Su finalidad es definir los microprocesos de la arquitectura empresarial de Sinersys Technologies –en línea con la estrategia de negocio– de acuerdo con los macroprocesos previamente definidos. La empresa mexicana Sinersys Technologies pertenece a la industria de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). La definición de los microprocesos de la arquitectura empresarial en la corporación que contiene los detalles para ejecutar cada proceso.
Antecedentes de Sinersys Technologies
Acerca de Sinersys Technologies
Recientemente se han descubierto nuevas oportunidades, por lo que se han desarrollado nuevas áreas, como gobernanza TIC, consultoría en gestión de proyectos, consultoría en gestión de procesos de negocio y consultoría de procesos de negocio, además de incorporar tecnologías de telefonía celular. Aporte de productos y servicios TIC, utilizando la tecnología adecuada con excelente calidad a precios razonables. Satisfacer las necesidades de los clientes, para colocarlos en una posición de ventaja frente a sus competidores.
Principios teóricos base de la arquitectura empresarial de Sinersys
La mayoría de los procesos comerciales comienzan en un departamento; Luego se desarrolla en uno o más departamentos diferentes dentro de la organización. Para que BPM sea adecuado, se requiere la participación de los usuarios del negocio en cada departamento para identificar qué procesos son significativos y cuáles no. Los componentes y clasificación de la arquitectura empresarial de Sinersys Technologies se basan en la prioridad y categorización de procesos, de acuerdo con el esquema en mención.
Arquitectura empresarial actual: Macroprocesos operativos
Alinear las funciones comerciales –especialmente las funciones de soporte– y los procesos para la gestión y la mejora. Los proyectos tecnológicos se planificarán en base a la estrategia de la organización, que previamente ha realizado la supervisión tecnológica. Los procesos que se deben utilizar para proteger los activos de la empresa son el registro de marcas y la protección de activos de información.
Diseño de los microprocesos de Sinersys Technologies
- Metodología
- Diseño del mapa de procesos
- Identificación y análisis de microprocesos
- Proceso de facturación
- Microprocesos del proceso de facturación
- Actividades del microproceso: Generar el contrato maestro
Formaliza el cierre del proyecto, con el objetivo de redactar la versión final del máster, de acuerdo con los lineamientos del PMI y PMBOK. Como primer paso, con el objetivo de comprender la relación, prioridades, interacción y dependencia entre procesos, se creó un mapa de procesos. Luego se formalizó y delineó a grandes rasgos el proceso, de acuerdo con las actividades realizadas por el área de facturación de Sinersys.
Una vez que el proceso de facturación puede iniciar según lo acordado en el contrato, el área de facturación es responsable de aprobar el producto/servicio a través de un informe de factura. Una vez aprobada la prestación del servicio, se genera la factura de cobro, la cual se ingresa con el cliente. El proceso general de facturación se detalla en cada punto para cumplir con los requisitos específicos de cada cliente.
Al contrato marco se realizan anexos, en función de los proyectos o productos solicitados por el cliente. Se relaciona con la validación del informe de prestación de servicios al cliente, el cual debe cumplir con los estándares de evaluación del cliente; Asimismo deberá ser evaluado por Sinersys. Para identificarlos ahora se realizó el mapa de procesos actual, para entender la relación, prioridades, interacción y dependencias entre los procesos.
Se consideró el proceso de facturación y sus microprocesos para realizar el ejercicio detallado de interacción y flujo de tareas.
Identificación de métricas operativas para los microprocesos de Sinersys
Generar requisición de recursos
Se refiere a medir el procedimiento de generación de solicitudes de recursos. El responsable de generarlo es el cliente; Sin embargo, la participación del personal de Sinersys que se comunica con ella es de gran utilidad para mejorar el proceso. Representa el número de miembros del personal que están económicamente activos en el período de la solicitud, que abarca un mes.
Esta métrica contribuye a establecer el pronóstico de facturación mensual de Sinersys y validar la estrategia del personal de soporte sin costos económicos; es decir, las garantías del servicio. El parámetro de medición varía dependiendo del volumen de personal, ya que no aumenta más del 1%; Por ejemplo, si tienes 100 recursos (persona-mes), no puedes tener más de una persona que no esté económicamente activa durante el mes. Esta medida es fundamental porque mientras haya la menor morosidad posible, Sinersys podrá hacer una predicción más realista sobre la continuidad de los recursos y especialmente sobre la proyección de la facturación en los próximos meses.
La métrica definida para evaluar este microproceso nos dice que ninguna solicitud tiene más de 15 días. Por tanto, los días de retraso son literalmente una cifra de pérdidas para la empresa.
Facturar los recursos
Entregar facturas
Son los días de retraso entre la fecha de factura y la fecha de recepción, que permiten medir el tiempo necesario para realizar la facturación cuando se presta el servicio. Finalmente, los resultados de las mediciones y la validez de estas mediciones se revisarán en la sección de resultados piloto presentada en el Capítulo 5.
Definición del modelo de comunicación de los microprocesos de Sinersys
- Objetivos del modelo de comunicación
- Mensajes
- Destinatarios
- Estrategia y Actividades
- Herramientas
- Calendarización
Se refiere a cada uno de los cambios o modificaciones de los microprocesos que se producen en tiempos futuros. En este sentido, los mensajes recordarán los objetivos y resaltarán el valor añadido y los beneficios que aportará la adecuada ejecución de los microprocesos operativos. La estrategia de comunicación prevé la adaptación coherente de las actividades y herramientas de comunicación a los diferentes objetivos y grupos destinatarios.
El objetivo general de la estrategia de comunicación interna es la sistematización y estructuración de la información para asegurar una gestión eficiente y transparente de los procesos operativos y microprocesos; Además, garantizar una comunicación fluida y eficaz entre los directamente implicados. Reuniones periódicas de mejora continua entre áreas administrativas y participantes clave en la ejecución de microprocesos. Para el personal de áreas directamente relacionadas con la operación de microprocesadores, se deben realizar reuniones informativas periódicas (especialmente el personal nuevo), así como reuniones de actualización.
Una ubicación inicial la proporcionan grupos definidos en función de los tipos de receptores, ya que la profundidad con la que se analizan los microprocesos depende de estos grupos y su área de acción. Asimismo, se debe considerar un proceso cíclico para informar las actualizaciones de procesos y microprocesos a medida que ocurren; Se recomienda, sobre todo, en caso de rotación o implicación de personal clave durante su ejecución. La determinación del personal involucrado, la estrategia y las herramientas para la comunicación de microprocesos brindan resultados útiles durante su implementación.
Este plan, que se describe en el siguiente capítulo, se implementó durante el pilotaje de los microprocesos seleccionados.
Implementación de los microprocesos de facturación de Sinersys
Estado anterior del proceso de facturación
Anteriormente el proceso de facturación no estaba documentado, provocando riesgos e incidencias durante su ejecución. Generalmente se perdía tiempo corrigiendo los informes de facturas y recibos; Asimismo, no existía control sobre los recursos a facturar, el estado de las facturas ni una estimación de los montos a facturar. El área de facturación generó la factura, recogió el informe y entregó la factura al cliente.
Como se ve, el gerente de cuentas fue quien hizo la mayor parte del proceso, lo que generó errores en la documentación entregada al múltiplo. Además de lo anterior, se realizaron verificaciones de facturación en dos registros: el del área de facturación y el del gerente de cuentas. Otra situación de riesgo se presentó cuando se tuvo que capacitar a un nuevo recurso de facturación, ya que al no tener documentado el proceso no conocía el alcance de sus actividades, responsabilidades, tiempos de respuesta o línea de comunicación.
Debido a lo anterior, se retrasó el envío de facturas, provocando un impacto económico directo en la planificación del área de finanzas. Cabe señalar que ya se encontraban los procesos generales de Sinersys, lo que permitió revisar el proceso, para contribuir al funcionamiento de la empresa.
Estado actual del proceso de facturación
Resultados y discusión del pilotaje
De la misma manera, como se describió anteriormente, se identificaron escenarios que fueron considerados en el flujo teórico, pero que son comunes en la práctica. En general, se obtuvieron resultados favorables para aumentar la eficiencia y eficacia en la operación diaria de Sinersys Technologies. En primer lugar, y para obtener resultados positivos en las operaciones de la empresa, la cultura organizacional es fundamental para establecer y desarrollar procesos operativos.
Generar un mapa de procesos también puede ayudar a identificar procesos que inicialmente se pasaron por alto; o incluso en mejorar el funcionamiento y la interacción entre ellos. Como quinto punto, se sugiere informar al personal clave de la empresa sobre la implementación de microprocesos para que comprueben su efecto; dicho de otro. En sexto lugar, sería recomendable establecer un comité de procesos en el que se incluyera personal de las áreas de la cadena de valor de la empresa, ya que sería de gran utilidad para monitorear el desempeño de los procesos y así determinar soluciones operativas.
En séptimo lugar, no se debe perder de vista la arquitectura empresarial, ya que representa la base de interacción, objetivos y requisitos de la empresa. En octavo lugar, sería interesante utilizar una base de conocimientos que permitiera acceder a las lecciones aprendidas de la operación. Como respuesta, en nuestro trabajo se crearon microprocesos solo para una parte de la operación.
De acuerdo al planteamiento inicial, se determinó que el proceso de facturación al cliente es un proceso crítico a analizar por su impacto en el flujo económico del negocio.
Microprocesos definidos para el proceso de facturación
Control de facturación
