UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ ESCUELA DE POSGRADO
UNIDAD DE POSGRADO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
TESIS
Desarrollo e Implementación del Sistema de Tramite Documentario en la Municipalidad Provincial de
Huancayo para la atencion de expedientes.
PRESENTADA POR:
JAVIER BASTIDAS PARRAGA
Para optar el Grado Académico de:
Magister en Ingeniería de Sistemas Con mención en
Gerencia de Tecnologías de Información y Comunicaciones
Huancayo - Perú
2016
ASESOR
Mg. Richard Yuri Mercado Rivas
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i
DEDICATORIA
A mis padres, a quienes amo y respeto, gracias a su ejemplo, apoyo, dedicación y abnegado esfuerzo han sabido guiar mi vida, en el transcurso de mi carrera profesional y en mi vida.
ii
AGRADECIMIENTO
A todas las personas que me han apoyado y de los cuales estoy infinitamente agradecido y sigo creciendo en muchos aspectos importantes de mi vida y lo seguiré haciendo en el transcurso de mi existencia.
iii
RESUMEN
Este trabajo de tesis denominada “Desarrollo e Implementación del Sistema de Tramite Documentario en la Municipalidad Provincial de Huancayo para la atención de expedientes” se realizó con el objetivo de mejorar la gestión de trámite documentario, con especial énfasis en las consultas realizadas antes y durante la tramitación de documentos de importancia presentados por los ciudadanos y recepcionados por la Unidad de Trámite Documentario y Archivo.
Se investigó en la Municipalidad Provincial de Huancayo, Departamento Junín.
La zona pertenece al Distrito de Huancayo,. La afluencia de ciudadanos que visitan directamente la Unidad de Trámite Documentario es en promedio mensual de 4,000 personas, ya sea para consultas recepción o entrega de documentos.
Las muestras usadas dentro de la investigación permitieron extraer información de la problemática antes y después de la solución a implantar. La primera población es en promedio calculada según la afluencia concurrida en el periodo 2006 de 3,856 por mes y del periodo 2015 de 4,434 por mes, se procedió a procesar esta información para poder abstraer las necesidades y poder lograr satisfacer estas necesidades como una alternativa de solución.
La presente investigación sobre el desarrollo del Sistema de Tramite Documentario para procesar información, se concluye que los tiempos en atención de expedientes se redujo en aproximadamente un 30% con respecto al sistema anterior, además representa el primer estudio longitudinal documentado referente al desarrollo de software que se realiza en la Municipalidad Provincial de Huancayo – Junín.
iv
ABSTRACT
This dissertation entitled "Development and Implementation of the System of Document Processing in the Provincial Municipality of Huancayo to the attention of Records" was performed with the objective of improving the management of documentary process, with special emphasis on consultations before and during the processing of important documents submitted by citizens and received by the Unit of Processing Documents and File.
This investigation was developed in the Provincial Municipality of Huancayo, Junín. The area belongs to the District of Huancayo. The influx of citizens who directly visit the Unit of Processing Documents and File is a monthly average of 4,000 people, either for consultation, receipt or delivery of documents.
The samples used in the research allowed the problem to extract information from before and after the solution to be implemented. The first population is on average calculated by the busy influx in the period 2006 to 3,856 per month and the period 2015 to 4,434 per month, we proceeded to process this information to abstracting needs and to achieve these needs as an alternative solution.
This research on the development of Document Processing System for processing information, it is concluded that the time care records was reduced by approximately 30% compared to the previous system, also it represents the first documented longitudinal study concerning the development of software that is made in the Provincial Municipality of Huancayo, Junín.
v
INDICE
DEDICATORIA ii
AGRADECIMIENTO iii
RESUMEN iv
ABSTRACT v
INTRODUCCION 1
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 IDENTIFICACION Y DETERMINACION DEL PROBLEMA. 2
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA 3
1.2.1 Problema General 3
1.2.2 Problema Especifico 3
1.3 OBJETIVOS. 3
1.3.1 Objetivos General 3
1.3.2 Objetivos Específicos 3
1.4 JUSTIFICACION E IMPORTANCIA. 4
1.4.1 Justificación Teórica 4
1.4.2 Justificación Metodológica 4
1.4.3 Justificación Practica 6
1.4.4 Importancia 6
1.5 SISTEMA DE HIPOTESIS 7
1.5.1 Hipótesis. 7
1.5.2 Operacionalización de variables e indicadores de la hipótesis. 8 vi
CAPITULO II MARCO TEORICO
2.1 INTRODUCCION 9
2.2 MARCO REFERENCIAL O ANTECEDENTES. 32
2.3 MARCO CONCEPTUAL. 34
2.4 MARCO LEGAL 37
CAPITULO III METODOLOGIA
3.1 TIPO DE INVESTIGACION 39
3.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACION 39
3.3 POBLACION Y MUESTRA 39
3.4 METODO DE INVESTIGACION 40
3.5 TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS
40
3.6 TECNICAS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS 41
3.7 SELECCIÓN Y VALIDACION DE LOS INSTRUMENTOS DE MEDICION
41
CAPITULO IV
DESARROLLO DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
4.1 ANTECEDENTES 43
4.2 ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL 45
4.3 MODELO DEL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO 50
4.4 DESARROLLO DEL SISTEMA DE TRAMITE 58
CAPITULO V:
RESULTADOS Y DISCUSION
5.1 PRESENTACION DE RESULTADOS 76
5.2 VALIDACION DE HIPOTESIS 77
5.3 DISCUSION DE RESULTADOS 80
vii
CONCLUSIONES 83
RECOMENDACIONES 84
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 85
ANEXOS 86
ANEXO N° 1 Resultados de Media de tiempos de expedientes atendidos (Fuente SPS)
87 ANEXO N° 2 Resultados del Proceso de Encuesta (Fuente SPS) 90 ANEXO N° 3 Muestra de expedientes de los periodos 2006-2015 91 ANEXO N° 4 Encuesta de satisfacción sobre el sistema de tramite
documentario
95
ANEXO N° 5 Prueba piloto de tiempos de respuesta del periodo 2006-2015
96 ANEXO N° 6 Procesos más comunes de la oficina de tramite
documentario y su respectiva codificación
97
viii
ÍNDICE DE GRÁFICOS Y TABLAS
Figura N° 1 Diagrama de UML 23
Figura N° 2 Objetivos del UML 24
Figura N° 3 Diagrama de Casos de Uso 25
Figura N° 4 Diagrama de Objetos 26
Figura N° 5 Diagrama de Secuencia 27
Figura N° 6 Diagrama de Colaboración 28
Figura N° 7 Diagrama de Estados 29
Figura N° 8 Diagrama de Actividades 30
Figura N° 9 Diagrama de Componentes 31
Figura N° 10. Diagrama de Despliegue 32
Figura N° 11 Distribución de red e Internet 46 Figura N° 12 Pantalla principal de acceso al Sistema Anterior 47 Figura N° 13 Distribución de los archivos en el sistema anterior 48 Figura N° 14 El sistema anterior no trabaja en línea con las cajas 49 Figura N° 15 Flujo grama de expedientes del sistema anterior 50
Figura N° 16 Caso de Uso Validar Usuario 51
Figura N° 17 Caso de Uso Atención del Documento 52 Figura N° 18 Caso de Uso Registro de Documento 53 Figura N° 19 Caso de Uso Consulta de Información 54 Figura N° 20 Diagrama de Secuencia de Proceso de Registro 55 Figura N° 21 Diseño de Funcionamiento del Sistema 57 Figura N° 22 Diagrama de Base de Datos de Tramite Documentario 60
Figura N° 23 Acceso al Sistema 68
Figura N° 24 Menú Principal 69
Figura N° 25 Registro de Expedientes 70
Figura N° 26 Buscar Contribuyente 71
Figura N° 27 Reporte de expediente entregados 72 Figura N° 28 Reporte de Estado de Expediente 73 Figura N° 29 Código Fuente de Acceso al Sistema 74 Figura N° 30 Código Fuente de Registro de Expedientes 75
ix
Tabla N° 1 Media de tiempos en atención de expedientes. 76 Tabla N° 2 Satisfacción del usuario interno sobre el sistema 77 Tabla N° 3 Resultados de las pruebas, media de tiempos y rangos
de días para atención de expediente.
81 Tabla N° 4 Resultados de las pruebas de hipótesis. 82
x
INTRODUCCION
Hoy en día muchas empresas privadas y del estado no usan un software en el desarrollo de sus sistemas de información debido a la falta de información que tienen de estos, con grandes ventajas que proporciona el software de gestión, una de las más importantes en la que se centran las Gerencias en la toma de decisiones.
Otra de las causas de mayor relevancia es el miedo al cambio de herramientas de desarrollo por parte de los desarrolladores y con ello se frenan muchas ventajas en pro de desarrollo en la institución.
En este trabajo resalto la importancia del desarrollo ya que me permitió reforzar mis conocimientos teóricos con experiencia práctica institucional, ya que ello ha valido como instrumento de contraste en el aspecto práctico obteniendo resultados favorables y conocimientos teóricos que posibilitan dar solución ante los problemas presentados.
Por tanto, considero que le esfuerzo que he desplegado en el desarrollo de este trabajo, ha merecido obtener el informe que ha ustedes presento, el mismo que demuestra en las practicas la experiencia obtenida para planear soluciones viables para la institución, por lo cual creo obtener su aprobación unánime.
Javier Bastidas Párraga
CAPITULO I:
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1.- IDENTIFICACION Y FORMULACION DEL PROBLEMA.
Si es cierto que hoy en día los pobladores de nuestra ciudad, o incluso de otras ciudades tienden a tener problemas, reclamos o permisos a la institución máxima de dicha ciudad, en todo caso la Municipalidad Provincial de Huancayo, por el cual llega un sin variar de documentos que en mesa de partes se reciben.
La Municipalidad Provincial De Huancayo es una institución pública encargada de velar por sus pobladores, escuchar sus demandas y reclamos que necesite esta ciudad, con el fin de que su Alcalde, máxima autoridad en dicha institución, haga caso a sus peticiones. Por ello la Municipalidad tiene entre sus diversas áreas, tiene un área de trámite documentario que pertenece a la Gerencia de Secretaria Municipal, en la cual es el área que supervisa la recepción de documentos que llegasen a la municipalidad para ser tramitados al área determinada. Lo cual luego se hará el seguimiento respectivo por donde dicho documento tendrá que ser sucedido según la jerarquía del organigrama de la Municipalidad y después enviado al área encargada según lo solicitado en el documento.
Pero vemos a diario un gran detalle que a los pobladores les causa un malestar, una incomodidad, el tiempo que demanda el procesar dichos documentos en la Municipalidad, lo cual estos exigen que sea más eficiente, y no sea el caso en la parte externa de la Municipalidad ya que debido a ello también el mismo personal que labora en ella, son perjudicados debido a esa demora que causa el procesamiento de tramites documentarios, a nivel de todas las áreas que la conforman.
(Huancayo, s.f.)
1.2. FORMULACION DEL PROBLEMA.
1.2.1 Problema General:
- ¿Cómo influye el Desarrollo e Implementación del Sistema de Tramite Documentario en la Municipalidad Provincial de Huancayo para la atención de expedientes?
FFFFFF
1.2.2 Problema Específicas:
a.- ¿Cuáles son los procesos más comunes en las que el Desarrollo e Implementación del Sistema de Tramite Documentario en la Municipalidad Provincial de Huancayo mejorara la atención de expedientes?
b.- ¿Qué efectos produce el Desarrollo e Implementación del Sistema de Tramite Documentario en la Municipalidad Provincial de Huancayo para la atención expedientes?
1.3 OBJETIVO
1.3.1. Objetivo General
Desarrollar e implementar el Sistema de Tramite Documentario en la Municipalidad Provincial de Huancayo para la atención de expedientes.
1.3.2 Objetivo Especifico
Diseñar las características que debe cumplir el Sistema de Trámite Documentario en la Municipalidad Provincial de Huancayo para la atención de expedientes.
Implementar el lenguaje de programación Cliente-Servidor para el desarrollo del Sistema de Tramite Documentario en la Municipalidad Provincial de Huancayo para la atención de expedientes.
Desarrollar un gestor de base de datos rápido y robusto (open source de preferencia) para la administración de los datos de manera rápida.
Establecer la diferencia en los días de respuesta al trámite documentario de expedientes de la gerencia de desarrollo urbano en la Municipalidad Provincial de Huancayo entre los periodos 2006 y 2015.
1.4. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA.
1.4.1 Justificación Teórica
El desarrollo de un Sistema de Información de Trámite Documentario en la Municipalidad Provincial de Huancayo, se justifica porque permitirá reducir el tiempo de demora que existe en el proceso de trámite documentario en la atención de expedientes, donde el encargado del departamento de trámite documentario podrá realizar sus funciones de manera más eficiente reduciendo así el tiempo de atención al ciudadano, y a la vez poder brindar una mejor calidad de servicio.
1.4.2 Justificación Metodológica.
Científica Según los diferentes problemas observados, detectados, y analizados en la Municipalidad Provincial de Huancayo, con relación al sistema de Trámite Documentario, se optó por la implementación de un Sistema de Trámite Documentario, el cual se desarrollará empleando metodologías de desarrollo, normas establecidas por el Estado Peruano, y estrategias de investigación. “Lo que hoy se llama método científico no es ya una lista de recetas para dar con las respuestas correctas a las preguntas científicas, sino el conjunto de procedimientos por los cuales se plantean los problemas científicos y se ponen a prueba las hipótesis científica…” (Mario Bunge, Publicación - 1995). Tecnológica El presente Proyecto estará implementado bajo una Arquitectura de tres Capas, usando el lenguaje de programación JAVA el cual es un lenguaje de programación orientado a objetos desarrollado por la compañía Sun Microsystems , y está construido a partir de lenguajes orientados a objetos anteriores, como C++, pero no
pretende ser compatible con ellos sino ir mucho más lejos, añadiendo nuevas características como recolección de basura, programación multicapas y manejo de memoria a cargo del lenguaje.
La compañía Sun describe el lenguaje Java como, “Simple, orientado a objetos, distribuido, interpretado, robusto, seguro, de arquitectura neutra, portable, de altas prestaciones, multitarea y dinámico según la universidad de navarra (2000)
Una de sus características resaltantes es la portabilidad la cual es una de las claves para el desarrollo de Java, es decir para lograr que las aplicaciones se escriban una sola vez, sin la necesidad de modificarlas para que corran en diferentes plataformas. Esta independencia se alcanza tanto a nivel de código fuente (similar a C++) como a nivel de código binario. La solución adoptada fue compilar el código fuente para generar un código intermedio (bytecodes) igual para cualquier plataforma. La JVM (Máquina Virtual de Java2), donde reside el intérprete Java, sólo tiene que interpretarlos. Se usará un Gestor de Base de Datos MYSQL el cual permitirá la manipulación de los datos de manera ágil, rápida, e interactiva con el usuario se usará también un entorno de desarrollo o IDE (integrated development environment).
Jorge Sánchez (2004) para todo tipo de tecnologías Java e incluso permite la codificación de programas en C, C++ y otros (aunque está pensado para Java) llamado NetBeans, permitiendo integrar y manejar la información necesaria para el control y seguimiento de expedientes de la Gestión de Trámite Documentario en la Municipalidad Provincial de Huancayo. El presente proyecto, tiene como intención contribuir al buen desempeño de la Municipalidad Provincial de Huancayo, brindándoles una herramienta Tecnológica que les permita realizar con más rapidez las actividades, procesos y procedimientos ayudándoles así a mejorar la obtención, manejo, orientación y dirección de la información. Las Municipalidades son Instituciones del estado, con personería jurídica, facultada para ejercer el gobierno de un distrito o provincia, promoviendo la satisfacción de las necesidades de la población y el desarrollo de su ámbito. Están considerados como la entidad que agrupa tres componentes interrelacionados: La
población, el territorio y la organización local. En tanto el Concejo Municipal, constituye un órgano de gobierno municipal que cumple las funciones normativas y de fiscalización, integrado por el alcalde (sa) y los(as) regidores(as). La misión de la municipalidad está contenido en la Ley Orgánica de Municipalidades (2003), que establece que su finalidad se define en tres elementos: de los cuales se mencionará el 2do: Ser una instancia promotora del desarrollo integral sostenible
1.4.3 JUSTIFICACION PRÁCTICA
El presente trabajo estará a disposición de la oficina de trámite documentario y a la vez de las otras oficinas, gerencias y sub gerencias de la Municipalidad Provincial de Huancayo, por ser un plataforma desarrollada en la modalidad de Cliente-Servidor
Sera de mucha utilidad para la institución disponer de la información que proporciona el Sistema de Tramite Documentario para la atención de expedientes de manera rápida y segura
.
1.4.4 IMPORTANCIA
Es importante porque traerá consigo una serie de beneficios para la Municipalidad Provincial de Huancayo, que van desde la mejora en el proceso de atención de expedientes (control y seguimiento), y la reducción de tiempos en la atención y también de costos en hardware y software.
1.5 SISTEMA DE HIPOTESIS 1.5.1 Hipótesis
1.5.1.1Hipótesis General
El Desarrollo e Implementación del Sistema de Tramite Documentario en la Municipalidad Provincial de Huancayo influye positivamente en la atención de expedientes.
1.5.1.2 Hipótesis Específica
1. Mejorará los procesos más comunes el Desarrollo e Implementación del Sistema de Tramite Documentario en la Municipalidad Provincial de Huancayo para la atención de expedientes.
2. El Desarrollo e Implementación del Sistema de Tramite Documentario en la Municipalidad Provincial de Huancayo genera una mejor satisfacción de los usuarios en la atención de expedientes.
1.5.2. Operacionalización de Variables en Indicadores de las Hipótesis 1.5.2.1 Variable Independiente:
Sistema de Trámite Documentario Indicadores:
Media de tiempos de expedientes atendidos.
Grado de satisfacción del usuario interno 1.5.2.2 Variable Dependiente:
Cantidad de días en la atención de expedientes por proceso .
Variable Definición Operacional Indicadores Independiente
Sistema de Tramite
Documentario
El Sistema Documentario está diseñado para llevar un adecuado registro, control, seguimiento y respuestas a los diferentes expedientes registrados, emitidos o derivados a las diversas oficinas, jefaturas o áreas de la Institución.
Grado de satisfacción del usuario interno
Dependiente Se determinara el número de días de respuesta al proceso de trámite documentario estableciéndose
Media de tiempos de expedientes
Atención de Expedientes de Tramite Documentario
como la diferencia entre la fecha de ingreso de la solicitud menos la fecha de resultado de la solicitud
atendidos por proceso
CAPITULO II MARCO TEORICO
2.1.- INTRODUCCION
A continuación se detalla cómo han ido evolucionando el proceso de trámite documentario y los sistemas de información que lo apoyan. Donde el hombre desde sus inicios ha ido plasmando sus actividades necesarias para la realizar su trabajo donde estas generalmente se llevaban a cabo en manuales o en cuadernos. En el transcurso del tiempo surgen los sistemas de información aportando las herramientas necesarias para el procesamiento de la información, permitiendo así un mayor desempeño para quienes lo utilicen de manera adecuada.
2.1.2.- EVOLUCION HISTORICA DEL PROCESO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
El hombre durante toda su historia ha tenido la necesidad de plasmar todas sus actividades como expresión testimonial, sin importar el formato, lenguaje o soporte. Para lo cual ha utilizado toda clase de materiales como la piedra, el papiro, el papel.
En esta época surgieron varios problemas: Que los documentos pasen de un lugar a otro por su frecuencia de uso o por su edad y valor de su contenido. Que no se mande documentos de un sitio a otro o por otro motivo de que en el que están ya no caben, ni se dejan de recibir en el que les corresponde por la misma razón de falta de espacio.
La necesidad de que el manejo de los documentos este siempre en manos de expertos en la materia de trámite de documentos. Podrán ser varios
archiveros de grado medio (ayudantes) bajo la dirección de un archivero de grado superior, pero siempre uno de estos detrás de todos. Lo fundamental es que el técnico este siempre en su puesto, sea cual sea el momento vital del archivo.
Ahora con seguridad se puede decir que todas las instituciones cuentan con la oficina comúnmente llamada “Mesa de partes”, es la unión de las instituciones que se da por la documentación que se emite y recibe a diario y cada vez es mayor.
En todo Organigrama se encuentra la oficina de mesa de partes o tramite documentario, que es la encargada de velar por la custodia de la documentación de toda la organización y de mantenerla en buen estado hasta su archivo, incluso este proceso de archivamiento es una labor crucial. Ahora también este proceso está siendo modernizado con el uso de herramientas de tecnología de información para su mejor desempeño.
Evolución histórica de los sistemas de información de trámite documentario
A principios de los sesenta, los empresarios dieron una tendencia a la utilización de las computadoras, al percibir que las mismas llevarían una gran revolución, la cual estamos viviendo actualmente y que ha sido catalogada como la revolución informática.
Así pues, el avance tecnológico de la computación ha alterado la cotidianidad de la sociedad y ha cambiado los modos de proceder e inclusive de vivir, por cuanto se ha concebido a la computadora como una herramienta indispensable para la realización de tareas y solución de problemas, tanto así, que sin ella en la actualidad las actividades colapsarían.
En las organizaciones modernas, el ingreso, creación y envió de documentos es una tarea de ejecución diaria. La administración del flujo de estos documentos y la ubicación de los mismos se ha convertido en una tarea enorme, si no imposible.
En la gran mayoría de instituciones el trámite documentario se realiza de forma manual, pero existen algunas instituciones estatales y privadas que cuentan con sistemas de trámite documentario. La mayoría fueron desarrollados por distintas empresas de software, generalmente estos sistemas se dedican solo manejar el seguimiento de documentos dentro de la institución, permitiendo así disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos extraviados, ubican rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en trámite o con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de búsquedas al no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento.
Una de las direcciones de esta evolución ha sido el intento por automatizar las actividades cotidianas con ayuda de Tecnologías de Información (Information Technologies. IT’s; por sus siglas en inglés). Es así como las organizaciones de diferentes sectores incorporan tecnología para la realización de su proceso de trámite documentario con el fin de obtener dicha automatización y mejorar los resultados en el proceso de trámite documentario y objetivos del negocio.
Como consecuencia de lo anterior, las organizaciones actualmente poseen sistemas de información de trámite documentario con el fin de organizar, automatizar y ejecutar su proceso
.
2.1.3 LOS SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES
Toda organización es un sistema social, cuya estructura refleja de qué manera, ésta interactúa con el medio ambiente. En tanto es sistema, dependen de los subsistemas que la componen y los condiciona, puesto que les impone su propósito. Es útil reconocer estos subsistemas y cómo interactúan entre sí, para poder juzgar la coordinación que es precisa entre ellos y poder actuar con oportunidad e introducir los cambios correspondientes.
(Sandoval, 2009)
2.1.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Como sistema, una organización transforma inputs de recursos, bienes, información y servicios para obtener un producto. En su estructura se reconocen tres grupos diferenciados
- Los sistemas que atienden a la captación y evolución de los recursos fundamentales, en conexión con el entorno;
- Los sistemas que permiten la administración o gobierno del sistema mayor u organización;
- Los sistemas que atienden al desarrollo de las tareas que son requeridas por la actividad de la organización.
El procesamiento de los recursos, intersectando personal con operaciones (definidas por los procedimientos), y aplicándose sobre los otros recursos por medio de la tecnología, constituye la función de la empresa agrupada en los sistemas operativos, cuya naturaleza corresponde a las necesidades particulares de cada organización.
Todo el conjunto de recursos y operaciones, tiende a conformar dinámicamente estructuras que son ajustadas también dinámicamente por decisiones de la dirección. Esa dirección no se ejerce espontáneamente, sino que está a su vez estructurada: El sistema de Administración, o Sistema de Gobierno, que se compone de varios sistemas corporativos, así llamados por tratarse de sistemas que afectan a la totalidad de la organización. Estos son el Sistema Decisional, que establece la mecánica por medio de la cual se toman las decisiones, el Sistema de Información, que explicita la estructura a través de la cual se captan y elaboran los datos, el Sistema de Planificación y Control, que anticipan lo que ocurrirá con cierta probabilidad, y evalúan lo que ocurrió realmente, y que constituyen los aspectos complementarios de la toma de decisiones.
Las decisiones se toman juntando datos e informándose a través del sistema de información, y otra vez a través del mismo se traducen en
órdenes o normas para la producción, que luego se transforman en acciones.
El sistema de gobierno está ahí, para que las personas que dirigen una organización puedan hacerlo sistemáticamente, que dispongan de información organizada para evaluar factores dentro y fuera de la misma, y para que el control de lo actuado sea tan eficaz, como sea posible.
La planificación es una toma de decisiones anticipada, pero, de hecho, implica un sistema para realizarla. Como en ese sistema no se puede prever todo, el control es necesario para la acción correctiva. El sistema de información, obra como nexo entre ellos, al transformar decisiones en acciones y los resultados de éstas en información de control de tareas de este ciclo son las siguientes: un acontecimiento externo o interno (evento), produce una excitación que da lugar a un registro de algunas de las variables afectadas: Este se integra en un sistema que conjuntamente a otros datos conforman lo que llamamos base de datos. Por medios manuales, mecánicos o electrónicos, el repositorio (la base) es utilizado para el procesamiento, dando así lugar a la información.
2.1.5.- INFORMACIÓN Y DATOS
Todas las mediciones que se hagan sobre variables observadas constituyen datos. Claramente, estos carecen de valor si no se cuenta con un contexto contra el cuál evaluarlos o contrastarlos. Al añadirle el contexto se le da valor semántico al dato, es decir, se le elabora adjuntándolo con otros datos, como mensaje. Pero el mensaje tampoco interesa, es decir “informa”, si no hay motivo para conocerlo.
2.1.6 LOS DATOS COMO ACTIVO DE UNA ORGANIZACIÓN
Organización recoge y analiza datos. Estos datos son de diferentes orígenes y responden a diferentes propósitos. Por ejemplo la contabilidad de una empresa resume, habitualmente, los datos referidos a las operaciones de la misma medidos en dinero corriente. Las empresas y las organizaciones en general suelen también almacenar datos sobre sus productos, servicios, clientes, agentes, contratistas, proveedores o
beneficiarios. Cada una de estas categorías significa un tipo distinto de datos.
Las organizaciones, en tantos sistemas, tienen un propósito, fijado por las decisiones determinativas del más alto nivel de conducción: El directorio de la empresa. Pero no siempre las organizaciones se estructuran eficientemente para cumplir con sus objetivos, y es notorio que algunas hasta lo hacen manifiestamente mal. Un buen indicio del grado de madurez de una organización en su gestión administrativa es el manejo que realiza con los datos. En los últimos años, varias organizaciones que llevaron a la práctica una reestructuración de sus sistemas administrativos en torno a sus objetivos de información obtuvieron beneficios que las colocaron delante de su competencia de manera decisiva, casi obligando a aquella a dejar el mercado. Más que preconizar el monopolio, este argumento pretende afirmar la importancia de la administración sabia de los datos de una organización, aún en aquellos casos donde los objetivos sólo pueden medirse en el terreno económico de manera mediata, como en el caso de la salud pública.
Esto implica el reconocimiento, por parte del personal de las organizaciones, de que los datos deben pertenecer a todas las funciones de una organización. Las islas de información en las que es habitual que se refugien los administradores medios y aún altos, impiden de manera terminante la cooperación requerida para alcanzar este objetivo. Por ejemplo, el gerente de producción de una planta fabril puede entender el éxito de la empresa como la producción a capacidad plena, el de relaciones laborales como el funcionamiento sin conflictos, el contador como un balance fiscal positivo, y el financista o tesorero como un flujo de caja afortunado. Cada uno tiene, entonces, sus propias necesidades de información y su propia visión de la empresa u organización. Uniformar esos criterios es tarea de Desarrollo Organizacional, pero las consecuencias sobre los datos deben ser asumidas por el área de sistemas mucho antes de que un programa de desarrollo organizacional, pueda mostrar avances en ese sentido.
Claramente, tal como la organización reconoce que sus recursos humanos, tecnológicos o logísticos requieren un nivel de especialización en su administración, aun cuando su efecto sobre la empresa resulte global, se debe reconocer que la administración de los datos de una organización, dado el valor que éstos tienen para la misma, debe estar en manos de una función especializada.
La utilidad de los datos de una empresa u organización, se materializa en la toma de decisiones correcta y oportuna, en base a los datos que conoce. Si éstos resultan poco seguros, imprecisos, inoportunos o simplemente están fuera del alcance del que tiene que tomar la decisión, el proceso de la misma resulta poco fiable, y la organización pierde confianza en el sistema gubernamental, se vuelve rígida y poco manejable y termina convirtiéndose en una burocracia.
El primer paso hacia los proyectos de reingeniería en las organizaciones es reconocer la necesidad de la existencia de una función de administración de datos en cada una de ellas. A partir de allí, el Sistema Informático es la aplicación de técnicas de producción de sistemas automatizados para el mantenimiento y la explotación de los datos como activo de la Organización, o sea los que ésta tiene y genera.
2.1.7 EL PROYECTO DE SISTEMAS
Proyecto de Sistemas en una organización, es un conjunto de actividades ya sea secuenciales o en paralelo, cuyo objetivo es producir un “producto”
informático que se incorpora a la estructura de los procesos de la organización que lo gesta. De todos modos, un proyecto se caracteriza por:
Se ejecuta una sola vez;
Tiene fecha de comienzo y de finalización;
Tiene un presupuesto operativo;
Atiende a uno o más procesos de la organización.
En este contexto, un proceso de la organización es un conjunto de actividades de la misma cuyo objetivo es producir resultados definidos a partir de datos de ingreso definidos. Estas actividades pueden tener lugar en paralelo o ser secuenciales. Pueden involucrar el manejo de información, o las acciones de personas. Una característica de los procesos es que se les puede repetir, en condiciones normales, continuamente. También es posible generar métodos alternativos para alcanzar los mismos objetivos.
El Proyecto de Sistemas de una organización trasciende al Proyecto de Software, aunque lo origina. Generalmente, hacemos referencia a un Proyecto de Sistemas cuando se pretende realizar alteraciones en la estructura de trabajo de un área, pero como ésta se refleja profundamente en su Sistema de Información, es éste el que resulta modificado. El Sistema de Información de la organización transforma objetos reales en información. Los administradores manipulan luego esos datos, o esa información, tal cual si fueran los objetos reales, para provecho de la organización, teniendo en cuenta los objetivos formulados en su creación y para la que se formuló la estructura del sistema de información.
Los objetivos de la organización para la que trabajan escapan al gobierno de los profesionales de sistemas como técnicos, pero, como administradores que participan en las decisiones de esa organización, colaboran en su formulación. Sin embargo, en cada área es el administrador especializado el encargado de traducir las necesidades de información de la organización en necesidades de información del sector. Es su responsabilidad que la herramienta sea la adecuada.
El sistema de información de un área dada está conformado por flujos formales e informales de datos. Tanto unos como otros son útiles y necesarios, así como valiosos. Los flujos formales a menudo están soportados (por lo menos en parte) por el conjunto de programas de software de la base de datos y los que explotan o procesan esos mismos datos, pero de todos modos siempre son más que la suma de estos programas, las normas que los rigen, las personas que los utilizan, alimentan y controlan, son parte del sistema. Además de los flujos formales, los informales aportan
abundante información, aun cuando los canales que recorra no estén estructurados. No debe entenderse la informalidad como una característica indeseable, sino más bien como una realidad de la vida, o una constante física. Más aún, estos flujos informales brindan el contexto sin el cual nuestros datos jamás pasarían a ser información.
Cuanto mejor definido estén esos objetivos, aún si eso demanda mucho tiempo, tanto más grande es la probabilidad de éxito del proyecto.
Para definir sus objetivos, el usuario debe ser capaz de describir el funcionamiento de su área con precisión, tanto el actual como el deseado.
Este es el diseño conceptual que le permite precisar sus objetivos respecto de la aplicación de la computadora.
El proyecto puede fracasar si el sistema no tiene en cuenta los objetivos, lo que es consecuencia de un diseño disonante, o si no realiza las funciones que el diseño específico, es producto de un desarrollo deficiente. En cualquier caso, el único que puede decidir qué información le debe brindar el sistema de computadora, y si éste lo hace o no, es el usuario del sistema: no puede, por lo tanto, delegar el diseño en el analista sin ejercer críticamente la supervisión. Sus objetivos dependen de ello. Tampoco el desarrollo puede ser delegado a ciegas, debe participar y supervisar donde le sea posible. De hecho, el sistema de computadora es la herramienta que forja el Departamento especializado para que el propio usuario pueda alcanzar sus metas.
Es responsabilidad del usuario controlar y supervisar que la herramienta sea la adecuada.
El usuario debe estar preparado para supervisar el plan de desarrollo de punta a punta, asistido estrechamente por el profesional de sistemas, quien se encargará de los detalles técnicos. Los resultados, y no las actividades, deben ser la medida del éxito.
A la luz de todo lo expresado, el ciclo de vida de un proyecto de Sistemas pertenece al área de los usuarios. Nace dentro de ella como necesidad para
alcanzar un objetivo, y culmina también dentro de ella como la herramienta de cambio institucionalizada que permite un nuevo funcionamiento del área.
En general el Proyecto de Sistemas y el Proyecto del Sistema de Información se manifiesta en la “traducción” en la jerga de Software y Sistemas a través de una serie de señales, tan vagas generadas en un requerimiento tan simple como “Quiero un sistema de Cuentas Corrientes”, o necesito que “La Computadora me liquide comisiones”.
Sería ingenuo de parte de la gente de sistemas considerar estas solicitudes tal como vienen., dado que las mismas esconden necesidades más profundas. No siempre el mecanismo de planificación de la organización funciona tan adecuadamente como para detectar con anticipación necesidades de Información, y conformarlas en un plan de sistemas. El profesional de sistemas, por lo tanto, debe prepararse para lo que sigue: en realidad, el usuario que se ha acercado a expresar su solicitud está buscando producir un cambio, dado que si estuviera satisfecho con las cosas como están, no pediría nada. Para cambiar un sistema es necesario o bien cambiar alguna de sus componentes o reorganizarlas de un modo diferente.
2.1.8 PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA INFORMACIÓN
En estos tiempos de nuevas tecnologías y cambios constantes, la mayor competencia en cualquier negocio hace que las empresas se apoyen cada vez más en soluciones informáticas para llevar a cabo sus acciones, ya sea para mantener su actividad como para permitir un crecimiento en sus mercados específicos. Ante esta situación, aparecen constantes pedidos sobre el área de sistemas, tanto en la figura de un departamento interno de la organización, como el requerimiento apuntado a un proveedor externo, para actividades de desarrollo, implementación y mantenimiento de sistemas informáticos que provean soluciones a los problemas que la empresa u organización debe afrontar.
Si este trabajo de aporte de sistemas, almacenamiento y procesamiento de datos no se realiza dentro de un marco planificado con antelación, se está tomando un camino con un único destino: el caos. El advenimiento de las
computadoras personales hizo que el poder del manejo de la información pasara de los centros de cómputos al escritorio de cada persona en la organización.
Esto trae aparejado ciertos problemas como, por ejemplo, la duplicación y disparidad de datos en cada computadora. El área de sistemas de la empresa pierde el control de qué, cómo, dónde y cuándo los datos son almacenados.
Si bien habrá un archivo de clientes, no es improbable pensar que dos gerentes de producto tengan una planilla de cálculo con sus clientes, ya sean los mismos o algunos potenciales, no incluidos en el conjunto de clientes
“oficiales” que surgen del sistema de facturación.
Por qué planificar
La planificación es una tarea que se lleva a cabo en numerosas actividades:
la construcción de una autopista, el desarrollo de una nueva aeronave comercial, la aparición de un medicamento, etc. Durante mucho tiempo, las organizaciones dieron preferencia al desarrollo de sistemas administrativos que soportan el trabajo rutinario de la empresa en áreas tales como contabilidad, sueldos, facturación y, últimamente, administración de producción. Sin embargo, los datos generados por y para estos sistemas pueden convertirse en información para ciertas posiciones, que sirva de soporte a sus decisiones respecto del futuro del negocio. Además, una vez que los sistemas administrativos (los cuales podemos llamar de base) estén funcionando, se podrán destinar recursos a desarrollos particulares, que están tomando cada vez más importancia en esta época y que se relacionan con el cliente final: atención telefónica para consultas, toma de pedidos e información por fax a pedido; soporte de tele marketing y seguimiento de clientes; bases de datos y consultas para investigación y segmentación de mercados, etc.
Esta avalancha de aplicaciones, si no se integran en un contexto apropiado, dará lugar a la duplicación del almacenamiento de datos, redundancias perjudiciales, superposición de actividades, mala asignación y uso de recursos humanos y materiales, entre otros inconvenientes.
Para evitar tales situaciones, se impone que la empresa lleve a cabo un planeamiento estratégico de la información. Lo llamamos estratégico pues implica que será motivado por una estrategia, entendiendo con este concepto a determinar las situaciones en la que se estará en distintas etapas de ese plan. Además, para desarrollar el plan se asume que se usarán ciertas tácticas: cómo se encarará cada una de esas etapas para lograr cada meta intermedia. Respecto del desarrollo de software para una organización, será un documento en el cual se establece qué se hará en el largo plazo (digamos, 3 a 5 años): se definen los sistemas informáticos necesarios para que la empresa desarrolle su actividad en forma “normal”, es decir, coordinada e íntegramente.
Entidades, clases de datos y sistemas
A partir del ciclo de vida de las funciones expresado en los párrafos anteriores, hay que examinar las entidades mantenidas por la empresa. Los datos de inventario son los más previsibles que aparezcan y se corresponden con los archivos maestros de la empresa (típicamente clientes, proveedores, productos, empleados, etc.). Luego es más fácil tratar con los datos transaccionales. Quedan por último, los de planeamiento / estadísticas. Así se obtienen los datos que se están manejando en cada etapa.
Agrupando ahora los datos comunes, logramos armar categorías de datos.
En este punto no se necesita conocer las entidades en particular sin ver los grupos mayores, que llamaremos clases de datos. Los sistemas disponibles en la empresa pueden clasificarse en rutinarios y no rutinarios. Dentro de estos últimos podemos distinguir sistemas especiales (para investigación operativa por ejemplo), de información y para soporte en la toma de decisiones. En el caso de los sistemas especiales, se producen soluciones a problemas bien estructurados y cerrados que pueden emplear archivos derivados de otras bases de datos. Permiten experimentar con nuevas metodologías de trabajo. Respecto de los sistemas de información, las respuestas son no estructuradas, con consultas impredecibles y producen gran cantidad de listados y reportes. Su objetivo es aportar información para mejor toma de decisiones. Se basan en lenguajes de consultas amigables y
potentes. Los datos y consultas no son estructurados ni anticipados. No automatizan las decisiones, sino que ayudan a tomarlas, mediante un esquema de simulación. Pueden tener mucho procesamiento y en general usan una base de datos propia (con mantenimiento a cargo del usuario).
Cada vez estamos más cerca de la etapa de diseño de los futuros almacenamientos que serán la base de los sistemas a proponer en el plan de información de la empresa. Dentro de esta etapa habrá que distinguir distintos tipos de almacenamientos, archivos o bases de datos:
Archivos: independientes para cada aplicación. Surgen de hacer análisis estructurado. Al haber más de un sistema, aparecen muchos archivos independientes. Es un esquema fácil de implementar, pero con un alto costo de mantenimiento. Un cambio en las aplicaciones propaga cambios en los archivos. Es sencillo pero peligroso.
Bases de Datos Aplicaciones: para cada sistema creamos tablas. Hay bases de datos independientes. Potenciamos lo anterior, siendo más caro de implementar que él, pero más sencillo que el punto siguiente.
Base de Datos Clases: las tablas se crean independientes de la aplicación y del lugar físico de uso. Se piensa en un gran repertorio de datos, que necesita más tiempo para armado y depuración del modelo de datos, pero conlleva un menor costo de mantenimiento. Conduce a desarrollos rápidos porque los almacenamientos ya están implementados. Implica la figura de un administrador de la base de datos y está pensado para altos volúmenes de datos.
Base de Datos Información: se debe priorizar el acceso a los datos y facilidades para consultas por parte de los usuarios finales. Son fáciles de implementar, siendo más flexibles y cambiantes que las tradicionales bases de datos. Pueden coexistir con el esquema anterior.
(Sandoval, 2009)
2.1.9 METODOLOGIA
La Metodología para el modelamiento se deberá utilizar obligatoriamente diagramas UML (Unified Modeling Language); asimismo, la solución informática deberá usar la metodología de trabajo, basada en la Norma Técnica peruana 12207:2006. De igual manera se tomara en cuenta los aspectos generales de la Metodología Métrica V3, para el desarrollo e implementación de sistemas informáticos, tomando en consideración que dicha metodología facilita la planificación, el control y seguimiento de los proyectos, mejora del ratio coste / beneficio, optimiza la gestión de recursos, facilita la comunicación entre los participantes y facilita la evaluación de los proyectos.
2.1.9.1 UML (Unified Modeling Language)
Para el desarrollo de software orientado a objetos no basta usar un lenguaje orientado a objetos. También se necesitará realizar un análisis y diseño orientado a objetos. El modelamiento visual es la clave para realizar el análisis. Desde los inicios del desarrollo de software han existido diferentes metodologías para hacer esto del modelamiento, pero sin lugar a duda, el Lenguaje de Modelamiento Unificado (UML) puso fin a la guerra de metodologías.
2.1.9.2 Definición de UML
UML (Unified Modeling Language) es un lenguaje que permite modelar, construir y documentar los elementos que forman un sistema software orientado a objetos. UML entrega una forma de modelar cosas conceptuales como lo son procesos de negocio y funciones de sistema, además de cosas Concretas como lo son escribir clases en un lenguaje determinado, esquemas de base de datos y componentes de software reusables. La estandarización de un lenguaje de modelado es invaluable, ya que es la parte principal del proceso de comunicación que requieren todos los agentes involucrados en un proyecto informático. Si se quiere discutir un diseño con
alguien más, ambos deben conocer el lenguaje de modelado y no así el proceso que se siguió para obtenerlo.
Figura N° 1 : Diagrama de UML
Fuente : Universidad Tecnológica del Perú Michael Raúl Valles Ojeda / Oscar Taquiri Benavides
El UML es un lenguaje de modelado y no un método. La mayor parte de los métodos consisten, al menos en principio, en un lenguaje y en un proceso para modelar. El lenguaje de modelado es la notación (principalmente gráfica) de que se valen los métodos para expresar los diseños. El proceso es la orientación que nos dan sobre los pasos a seguir para hacer el diseño.
El lenguaje de modelado es la parte más importante del método, es la clave
para la comunicación; para poder analizar un diseño se necesita comprender el lenguaje de modelado; no el proceso que se siguió para lograr el diseño.
(Valles Ojeda, 2010) 2.1.9.3 Características del UML
Desplegar los límites de un sistema, sus principales funciones mediante casos de uso y actores
Representar la estructura estática de un sistema usando diagramas de clases
Modelar los límites de un objeto con diagramas de estados
Mostrar la arquitectura de la implementación física con diagramas componentes y de emplazamiento o despliegue.
2.1.9.4 Objetivos del UML
Los diagramas se utilizan para dar diferentes perspectivas del problema según lo que nos interesa representar en un determinado momento, vale decir que en algunos casos no es necesario representar los nueve diagramas.
Figura N° 2 : Objetivos del UML
Fuente : Universidad Tecnológica del Perú Michael Raúl Valles Ojeda / Oscar Taquiri Benavides
2.1.9.5 Diagrama de Caso de Uso
Un caso Diagrama de Casos de Uso puede existir tanto a nivel del Modelo de Negocio como en el nivel de Modelo de Construcción del Software. A nivel de Negocio muestra el Caso de Uso del Negocio relacionado con los actores internos y externos de negocio. A nivel de Sistema muestra la funcionalidad total del Sistema Software que se construye. El Diagrama de Casos de Uso a nivel de Sistema permite definir los privilegios del Sistema por actor, teniendo en cuenta aspectos de auditoría al considerar el módulo de identificación, como obligatorio.
Figura N°.3 : Diagrama de casos de uso
Fuente : Universidad Tecnológica del Perú Michael Raúl Valles Ojeda / Oscar Taquiri Benavides
2.1.9.6 Diagrama de Objetos
Muestra un conjunto de objetos (instancias de las clases) y sus relaciones.
Modelan las instancias de elementos contendidos en los diagramas de clases, es decir las ocurrencias de cada elemento que constituye una clase, a cada uno de estos elementos se les llama objetos. Son como fotos instantáneas de los diagramas de clases.
(Valles Ojeda, 2010)
Figura N° 4 : Diagrama de Objetos
Fuente : Universidad Tecnológica del Perú Michael Raúl Valles Ojeda / Oscar Taquiri Benavides
2.1.9.7 Diagrama de Secuencia
Un diagrama de Secuencia muestra una interacción ordenada según la secuencia temporal de eventos. En particular, muestra los objetos participantes en la interacción y los mensajes que intercambian ordenados según su secuencia en el tiempo. El eje vertical representa el tiempo, y en el eje horizontal se colocan los objetos y actores participantes en la interacción, sin un orden prefijado. Cada objeto o actor tiene una línea vertical, y los mensajes se representan mediante flechas entre los distintos objetos. El tiempo fluye de arriba abajo. Se pueden colocar etiquetas (como restricciones de tiempo, descripciones de acciones, etc.) bien en el margen izquierdo o bien junto a las transiciones o activaciones a las que se refieren.
Figura N° 5 : Diagrama de Secuencia
Fuente : Universidad Tecnológica del Perú Michael Raúl Valles Ojeda / Oscar Taquiri Benavides
2.1.9.8 Diagrama de Colaboración
Un Diagrama de Colaboración muestra una interacción organizada basándose en los objetos que toman parte en la interacción y los enlaces entre los mismos (en cuanto a la interacción se refiere). A diferencia de los Diagramas de Secuencia, los Diagramas de Colaboración muestran las relaciones entre los roles de los objetos. La secuencia de los mensajes y los flujos de ejecución concurrentes deben determinarse explícitamente mediante números de secuencia. Los diagramas de colaboración permiten mostrar mejor como se vinculan los objetos, a cambio de hacer más difícil observar el orden de ejecución, pues enumeran los mensajes en lugar de mostrar al tiempo como una dimensión, tal como lo hacen los diagramas de secuencia.
(Valles Ojeda, 2010)
Figura N° 6 : Diagrama de Colaboración
Fuente : Universidad Tecnológica del Perú Michael Raúl Valles Ojeda / Oscar Taquiri Benavides
2.1.9.9 Diagrama de Estado
Un Diagrama de Estados muestra la secuencia de estados por los que pasa bien un caso de uso, bien un objeto a lo largo de su vida, o bien todo el sistema. En él se indican qué eventos hacen que se pase de un estado a otro y cuáles son las respuestas y acciones que genera. En cuanto a la representación, un diagrama de estados es un gráfico cuyos nodos son estados y cuyos arcos dirigidos son transiciones etiquetadas con los nombres de los eventos. Capturan los cambios de estado que sufren los objetos en respuesta a eventos. Los diagramas de clases y de objetos correspondientes, sólo muestran los aspectos estáticos pero no muestran como son afectados los objetos cuando ocurre algo. Sin embargo, estos comportamientos tienen que implementarse mediante software y representarlos en algún sitio, asegura que los desarrolladores no adivinen el comportamiento y produzcan software que satisfaga los requerimientos.
Figura N° 7 : Diagrama de Estados
Fuente : Universidad Tecnológica del Perú Michael Raúl Valles Ojeda / Oscar Taquiri Benavides
2.1.9.10 Diagrama de Actividad
Muestra la realización de operaciones para conseguir un objetivo. Presentan una visión simplificada de lo que ocurre en un proceso, mostrando los pasos que se realizan. Los diagramas de actividad, son una extensión de los diagramas de estado. Los diagramas de estado resaltan los estados y muestran las actividades que dan lugar a cambios de estado, mientras que los diagramas de actividad, resaltan justamente las actividades.
Comúnmente los diagramas de actividad se utilizan en dos formas. En el modelado de flujos de trabajo, haciendo hincapié en las actividades tal y como son vistas por los actores que colaboran conel sistema, esto es, modelando procesos de negocios. En el modelado de una operación, utilizando los diagramas de actividad como diagramas de flujo para mostrar detalles de un algoritmo, haciendo amplio uso de las condiciones y modelado de procesos concurrentes.
(Valles Ojeda, 2010)
Figura N° 8 : Diagrama de Actividades
Fuente : Universidad Tecnológica del Perú Michael Raúl Valles Ojeda / Oscar Taquiri Benavides
2.1.9.11 Diagrama de Componente
Los diagramas de componentes permiten visualizar las partes de un sistema, mostrando las diversas formas en que pueden ensamblarse para construir ejecutables. Un diagrama de componentes muestra las dependencias entre componentes físicos de software, tales como archivos de código fuente, binarios, de configuración, de instalación y desinstalación, ejecutables, tablas, etc. Los diagramas de componentes modelan la vista estática de los sistemas, es decir sólo los componentes y sus conexiones y no como funcionan.
Figura N° 9 : Diagrama de Componentes
Fuente : Universidad Tecnológica del Perú Michael Raúl Valles Ojeda / Oscar Taquiri Benavides
2.1.9.12 Diagrama de Despliegue
El diagrama de despliegue, modela la topología del hardware sobre el cual correrá nuestra aplicación y nos indica en donde se ejecutará cada uno de nuestros componentes; muestra las relaciones físicas entre los componentes de software y el hardware de nuestro sistema. Los diagramas de despliegue muestran la forma en que físicamente lucirá nuestro sistema, sólo deben mostrarse los nodos y componentes que utilizarán en su versión ejecutable.
El término original para estos diagramas es deployment diagram que en nuestro idioma ha sido traducido como diagramas de distribución, emplazamiento, implantación o despliegue.
(Valles Ojeda, 2010)
Figura N° 10 : Diagrama de Despliegue
Fuente : Universidad Tecnológica del Perú Michael Raúl Valles Ojeda / Oscar Taquiri Benavides
2.2. MARCO REFERENCIAL O ANTECEDENTES.
Para la realización del estudio del presente proyecto se revisó diversas fuentes bibliográficas, con el propósito de investigar si existían proyectos similares al presente. En base a los proyectos encontrados, cada uno aporta una perspectiva diferente al proyecto que se va a llevar a cabo, donde algunos guardan relación con la tecnología utilizada. A continuación se presentan los estudios realizados que guardan relación con el presente proyecto:
Dorila Carrera en su tesis “Análisis y Diseño de un Sistema de Trámite de Documentos de Pago a Proveedores Vía intranet”. Hace mención que la gran mayoría de las empresas a lo largo de su actividad económica, realizara adquisiciones de bienes y necesitara la prestación de diversos servicios, por este motivo un proceso manual obliga que el documento físico deba ser enviado sucesivamente a diversas oficinas para su respectiva revisión. Para ello propone
solucionar el problema planteado con un sistema de “Trámite de documentos de pago a proveedores vía intranet”, que permita el registro, revisión, aprobación y contabilización de los documentos de pago a proveedores, a través de un flujo de aprobación organizado por niveles, que facilite el adecuado y oportuno seguimiento por parte de las unidades involucradas de la institución y de los proveedores, y a la vez cubrir las deficiencias existentes y proporcione escalabilidad, que permita adaptarse a futuros requerimientos, y así incrementar la satisfacción del cliente brindados por la universidad. De cierto modo sirve de apoyo a la investigación en cuanto al diseño y el aplicar una tecnología para la gestión de trámite documentario en la cual describe las operaciones que se realizan en dichas instituciones.
Por otra parte Franco Huertas en su tesis “Mejora del tiempo de respuesta a los remitentes de documentos mediante la aplicación de un sistema de trámite documentario en una facultad” de la Universidad Nacional de Ingeniería (UNI), propone mejorar el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de trámites mediante la aplicación de un sistema de trámite documentario, el área en el que se desempeña es en una institución pública, la cual es totalmente diferente a la entidad en la que se desarrolla el proyecto de investigación, pero también busca solucionar los mismos problemas que se encuentran contenidos en el proceso de trámite documentario de esta entidad pública. Dicho sistema proporciona una forma de llevar a cabo la gestión automatizada de los procesos involucrados en el trámite, y así facilita las actividades diarias del personal involucrado.
A.- El sistema llamado Trámite Documentario en PRODUCE 2007, del ministerio de la producción se realiza una búsqueda de los documentos ingresados o número de correspondencias, se establece una fuente un tipo de documento y un tipo de búsqueda, a su vez se realizan consultas de tipo gerencial y de tipo individualizada en los últimos 3 años, teniendo como resultados la cantidad de documentos por fecha ingresados por número y también de correspondencias asciende 44253 24780 correspondientemente, se tomará como referencia el
modelo de negocio e interfaces ofrecidas en el sistema mencionado. (Ministerio de la Producción (2007)
(Sandoval, 2009)
B.- El Sistema de Trámite Documentario Web, del Ministerio de Salud se realiza una búsqueda por número de expediente, una vez ingresado se envía un resumen por expedientes y movimientos, se describen observaciones realizadas, el asunto respectivo, remitente, destinatario, a través de este sistema se tomará como referencia el filtrado de datos para los usuarios (MINSA 2007).
C. El sistema de trámites denominado Servicio al Ciudadano por el portal del Estado Peruano brinda información para poder realizar tramite de diferentes tipos ya sea por poderes legislativo, judicial, ejecutivo, organizaciones autónomas, gobiernos regionales y gobiernos locales del Perú, también brinda un servicios en línea para consultas o pasos a realizar por trámite y la descarga gratuita de formatos de diferentes instituciones, a través de este sistema se tomará como referencia el filtrado de datos, interfaces, lógica del negocio. (Portal del Estado Peruano-Publicado el 2007)
D. El Sistema de trámite denominado (SISDOC) Trámite Documentario del Ministerio de Agricultura ofrece un servicio que permite realizar un seguimiento vía Web del estado de los documentos que ingresan al MINAG (Sistema Interno de Trámite Documentario), con el fin de optimizar los servicios brindados a nuestros usuarios externos o internos a través de consultas directas, a la bases de datos MINAG, utilizando algunos datos generales (número, remitente, fecha, etc. De este se Sistema se extraerán el modelo de interfaces y la lógica de negocio. (Ministerio de Agricultura 2007).
(Sandoval, 2009)
2.3. MARCO CONCEPTUAL.
Recepcionar y registrar toda la documentación que ingresa por Mesa de Partes, dándole el proveído correspondiente.- Tramitar todos los expedientes que se ha iniciado en
- Mesa de Partes:
Atención de consultas sobre el estado de los expedientes ingresados por los administrados.
- Proceso de trámite documentario:
La unidad de Trámite Documentario y Archivo, es la encargada y responsable de los trámites administrativos desde su ingreso en Mesa de Partes hasta su terminación o resolución final. Siendo responsable de conservar la documentación en forma clasificada y manteniendo la seguridad e intangibilidad de los mismos. Sus funciones son las siguientes:
Trámite Documentario: Es una proceso que permite a las organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus, actual y pasado de la documentación que llega, fluye y se genera dentro de ellas; y en base a estos datos mostrar estadísticas que permitan analizar pasos repetitivos o que no agreguen valor y los cuellos de botella para mejorar los flujos de los documentos dentro de la organización.
Remitente: Persona que realiza un trámite documentario con una determinada institución mediante una solicitud, memorando, invitación, etc. Por tal motivo, posteriormente pedirá un servicio a la organización para estar pendiente del estado del trámite documentario presentado.
Mesa de Partes: Es una unidad organizacional, que es responsable de realizar algunas acciones para cumplir con un procedimiento administrativo determinado. Es decir, se encargará de Recepcionar los trámites, registrarlos, darles mantenimiento, derivarlos a las dependencias que corresponden y darle información oportuna a los remitentes cuando hagan consultas.
Dependencia: Es la persona a la cual va dirigida un trámite,
generalmente esta persona tiene a su cargo un área de la institución.
Trámite: Es el objeto que un remitente presenta físicamente (impreso) o virtualmente (digitalizado) a una mesa de partes. Este objeto puede tener atributos como el nombre del remitente, el nombre del destinatario (dependencia), y dirección del remitente, la fecha en la que se entrega el trámite, el motivo o contenido del trámite, etc.
Tiempo de proceso por trámite: Es el tiempo transcurrido desde que se presenta un trámite hasta saber su resultado final. Por ejemplo, si es una solicitud, desde su presentación hasta saber su aprobación o desaprobación. Si es de otro tipo, desde su presentación hasta llegar a su destinatario respectivo (dependencia).
Tiempo de respuesta al solicitante: Es el tiempo que el encargado de mesa de partes demora para satisfacer una consulta del solicitante.
Trámites Documentarios en las Entidades: Un trámite documentario es la acción de tramitar un documento o un conjunto de documentos para un determinado propósito, ya que toda entidad o empresa tiene un conjunto de trámites internos y externos. Los trámites documentarios se refiere a como las entidades operaran sus servicios con el objetivo de lograr atender los requerimientos de los usuarios.
Sistema automatizado: La automatización es un sistema donde se trasfieren tareas de producción, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnológicos.
Registro: La palabra se utiliza en tecnologías de la información para definir sistemas o elementos de sistemas que se encuentran físicamente separados de una unidad central.
Código Abierto: El software de código abierto (en inglés open source software u OSS) es el software cuyo código fuente y otros derechos que normalmente son exclusivos para quienes poseen los derechos de autor son publicados bajo una licencia de software compatible con la Open
Source Definition o forman parte del dominio público. Esto permite a los usuarios utilizar, cambiar, mejorar el software y redistribuirlo, ya sea en su forma modificada o en su forma original.
(Sandoval, 2009)
2.4. MARCO LEGAL.
Ley del Procedimiento Administrativo LEY Nº 27444
La presente Ley regula las actuaciones de la función administrativa Estado y el procedimiento administrativo común desarrollados en las entidades.
Artículo III.- Finalidad
La presente Ley tiene por finalidad establecer el régimen jurídico aplicable para que la actuación de la Administración Pública sirva a la protección del interés general, garantizando los derechos e intereses de los administrados y con sujeción al ordenamiento constitucional y jurídico en general.
Artículo IV.- Principios del procedimiento administrativo
1. El procedimiento administrativo se sustenta fundamentalmente en los siguientes principios, sin perjuicio de la vigencia de otros principios generales del Derecho Administrativo:
1.1. Principio de legalidad.- Las autoridades administrativas deben actuar con respeto a la Constitución, la ley y al derecho, dentro de las facultades que le estén atribuidas y de acuerdo con los fines para los que les fueron conferidas.
1.2. Principio del debido procedimiento.- Los administrados gozan de todos los derechos y garantías inherentes al debido procedimiento administrativo, que comprende el derecho a exponer sus argumentos, a ofrecer y producir pruebas y a obtener una decisión motivada y fundada en derecho. La institución del debido procedimiento administrativo se rige por los principios del Derecho Administrativo. La regulación propia del Derecho Procesal Civil es aplicable sólo en cuanto sea compatible con el régimen administrativo.
(Telecomunicaciones, 2007)
