inventario y Manual de Control Interno

Dentro de la Lubricadora Castro es necesario realizar un control interno en los inventarios donde le permita salvaguardar la mercadería que se tiene en el almacén, por lo que presenta deficiencias en los procesos de compra, recepción, almacenamiento y despacho ya que se debe a la falta de control interno en cada proceso, por lo tanto se requiere manejar un control adecuado donde le permita verificar, analizar para evitar algún fraude o error que se presente en cada proceso. Es necesario efectuar una segregación de funciones con su respectiva responsabilidad y procedimientos en cada área, establecer normas en los procesos para evitar errores e implementar un pequeño instructivo para la toma física de inventarios

Los principales activos circulantes a los que se les debe poner atención son la caja, los valores negociables e inversiones, cuentas por cobrar y el inventario, ya que estos son los que pueden mantener un nivel recomendable y eficiente de liquidez sin conservar un alto número de existencias de cada uno, mientras que los pasivos de mayor relevancia son cuentas por pagar, obligaciones financieras y los pasivos acumulados por ser estas las fuentes de financiamiento de corto plazo, pues cuando una empresa tiene entradas de caja inciertas, debe mantener un nivel de activos corrientes suficientes para cubrir sus pasivos circulantes.

Las mercaderías de una empresa son los bienes destinados para la venta y que constituyen el objeto mismo del negocio, por tal razón el manejo de mercadería debe ser siempre en forma ordenada, clara y rápida, de conformidad con las disposiciones de la Ley de Régimen Tributario Interno, pero también la contabilidad se realiza con motivos internos, para contar con información que nos permita realizar un mejor análisis de la situación financiera de la empresa y poder tomar mejores decisiones.

Utilizo la ley de régimen tributario interno, por motivo que en la empresa donde estoy desarrollando el proyecto de investigación, es una sociedad de hecho de una persona natural obligada a llevar contabilidad, y por ese motivo esta persona debe que lleva contabilidad debe regirse como si fuera una compañía legalmente constituida y tener ciertos parámetros y leyes que la rigen como compañía que son Código de Comercio, Ley de Compañías, el Código Tributario y la Ley de Régimen tributario Interno.

Ley orgánica de régimen tributario interno LORTI.- La ley orgánica de régimen tributario interno expresa reformatorias que necesariamente deben regularizarse en una empresa cuya actividad económica sea el comercio y específicamente mantenga inventarios, además de la presente ley las empresas deben regirse a otras bases legales como: código orgánico tributario, reglamento para la aplicación de la ley de régimen tributario interno (RALORTI), ley de RUC, reglamento de comprobantes de venta y retención; cada una de las leyes expuestas anteriormente hacen referencia a deberes formales de los contribuyentes, plazos para la inscripción de RUC e inicio de sus actividades de tributarias, quienes están obligados a emitir documentos autorizados por el Servicio de Rentas Internas, comprobantes que sustentan costos y gastos para el impuesto a la renta, declaraciones de IVA y retenciones en la fuente de renta, bases imponibles para impuestos a la renta, base imponible bienes tarifa 0% servicios tarifa 0%, entre otras obligaciones tributarias para los contribuyentes.

Las Instituciones Públicas y privadas se ven en la necesidad imperiosa de adoptar las técnicas de procesos de control interno como son manuales de normas, procedimientos y funciones que contienen información importante para crecer y mejorar continuamente las actividades recurrentes o rutinarias como son la adquisición, recepción, almacenamiento, entrega, baja y donación, contabilización y las actividades eventuales que también ameritan el control. El objetivo principal de esta investigación es preparar un manual de procedimientos para el control interno de los activos fijos de la Unidad Educativa Marie Auxiliadora, a través de la aplicación de normas, reglamentos y políticas que permitan renovar el control de los bienes en forma eficiente. Su aplicación está enfocada en los bienes de esta institución, en el transcurso de la investigación se han encontrado algunos problemas que se pretende solucionar, el esquema de la teoría científica que este trabajo está sustentado de acuerdo a lo establecido en los objetivos, es decir que se ha fundamentado la normativa que rige el control interno de los activos fijos quedando demostrado la importancia del presente proceso de control interno de activos fijos.

Referente al control interno se analizaron trabajos como los realizados por Lily Fernanda Quito Abad en el año 2013 sobre el “Diseño de un manual de control interno de inventarios basado en las NIIF para PYMES en el Hospital de Especialidades San Juan HOSPIESAJ S.A., de la ciudad de Riobamba”, en el mismo la autora implementa un manual de control de inventarios en base a las Normas Internacionales de Información Financiera para PYMES dentro del Hospital de Especialidades San Juan HOSPIESAJ de la ciudad de Riobamba período 2011 con el objetivo de llevar a la empresa hacia el cumplimiento de la nueva normativa contable de diligencia obligatoria en el Ecuador, además de contribuir al manejo y cálculo eficiente en la determinación de existencias.

3. Dada la importancia de la existencia de una comunicación recíproca eficaz durante la realización de una auditoría de estados financieros, esta NIA proporciona un marco general para la comunicación del auditor con los responsables del gobierno de la entidad e identifica algunos asuntos específicos que deberán ser objeto de comunicación. En otras NIA (véase el anexo 1) se enumeran otras cuestiones adicionales que deberán ser objeto de comunicación y que complementan los requerimientos de la presente NIA. Asimismo, la NIA 265 1 establece requerimientos específicos relativos a la comunicación a los responsables del gobierno de la entidad de aquellas deficiencias significativas en el control interno que el auditor haya identificado durante la realización de la auditoría. Adicionalmente, la comunicación de otras cuestiones no previstas en esta o en otras NIA puede venir exigida por las disposiciones legales o reglamentarias, por acuerdos celebrados con la entidad o por otros requerimientos que resulten de aplicación al encargo, como, por ejemplo, normas emitidas por una organización profesional nacional de contabilidad. Esta NIA no impide al auditor comunicar cualquier otro asunto a los responsables del gobierno de la entidad. (Ref: Apartados A24-A27)

A41. El concepto de eficacia en el funcionamiento de los controles admite que puedan producirse algunas desviaciones en la forma en que la entidad aplica los controles. Las desviaciones con respecto a los controles prescritos pueden deberse a factores tales como cambios en el personal clave, fluctuaciones estacionales significativas en el volumen de transacciones y error humano. El porcentaje de desviación detectado, en especial si se compara con el porcentaje esperado, puede indicar que no se puede confiar en el control para reducir el riesgo en las afirmaciones hasta el nivel valorado por el auditor.

estados financieros. En consecuencia, es adecuado que el auditor realice indagaciones ante la dirección sobre la valoración que la propia dirección hace del riesgo de fraude, así como de los controles que se han establecido para prevenirlo y detectarlo. La naturaleza, extensión y frecuencia de la valoración por parte de la dirección de dicho riesgo y de los controles pueden variar de una entidad a otra. En algunas entidades, es posible que la dirección realice valoraciones detalladas con una periodicidad anual o como parte de un seguimiento continuo. En otras entidades, la valoración por la dirección puede ser menos formal y menos frecuente. La naturaleza, la extensión y la frecuencia de la valoración realizada por la dirección son relevantes para que el auditor tenga conocimiento del entorno de control de la entidad. Por ejemplo, el hecho de que la dirección no haya realizado una valoración del riesgo de fraude puede ser indicativo, en algunas circunstancias, de la escasa importancia que la dirección concede al control interno.

A17. La Norma Internacional de Control de Calidad (NICC) 1 9, o los requerimientos nacionales que sean al menos igual de exigentes 10, tratan de las responsabilidades de la firma de auditoría de establecer y mantener su propio sistema de control de calidad para los encargos de auditoría. La NICC 1 determina las responsabilidades de la firma de auditoría de establecer políticas y procedimientos diseñados con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable de que la firma de auditoría y su personal cumplen los requerimientos de ética aplicables, incluidos los relativos a la independencia 11 . La NIA 220 establece las responsabilidades del socio del encargo con respecto a los requerimientos de ética aplicables. Estas responsabilidades implican mantener una especial atención, mediante la observación y la realización de las indagaciones necesarias, ante los posibles indicios de incumplimiento de los requerimientos de ética aplicables por parte de los miembros del equipo del encargo, determinar las medidas adecuadas a adoptar, si llegan a conocimiento del socio del encargo elementos que indiquen que los miembros del equipo del encargo han incumplido los requerimientos de ética, y alcanzar una conclusión sobre el cumplimiento de los

A9. Las disposiciones legales o reglamentarias de algunas jurisdicciones pueden requerir (especialmente en auditorías de entidades cotizadas) que el auditor comunique a los responsables del gobierno de la entidad o a otras partes relevantes (por ejemplo, las autoridades reguladoras) uno o más tipos específicos de deficiencias en el control interno que haya identificado durante la realización de la auditoría. Cuando las disposiciones legales o reglamentarias hayan establecido términos y definiciones específicos para dichos tipos de deficiencias y requieran que el auditor utilice dichos términos y definiciones a efectos de la comunicación, el auditor, empleará en ella dichos términos y definiciones de conformidad con el requerimiento legal o reglamentario. A10. Cuando la jurisdicción haya establecido términos específicos para la comunicación de los tipos de

El control interno, no importa qué tan bien esté diseñado y operado, puede proveer a una entidad solamente seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad. La probabilidad de logro se afecta por limitaciones inherente al control interno. Esas limitaciones incluyen las realidades de que el juicio humano en la toma de decisiones puede ser imperfecto y que puede ocurrir rupturas en el control interno a causa de fallas humanas, tales como errores o equivocaciones simples. Por ejemplo, pueden ocurrir errores en el diseño, mantenimiento, o supervisión y seguimiento de los controles de la tecnología de la información.

Por lo antes manifestado, el presente Manual de Procedimientos para el Control Interno Integral será el documento principal de control de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Antorcha Limitada” del Cantón Quinindé y servirá para establecer los métodos y procedimientos a ser aplicados para brindar la protección adecuada de todos los activos propiedad de la organización, al mismo tiempo que se convertirá en una herramienta fundamental para obtener y brindar la información correcta y confiable, y como fundamental función del presente manual será dar fiel cumplimiento a las normas para llevar a cabo, todas y cada una de las operaciones, impidiendo realizar la toma de decisiones del personal basadas en la improvisación.

departamentos. No obstante, la ausencia de asesoría ha provocado mayor relevancia en las ventas como fuentes de ingresos y diversos descuidos en el manejo del inventario, siendo estos los activos disponibles para la producción, consumo o comercialización en el ciclo normal del negocio. Considerando lo anteriormente detallado se realizó la presente investigación en Full Service Market Fullsermark S.A. para analizar el control interno en inventarios y plantear mejoras que contribuyan a una gestión efectiva. Se asistió al diseño de campo con enfoque cualitativo, a la indagación descriptiva y a técnicas de recolección de información como la encuesta aplicada a siete trabajadores seleccionados por muestreo no probabilístico intencional, la observación ejecutada directamente en la compañía y al cuestionario como instrumento de recopilación, los cuales permitieron conocer los diversos controles y las

11 El Control Interno ha revolucionado el mundo empresarial y ha sido de preocupación para muchos, existen diferentes enfoques, pero todos con un mismo fin de salvaguardar sus activos y protegerse de los fraudes. El informe COSO “The Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission” es una herramienta muy importante en el Control Interno que fue publicado en 1992 en Estados Unidos, donde se plasman resultados de tareas realizadas por el grupo Treadway Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting, la redacción de este informe fue encargada a Coopers & Lybrand.

Generalmente, el auditor obtiene las respuestas de los empleados (funcionarios) mediante una entrevista tratando de obtener la mayor evidencia. En este sentido es conveniente tener presente que el examen de control interno no concluye con la contestación de las preguntas del cuestionario. El auditor debe obtener evidencia y otras pruebas por medio de procedimientos alternativos que le permitan determinar si realmente se llevan a la práctica los procedimientos que la empresa tiene previstos. Con este objetivo, es conveniente que el auditor solicite algunos documentos que comprueben las afirmaciones; por ejemplo, en el caso de conciliaciones bancarias, podría solicitarse la del último mes para comprobar su existencia.

Con frecuencia, el conocimiento de un componente en la planificación preliminar no es suficiente para determinar el enfoque de auditoría, siendo probable que se requiera mayor información para evaluar el riesgo y para identificar los controles, incluyendo las funciones de procesamiento computarizado, en los cuales podríamos confiar. La evaluación del riesgo inherente requiere obtener un conocimiento más detallado de las actividades de la entidad en relación con el componente, de ahí que la obtención de información adicional a base de los requerimientos dados en la planificación preliminar es necesaria con el fin de obtener los elementos indispensables para evaluar el control interno y completar la documentación de la planificación preliminar.

(Publicaciones, 2012, pág. 104) sostiene que “Un Sistema de Control Interno significa todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una entidad para ayudar a logar los objetivos y asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo aspectos como salvaguardar los activos, la prevención y detección del fraude y error, la precisión e integridad de los registros contables así como la oportuna preparación y presentación de la información financiera de manera confiable”.

Para el alcance de la investigación se aplicó la exploratoria, descriptiva y la explicativa; la investigación exploratoria tiene por objeto la familiarización de un fenómeno o concepto desconocido o poco estudiado por ende esta investigación permite conocer cómo se lleva las actividades de control y su eficacia al momento de la ejecución de la gestión administrativa y financiera. Por lo que también refleja los problemas que ocurren dentro de la empresa al recurrir a un deficiente proceso contable; en cuanto a la investigación descriptiva reconocerá el entorno de la empresa y los diferentes eventos que se susciten dentro de ella, además de descubrir las características que servirán para profundizar el conocimiento del problema sujeto a investigación, como nace y se desarrolla en tiempo real y espacio determinado, involucrando hechos, procesos, personas y sus relaciones.