INTRODUCCIÓN
OBJETIVO
- OBJETIVO GENERAL
- OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Sensibilizar al personal de la entidad sobre el correcto manejo y buenas prácticas de conservación preventiva, que aseguren la durabilidad del documento a largo plazo. Velar por la preservación y conservación de la información generada por el Instituto en base a las funciones asignadas en cualquier soporte documental.
ALCANCE
MARCO INSTITUCIONAL
- MISIÓN
- VISIÓN
- OBJETIVOS
- FUNCIONES
- ORGANIGRAMA IDEP
- SEDE ADMINISTRATIVA
- Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)
- Comité Interno de Archivo
Dispone de un archivador móvil de tres cuerpos para gestionar los documentos producidos por los procesos de contabilidad, presupuestación, servicios generales y subdirección. Se encuentran bajo gestión dos muebles para la gestión de archivos, uno para la gestión documental de la Subdirección Académica y otro para la Dirección General. IDEP con Resolución no. 158 de 2011 crea un subsistema interno de gestión documental y de archivos (SIGA) como uno de los componentes del sistema integrado de gestión (SIG) de la entidad.
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
- DEFINICIÓN
- PRINCIPIOS
- IMPLEMENTACIÓN
- TIEMPO DE EJECUCIÓN
- PRESUPUESTO
La implementación del SIC consiste en crear buenas prácticas de conservación documental en las distintas fases del archivo, independientemente del soporte en el que se generen los documentos, las cuales deben adaptarse al sistema integrado de gestión documental del IDEP. Los programas y el desarrollo de sus actividades se desarrollarán según el cronograma establecido para el Programa de Gestión Documental del IDEP, pero las actividades de conservación preventiva son constantes durante todo el ciclo documental. La actualización, implementación y control del sistema integrado de conservación, así como el cumplimiento de los programas y actividades en él definidos, requieren costos administrativos y financieros que serán considerados en el plan de adquisiciones anual.
PROGRAMAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
- PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN
- INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES
- Ubicación
- Inercia Climática
- Aspectos Estructurales de Carga
- Materiales Constructivos
- Sistemas de Suministros
- Distribución
- Inspección y Mantenimiento de las Instalaciones Físicas
- Programa de inspección y mantenimiento de las instalaciones físicas
- MONITOREO Y CONTROL DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES
- Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales
- SANEAMIENTO AMBIENTAL Y DOCUMENTAL
- Programa Saneamiento Ambiental y Documental
- CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO
- Programa de Almacenamiento
- PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES
- Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres
- PRODUCCIÓN Y MANIPULACIÓN DOCUMENTAL
- Programa de Producción y Manipulación Documental
Objetivo: Promover buenos hábitos entre los servidores IDEP para el mantenimiento de documentos IDEP. Frente al Archivo de Gestión, los espacios cuentan con un sistema de ventilación natural que fluye a través de los pasillos. Uno ubicado en la Subdirección de Control Administrativo y Disciplinario Financiero para el almacenamiento de expedientes de gestión de Contabilidad, Presupuesto, Servicios Generales, Talento Humano (no incluye expedientes laborales) y de la Subdirección.
Los sistemas hidráulicos y sanitarios donde funcionan las oficinas y almacenes del IDEP se encuentran aislados de la ubicación de la Gerencia y Archivo Central. Dentro de este existe un área externa que posibilita la preparación física de los documentos y la realización de la consulta. En este caso, los contenedores de archivos están cerrados para una mejor protección de los documentos.
Las oficinas del archivo de gestión tienen temperaturas de hasta 35ºC, pero los muebles se mantienen alejados de las ventanas y a 20ºC. Objetivo: Contar con condiciones ambientales óptimas para el almacenamiento de documentos en la Gerencia del IDEP y el Archivo Central. Objetivo: Garantizar el almacenamiento adecuado de los documentos IDEP, para su preservación durante todo el ciclo de vida del documento.
Garantizar la conservación de documentos de valor histórico y facilitar la consulta de las series documentales más solicitadas. Objetivo: Garantizar la sostenibilidad y funcionalidad de los documentos IDEP durante todo el ciclo de vida del documento. Asegurar que haya extintores disponibles cerca de cada uno de los archivos gerenciales y centrales manejados por el IDEP.
GESTIÓN DEL RIESGO
BIBLIOGRAFÍA
Según el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de gobierno en línea, reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009. Según el cual se da cumplimiento al Decreto Número 2578 de 2012 que regula el Sistema Nacional de Archivos, deroga el Decreto 4124 de 2004 dicta otras disposiciones relacionadas con el administración de Archivos del Estado, reestructuración del Comité de Gestión Documental en el Comité de Archivo Interno del Instituto de Investigaciones Educativas y Desarrollo Pedagógico – IDEP.
ANEXOS
DIAGNOSTICO
Dispone de un archivador rodante en tres secciones para los expedientes de gestión documental producidos por los procesos de gestión financiera (contabilidad, presupuesto), el proceso de gestión de recursos físicos y ambientales y la subdirección. Proceso de gestión financiera - Contabilidad X Proceso de gestión financiera - Presupuesto Proceso de gestión financiera - Presupuesto
Proceso de Recursos Físicos y Ambientales Gestión Financiera - Contable Proceso de Gestión Financiera - Contabilidad X Proceso de Gestión Financiera - Presupuesto
Proceso de Gestión Financiera - Contable: la información se encuentra en el Disco D, en carpetas identificadas por el nombre de los tipos de documentos que se manejan en la oficina. Proceso de Gestión Financiera - Tesorería: Toda la información que se maneja en esta oficina se puede encontrar en la página de la Subdirección Administrativa Financiera y Control Disciplinario de los bancos. Proceso de gestión del talento humano: en la computadora existe un archivo Excel, donde se ubican los directivos activos e inactivos.
Subdirección Administrativa Financiera y Control Disciplinario - Proceso de Gestión Financiera - Presupuesto: se encuentra listo para transferir los expedientes del año 2015. Subdirección Administrativa Financiera y control disciplinario Proceso de gestión financiera - Ministerio de Hacienda: está listo para transferir las carpetas del año 2015. Subdirección Administrativa Económica y control disciplinario Proceso de Gestión del Talento Humano: Se encuentra listo para trasladar 4 cajas al archivo central.
MARCO CONCEPTUAL
Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas encaminadas a garantizar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la estabilidad y el acceso a la información de los documentos digitales y proteger su contenido intelectual por el momento. requerido. Seguridad de la información y migración de la información a otros soportes (... documentos en papel, como los electrónicos). Se formulan acciones para prevenir el deterioro y/o corregirlo en la documentación, teniendo en cuenta los factores de cambio presentes en el entorno y su intensidad.
Las acciones también deben estar articuladas al plan de acción de la entidad en la medida que muchas de las acciones a implementar tienen que ver con los proyectos y programas que llevan a cabo otros departamentos, como el directivo, administrativo, el proceso de Gestión de Recursos. y medio ambiente, entre otros. En primera instancia, se identifican y evalúan los documentos esenciales para el mantenimiento de los servicios prestados o para la reanudación de las actividades en caso de desastre, con la ayuda de los responsables de las actividades del IDEP. Estos documentos son los que contribuyen a la garantía de los derechos fundamentales de la administración, así como de sus obligaciones legales y financieras, por lo que se debe tener en cuenta el apoyo a la conservación y su ubicación en un espacio y lugar con garantías de seguridad y condiciones suficientes de conservación. .
Es el espacio o lugar dedicado exclusivamente a la gestión, organización y conservación de documentos de archivo (Villa Ayala, 1995). La capacidad de un depósito de registros debe calcularse en función del volumen de documentos que procesa, más el volumen de documentos que se espera recibir en un período no inferior a 20 a 25 años. Esto significa crear un área lo suficientemente grande como para albergar la atención de usuarios tanto externos como internos, y preparar un área para trabajos de archivo como organización, clasificación, foliación y codificación, entre otros.
El mantenimiento de limpieza permanente deberá realizarse con aspiradores o cepillos especiales para la limpieza de estanterías y documentación de limpieza.
MARCO NORMATIVO
Mediante la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico protegido –denominado “la protección de la información y los datos”- y, entre otras cosas, se preservan íntegramente los sistemas que utilizan las tecnologías de la información y las comunicaciones. Ley 1474 de 2011, que establece normas encaminadas a fortalecer los mecanismos para prevenir, investigar y sancionar actos de corrupción y la eficacia del control de la administración pública. Creando así la ley de transparencia y derecho de acceso a la información pública nacional y dictándose otras disposiciones.
Por el que se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, se prescriben en parte los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. El procedimiento y lineamientos generales para la transferencia secundaria de documentos y expedientes electrónicos declarados en conservación permanente, tanto al Archivo General de la Nación como a los archivos territoriales generales, de manera que se asegure su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo. .Condiciones técnicas”, señala que al Archivo General de la Nación, de acuerdo con las normas que emita el Ministerio de Cultura, le corresponde regular las condiciones técnicas especiales de los bienes muebles de carácter documental de archivo, que como bienes de importancia pueden ser declarado Cultural.
Acuerdo AGN 060 de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General del Estado, por el que se establecen lineamientos para la gestión de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que desempeñan funciones públicas. Que regula el procedimiento para la elaboración y utilización de tablas para el almacenamiento de documentos en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. Que regula los criterios para la organización de los expedientes de gestión en las entidades públicas y privadas que desempeñan funciones públicas, regula el Uniforme Se han desarrollado el Inventario y Artículos Documentales y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Por el cual se reglamenta parcialmente el decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta la comisión de evaluación de documentos del archivo general del estado y se dictan otras disposiciones.
