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Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE SA

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(1)

SEÑALAMIENTOS MÁS COMUNES EN LOS

EXÁMENES REALIZADOS A LAS

COOPERATIVAS BAJO LA LEY NÚM. 239

Recursos:

Zulma Santana Salgado

Carmelo H. Alejandro Figueroa

Supervisores de Examinadores

Area de Apoyo Técnico y Supervisión

Aprobado por la Comisión Estatal de

Elecciones, CEE SA-12-12449

(2)

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA-12-449

(3)

Las Cooperativas que

conocemos como Tipos

Diversos o Empresas

Cooperativas son creadas

en virtud de la

Ley General

de Sociedades Cooperativas

de Puerto Rico de 2004, Ley

Núm.239.

(4)

Subcategorías

(159)

Agrícolas

Bellas Artes

Servicios

Salud

Transporte y

Camioneros

Hospederías y

Serv. Turísticos

Recreativas

Taxis

Estaciona-mientos

Construcción

Farmacias

Comercios

Gasolineras

Vivienda

Organismos

Centrales

Seguridad

Industriales

Cafeterias

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(5)

EXCEPCIONES EN EL

CUMPLIMIENTO CON

LA LEY NÚM. 239, EN

LA RADICACIÓN:

ENMIENDAS AL REGLAMENTO Y

CLAUSULAS DE INCORPORACION

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(6)

Requerimientos de Ley Núm.239

CAPÍTULO 6.-ENMIENDAS A LAS CLÁUSULAS Y AL REGLAMENTO

Artículo 6.0.-Enmienda de Cláusulas y Reglamentos

Las cláusulas de incorporación y el reglamento interno de la cooperativa podrán ser

enmendados en cualquier asamblea general ordinaria, o en cualquier asamblea general

extraordinaria convocada para tales efectos. Las enmiendas deberán aprobarse por el voto de

dos terceras (2/3) partes de los socios presentes, o por dos terceras (2/3) partes de los

delegados presentes en las cooperativas organizadas por distritos.

CAPÍTULO 6.-ENMIENDAS A LAS CLÁUSULAS Y AL REGLAMENTO

Artículo 6.1.-Notificación a los Socios

Las enmiendas propuestas deberán ser notificadas por la Junta de Directores a todos los

socios o delegados, según el caso, con no menos de diez (10) días de anticipación a la

asamblea. En las cooperativas organizadas por distritos, la Junta de Directores deberá

notificar a todos los socios las enmiendas propuestas y proveerles la oportunidad para que

discutan las mismas en las asambleas de distritos

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(7)

Requerimientos de Ley Núm.239 (cont.)

CAPÍTULO 6.-ENMIENDAS A LAS CLAUSULAS Y AL REGLAMENTO

Artículo 6.2-Aprobación del Inspector de Cooperativas

El original y dos (2) copias de las enmiendas a las cláusulas de incorporación o al reglamento,

certificados por el Secretario de la cooperativa, deberán ser enviados al Inspector de

Cooperativas. Dichas enmiendas entrarán en vigor una vez aprobadas por el COSSEC, que

tendrá un término prescriptivo de cuarenta y cinco (45) días desde la radicación de los

documentos en su Oficina para notificar a la cooperativa interesada la aprobación o denegación

de las mismas de conformidad con las disposiciones de esta Ley. En el caso de la denegación

deberá exponer las razones. Copia de las enmiendas aprobadas y de la decisión tomada por el

Inspector de Cooperativas deberá ser enviada a la Comisión de Desarrollo Cooperativo. Las

enmiendas a las cláusulas de incorporación deberán ser radicadas ante el Departamento de

Estado para su debido registro.

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Requerimientos de Ley Núm.239 (cont.)

CAPÍTULO 6.-ENMIENDAS A LAS CLÁUSULAS Y AL REGLAMENTO

Artículo 6.3.-Silencio

En caso de que la COSSEC no realice su función dentro del término indicado, los

interesados podrán someter las enmiendas a las cláusulas de incorporación

directamente al Departamento de Estado para que el Secretario reconozca que los

documentos cumplen con los requisitos de ley, y en consecuencias expida el

certificado correspondiente.

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA- 12-12449

(9)

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA- 12-12449

(10)

Informes requeridos por COSSEC:

No CUMPLEN en radicar los Informes Trimestrales,

Operacional y de Asamblea Anual

Referencias:

o Carta Circular: 2005-004 Documentos Fiscales

o Carta Circulares 2007-009-047 Informes Trimestrales

o Carta Circular 2007-020-058 Lista de Directores y Miembros de Comités

o Carta Circular 10-03 Extensión de tiempo para la radicación de informes

trimestrales

o Ley de Sociedades Cooperativas de P.R., Ley Núm. 239.

oArtÍculo 14.3 Lista de Directores y Miembros de Comités

o Artículo 15.3 Inciso (n) Someter anualmente un Informe anual,

(120 dÍas siguientes a la terminación de su cierre fiscal).

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(11)

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA- 12- 12449

(12)

No realizan la auditoría o revisión anual.

Observaciones Más Comunes:

Ley de Sociedades Cooperativas de P.R. Ley Núm. 239.

Artículo 15.3 Inciso (k)(o) citar circular

No envían contestación a la carta a la

gerencia de la auditoria

Carta Circular 2007-012-050 Informes requeridos, contestación a

la Carta a la Gerencia y Otros.

Contabilidad atrasada

Carta Circular 2007-006-044 Responsabilidad por violación de Ley y

Contabilidad atrasada.

Carta Circular 2007-007-045 Suspensión de Permiso para operar.

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(14)

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(15)

Efectivo

 Colectas

no

son firmadas por la persona que las

prepara ni tampoco por la persona que las revisa.

 Las conciliaciones bancarias

no

son revisadas por

otra persona distinta al que las prepara.

 No realizan las conciliaciones bancarias

mensualmente.

 Emitir cheques de caja menuda a favor de efectivo.

 Cheques girados a favor de una de las personas

(16)

Desembolsos

 Las facturas

no

están siendo anuladas como

evidencia de que fueron pagadas.

 Desembolsos

sin

evidencia de factura o

documento de respaldo

.

Medidas sanas de administración y controles internos

Efectivo

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(17)

Cuentas por Cobrar

No cuentan con un detalle de las cuentas por cobrar.

El balance del auxiliar no coincide con el balance de la cuenta control del

mayor general.

Existen cuentas por cobrar que datan de varios años sin evidencia de

gestiones de cobro.

No se lleva un análisis de envejecimiento de las cuentas por cobrar.

No realizan un análisis de la morosidad.

Provisión para cuentas incobrables

– No se realiza un análisis de las cuentas por cobrar por

categoría de envejecimiento.

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(18)

Inventario,

Propiedad, Planta y

Equipo

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(19)

Inventario, Propiedad, Planta,

Equipo y Otros Activos

 No preparan un detalle de mobiliario y equipo

 La Cooperativa no ha realizado un inventario físico de

sus equipos.

 Los equipos de la Cooperativa no están rotulados ni

cuentan con un número control que los identifique.

 Existe diferencia entre el Auxiliar de Mobiliario y

Equipo y la cuenta control en el Mayor General.

 Medidas de Sana Administración y Controles Internos.

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(20)

Inventario, Propiedad, Planta,

Equipo y Otros Activos

 Establecer un lugar seguro para el almacenamiento

del inventario.

 Realizar un inventario perpetuo o periódico.

 Realizar prueba de inventario físico al cierre de

operaciones anual.

 Guardar documentación y que conste evidencia de la

Junta de Directores, Comité de Supervisión y

Contable.

 Invitar al contable que realiza la auditoría anual que ha

sido contratado.

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(21)

Otros Activos

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OTROS ACTIVOS

Seguros Prepagados:

– No están reconociendo la porción del seguro prepagado

(no consumido) al cierre de su año fiscal.

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(23)

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(24)

CUENTAS A PAGAR

No se lleva un detalle de las cuentas por pagar.

El balance del auxiliar de las cuentas por pagar no

es conciliado con la cuenta control del mayor

general.

No reconocen la acumulación de las vacaciones de

los empleados.

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(25)

Obligaciones y

Contribuciones

Salariales

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(26)

OBLIGACIONES Y CONTRIBUCIONES

SALARIALES

Obligaciones:

• Procurar que se elaboren contratos por escrito de las obligaciones contraídas y

guardar estos en un lugar seguro o bajo llave.

• Los contratos de las obligaciones deben ser aprobados por la Junta de Directores.

• Cumplir con los términos y garantías.

Contribuciones salariales:

• Rendir las correspondientes Planillas salariales en los términos establecidos por

las leyes aplicables.

• Ejemplo: IRS, Departamento del Trabajo , Departamento de Hacienda

• Completar la Forma 480.7

• IVU VS EXENCION CONTRIBUTIVA

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(27)

Participación de los

Socios

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA – 12-12449

(28)

ACCIONES

La cuenta control de acciones en el mayor general

no

coincide con el total del auxiliar de acciones.

El auxiliar de acciones

no

esta al día.

Los socios

no suscriben

las acciones requeridas

según reglamento.

En los retiros de socios

no

están considerando el valor

real de las acciones para el pago de las acciones a

base de su valor real.

– Artículo 19.7, Ley Núm. 239 – Pérdidas descontadas

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(29)

RESERVAS LEGALES

No están reservando el 10% de las economías

netas para la Reserva Social y el 10% para la

Reserva para Servicios.

– Artículos 19.8 y 19.9, de la Ley Núm. 239

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(30)

Gerencia

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA – 12-12449

(31)

Gerencia

Cooperativas

carecen

de un

que defina el curso de

la Administración, para

los próximos dos a

cinco años.

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(32)

 Planes estratégicos que no consideran lo

siguientes aspectos:

 Evaluación del ambiente- Evaluar los factores internos y

externos que influencian el negocio, incluyendo los puntos

económicos (presupuesto) y reglamentarios.

 Objetivos principales- Estos deben ser consistentes y

realistas con los factores externos e internos.

Gerencia

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(33)

Contabilidad: Registro Libros

Observamos que No realizan la acumulación

mensual de algunos gastos.

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(34)

 La Junta de Directores no está

compuesta con por lo menos

tres

miembros.

Junta de Directores

 Aprobación de actas.

 No preparan presupuesto operacional

-Ley de Sociedades Cooperativas de P.R.

-Ley Número 239. Artículo 17.1 Funciones del Principal Ejecutivo

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA – 12-12449

(35)

 Comité de Supervisión no realiza su

labor según dispone la

Ley Núm. 239

en su Artículo 16.2- Obligaciones y

Facultades del Comité de Supervisión

Otras Observaciones

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(36)

MANUALES y/o

POLITICAS

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(37)

Requeridos

 Normas Generales

de Conducta Ética

Reglamento 7322

Reglamento sobre Normas

Generales de Conducta Ética

Cooperativa y Conflicto de

Intereses

Se promulga con el propósito de

garantizar la conducta impropia y

conflicto de intereses por parte

de los líderes y empleados de las

cooperativas.

(Artículo 18.0 Deberes Fiduciarios y

Conflicto de Intereses)

 Política Educativa

Carta Normativa Núm.

2006-03-04

Se establece para que cada

entidad cooperativa adopte

una Política Educativa que

contribuya al cumplimiento del

principio de educación,

capacitación e información.

- Artículo 3.1 y 14.0

 Reglamento de Dieta

y Millaje

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA – 12-12449

(38)

Manuales y/o Políticas Internas

Plan de contingencias

Hostigamiento sexual

Manual de controles internos

Política de cheques devueltos

Donativos

Normas o Políticas para la compensación o

remuneración de funcionarios ejecutivos o empleados

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(39)

ACTAS

 Ley Núm. 239, Artículo 15.3- Deberes de la Junta

 Carta Normativa Núm. 2006-05-06

– Control,

Mantenimiento y Custodia de Actas en las Cooperativas.

-Aplica al Comité de Supervisión

-Contenido de las Actas

-Deberán permanecer archivados en las facilidades de la

Cooperativa. Queda expresamente prohibido sacar las actas

fuera de las facilidades de la cooperativa, donde deben estar

custodiadas.

Las Actas de la Junta de Directores poseen deficiencias tales

como :

 No presentan un detalle de los asuntos discutidos y los acuerdos tomados

con respecto a las situaciones expuestas en cada reunión.

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA – 12-12449

(40)

Contenido de las actas

Resumen de los acuerdos

tomados, mociones

indicando votos a favor y en

contra, etc.

Dentro de los 60 días,

después del cierre fiscal el

Secretario encuadernará en

forma de libro todas las

actas de las reuniones del

año. Certificará que

contiene las actas del año,

insertará el sello oficial de la

Cooperativa.

Núm. Progresivo del acta

Hora en que comenzaron y

finalizaron los trabajos.

Fecha y lugar de la reunión.

Agenda de los asuntos

considerados.

Miembros presentes y

ausentes y aquellos

debidamente excusados

Breve resumen de los

asuntos considerados.

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA – 12-12449

(41)

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA – 12-12449

(42)

 No han realizado la Inversión en

FIDECOOP

Otras Observaciones

 Cuando la Cooperativa opera con

pérdidas

no son consideradas

al

momento de retiro de acciones.

 No efectúan pago a la Liga de

Cooperativas

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA – 12-12449

(43)

 No existe evidencia en los expedientes de los

certificados

de antecedentes penales

Ley 239 Artículo 14.0 Inciso (a)

Otras Observaciones

 No existe evidencia de los

cursos de capacitación

tomados por la Junta de Directores y Comités

Ley 239. Artículo 14.0 Inciso (h)

 No se distribuyen los sobrantes anualmente

Ley 239. Artículo 21.0 - Sobrantes

 Tardanza en realizar los depósitos

 Deficiencia en Medidas de Control Interno

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(44)

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA – 12-12449

(45)

Cooperativas de Vivienda

 No someter los Informes

Trimestrales, Operacional

y de Asamblea Anual a

COSSEC.

 No someter a COSSEC

copia de la última

auditoría y la

contestación de la carta a

la gerencia.

Ley Núm. 239, Artículo

15.3 Inciso (o)

 No cumplen con las reservas

requeridas por HUD.

 No envían mensualmente el

“excess Income”a HUD.

 Acuerdo Regulatorio de HUD

 No tienen Lista de espera.

 No cumplen con las

inspecciones físicas de HUD.

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA – 12-12449

(46)

Cooperativas de Vivienda

 Expedientes de socios incompletos.

 Tardanza en la devolución de la equidad cuando

un socio se retira.

Ley Núm. 239, Artículo 22.2- Liquidación de la Participación

del Socio

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA – 12-12449

(47)

Preguntas

47

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA – 12-12449

(48)

Gracias Por Su Atención

Dirección Postal: PO Box 195449

San Juan, Puerto Rico

00919-5449

Teléfono: (787) 622-0957

Página Internet:

www.cossec.com

Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE SA – 12-12449

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Inversiones Permitidas

(Art. 2.04 Ley 255 de 2002

 Hacer depósitos en cooperativas, Banco

Cooperativo, bancos comerciales y de ahorro

 Adquirir acciones y otros valores y recibir

depósitos de sociedades cooperativas,

cooperativas de seguros, Banco Cooperativo,

subsidiarias o afiliadas de las entidades antes

mencionadas.

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Referencias

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