Identificación de problemas en la gestión inicial

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CAPÍTULO 4. APLICACIÓN DEL PMBOK EN EL

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mejores resultados, en este capítulo se extenderá con mayor detalle los problemas, las causas y la situación inicial de la planificación, los cuales en parte se indicaron de manera general en la identificación del problema del CAPÍTULO I, para ello se clasificarán los problemas dentro de las áreas de conocimiento: de integración, alcance, tiempo, costo, calidad, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados.

4.1.1. Situación inicial en la gestión de Integración

 Carencia de un administrador formal de Parada de Planta.- el líder del proyecto tiene a su cargo otras funciones, su función no es exclusiva de Parada de Planta, y tampoco existe un documento o una comunicación formal que le adjudique la potestad de coordinador de Parada de Planta.

 Cuadros de control integral de la Parada de Planta desactualizados.- dentro de esta información no se cuenta con un cuadro de control que enlace los trabajos con el estado de abastecimiento de materiales y estado de asignación de los contratos, tampoco con el personal por trabajo a realizar, ello complica la toma de decisiones y ocasiona demoras en las búsquedas de información

 Falta de comunicación de cambios y actualizaciones de algunas actividades.- no se cuenta con documentos que registren las solicitudes de cambios en los alcances, en el listado de trabajo, solicitudes de inclusión y retiro de trabajos, proceso de planificación, ello conlleva al desconocimiento de los interesados.

 Contratos por servicios no son cerrados culminada la Parada de Planta.- debido a retrasos en la presentación de los informes y actas de conformidad por parte de los contratistas una vez culminados los servicios, ocasiona reprogramaciones en la contabilización de los gastos asociados a la Parada de

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Planta, impactando ello en el presupuesto anual, afectando al presupuesto de otros equipos en meses posteriores.

4.1.2. Situación inicial en la gestión de Alcance

 La información descrita en los alcances de mantenimiento, no son suficientes.- durante las visitas técnicas las empresas contratistas realizan consultas respecto a los trabajos a realizar, muchas de ellas son referente a la entrega de materiales, los tiempos, y equipos a utilizar.

 Incumplimiento de fechas pactadas de entrega de avances.- la entrega de avances de la Parada de Planta como es el caso de la entrega del consolidado de trabajos, la redacción de alcances por parte del área de ejecución, las reuniones de coordinación se postergan, en algunos casos por la falta de compromiso de los interesados y de seguimiento por parte del encargado de la planificación.

4.1.3. Situación inicial en la gestión de Tiempo

 No se cuenta con un cronograma de planificación de la Parada de Planta.- no se cuenta con un cronograma de actividades de planificación, con hitos y fechas de presentación de entregables, ello para hacer seguimiento a los 6 meses de planificación y gestión de los recursos.

 No se cuenta con un reporte de avance de la ejecución de los trabajos durante la Parada de Planta.- durante los días de Parada de Planta se ha detectado la falta de un gráfico de avance por hora, y una comparación del avance real versus el planificado, ello para detectar los retrasos y corregirlos en el menor tiempo posible.

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 Falta de disponibilidad de grúas móviles para el izaje de componentes.- hay actividades que requieren de izaje de componentes, y dada la limitación de grúas móviles, se tienen retrasos y aplazamiento de actividades, esto en parte por no identificar durante la planificación la necesidad de las grúas y por no preparar un cronograma detallado de uso.

4.1.4. Situación inicial en la gestión de Costo

 Falta de seguimiento de los costos de Parada de Planta.- falta un agrupador de órdenes de mantenimiento generadas en el sistema ERP, que permita hacer seguimiento a los costos comprometidos de Parada de Planta y asegurar que se contabilicen en los meses presupuestados. La falta de seguimiento, no permite estimar los costos para el presupuesto de Parada de Planta del siguiente año, también genera diferencias presupuestales las cuales afectan a los costos de mantenimiento comprometidos de otros equipos en meses posteriores.

4.1.5. Situación inicial en la gestión de Calidad

 Falta de información en los alcances redactados por los jefes de taller.- para contratar los servicios de un contratista se requiere realizar reuniones de licitación;

en cada reunión se explica los alcances de los trabajos, con esa información los contratistas envían sus cotizaciones, si los alcances no son claros, el contratista suele cometer el error de enviar una cotización con un costo que discrepa mucho de la realidad, si los alcances no están bien elaborados se puede dar la buena pro a contratistas que no tienen el conocimiento técnico necesario para ejecutar los

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trabajos produciendo de esta manera retrasos y trabajos mal hechos que traen consecuencias en el futuro, la calidad de los alcances no es controlada.

 Deficiencias de trabajos ejecutados evidenciados durante el arranque de planta.- no se cuenta con indicaciones formales a los contratistas para que durante el arranque de la planta dejen un grupo de personas que aseguren la correcta ejecución de sus trabajos de mantenimiento, acompañando el arranque y subsanando errores que se presenten, y que este grupo de acompañamiento deje también el área limpia y ordenada, haciendo segregación de residuos.

4.1.6. Situación inicial en la gestión de Comunicaciones

 Falta de almacenamiento de la documentación digital y física de manera ordenada.- no se cuenta con lineamientos para la organización lógica de los documentos digitales, y las copias duras; ello ocasiona desorden y demoras en la búsqueda de información.

 Falta de hitos para la entrega de documentos y seguimiento al cumplimiento de plazos.- muchas veces se suele enviar comunicaciones informando que ya está próxima la entrega de los trabajos y que es necesario que los interesados envíen los trabajos de Parada de Planta para su programación, sin embargo a pesar de la importancia que tiene el cumplimiento de las fechas, no se suele cumplir los plazos, haciendo un cuello de botella y dificultando los procesos siguientes.

4.1.7. Situación inicial en la gestión en Riesgos

 Falta de identificación de la ruta crítica en la planificación y ejecución.- durante la planificación hay trabajos que requieren de mayor atención, son

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aquellos denminados de alto riesgo en seguridad, y de mayor impacto en la producción, debido a que pueden definir el tiempo de Parada de Planta, por ello conocer el lead time de los materiales y la gestión de contratos desde la planificación debe realizarse con mayor cuidado, separándolos y dándoles mayor seguimiento que los demás trabajos.

4.1.8. Situación inicial en la gestión de Adquisiciones

 Falta de seguimiento a las adquisiciones de materiales.- algunos trabajos como suelen cancelarse días previos de iniciarse la Parada de Planta debido a que no llegaron los materiales para su ejecución, en algunos casos debido a que no se realizó el pedido de materiales y ha último momento no se encontró stock suficiente para su adquisición.

 Colas extensas en la garita de control para el ingreso de las empresas contratistas.- debido al incremento de personal, las garitas de ingreso a la planta concentradora son abarrotados por no contar con una secuencia de ingresos, ello ocasiona que haya colas de camionetas, microbuses, buses, este cuello de botella ocasiona que los contratistas no ingresen a tiempo a ejecutar sus trabajos, haciendo que el programa cambie, aplazando los trabajos de la secuencia, por lo general este aplzamiento suele ser de una hora.

 Falta de seguimiento al cierre de contratos ejecutados.- algunos contratistas entregan de forma extemporánea sus facturas y actas de conformidad firmadas, como consecuencia el pago se realiza fuera del mes presupuestado.

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4.1.9. Situación inicial en la gestión de los interesados

 Falta de actas de reunión con los acuerdos y los plazos de cumplimiento de solicitudes de los interesados de la Parada de Planta.- hace falta identificar a todos los interesados de la Parada de Planta y cuantificar su participación en las reuniones, suele pasar que no se toma en cuenta la asistencia en las reuniones con lo cual se corre el riesgo de asumir algunos trabajos, debido al régimen minero, las reuniones deben ser pactadas para fechas en las que todos los interesados puedan asistir, contar con la participación firmada y documentada permite un mejor control de las decisiones tomadas, asi como la comunicación por escrito a todos de los acuerdos tomados que puede afectar a sus áreas de influencia.