Mejora en la gestión de Integración

Problema: Carencia de un administrador formal de Parada de Planta Oportunidad de mejora: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.

El Acta de Constitución del Proyecto es un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización.

Requerimientos:

 Enunciado del trabajo de la Parada de Planta.- Asegurar la sostenibilidad de la planta concentradora por medio de la ejecución de los trabajos estratégicos programados que solo puede realizarse cuando la planta concentradora está parada, considerando seguridad y no daños al medio ambiente.

 Caso de negocio.- De acuerdo al presupuesto y plan anual de mantenimiento se establece que la Parada de Planta debe realizarse una vez al año, para ello se cuenta con presupuesto y con la aprobación de Operaciones como cliente interno.

 Acuerdos.- Se cuenta con correos internos que solicitan la necesidad de la Parada de Planta por parte de la Dirección de Operaciones, siendo la autoridad máxima.

 Factores ambientales de la empresa.- Es un tema delicado y por tanto se le asigna prioridad en la toma de decisiones, para ello se planea desde un inicio como y donde trasladar los residuos producto de la Parada de Planta.

 Activos de los procesos de la organización.- Se cuenta con archivos digitales de Paradas de Planta, si bien dichos documentos no contienen la misma cantidad de

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información en todos los años, se puede estudiar las lecciones aprendidas de cada año.

Técnicas:

 Juicio de expertos.- debido al tiempo de experiencia de Paradas de Planta se puede consultar a diversas Áreas como por ejemplo: Ingeniería de Mantenimiento, Contratos y Servicios, Ingeniería de Planta, Operaciones; sobre la forma de implementar el Acta de Constitución del proyecto y alimentar su creación.

Resultado: Acta de Constitución del Proyecto

El Acta de Constitución del Proyecto, que se incluye como ANEXO 2, es un documento en el que se define el alcance, los objetivos y los participantes del proyecto. Da una visión preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, de los principales interesados y define la autoridad del Project Manager. Sirve como referencia de autoridad para el futuro del proyecto.

Mejoras cualitativas:

 Asignar autoridad formal al responsable de la Parada de Planta.

 Conocer los hitos de la Parada de Planta.

 Conocer a los interesados que intervienen en la Parada de Planta.

 Identificar los riesgos.

 Conocimiento y difusión del presupuesto.

 Involucrar a todo el equipo en el inicio de la Parada de Planta.

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Problema: Cuadros de control integral de la Parada de Planta desactualizados Oportunidad de mejora: Reporte de Performance del Proyecto

Monitorear y controlar el avance del proyecto consiste en realizar el seguimiento necesario para cumplir con los objetivos dentro del plazo y presupuesto establecido.

Requerimientos:

 Plan de dirección de Parada de Planta.- está documentado por el alcance de trabajo, el cronograma y el presupuesto.

 Pronósticos.- incluye el pronóstico del cronograma y de los costos.

Técnicas:

 Técnicas analíticas.- una manera de realizar las proyecciones es empleando la regresión simple, apoyados de herramientas como el Excel.

Resultado: Reporte de Performance del Proyecto

Se refiere principalmente al desempeño de los costos, cronograma de trabajo y objetivos planeados versus lo real. Dicho reporte se presenta como ANEXO 3.

Mejoras:

 Conocer en tiempo real el performance de la Parada de Planta, su comunicación a los interesados de forma oportuna permitirá tomar desiciones correctivas inmediatas en caso se tenga algún inconveniente.

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Problema: Falta de comunicación de cambios y actualizaciones de algunas actividades

Oportunidad de mejora: Implementar solicitudes de cambio formales

El proceso de control de cambios requiere de empleo de formatos estándares para solicitar el la modificación de alguna actividad de la Parada de Planta, el cual debe ser comunicado, justificado, firmado y aprobado por el Administrador del proyecto.

Requerimientos:

 Plan de dirección de Parada de Planta.- está documentado por el alcance de trabajo, el cronograma y el presupuesto.

 Solicitudes.- documentos enviados al administrador de la Parada de Planta solicitando los cambios en el programa.

Técnicas:

 Reuniones.- en las reuniones de información de los avances es necesario programar un tiempo para informar los cambios solicitados, aprobarlos y documentarlos.

Resultado: Solicitudes de cambio documentadas

Consiste en documentar cualquier cambio relacionado con el proyecto y darlo a conocer a todos los interesados, según se puede apreciar en el ANEXO 4.

Mejoras:

 Se reduce el tiempo de respuesta para informar los avances, se tiene documentos que respaldan los cambios, y es comunicado a todos los interesados.

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Problema: Contratos por servicios no son cerrados culminada la Parada de Planta Oportunidad de mejora: Implementar Check list de cierre de Proyecto

El proceso de control de cambios requiere de empleo de formatos estándares para solicitar la modificación de alguna actividad de la Parada de Planta, la cual debe ser comunicada, justificada, firmada y aprobada por el Administrador del proyecto.

Requerimientos:

 Plan de dirección de Parada de Planta.- está documentado por el alcance de trabajo, el cronograma y el presupuesto.

 Entregables firmados.- alcances firmados, documentos firmados, solicitud de contratos firmados, minutas de reuniones firmadas, contratos por servicios firmados, conformidad por servicios a contratistas firmados.

Técnicas:

 Reuniones.- en las reuniones presentar el checklist de cierre y exigir la documentación restante para cerrar la Parada de Planta.

Resultado: Check list de cierre de proyecto

Consiste en una revisión rápida de los objetivos del proyecto, las adquisiciones y la aceptación del sponsor del proyecto en este caso el área de Operaciones Concentradora con ello se formaliza la aceptación de los resultados finales de la Parada de Planta, según se aprecia en el ANEXO 5.

53 Mejoras:

 Se cargan los costos por los contratos en los meses presupuestados, se recopila información de los informes de los contratistas y se obtienen mejores lecciones aprendidas para la siguiente Parada de Planta.