Administración de activos fijos

En el Club Social Major, para fines del año 2016, la situación de la institución se presenta con el siguiente panorama: carece de personal calificado para desarrollar las diferentes labores que amerita el área de contabilidad, asociando esto a la falta de responsabilidad de cada uno de los colaboradores que labora en las diferentes áreas de la organización; deficiencia con respecto al personal que labora años, el cual no cuenta con una constante capacitación para controlar y manejar los activos fijos de la empresa, desde el punto de vista contable y tributario, generando una presentación de saldos irreales en los estados financieros del año, la falta de compromiso e identidad con el club, la cual se traslada a la mala administración de los recursos, principalmente al control de activos fijos, presentándose errores en la presentación de información, pues muchas de las indicaciones han sido dadas de forma verbal o en mails, el desconocimiento de las normas contables y la no implementación de la Normas Internacionales de Información Financiera (NIFF), esto asociado a la parte tributaria, tergiversan año a año la presentación de los estados financieros, generando esta figura saldos irreales dentro de la cuenta de activos fijos, las declaraciones de impuestos no se realizan de acuerdo a los vencimientos, los registros de compra y venta se encuentran atrasados, entre otros problemas.

Dra. Miryan Arévalo, en mi calidad de asesora del Proyecto Integrador de Carrera previa la obtención del Titulo de INGENIERAS EN CONTABILIDAD SUPERIOR, FINANZAS Y AUDITOR, C.P.A, de las tecnólogas DAMARIS PAULINA SÁNCHEZ MOYOLEMA Y MÓNICA GABRIELA SINCHI REINOSO, cuyo tema es “ MANUAL DE MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Y DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL ÁREA DE SALUD N° 1 PASTAZA”, certifico que el mismo observa las orientaciones técnicas y metodológicas de la Investigación Científica, cumpliendo con las disposiciones emitidas por la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” a través de la Facultad de Sistemas Mercantiles, por lo que autorizo hacer uso de la presente para los fines legales consiguientes a su sustentación ante el Tribunal de Grado correspondiente.

De acuerdo con los resultados que se obtuvieron de las entrevistas a los involucrados en el proyecto, se asume que la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede en Esmeraldas, cuenta con muy buena infraestructura tecnológica para el correcto funcionamiento del sistema, ya que cuenta con equipos informáticos en buen estado, respecto a la aplicación que estaba llevando la administración de los activos fijos cuenta con una interfaz un poco complicada para el administrador de la aplicación, no posee un registro o historial de la ubicación de los activos fijos , el proceso de depreciación es manual, falta además las presentación de reportes necesarios para la correcta administración de activos fijos.

Para el desarrollo de la propuesta se inició con fundamentación teórica y científica donde se menciona conceptos sobre administración de bienes, auditoria, control interno, activos fijos; para luego desarrollar el examen especial a los activos fijos; se estableció cinco fases: 1) conocimiento preliminar y revisión de las normas, 2) planificación específica - evaluación del control interno, 3) ejecución – desarrollo del examen especial y el desarrollo de los hallazgos de los componentes críticos, 4) comunicación de los resultados- redacción del informe final , 5) conclusiones recomendaciones y seguimiento. Se determinó la situación actual del GAD Municipal de Santa Clara donde se evaluó la falta de control a los activos fijos. Finalmente, este trabajo investigativo se constituyó en base del GAD Municipal de Santa Clara para efectuar acciones correctivas en procesos que realizan como manejo y control de activos fijos, para reducir los riesgos a que están expuestos los bienes.

La organización estructural y funcional del Colegio “San Guisel Alto” está basada en las respectivas leyes, reglamentos orgánicos, manuales generales, específicos o especializados tanto administrativos como financieros. Sin embargo para fines del presente manual, en este capítulo se incluyen ilustraciones de organigramas estructurales y las funciones generales de las unidades administrativas y de sus servidores vinculados, específicamente con el ámbito de la administración, custodia, mantenimiento y control de los activos fijos institucionales.

El Centro Artesanal Nocturno Catamayo, Institución cuya labor es la capacitación a los jóvenes en las ramas de mecánica, sastrería y belleza, no dispone de un Manual para la Administración, Control y Codificación de los Activos Fijos de su propiedad y considerando la eminente necesidad que se presenta en esta entidad, de llevar un control eficiente con el fin de custodiar y salvaguardar la inversión que tiene en bienes de larga duración, se constituyó en imperativo la formulación de dicho manual porque éste constituye una herramienta muy importante que coadyuvará a llevar un control oportuno y de calidad de cada uno de los grupo de bienes con sus respectivas características.

En la legislación ecuatoriana existe una variedad de leyes, reglamentos y manuales sobre diferentes temas legales, técnicos, administrativos, y económicos financieros, que orientan las decisiones y acciones de los funcionarios y servidores públicos, sin embargo no existe un Manual especifico que contenga las normas y procedimientos relacionados con la administración para el control de los bienes y activos fijos en el sector público ecuatoriano, por lo que se considera que el presente estudio constituirá un aporte para el mejoramiento de esta área considerada crítica en el sector público.

Artículo 27, numeral 6, literal c dice lo siguiente: “En casos de obsolescencia, utilización intensiva, deterioro acelerado u otras razones debidamente justificadas, el respectivo Director Regional del Servicio de Rentas Internas podrá autorizar depreciaciones en porcentajes anuales mayores a los indicados, los que serán fijados en la resolución que dictará para el efecto. Para ello, tendrá en cuenta las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y los parámetros técnicos de cada industria y del respectivo bien. Podrá considerarse la depreciación acelerada exclusivamente en el caso de bienes nuevos, y con una vida útil de al menos cinco años, por tanto, no procederá para el caso de bienes usados adquiridos por el contribuyente. Tampoco procederá depreciación acelerada en el caso de bienes que hayan ingresado al país bajo regímenes suspensivos de tributos, ni en aquellos activos utilizados por las empresas de construcción que apliquen para efectos de sus registros contables y declaración del impuesto el sistema de "obra terminada", previsto en la Ley de Régimen Tributario Interno.”

Podrá considerarse la depreciación acelerada exclusivamente en el caso de bienes nuevos, y con una vida útil de al menos cinco años, por tanto, no procederá para el caso de bienes usados adquiridos por el contribuyente. Tampoco procederá depreciación acelerada en el caso de bienes que hayan ingresado al país bajo regímenes suspensivos de tributos, ni en aquellos activos utilizados por las empresas de construcción que apliquen para efectos de sus registros contables y declaración del impuesto el sistema de "obra terminada", previsto en la Ley de Régimen Tributario Interno.

La Universidad Técnica del Norte como una entidad educativa en progreso y crecimiento continuo, necesita de herramientas que ayuden a evaluar la gestión de los distintos procesos que en ella se efectúan. El propósito del presente trabajo es realizar un Plan de Mejora para el área de Almacén - Bodega de la entidad mencionada, el cual coadyuve a la administración, uso y manejo de los bienes institucionales, enmarcándose en la normativa legal vigente emitida para las entidades del sector público. Para lo cual inicialmente se realizó un análisis de la situación actual del área mediante la aplicación de cuestionarios de control interno, encuestas y una entrevista al Director Financiero de la institución para determinar las falencias que se presentan dentro de los procesos que se efectúan en el área. El resultado de la investigación refleja que existe debilidades en cuanto a la infraestructura física, la actualización de reglamentación interna, aplicación de políticas y definición de procesos, lo que incide en la aplicación de controles clave. Por lo cual se hace necesario desarrollar la propuesta de la investigación mediante la elaboración de un plan de mejora como apoyo a la administración de bienes y llegar al logro del objetivo administrativo, reduciendo niveles de riesgo que se puedan producir en la gestión de los mismos.

En la presente investigación como antecedentes, se ha considerado como un referente valioso la información recopilada a través de: internet y en los repositorios de varias universidades respecto al control interno de los activos fijos se encontró el trabajo de Tubon Quinfia Sandra Margoth del año 2010 denominada “Incidencia de control interno en la administración de activos fijos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Indígenas SAC durante el año 2010” por la Universidad Técnica de Ambato, tiene un enfoque principal en la actualización del valores de los activos fijos en el área contable ya que las adquisiciones se realizarán dependiendo de las necesidades y las políticas establecidas así evitar gastos innecesarios para la institución.

El activo fijo se valorará inicialmente por su costo que comprenderá el valor razonable de la contraprestación entregada para adquirir el activo (neto de descuentos y bonificaciones) y cualquier costo directamente atribuible relacionado con la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda funcionar de la forma prevista por la administración (incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables). Los costos directamente atribuibles son los costos de preparación del emplazamiento físico, los costos de entrega, los costos de instalación, los honorarios profesionales y la estimación de los costos de desmantelamiento o retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta (en la medida en que dicho costo se reconozca como provisión).

Intelisis ERP está diseñado para maximizar la productividad de los procesos, tener información útil y veraz al día de su emisión; facilita la planeación, administración y mejora el control de los recursos. Para las empresas llevar un buen control de sus Activos Fijos es de suma importancia ya que éstos son sujetos a Depreciación, lo cual implica un gasto contable y una deducción autorizada en el cálculo de impuestos.

El presente diseño de un sistema de control interno de activos fijos en la escuela Nuestro Mundo Eco Rio, periodo 2016-2017, tienen como propósito establecer una guía técnica que garantice el uso racional de los recursos y el manejo adecuado de los activos y bienes de la organización. Para el desarrollo del diseño se realizó observación directa identificando falencias internas, también se indagó las normas, políticas y procedimientos del control de activos en las NIIF y NIC 16 (propiedad planta y equipo), NIC 36 (deterioro del valor de activos), información necesaria sobre la administración y procedimientos de custodia de los activos fijos valorándose su grado de eficiencia y eficacia en la organización, determinando los siguientes resultados: no se han procedido a dar de baja a los bienes obsoletos e inservibles, los bienes no son almacenados de acuerdo a la naturaleza de cada bien, existe desorganización de los archivos de bodega, compras y contabilidad, indebido traspaso interno - externo de bienes, inexistencia de medidas de protección y seguridad mediante instalaciones seguras, no se efectúan constataciones físicas por lo menos una vez al año, no se determina la responsabilidad y custodia de los bienes. Se recomienda la aplicación del sistema de control interno propuesto como una herramienta trascendental para la unidad educativa, pues permitirá el control interno de activos fijos, garantizando el uso racional de los recursos así como el adecuado manejo de los bienes y por ende el cumplimiento de las normas y políticas institucionales establecidas en base a las NIC y NIIF referidas a propiedad, planta y equipo.

El presente trabajo investigativo surge con la necesidad del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Ulba, Cantón Baños de Agua Santa que requiere mejorar los procedimientos de control interno y actualizar la información referente a sus inventarios de consumo y de larga duración. En la investigación se utilizó el método deductivo, inductivo y analítico los cuales permitieron analizar información relevante en cuanto a la normativa vigente sobre la administración y control de bienes, se realizó una encuesta y entrevista a los funcionarios de la entidad para recopilar información, encontrando las siguientes deficiencias: tomando en cuenta leyes, acuerdos, normas y reglamentos vigentes, emitidos por los diferentes organismos para el manejo y control de los activos fijos, los bienes no disponen de una identificación, clasificación, sistema de codificación, no se utilizan actas de entrega – recepción, no existe el tratamiento de la depreciación y contabilización. Como propuesta se ha desarrollado un manual para el proceso de control y administración de los bienes en base a la normativa vigente, un nuevo sistema de codificación que permita la fácil identificación y ubicación, además se propone el levantamiento de la información respecto a los bienes mediante un sistema computarizado el mismo que permitirá disponer de información actualizada, para una adecuada toma de decisiones, se establece políticas, normas, procedimientos, formatos, funciones específicas de los funcionarios y empleados, con el presente manual de procedimientos se pretende fortalecer el control interno en el manejo y de los bienes de la entidad.

Mediante una exhaustiva búsqueda bibliografía se desarrolló este trabajo que consta de dos capítulos, el primero abarca lo relacionado con los aspectos teóricos contextuales acerca del sistema de control interno contable y el proceso de gestión y control del subsistema de activos fijos en Cuba y el mundo. Para ello fue necesario profundizar en que consiste el control interno contable y la relevancia de esta herramienta en la calidad del proceso de administración y gestión de las empresas. Además fue necesario diagnosticar el estado actual del subsistema de activos fijos de la Empresa Puerto Moa. En el segundo se desarrolló el manual de procedimientos del subsistema de Activos fijos de la Empresa Puerto Moa a partir de esta investigación se logró un adecuado sistema de información para la gestión y control de los activos fijos.

En la ciudad de Macas a los……..días del mes de……………del 20…..… con la presencia del Sr Bodeguero,…………………., el Sr Colector……………………, y como testigos rectora y Delegado H. Consejo Directivo realizan la constatación de los Activos Fijos que fueron comprados para el Colegio ; siendo las……h….., se deja constancia escrita que de los ……………………….., adquiridos y a la vez ingresados a bodega y luego de haber realizado la verificación de los mismos se determina como hecho de la incorporación de todos ellos. Particular que se da a conocer a la rectora y miembros de comisión encargada de realizar la constatación física de bienes, Lic.………………………….., y Ing.……………………., como testigos, dando cumplimiento a las disposiciones administrativas de control interno en la administración de los mencionados bienes. Se firma original y copia del acta para archivo del Colegio

La responsabilidad de la administración de los activos fijos, recae en la máxima autoridad del Grupo Social FEPP Regional Riobamba, en este caso en el Coordinador de la Regional, siendo su obligación velar por la correcta adquisición, conservación, mantenimiento, valoración y enajenación de los bienes institucionales y de aquellos que no sean de su propiedad, y que hayan sido recibidos en fideicomiso, comodato, arrendamiento o almacenaje; así como de mantener adecuados controles internos aplicables a esta área, de conformidad con la normativa vigente y las disposiciones legales pertinentes.

Empezamos como base de nuestro marco teórico utilizando el MANUAL GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL SECTOR PÚBLICO, emitido por la Contraloría General del Estado, manual que entro en vigencia el 26 de marzo de 1997, las que regirán a las entidades y organismos del sector público. Y con el fin de cumplir lo que dice el artículo 120 de la Constitución Política de la República que dispone que no habrá dignatario, autoridad, funcionario ni servidor público exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones o por sus omisiones el manejo y administración de bienes del sector público, y para dotar de un marco legal actualizado, la CONTRALORÍA DEL ESTADO emite el REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACION DE BIENES DEL SECTOR PUBLICO, en la ciudad de Quito el 3 de octubre del 2006, con la disposición de su obligatorio cumplimiento para las entidades y organismos del sector público. (CGE, 2006)

Es importante recalcar que el control interno ofrece una seguridad razonable, en todos los aspectos importantes, de prevenir o detectar errores o irregularidades en el curso normal de las operaciones, por lo que se debe adoptar medidas preventivas y correctivas y sobre todo diseñar un instructivo y procedimientos de control interno, para que se socialice, concientice y se ponga en práctica, para el buen funcionamiento y mantenimiento de la Administración de los activos fijos y de la proveeduría de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de la Pequeña Empresa de Pastaza.