrato.

• Verificar que los contratistas administren en una cuenta independiente

los recursos entregados en el contrato.

• Controlar y verificar en caso de presentarse, los rendimientos financieros

generados en el contrato.

• Comunicar veraz y oportunamente la liberación de los dineros que no

serán utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente, las adiciones y deducciones presupuéstales del contrato.

• Verificar que los recursos que maneje el contratista se encuentren

debidamente utilizados.

• Controlar el saldo sobre el valor del contrato, acumulando sumas

pagadas y descuentos por concepto de anticipo si lo hubo y retenciones en caso de que las haya.

• Velar porque se efectúe una adecuada flujo de caja del contrato.

• Velar porque la ejecución financiera del contrato, se ajuste al plan de

acción y al proyecto formulado.

• Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del

contrato.

• Rendir el informe escrito sobre el comportamiento financiero del

contrato.

• Informar y adicionar toda la documentación pertinente sobre la

necesidad de adición en el valor o plazo del contrato, con el fin de que se tramite ante la autoridad u organismo competente, la debida autorización del contrato adicional correspondiente, en forma oportuna antes de que se venzan o cumplan los términos pactados.

(37)

• Aprobar el plan de inversión del Anticipo.

• Revisar y aprobar dentro del plazo estimado por la interventoría

administrativa las Facturas o Documentos de Cobro Equivalentes presentadas por el Contratista. La revisión incluye la verificación del cumplimiento de las obligaciones tributarias a cargo del Contratista.

• Devolver al contratista, una vez finalizada la revisión de interventoría y

en los plazos acorde a la programación establecida en el pliego de condiciones, las Facturas o Documentos de Cobro Equivalentes que no cumplan con los requisitos legales o incluyan inconsistencias referentes al servicio prestado o bien adquirido.

• Expedir certificación de cumplimiento para cada pago a realizar al

Contratista.

11.4 Costo de la interventoría financiera

A cargo de esta interventoría está el coordinador financiero para el cual se programa una dedicación y asignación de recursos como se muestra en la siguiente tabla. Los cálculos toman como base una tasa estándar de $5.000.000 mensuales para el cargo en mención.

Costo del personal

Recurso/Actividad Dedicació

n Costo

Coordinador Financiero

Presentación del personal de interventoría

financiera - Aprobación del anticipo 8 horas $ 227.272,73 Seguimiento semanal y entrega de primer

informe financiero 60 horas

$ 1.704.545,45 Seguimiento semanal y entrega de

segundo informe financiero 79,5 horas

$ 2.258.522,73 Revisión del plan de inversión del

contratista 23 horas $ 653.409,09

Seguimiento semanal y entrega de tercer

informe financiero 48 horas

$ 1.363.636,36 Seguimiento semanal y entrega de cuarto

informe financiero

45,33 horas

$ 1.287.878,79 Revisión de la inversión en la primera

entrega del contratista y generación de

(38)

informe

Seguimiento semanal y entrega de quinto

informe financiero 72 horas

$ 2.045.454,55 Seguimiento semanal y entrega de sexto

informe financiero 71,5 horas

$ 2.031.250,00 Seguimiento semanal y entrega de

séptimo informe financiero 68 horas

$ 1.931.818,18 Revisión de la inversión en la segunda

entrega del contratista y generación de

informe 40 horas

$ 1.136.363,64 Seguimiento semanal y entrega de octavo

informe financiero 52 horas

$ 1.477.272,73 Aceptación preliminar y entrega de

reporte financiero a interventoría

administrativa 31 horas $ 880.681,82

Seguimiento semanal y entrega de noveno

reporte financiero 8 horas $ 227.272,73

Aceptación total y entrega de reporte

financiero a interventoría administrativa 8 horas $ 227.272,73

Subtotal $ 18.333.333,3 3 Costos indirectos Papelería $ 200.000,00 TOTAL $ 18.533.333, 33

(39)

12. COSTO TOTAL DEL PROYECTO DE INTERVENTORIA

De acuerdo a las propuestas de interventoría presentadas en las secciones anteriores, se consolida el costo total del proyecto como se indica en la siguiente tabla.

COSTO TOTAL DEL PROYECTO

Concepto Costo Interventoría administrativa $ 44.378.125,00 Interventoría técnica $ 34.683.333,33 Interventoría financiera $ 18.533.333,33 Subtotal $ 97.594.791,67 A.I.U (20%) $ 19.518.958,33 TOTAL $ 117.113.750,00

(40)

13. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTION DOCUEMENTAL

Para el desarrollo de la interventoría se cuenta con un sistema de gestión documental que determina los siguientes aspectos: tipo de documentos que se utilizarán, contenido y origen de cada uno, trámite que les dará la interventoría y otros agentes que intervienen en el proceso contractual. El sistema a utilizar es el programa Documentos MSD multiusuario 2.2 que permite la gestión de los documentos y correspondencia recibida y despachada que se genera en las actividades de la interventoría.

El sistema permite la asignación de perfiles y usuarios que interactúan con el sistema gestionando toda la documentación que se genere en el desarrollo del proyecto dentro de la interventoría del mismo.

Genera reportes de la documentación existente, genera alarmas para la respuesta a peticiones o correspondencia recibida.

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