Vista de El arte de una presentación oral efectiva

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REVISTA ARGENTINA DE MEDICINA ISSN 2618-4311

Buenos Aires

Kandany VN, Gómez Muñoz H, Marte MI. El arte de una presen- tación oral efectiva. Rev Arg Med 2023;11:280-5

DOI: 10.61222/ram.v11i3.878 ARK CAICYT: http://id.caicyt.gov.ar/

ark:/s26184311/e0molaq8m

THE ART OF AN EFFECTIVE ORAL PRESENTATION

Resumen

Uno de los pilares de una carrera profesional es el arte de transmitir las ideas de manera lógica, ordenada y entusiasta. La generación de las nuevas ideas se fortalece mediante una comuni- cación oral efectiva y no sólo por medio de publicar artículos en revistas. El propósito de una ponencia es transmitir una gran cantidad de información de manera rápida y simple de un concepto a menudo complejo. La destreza del disertante es tan relevante como el contenido que presenta, con la finalidad de transmitir la información a la audiencia. Un problema frecuente a la hora de preparar y presentar una ponencia es el desconocimiento de criterios básicos para que la misma sea efectiva, en ese sentido, el objetivo principal de este escrito es brindar las herramientas requeridas para ello, las cuales se aplican independientemente del formato en que sean elaboradas. Esta es una recopilación de teorías con base en las pautas actuales para una comunicación oral efectiva.

Palabrasclave. Diapositiva, presentación oral, presentación efectiva, comunicación.

Abstract

One of the cornerstones of a successful professional career is the art of transmitting ideas in a logical, orderly, and enthusiastic manner. The development of new ideas is strengthened by effective oral communication and is not limited to publish articles in journals. The purpose of a presentation is to quickly convey a large amount of information about an often-complex concept. The speaker's skills are as relevant as the content presented to provide the information to the audience. A frequent problem when preparing and presenting a talk is the lack of essential criteria for it to be effective; in that sense, the main objective of this article is to provide the tools required for it, which apply regardless of the format in which they are elaborated. This is a compilation of theories based on current guidelines for an effective oral communication.

Keywords. Slide, oral presentation, effective presentation, communication.

EL ARTE DE UNA PRESENTACIÓN ORAL EFECTIVA

Clínica médica

Vahid Nouri Kandany 0000-0001-6361-5529,¹ Heidy Gómez Muñoz 0000-0002-3104-6234,² María Isabel Marte 0000-0002-5262-8989³

Recibido: 20 de abril de 2023.

Aceptado: 22 de mayo de 2023.

1 Facultad de Ciencias de la Salud, Uni- versidad Autónoma de Santo Domingo, Centro de Investigaciones Biomédicas y Clínicas (CINBIOCLI).

2 Universidad Autónoma de Santo Domin- go (UASD). Santiago de los Caballeros, República Dominicana.

3 Universidad Tecnológica de Santiago (UTESA). Vicerrectoría de Investigación.

Santiago de los Caballeros.

Los autores manifiestan no poseer conflic- tos de intereses.

AUTORA PARA CORRESPONDENCIA Vahid Nouri Kandany. Correo electrónico:

[email protected]

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Introducción

Hablar bien en público es un paso fundamental en el cami- no del éxito, el cual requiere entrenamiento y no se puede dejar al azar (1). La comunicación científica es un elemento esencial en un discurso científico, que ayuda a transmitir ideas y resultados de una investigación a los profesionales del área o al público en general (2).

Las presentaciones en formato de diapositivas o transparencias son las más utilizadas en conferencias, seminarios y sustentaciones de tesis. Las mismas pueden ser incluso más efectivas para transmitir ciertas ideas que un manus- crito publicado en una revista científica, ya que estimula la comprensión por parte del receptor y la difusión de los resultados de una investigación (1). En ese sentido, al igual que un artículo publicado, una presentación debe ser fácil de entender y debe transmitir el contenido con exactitud y consistencia (3).

Para alcanzar una comunicación efectiva en una diser- tación, es relevante tomar en consideración ciertos criterios que nos guíen en su preparación y presentación;

este escrito tiene por objetivo dar a conocer estas herramientas a fin de facilitar el proceso por parte del lector.

Las reglas están divididas en dos bloques: antes de la disertación, con 11 segmentos, y durante la disertación, con siete segmentos.

Criterios para una presentación efectiva

1. Antes de la disertación:

1.1 Creación de un guion.

Para una buena presentación se considera prioridad se- leccionar y delimitar el tema del cual se ha realizado una revisión exhaustiva y actualizada. Contar con un guion es esencial para una presentación oral efectiva; por medio del mismo se pueden determinar los puntos esen- ciales por desarrollar en un orden lógico. El guion debe estar compuesto por los siguientes elementos: intro- ducción, desarrollo y conclusión. En la introducción se debe mencionar el tema principal y es un momento clave para despertar el interés de la audiencia; en esa misma línea, en el desarrollo se deben definir los objetivos de la presentación, hacer énfasis en las ideas principales y mantener la atención del público; por último, en la con- clusión, se resumen los puntos finales y se da respuesta a las inquietudes.

1.2 Número de ideas por diapositiva.

En una exposición exitosa cada palabra es importante y debe relacionarse con el objetivo principal.

Se recomienda realizar una diapositiva por idea, de manera tal que cada una posea un objetivo central, una pregun-

ta o idea principal (4). Es relevante tomar en cuenta el límite de tiempo para transmitir la esencia del tema por tratar.

Asegúrese de que cada transparencia es un segmento de la totalidad de la ponencia y que la suma de todos los segmentos será igual a la duración de su presentación.

Estos segmentos deben estar organizados basándose en una relación lógica y complementaria, cada uno apoyando la idea previa y preparando a los oyentes para asimilar la siguiente (5).

1.3 El tiempo.

La atención de nuestros espectadores disminuye si se su- peran los 15 o 20 minutos. Por ello se sugiere elaborar una diapositiva por minuto, de manera tal que la presen- tación no exceda los 20 minutos, equivalentes a las 20 transparencias (6). Uno de los errores más comunes en las presentaciones es no poder culminar en el tiempo presta- blecido. Se recomienda ensayar con un cronómetro para calcular el tiempo requerido en cada diapositiva, la transi- ción entre ellas y duración de la conferencia (7).

1.4 Títulos y encabezados.

El título general de la ponencia sólo debe aparecer en la primera diapositiva, separado del resto del contenido de la diapositiva por una línea divisoria. Es valioso que el título englobe, de manera breve, simple e impactante, la esencia de la presentación. En lugar de titular nuestra conferencia como “Fisiopatología de la lipoinflamación y su relación con la obesidad”, podemos decir “Lipoinfla- mación asesino-silente”.

Además, los encabezados correspondientes a las siguientes transparencias tienen que estar relacionados directamente con el mensaje de las mismas y plantear una sola idea. Evite emplear encabezados como “resultados” o “introducción” e intente implementar oraciones introductorias y acordes con el concepto que se desea explicar en cada proyección, por ejemplo: “El déficit del hierro aumenta un 50% las reinterna- ciones en pacientes con fallas cardíacas” (7).

1.5 Ensayos previos.

Para una exposición ideal con menos contratiempos es importante hacer ensayos previos tomando en cuenta los siguientes puntos (8,9):

- Ensayar la presentación en la misma posición (senta- do o de pie) en que efectuaremos nuestra exposición frente a la audiencia (10).

- Practicar en voz alta tomando en cuenta los momentos precisos de pausas planificadas y el ritmo establecido.

- Evitar tener a mano texto o notas y la lectura directa de la diapositiva.

- Grabar uno de los ensayos o invitar a algunos amigos y familiares como audiencia.

- Siempre tener la presentación en cualquier formato preestablecido (PowerPoint, PDF, etc.) en una memoria externa, en nuestro correo electrónico y en la laptop.

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- Unos minutos antes de comenzar, revisar que los arte- factos tecnológicos (computadoras, bocinas, micrófo- no, puntero y presentador inalámbrico, etc.) funcionen adecuadamente.

- Efectuar un control previo de la gramática y la ortografía.

1.6 Formato.

Este es uno de los puntos más importantes para lograr una presentación efectiva. Como se ha manifestado, bus- camos exponer el contenido de una manera sencilla y ele- gante, sin perder el rigor científico y la esencia del tema.

El 62,9% de los expertos en presentaciones orales sugiere evitar las diapositivas no amigables visualmente, sin in- formación escrita, o las figuras con demasiados detalles (11). Se recomienda tener en cuenta las líneas y palabras en cada renglón y utilizar frases en vez de oraciones; por ejemplo: en lugar de escribir “él murió por su amor” escriba

“amor hasta la muerte”. Se tiene que recordar que el exceso de palabras no necesariamente indica sabiduría (12).

Una de las situaciones más perturbadoras y que pueden causar desorientación en una presentación es estar “ata- cados” por el PowerPoint (excesiva cantidad de transparencias, textos con tamaños no adecuados, gráficos e imágenes triviales y plantillas con diseños inapropiados).

Por lo cual, se recomienda seguir estas pautas:

- Diseñar tablas y figuras de forma simple, lo cual permita la comprensión rápida por el público.

- Las diapositivas lineales no son recomendables, mejor reemplazarlas con frases clave, palabras o una imagen simple.

- En caso de usar diapositivas lineales, limitarse a un máximo de seis palabras en una línea y seis líneas en una diapositiva (13).

- Agregar las referencias al pie de cada transparencia, con la mitad del tamaño de letra del texto.

- Respetar el criterio seleccionado para las referencias (APA, Vancouver u otro) en todas las proyecciones.

- En caso de realizar una ponencia en un salón oscuro, se recomienda emplear fondo azul y letras blancas o amarillas. Si, por el contrario, la exposición se ejecu- tará en un salón iluminado, el fondo puede ser blanco con letras oscuras (negras).

- Utilizar un contraste adecuado entre el fondo y las letras. Colores oscuros para fondos claros y colores claros para fondos oscuros, sin la implementación de tonos muy intensos ni pálidos (14).

- Los fondos heterogéneos o ilustrados son menos pla- centeros para la vista y más propensos a distraer a los espectadores (10).

- Evitar el uso de plantillas que puedan distraer al públi- co con elementos poco significativos (15).

1.7 Situaciones imprevistas.

Una forma de adelantarse y prevenir situaciones poco agra- dables es visitando el lugar de la exposición, a fin de ins-

peccionar los equipos audiovisuales (proyector, micrófonos, sonido, acceso a internet, etc.) así como las características del sitio (iluminación y tamaño del salón). A veces hay presentaciones simultáneas en diferentes horarios y salones, por lo cual es prudente revisar el programa con anticipación para ubicar, de ser posible, el lugar y la hora donde se va a desarrollar la exposición (10).

La puntualidad es un aspecto crucial para evitar contratiempos, por lo que se debe estar en el salón por lo menos media hora antes de la disertación y estar seguros de que el documento por presentar está guardado de manera correcta en el dispositivo que se utilizará.

1.8 Imágenes y videos.

Mientras más simple sea la presentación, más fácil llegará el mensaje a los participantes y disminuirá la posibilidad de cometer errores (16). Se recomienda simplificar los datos visuales según la necesidad. Señale el atributo clave de la imagen que se quiere resaltar ya que no suele haber sufi- ciente tiempo para que el público busque este punto visual en cada proyección. Recuerde limitar la cantidad de imáge- nes que requieren más que un procesamiento simple para su entendimiento.

Los videos y animaciones pueden ser útiles para retener la información por más tiempo; sin embargo, no es reco- mendable emplearlos en exceso, ya que pueden distraer al público y crear una imagen de poco profesionalismo (17).

En caso de mostrar un video muy largo, es mejor proyectar sólo la parte más importante del mismo y resumir los elementos o ideas clave. Es crucial asegurarse de que haya conexión a Internet a la hora de presentar contenidos audiovisuales en línea.

1.9 Tamaño y tipo de letra.

Las características adecuadas en tamaño y tipo de letra son herramientas visuales que ayudan a mejorar la comunica- ción efectiva entre el presentador y el público. Evite el tipo de letras Serif con adornos y, en su defecto, emplee letras del tipo Sans serif, como Arial y Helvética (16). Además, se recomienda no emplear más de dos tipos de letra en una transparencia y sustituir el uso de cursivas por la negrita para su mejor lectura, así como evitar las mayúsculas en todas las palabras (16). A fin de ayudar a los participantes a mantener una lectura adecuada, se deben enumerar las ideas que requieran una secuencia y, además, utilizar viñetas para las listas sin orden de importancia o jerarquía.

Para enfatizar una palabra u oración, se recomienda usar un color diferente en lugar del subrayado, porque este tiende a confundirse con un hipervínculo.

En un salón para 200 personas, el cuerpo de letra para los títulos debe ser 42 y para el texto, 36; en un salón con ca- pacidad para entre 50 y 200 asientos, el cuerpo de letra de los títulos será 36 y para el texto, 28; por el contrario, para un salón para menos de 50 personas, el cuerpo de letra de los títulos será 32 y para el texto, 24 (16).

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Se cree que una razón cognitiva para que las animaciones causen desagrado es que suelen captar la atención del público de manera directa. Evite las animaciones de las letras y las oraciones, así como las transiciones de diapositivas y los ruidos, ya que estas pueden desenfocar al público del tema por tratar (5).

1.10 Gráficos y tablas.

La lectura de los gráficos y tablas resulta un poco proble- mática en medio de una conferencia. En ese sentido, es fa- vorable evitar el uso de tablas sumamente extensas y letras pequeñas. Intente resaltar los aspectos puntuales que se deseen destacar en la disertación.

1.11 Idioma.

Se aconseja considerar el idioma principal del público que va a participar en la conferencia. Así, si la mayoría de los usuarios hablan español como lengua materna, lo preferi- ble es que la presentación sea proyectada en ese mismo idioma. Esto ayudará a aumentar la comprensión, lo cual genera mayor confianza en el público a la hora de participar y formular preguntas. Las tablas, figuras, imágenes y cualquier otro elemento que sirva de soporte deben ser presen- tados en el idioma natal de la audiencia.

1.12 El público.

Para una conexión adecuada con el público, es beneficio- so conocer las características sociodemográficas y cultu- rales de este, lo cual permitirá crear estrategias adecuadas para transmitir el mensaje. Algunos puntos por considerar son el nivel académico, la clase social, la edad promedio, el género predominante, la especialización y el propósito de asistir a la conferencia.

Una barrera frecuente para una comunicación efectiva entre el disertante y los participantes es la falta de interés. Para captar la atención del público, el expositor debe explicar la importancia y utilidad de la información para los oyentes por medio de ejemplos o razonamiento lógico.

En muchas ocasiones, el disertante está tan enfocado en desarrollar una presentación que olvida el provecho para la audiencia, lo cual causa desinterés en esta; por otra parte, a veces los participantes tienden a presentar poco interés hacia el expositor y únicamente enfocarse en la búsqueda de nuevos conocimientos y adelantos en su campo.

2. Durante la disertación

Una evaluación realizada a los oradores en una reunión científica evidenció que el 46,9% de los comentarios relacionados con el desempeño de los expositores fueron ne- gativos: se critica el tono de voz monótono y débil, el uso excesivo de muletillas, las dificultades al usar el micrófono, el uso incorrecto de punteros láser (exceso de movimientos circulares y rápidos) y una oratoria descuidada con respecto al idioma (18).

2.1 Llamar la atención.

El primer minuto es crítico para conectar con la audiencia; es el momento en que todos están atentos y se debe aprovechar al máximo (18). No es necesario saludar, decir buenos días o cómo están. La mejor forma para conectar con la audiencia es empezar con alguna anécdota, una cifra alarmante, una frase impactante, una pregunta curio- sa o algunos segundos de silencio para captar el interés.

Un presentador experto en pocos minutos puede captar la atención de su público y mantenerla hasta el final de su intervención. Se sugiere comenzar con las conclusiones, lo cual permite llamar la atención del público y enfatizar el mensaje que se va a comunicar (13).

2.2 Mantener la atención.

Una estrategia para llevar a la audiencia hasta el final de la presentación es plantear preguntas a fin de crear la sensa- ción agradable de obtener la respuesta correcta a través de las explicaciones; es bueno aclarar que al final de la presentación se dará respuesta a todos los interrogantes planteados (20).

Lleve a los receptores a un viaje de descubrimiento lleno de eventos inesperados. Una regla muy utilizada es la lla- mada tell'em, la cual consiste en decirle al público lo que se le va a decir y luego repetir lo que ya se les dijo; en otras palabras, empezar la presentación con una introducción, y luego seguir con los objetivos, el contenido principal y hacer un resumen al final (18).

Una táctica para reencontrar la atención del auditorio una vez que este esté un poco agotado es emplear dinámicas sencillas que les permita a los usuarios realizar alguna ac- tividad física sin movimientos bruscos. La interacción con los demás miembros del auditorio disminuirá la tensión y favorecerá las relaciones interpersonales.

2.3 Conceptos básicos.

No se debe suponer que la audiencia tiene un alto conocimiento sobre el tema por tratar. Es aconsejable hablar unos minutos sobre los conceptos básicos para luego comenzar con nuestros aportes (17,19). En muchas ocasiones los expositores están más interesados en demostrar su conocimiento y hacer una presentación tan perfecta, que olvidan el objetivo principal: transmitir nuevos conocimientos de manera efectiva (15). Generalmente se observa una discrepancia entre el interés del público en búsqueda de nuevas informaciones y un presentador centralizado en demostrar su dominio sobre el tema por tratar.

2.4 Apariencia y lenguaje corporal.

Es importante llevar una vestimenta adecuada para la oca- sión, sin colores llamativos; los más recomendables son los tonos neutros, como negro, gris o beige. Para los caballeros se sugiere un traje clásico de colores no muy llamativos, lisos, con una camisa blanca, zapatos discretos y una corbata con un largo hasta el ombligo. En el caso de

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las damas, existe una mayor variedad en la vestimenta, se recomienda el uso de traje de chaqueta y falda o pantalón, así como evitar los tacos de más de 7 centímetros, los ac- cesorios y el maquillaje muy llamativos que compitan con ella misma.

La apariencia es muy importante en una presentación oral efectiva, hay que transmitir la sensación de seguridad, au- tocontrol y dominio, sin dejar de lado la tranquilidad y la calma. Una postura erguida transmite una sensación de seguridad; por el contrario, una encorvada denota enfer- medad, apatía y falta de confianza. Se debe estar de pie, con los pies separados, paralelos a los hombros, con las rodillas ligeramente flexionadas, inclinación hacia adelante, apoyándose sobre las puntas de los dedos de los pies. Evi- te acciones innecesarias con las manos y los movimientos con algún lapicero, anillo, botón, barba o cabellos ya que pueden distraer. De igual forma, evite tener las manos de- masiado tiempo en los bolsillos.

2.5 La expresión y la voz.

Es aconsejable hablar despacio, con pausas entre las frases y con un ritmo variado a fin de mantener la atención de la audiencia de una manera más eficiente (10). Una voz monótona puede desconectar la atención de los oyentes hasta provocar sueño (21). Una pausa planificada luego de hablar rápido es una técnica poderosa para que la audiencia recupere el aliento colectivamente y también absorba la información. Use una diapositiva separada para indicar el significado o la interpretación de este hallazgo, y entonces empiece a hablar de nuevo (22).

Se debe evitar hablar en primera persona (16), caminar en el salón de manera exagerada y usar muletillas (pues, es- teee, entonces…). Se debe tener mucho cuidado con hacer bromas étnicas, religiosas, utilizar jerga y regionalismos que puedan lastimar los sentimientos de la audiencia (19).

Recuerde mantener el contacto visual con la audiencia en diferentes direcciones (10,11). Evite emplear frases como: “ya falta poco para terminar”, “ya para terminar”,

“ya terminé”, “no tengo nada que agregar”, “es mi última diapositiva “, “esto fue todo”, etc.

2.6 Preguntas y respuestas.

Es común que una ponencia efectiva genere preguntas. A continuación presentamos algunas reglas básicas para responder las inquietudes de la audiencia en forma prudente:

1. Disponer un lapso de al menos 10 o 15 minutos para posibles preguntas (10).

2. Permitir que el público exprese sus opiniones, sugeren- cias y comentarios con respecto al tema presentado.

3. No mencionar palabras o conceptos de los cuales no se posea un pleno dominio.

4. Entender bien la pregunta del público antes de responder y nunca discutir con la persona que plantea el interrogante.

5. Aclarar las dudas de los participantes de manera cor- ta, precisa, y con mucha cortesía y respeto.

6. Si se desconoce la respuesta se puede referir la con- testación a un tercero presente en el público o poster- gar la respuesta para una próxima ocasión.

7. Luego de responder a un interrogante, consulte si la respuesta satisfizo a quien formuló la pregunta inicial;

de lo contrario, se debe repetir la misma respuesta, pero más extendida (8).

8. En caso de que se formule una pregunta de algo que se discutió anteriormente, se debe ser sutil y educado con el público (se sugiere no responder con estos tér- minos: “eso fue mencionado”, “ya se explicó eso”…).

9. Exprese gratitud a quienes tomaron la iniciativa de formular y presentar sus inquietudes.

10. En caso de que el público no haga ninguna pregunta, se aconseja tener algunas preguntas preparadas para la audiencia basándonos en la conferencia, a fin de motivar a los participantes y romper el hielo.

11. Motivar a algún un amigo o conocido que esté en el auditorio a plantear una pregunta conocida por usted con el objetivo de estimular la participación de los oyentes.

12. Emplear la técnica teach back, la cual consiste en soli- citar a alguno de los usuarios que explique algún pun- to referente a la conferencia.

2.7 Recomendaciones finales.

- En caso de utilizar la herramienta PowerPoint para su disertación, se recomienda utilizar la función “vista de moderador”, la cual le permite ver la diapositiva que están observando los espectadores, lo siguiente a proyectar y sus anotaciones personales.

- Evite usar un material o diapositiva que no fue elabo- rado previamente por usted.

- Para charlas educativas a la población, es interesante emplear el método de Pecha Kucha; el mismo consiste en ir pasando una diapositiva cada 20 segundos, con muchas de las imágenes parecidas a cómics, mensajes educativos y en un lenguaje ameno para la población.

- No asignar a otra persona para manejar las proyecciones durante la disertación.

- Evitar dictar una charla próxima a horas críticas, como temprano en la mañana, muy cerca de la hora del al- muerzo o tarde en la noche.

- Después de las conclusiones, es bueno agradecer a las personas o instituciones que se consideran rele- vantes, ya sea por algún aporte económico u otro mo- tivo específico.

- Es necesario regirse por las normas establecidas por los organizadores del congreso, simposio o re- unión. En general, los coordinadores envían estas reglas preestablecidas por correo electrónico a los expositores con semanas de anticipación. Dentro

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de las normas establecidas se determina el tiempo máximo de presentación, el número de diapositivas, una plantilla recomendada para la primera transparencia con detalles específicos del evento y los logos correspondientes.

- Establecer comunicación directa con los organizadores del evento y contar con el programa corres- pondiente con antelación puede evitar dificultades innecesarias.

- Extender el agradecimiento a la audiencia y al equipo coordinador de manera muy breve.

- Brindar los detalles para acceder a los materiales de apoyo y poner a disposición de la audiencia las vías para comunicarse con usted.

Nadie planifica fracasar, se fracasa por no planificar, por lo cual resulta esencial tomar en consideración cada uno de los puntos planteados. Si preparamos la presentación con pasión, la misma puede cumplir con su objetivo principal:

transmitir el mensaje de manera efectiva y duradera. Ha- cer una presentación oral es un arte que exige paciencia, pasión y sabiduría.^RAM