El objetivo principal de este proyecto es generar una propuesta para la implementación de un departamento de organización de eventos en el Gran Hotel Cofanes ubicado en el Cantón de Pastaza, Provincia de Pastaza, dedicado a la planificación, organización, ejecución y seguimiento de eventos. El objetivo es ofrecer un servicio único y personalizado, que permita captar mercado a través de la variedad del servicio que satisfaga las necesidades latentes en la organización de eventos. El objetivo principal de este proyecto es generar una propuesta para la implementación de un departamento de organización de eventos en el Gran Hotel Cofanes ubicado en Pastaza, Cantón de Pastaza, dedicado a la planificación, organización, ejecución y seguimiento del evento.
The aim is to offer a unique and personalized service that enables capturing the market by changing services, meeting latent needs in the organization of events.
INTRODUCCIÓN
- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
- JUSTIFICACIÓN
- OBJETIVOS
- OBJETIVO GENERAL
- OBJETIVOS ESPECÍFICOS
En tercer lugar, elaborar un manual de procedimientos y estructura organizacional para el funcionamiento del departamento de gestión de eventos del Gran Hotel Cofanes. Diagnosticar la situación actual del Gran Hotel Cofanes para la implementación del Departamento de Organización de Eventos. Identificar el mercado objetivo y la demanda insatisfecha de gestión de eventos en la ciudad de Puyo.
Elaborar un manual de procedimientos y una estructura organizacional para el funcionamiento del departamento de eventos del Gran Hotel Cofanes.
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA DE LA INVESTIGACIÓN
- BASES TEÓRICAS
- HOTEL
- EVENTOS
- EL SECTOR DE EVENTOS Y LA HOTELERIA
- BANQUETES
- PROCEDIMIENTO
Organigrama, para facilitar la visualización de la ubicación jerárquica de las unidades involucradas en los trámites. Los manuales tienden a unificar los criterios y conocimientos en las diferentes áreas de la organización de acuerdo con su misión, visión y objetivos. Manuales de Bienvenida: Se encarga de presentar brevemente la empresa y la historia.
Manuales de finanzas: Se encarga de brindar detalles de la verificación de la administración de cada uno de los activos de la empresa.
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
- LOCALIZACIÓN
- TIPO DE INVESTIGACIÓN
- MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
- DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
- POBLACIÓN Y MUESTRA
La presente investigación se llevará a cabo en el Gran Hotel Cofanes, ubicado en la provincia de Pastaza, ciudad de Puyo sobre la Avenida Ceslao Marín y 27 de Febrero, que brinda servicios de alojamiento, catering y organización de eventos. Para lograr el primer objetivo que es diagnosticar la situación actual del Gran Hotel Cofanes para la implementación del departamento de organización de eventos, se utilizó el método descriptivo, así como fichas para recolectar información sobre los materiales e insumos con los que cuenta actualmente el hotel. . . Cumplir con el segundo conjunto de objetivos que es determinar el mercado objetivo y la demanda insatisfecha para la organización de eventos en la ciudad de Puyo; Se utilizó el tipo de investigación exploratoria, ya que se determinará la demanda para la organización de eventos en la ciudad de Puyo, se aplicarán encuestas a una muestra representativa de la ciudad, lo que nos permitirá conocer las expectativas de nuestros futuros clientes.
Elaborar un manual de procedimientos y una estructura organizacional para el funcionamiento del departamento de eventos del Gran Hotel Cofanes, utilizando un método descriptivo. El tipo de investigación se realizará con un enfoque cuantitativo ya que el objetivo es analizar y determinar la demanda de gestión de eventos para determinar si existe una demanda potencial. Además, es una investigación cualitativa, ya que a través de observaciones y estudios se recogerán y describirán las calidades y características de los servicios ofrecidos para lograr el aprovechamiento de los resultados.
Según (Hernández, Fernández y Baptista, 2014), esta metodología ayudará a definir y plantear problemas con objetivos y preguntas de investigación, formular hipótesis, medir variables en un contexto específico y analizar mediciones utilizando métodos estadísticos además de la recolección de datos. Se pueden utilizar diferentes métodos para recolectar datos, tales como: cuestionarios cerrados, registros. 20 estadísticas, pruebas estandarizadas, sistemas de medición fisiológica, dispositivos de precisión, entre otros. Hernández, Fernández, & Baptista, 2014), sostiene que este tipo de investigación proporciona datos profundos, dispersos o extendidos para que el investigador se forme sus propias creencias sobre el tema en estudio. Además, pueden desarrollar preguntas e hipótesis antes, durante o después de la recopilación y el análisis de datos.
Para ello se han fijado las siguientes condiciones: un nivel de confianza del 95%, un número de habitantes 62.016 y un error muestral del 5% (0,05). Por lo tanto, el tamaño de la muestra se calculó con base en la siguiente fórmula.
RESULTADO 1: DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL GRAN
- Descripción del hotel
- Servicios que ofrece del Gran Hotel Cofanes
- Condiciones del Gran Hotel Cofanes
- Tipos de habitaciones
- Casabe Restaurante Cafetería
- Área de Recepción
- Área de Producción de alimentos
- Organigrama estructural
- Organigrama funcional
- Inventario
Las habitaciones individuales disponen de cama individual para 2 personas, baño con ducha, aire acondicionado, teléfono y TV de pantalla plana, que incluye desayuno clásico o buffet. El precio es de 35$ por noche. El precio actual no incluye IVA. Las habitaciones dobles disponen de cama individual con 2 camas y media, baño con ducha, aire acondicionado, línea telefónica y TV de pantalla plana. Diseña y controla las estrategias financieras de la empresa, coordina contabilidad, auditoría interna, tesorería y análisis financiero.
Su función es planificar, implementar y controlar el desarrollo óptico y velar por que se lleven a cabo todas las actividades ya planificadas; Además, es responsable de la administración de los recursos necesarios para las operaciones de la empresa. Sus principales funciones consisten en preparar y diseñar la oferta de alimentos y bebidas, adaptándola al cliente y a la evolución de la demanda. El departamento de recepción es el encargado de ofrecer los servicios que brinda el hotel, controlando la llegada y salida de los huéspedes;
Es responsable de la producción de alimentos; planificar menús e incluso contratar y formar personal. Su función principal es limpiar todas las habitaciones designadas; Además de cuidar, ordenar y mantener limpios los pasillos del piso asignado. La administración de personal es responsable del reclutamiento, selección y capacitación de los nuevos integrantes de la empresa.
Es el responsable de mantener limpia la ropa de los clientes además de mantener limpias las sábanas, cortinas, tapizados, lencería y en muchos casos se encarga del lavado del uniforme del personal. Su función es recibir y registrar cuentas de clientes, generar facturas de todos los pedidos despachados por los camareros, además de mantener buenas relaciones interpersonales con las personas.
RESULTADO 2: DETERMINAR EL MERCADO OBJETIVO Y LA DEMANDA
- Introducción
- Objetivos del manual
- Beneficios del manual
- Logotipo y slogan de identificación
- Filosofía empresarial
- Estructura organizacional y descripción de funciones
- Organigrama estructural propuesto
- Organigrama funcional propuesto
- Procesos, descripción y diagramas de flujo de procedimientos
- Unidades de trabajo
- Condiciones generales
Consideramos importante que la mayoría de los encuestados sean mujeres, ya que son quienes tienen mayor conocimiento sobre temas de eventos. Del total de encuestados, el 63,71% respondió que está muy de acuerdo con contratar el servicio de organización de eventos, el 29,50% declara estar de acuerdo, seguido del 3,92% que se muestra indiferente, mientras que el 2,35% se muestra indiferente. El 85,90% de los encuestados mencionó que contrataría servicios para eventos en Gran Hotel Cofanes, mientras que el 14,10% no contrataría.
Al indicar cuál es el punto más importante en una empresa que se dedica a la organización de eventos, se muestra que el 36,03% afirma que lo más importante es la seriedad del trato, ya que siente confianza en la empresa del organizador. Al preguntar a la población encuestada si estaría dispuesta a contratar servicios de eventos en el Gran Hotel Cofanes, podemos concluir que es un hotel bien posicionado, pues la respuesta fue positiva con el 85,90% de toda la muestra. De acuerdo al análisis realizado de la información procesada en la investigación, se encuentra que es importante establecer un departamento para la organización de eventos en el Gran Hotel Cofanes, cuyos objetivos estén encaminados a la cobertura profesional de las necesidades existentes en el local. mercado; es decir, con bases teórico-prácticas que sean capaces de satisfacer las expectativas de los consumidores.
Identificar a través de diagramas de flujo los diversos procedimientos y actividades que se llevan a cabo en la organización de eventos. DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Proceso: Organización del evento Código: GHC- ODE Procedimiento: Organización, ejecución. DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Proceso: Alimentos y Bebidas Código: GHC- A&B Procedimiento: Elaboración de Menú Código: GHC- A&B-01 Responsable: Chef, Cocinero, Ayudante de Cocina y Mesero.
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Proceso: Administración y ventas Código: GHC- AYV Procedimiento: Compra de insumos Código: GHC- AYV-01 Responsable: Gerente - administrador. DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Proceso: Administración y ventas Código: GHC- AYV Procedimiento: Alquiler de eventos Código: GHC- AYV-02 Responsable: Reservas y Ventas / OPR. Si aumenta el número de personas contratadas, se deberá informar al departamento de eventos con al menos 72 horas de antelación.
El departamento de eventos y los jefes inmediatos deben capacitar a los empleados para aplicar correctamente los procedimientos especificados en el manual con el fin de lograr el máximo beneficio en la organización de eventos.
BIBLIOGRAFÍA
Recuperado de https://www.turismo.gob.ec/wp-content/uploads/2016/06/REGLAMENTO-DE-ALOJACIÓN-TURISTICO.pdf. MANUAL DE PROCESOS PARA LA PREPARACIÓN DE EVENTOS CORPORATIVOS EN UN HOTEL CINCO ESTRELLAS EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL.
ANEXOS
¿Cuál de las siguientes opciones te parece más relevante en una empresa que brinda servicios de organización de eventos? Plato principal dos tipos de carne: medallón de pollo en salsa de champiñones - medallón de res en salsa de tamarindo acompañado de ensaladilla rusa y croqueta de papa. Cordon de blue de pollo - Lomo en salsa de estragón - verduras fritas con sabor a sasam - muffins de papa.
Medallones de pavo en salsa pasión – Medallones de cerdo al vino tinto – Ensalada primavera – Puré de papa rústico. Lomo de cerdo al vino tinto, medallón de pollo en salsa de champiñones acompañado de puré rústico y vegetales coronado con tocino, ensalada alemana. Bolitas de pollo en salsa de champiñones, lomo fino en salsa americana acompañado de croqueta de papa, verduras envueltas en tocino con arroz madrás.
Lomo a la pimienta, turnó de pollo en salsa de tocino acompañado de croqueta de papa y vegetales cubiertos con tocino.
