Guía PMBOOK sobre los fundamentos de la gestión de proyectos (Conjunto de conocimientos sobre gestión de proyectos). El primer capítulo aborda una visión general de los principales problemas que enfrentan las organizaciones en la gestión del ciclo de vida del contrato.
Problemáticas en la Administración de Contratos
- Planeación Estratégica
- Estructura y Procesos
- Comunicación Organizacional
- Tipos de Contratos
- Contratos de precio Fijo
- Contratos de costo reembolsable
- Contrato por tiempos y materiales (T&M)
Aplicación en la gestión de contratos: a diferencia de la comunicación descendente, esta comunicación tiene aplicación cuando los responsables de los contratos presentan los resultados que se han obtenido como parte de la ejecución del propio contrato; generalmente este tipo de comunicación se da en sesiones de seguimiento y presentación de resultados. Este tipo de contratos tienen como objetivo cubrir al proveedor todos los costos incurridos en la entrega de los productos o servicios acordados, así como diversos honorarios previamente acordados.
Soluciones Actuales en la Gestión de Contratos
COBIT
El proceso asociado a la gestión del ciclo de vida de los contratos es 'APO10 Gestionar Proveedores', que se encuentra en el apartado Coordinar, Planificar y Organizar, donde se detalla con más detalle. APO10.04 Gestión de riesgos de suministro: este proceso se centra en “identificar y gestionar los riesgos asociados con el desempeño del suministro.
PMBOK
El área de conocimiento relacionada con la gestión de contratos es la número siete "Project Procurement Management". Planificación de la gestión de compras: es el proceso responsable de mantener actualizada la cartera de compras, así como las decisiones que se toman al respecto, así como identificar posibles proveedores que puedan proporcionar los productos o servicios.
Modelo Accenture
27 Con base en lo anterior, Accenture ha desarrollado el siguiente marco de gestión de contratos. Esta área del marco tiene como objetivo gestionar las relaciones con los proveedores y evaluar los resultados alcanzados en los productos o servicios contratados.
Modelo Deloitte
Estabilización de la infraestructura: se realiza una revisión de las habilidades, procesos, políticas y estándares tecnológicos formalizados en la organización de gestión de contratos. Se define un plan de acción futuro para la gestión de contratos en función de los riesgos, las capacidades organizativas y los requisitos reglamentarios para la gestión de contratos.
Modelo Ernst & Young
EY, dentro de su portafolio de servicios, ofrece a sus clientes y prospectos la revisión de contratos con enfoque digital, tomando en cuenta tres aspectos esenciales para la digitalización de los procesos que gestionan el ciclo de vida de los contratos: procesos, personas y tecnología. Categorización de datos: los algoritmos se personalizan según el funcionamiento y consideraciones de la organización, esto para la extracción de texto y metadatos de los contratos, lo anterior facilita el aprendizaje iterativo del(los) algoritmo(s) desarrollado(s). En esta etapa hay intervención humana para demostrar que los resultados de la ejecución de los algoritmos son consistentes con la organización.
Calibración y Revisión: En este punto, y con base en la realización de las fases anteriores, es posible tener una base de conocimiento respecto de las cláusulas contractuales especificadas en los distintos contratos, así como realizar revisiones de la información proveniente de la minería de datos. Los estados de varios contratos se actualizan periódicamente y se pueden determinar con estos paneles para una gestión de contratos más eficiente.
Comparativa de las soluciones actuales
Un área de conocimiento cubre una determinada parte de la gestión de contratos (Project Procurement Management). Considere gestionar las relaciones con el proveedor y evaluar los resultados obtenidos en los productos o servicios. Mayor experiencia en temas contables, aunque he diversificado las líneas de negocio hacia otras industrias y sectores.
Propuesta de Intervención
Método para el Cumplimiento Contractual (Etapas)
La fase de insight organizacional tiene como resultado principal un artefacto (documento) de la Cartera de Monitoreo de Contratos. La fase de Solicitud de Documentos da como resultado tres artefactos de trabajo principales (documentos): estrategia de comunicación, matriz de solicitud de documentos y archivo de seguimiento. Informe de seguimiento y seguimiento: En este documento se describe cada uno de los puntos monitoreados del contrato.
Esta etapa tiene como objetivo preparar la documentación obtenida en las etapas anteriores para cada contrato monitoreado, para su verificación por parte del área de contratación y finalizar las actividades de monitoreo y seguimiento del contrato. Esta etapa tiene como objetivo presentar un informe final de servicio, que es el artefacto (documento) final del Servicio de Cumplimiento Contractual para todos los contratos que han sido objeto de actividades de seguimiento.
Modelo de operación del Cumplimiento Contractual (Fases)
- Etapa 1. Entendimiento Organizacional
- Etapa 2. Solicitud Documental
- Etapa 3. Ejecución y Técnicas de Monitoreo
- Etapa 4. Cierre de Monitoreo del Contrato
- Etapa 5. Informe y Despliegue del Monitoreo
Se deberá velar por que la entrega y cierre de la documentación física y digital generada durante la ejecución del Servicio de Seguimiento de Contratos cumpla con la Política de Confidencialidad de la Información. Se inicia con la identificación del número de contratos que serán monitoreados según el método de Cumplimiento Contractual, hasta su registro en la Cartera de Seguimiento de Contratos. El desarrollo de la estrategia de comunicación debe ser claro, específico y abarcar las áreas involucradas en el contrato.
Las revisiones realizadas se determinan con base en el resultado de la Matriz de Riesgos. Incluye desde la validación de la documentación para generar la lista de evaluación, hasta la validación por parte del consultor líder. El asesor jurídico elabora el listado de valoración para el cierre del expediente de seguimiento y seguimiento, teniendo en cuenta la matriz de valoración a proporcionar, para informar si corresponde iniciar el proceso de liberación de garantía.
El consultor principal verifica que la información contenida en el expediente de seguimiento contenga la información requerida para la liberación de la garantía.
Cronograma de implementación
86 El plazo total para la implementación del servicio es de al menos 12 semanas (3 meses), tiempo durante el cual se pueden obtener los elementos básicos necesarios para determinar, a través de los distintos artefactos, el grado de riesgo que conlleva el contrato, los diferentes mecanismos de seguimiento mecanismos y su situación actual.
Recursos humanos y materiales para operar el proyecto
- Grupo de Administradores del Contrato
Asegúrese de que el equipo de seguimiento de contratos cumpla con las reglas de confidencialidad con respecto a los datos de los clientes. Establecer medidas de seguridad para la transferencia de información (digital o física) necesarias para el seguimiento del contrato. Intermediario de información y comunicación entre el cliente y el equipo de seguimiento del contrato.
Para la realización de las actividades asignadas, a cada miembro del equipo de trabajo se le asignará un equipo de cómputo, el cual deberá serle entregado al inicio de la relación laboral en la organización. Estos equipos informáticos tendrán las características operativas necesarias para dar respuesta a las responsabilidades asignadas en las distintas etapas y fases.
Propuesta de evaluación del proyecto
Informar proactivamente cambios, incidentes y estados mientras realiza el seguimiento de contratos. Estas métricas van encaminadas en dos sentidos, el primero es cumplir con las premisas de CMMI de brindar información estandarizada, con esto pretendemos tener un historial del comportamiento del proyecto, mejorar indicadores o crear nuevos que nos permitan brindar mejores servicios al cliente. el cliente, el segundo es contar con bases de información, que le brinden capacidad de proyección sobre el comportamiento de los proyectos en diferentes escenarios. La evaluación del proyecto se basará en el proceso de medición y análisis CMMI v1.3, cuyo objetivo es desarrollar y mantener la competencia de medición utilizada para respaldar las necesidades de información de los servicios.
Factibilidad del Proyecto
Esto nos ha permitido consolidar y madurar las capacidades de servicios y soluciones en toda la cartera de servicios, lo que nos permite definir trabajos que satisfacen las necesidades específicas de los clientes. Estos son el resultado de muchos años de experiencia en la implementación de proyectos, y este proyecto también podría considerarse como un servicio adicional a implementar con clientes potenciales o como un módulo de valor agregado en futuros proyectos que brindaría seguimiento y seguimiento integral. de esta. Recursos Humanos: Actualmente, la capacidad operativa de PMS para brindar diversos servicios es de aproximadamente 250 consultores con experiencia en tecnologías, procesos y análisis de negocios.
Lo anterior combinado con el Modelo de Plan de Carrera, que brinda una visión de las categorías y niveles en la organización; Este plan ayuda a tener una idea clara de los requisitos clave en cada una de las categorías, y a considerar aspectos relacionados con la gestión y el asesoramiento del proyecto desde el inicio. Esta capacidad operativa nos permite armar equipos multidisciplinarios con conocimiento y experiencia en diferentes servicios para llevar a cabo este proyecto.
Viabilidad del Proyecto
La celebración de dichos contratos cubre la necesidad de bienes y servicios especializados que ayuden a realizar las funciones y lograr los objetivos del cliente. Gestión de Costos del Proyecto: Incluye los procesos relacionados con la planificación, estimación, presupuestación, financiación, obtención de financiación, gestión. Gestión de Riesgos del Proyecto: Incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión de riesgos, así como la identificación, análisis, planificación de respuestas y control de los riesgos en el proyecto.
Gestión de partes interesadas del proyecto: incluye los procesos necesarios para identificar individuos, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, analizar las expectativas de las partes interesadas y su impacto en el proyecto, para desarrollar estrategias de gestión adecuadas. Este proceso llamado "Gestionar Proveedores" se centra en gestionar todos los servicios de TI proporcionados por todo tipo de proveedores para satisfacer las necesidades comerciales, incluida la selección de proveedores, la gestión de relaciones, la gestión de contratos y la revisión y seguimiento del desempeño, para una adecuada eficiencia y cumplimiento (COBIT v5, 2012). ).
Costos del Proyecto
A continuación se muestra la distribución mensual de los salarios tomando en cuenta el impuesto sobre la renta (ISR) y el seguro social (IMSS). El cálculo de la tasa mensual del ISR se basa en el artículo 96 del Capítulo 1 sobre ingresos provenientes de salarios y en general provenientes de la prestación de un servicio personal subordinado, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, que así lo establece. Prevención de daños a la imagen de la organización en caso de incumplimiento por parte de los proveedores.
Uso eficiente y transparente de los recursos financieros de la organización utilizados en la contratación de productos o servicios. Información sobre el cumplimiento de los proveedores de productos o servicios, que mejore su proceso de evaluación.
Portafolio de Monitoreo
Estrategia de Comunicación
Matriz de Solicitud Documental
Matriz de Desglose de Contrato
Matriz de Riesgos
Plan de Trabajo
Matriz de Revisión Selectiva
Matriz de Revisión de Entregables
Formato de Comunicación de Variables
Lista de Revisión
