LA FORMACIÓN DE INGENIEROS DE
lograr las metas empresariales. En cuanto al funcionamiento de la organización, BPM otorga ciudanía de primera clase al proceso de negocio (BP) y destaca su transversalidad a la estructura funcional de la empresa.
El elemento central de BPM es el ‘proceso de negocio’, pero, qué es un proceso de negocio y cuál es su importancia. En términos sencillos, un proceso de negocio es un conjunto de actividades que se desarrollan en una determinada secuencia y cuya ejecución y control efectivo es vital para alcanzar las metas de la empresa. Algunos ejemplos de procesos de negocio bastante familiares son: orden de compra, matrícula de estudiantes en la universidad, graduación de pregrado, autoevaluación de procesos académicos para acreditación y orden de trabajo de publicidad. Todos estos procesos están conformados por actividades (tareas o subprocesos) que deben ser controlados adecuadamente por parte de los responsables de cada tarea. La figura 1 muestra un modelo que representa un sencillo proceso (o subproceso) de facturación, que tiene dos participantes (jefe y vendedor), cuatro actividades (ingreso de compra, autorización de venta, generar factura y revisar factura), dos eventos (inicio y fin) y dos posibles caminos (dependiendo de si requiere o no autorización del jefe).
BPM surgió en el seno de las ciencias administrativas de la necesidad de hacer una gestión efectiva de los procesos de negocio y se consolidó en el ámbito de las ciencias de la computación por el deseo de automatizar el manejo de tales procesos. Las ciencias administrativas proporcionan los principios teóricos que explican los procesos de negocio que ocurren en las organizaciones; es decir: qué es un proceso, cómo identificarlo y cómo se debe diseñar, mejorar y optimizar. La computación y las TI proporcionan un conjunto de herramientas y métodos integrados en las denominadas Suites de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS*2) que apoyan el diseño, implementación y ejecución de procesos. Las BPMS más avanzadas, además, disponen de herramientas que permiten el análisis de los procesos para mejorar su diseño, con el propósito de optimizar su funcionamiento.
Figura 1. Proceso de facturación
*2 Por sus siglas en inglés: Business Process Mangement Suite
Fuente: el autor
BPMS y BPMN
La aplicación tecnológica de BPM (es decir BPMS) permite controlar los procesos por parte de los responsables del mismo. En realidad, de un proceso se automatizan algunas de sus actividades y la información que refleja la evolución de tal proceso. Un BPMS típico permite modelar (diseñar) y compilar un proceso, asociarle datos y servicios y ejecutar el modelo compilado. Para poner en marcha un proceso es necesario ejecutar su modelo compilado; de esta manera, los funcionarios responsables pueden ejercer control sobre las actividades y el flujo del proceso. Por ejemplo, al ejecutar un proceso de matrícula (una instancia por cada estudiante), el director de programa podrá saber exactamente cuál es la tarea actual, las tareas realizadas y las que faltan; por ejemplo, si ya pagó, si ha cumplido con la documentación de registro y si ya inscribió asignaturas, de manera que pueda tomar decisiones frente al proceso de cada estudiante. De la misma forma, los responsables de registro académico y de las demás dependencias involucradas, podrán actuar según el estado de evolución del proceso de cada estudiante.
Desde la perspectiva del modelado y notación de Procesos de Negocio (BPMN*3) y las BPMS que son compatibles con BPMN, un proceso puede estar conformado por diversos tipos de tareas, tales como tareas automáticas que ejecutan un servicio o aplicación; tareas del usuario que requieren la intervención directa del usuario para ingresar y obtener datos o autorizar la continuación o no del proceso; y, tareas manuales de las cuales solo se requiere la notificación de su inicio o finalización. Por ejemplo, en el proceso de facturación, la ejecución de un modelo implica la creación de una instancia de proceso por cada venta nueva. Así, si se requieren procesar 100 ventas, cada venta implica un proceso de facturación diferente cada uno ejecutado mediante una instancia diferente; de forma, que los responsables de cada actividad tendrán información y control en línea y en ‘tiempo real’ de la porción del proceso de la que es responsable.
Lo anterior implica que cada instancia del proceso guarda el registro de la tarea actual y la historia de las tareas ya realizadas. De esta manera además de mantener el control de cada instancia de proceso, es posible monitorizar los procesos y detectar posibles
“cuellos de botella” o imperfecciones del mismo. Estos resultados permiten, a los profesionales encargados del modelado de los procesos empresariales, tomar decisiones orientados a mejorar el proceso. Esto puede implicar la reasignación de recursos o incluso la modificación del proceso operativo y por lo tanto del modelo correspondiente.
*3 Por sus siglas en Ingles: Business Process Model and Notation
En definitiva, como lo afirma IBMdeveloperworks3; por un lado, el propósito de BPM es “identificar, diseñar, ejecutar, documentar, monitorear, controlar y medir los procesos de negocios que una organización implementa”; por otro lado, BPM en esencia “no es una tecnología de software, pero se apoya y hace uso de las mismas para su implementación efectiva”.
EL INGENIERO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS Y BPM
En la actualidad, la importancia de gestionar adecuadamente los procesos de negocio es una necesidad prioritaria. La mayoría de organizaciones de negocios le están dando una importancia sin precedentes a los procesos de negocio, debido a que la adecuada realización de estos, es vital para lograr las metas empresariales. Cada proceso de negocio contribuye en alguna proporción a este propósito.
En consecuencia, se ha disparado la demanda de profesionales expertos en definir y automatizar procesos de negocio; es decir, administradores operativos que hacen explícitos los procesos que se realizan ad-hoc o aquellos que no están formalmente definidos, y de ingenieros de sistemas capaces de entender y automatizar las definiciones existentes de procesos para automatizarlos. Con esto se busca apoyar la gestión procesos sencillos o complejos.
De acuerdo con esto, es necesario formar ingenieros de sistemas competentes, que trabajen en equipo con los administradores operativos y demás participantes empresariales, con el propósito de automatizar los procesos de negocios en las organizaciones. Esto implica formar profesionales en ingeniería con los siguientes conocimientos y competencias:
De reconocer los procesos de negocio existentes en una empresa y representarlos mediante modelos. Ya sea que se trate de procesos bien definidos o de procesos que se realizan ad-hoc. En el primer caso, la elaboración del modelo es más fácil, pues los documentos que definen el proceso, constituyen una guía idónea. En el segundo, la tarea puede resultar mucho más compleja. En este caso, es necesario crear conciencia de la existencia del proceso, identificarlo como tal y definirlo, para luego realizar el modelo con ayuda de los funcionarios que participan de su gestión.
De extraer o hacer explícitos los procesos escondidos. Muchos procesos se encuentran escondidos en una maraña de procedimientos administrativos y dentro de la funcionalidad del conjunto de aplicaciones informáticas de la organización. En este caso, el ingeniero debe identificar y establecer los segmentos de procesos escondidos para asignarlos al proceso correspondiente.
3 IBMdeveloperworks.. Introducción a Business Process Management (BPM)
De abstraer las partes relevantes de un proceso y las relaciones entre ellas y, además, determinar las actividades que se pueden definir como subactividades, como también, establecer las relaciones existentes entre procesos independientes.
De adquirir conocimiento avanzado de BPMN y de al menos un BPMS, tal que le permita especificar cada actividad, evento, decisión y demás constructos requeridos para elaborar el modelo de un proceso de negocio. Identificar los responsables (participantes) de cada tarea y de cada acción del proceso. Clasificar las tareas (tales como tareas de usuario, manuales, automáticas, de script o de reglas) para planificar su implementación.
De caracterizar las reglas de negocio que rigen un proceso. Esto implica realizar una clasificación adecuada para poder implementar cada conjunto de reglas en el lugar adecuado del proceso.
Integración de servicios web y motores de reglas al proceso, si este lo requiere. Será necesario definir aplicaciones como servicios web o programar servicios para funcionalidades que no existen actualmente y diseñar el sistema de reglas de negocios que deben alimentar al motor de reglas.
Conocimiento de la Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) y procesos distribuidos para desplegar el proceso terminado en un ambiente distribuido o en un ambiente web.
Dado que la tecnología de BPM apoya la automatización de procesos de negocio, de modo que facilita la ejecución y el seguimiento de tales procesos, es evidente la necesidad de profesionales que dominen el conocimiento de BPM, BPMN y BPMS y que demuestren las competencias necesarias para diseñar, implementar y mejorar los procesos empresariales. De esta manera, es posible contribuir al logro de las metas empresariales y a generar ventajas competitivas y organizativas.
Por otro lado, muchos programas académicos de ingeniería de sistemas en todo el mundo han incorporado el estudio de BPM y de al menos una herramienta BPMS con el propósito de formar ingenieros con capacidades y competencias en el diseño, implementación y mejoramiento de los procesos de negocios.
Es oportuno resaltar que los estudiantes y futuros ingenieros de sistemas, en su trabajo, serán responsables de generar valor en las organizaciones a través del adecuado desarrollo, utilización y gestión de las TI. Por tanto, es importante en la formación de estos ingenieros, proporcionarles las capacidades necesarias que les permitan identificar, modelar, diseñar, ejecutar, automatizar, documentar, monitorear, controlar y medir los procesos de negocios. También es necesario que los futuros profesionales sean competentes en el desarrollo, implementación, implantación y gestión de sistemas de información que una organización requiere para ser competitiva.
Así, las capacidades y competencias antes señaladas hacen parte importante del cuerpo de conocimiento de la estructura curricular de una escuela profesional de
ingeniería de sistemas. En primer lugar, para conocer los principios fundamentales, características, particularidades, tendencias y utilidades. En segundo lugar, la aplicación de herramientas BPMS fomentan competencias de tipo práctico, el saber hacer, el proceder, el proponer, el desarrollar, el demostrar y el presentar.
Finalmente, concluimos que:
Las capacidades y competencias del ingeniero de sistemas deben de estar orientadas a las necesidades existentes en las organizaciones y la automatización de procesos mediante BPMS es una tendencia actual.
La formación teórico–práctica de los estudiantes en BPM es un elemento importante en las estructuras curriculares de las universidades que forman profesionales de ingeniería de sistemas.
Los ingenieros de sistemas con capacidades y competencias en BPM generan valor en las organizaciones donde se desenvuelven porque aplican adecuadamente las TI en el proceso de negocio.
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