Organización de archivos de oficina

Artículo 23º. Los Archivos de Gestión y el Archivo Central, están en la obligación de facilitar sus documentos siempre y cuando el documento no se haya declarado de consulta restringida. Artículo 24º. Para el préstamo de documentos se llenará una boleta denominada “préstamo de documentos” y el funcionario que retire el documento firmará como responsable.

El expurgo conviene realizarlo inmediatamente después de cerrarse el trámite para evitar la acumulación innecesaria de papeles en los archivos de oficina. Si no se hiciera en este momento, se deberá realizar en la fase de preparación de la transferencia de los documentos al Archivo General.

La organización ONP es una Institución integrada en un sistema de información que requiere de una estructura documental que les permita administrar y gestionar tanto los archivos de oficina como la divulgación y conservación del conocimiento y de un grupo de profesionales que contribuyan a la prestación de servicios de información facilitando la disponibilidad y el acceso intensivo a los recursos. Se hace por tanto necesario escoger y definir una tecnología adecuada que procure su actividad y brinde una asistencia técnica integral acorde a las necesidades de la institución y contribuya a conseguir sus objetivos y aumente su nivel de visibilidad, recopile información sobre las actividades que la realice y elabore programas de difusión y conservación de contenidos. Para ello se fija una estructura operativa y funcional de Aplicaciones que hacen posible la gestión como un portal web, un catálogo y un repositorio institucional. Un conjunto de programas dependientes de la configuración, instalación y mantenimiento de unos servidores que soporten la carga documental y el diseño del flujo de trabajo.

a. Es deber del responsable de la oficina custodiar la documentación e información que por razón de empleo, cargo o función se conserve bajo su cuidado o al cual tenga acceso y evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento, utilización indebida, ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de documentos de archivo en físico (papel) o electrónico.

XIV. Expedir certificaciones, para efectos de carácter administrativo o jurisdiccional, de las constancias que obren en sus expedientes o archivos, derivados y generados directamente en ejercicio de sus atribuciones, previo pago de los respectivos derechos, cuando así proceda XV. Vigilar que se cumpla con la normativa en el ámbito de su competencia;

La Tabla de Retención Documental establece el tiempo de permanencia de los documentos en el Archivo de Gestión; por lo tanto, es deber del servidor público de la oficina verificar el vencimiento del tiempo de retención de las series documentales para proceder a su preparación y envió al Archivo Central. Todas las dependencias del ICBF deberán preparar los documentos por transferir al Archivo Central, de conformidad con las series, subseries y tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental (Archivo General de la Nación: Acuerdo 07 de 1994 Artículo 24 y Decreto 1382 de 1995, Artículo 2).

El presente Manual de Organización y Funciones (MOF), constituye un instrumento normativo y de gestión que detalla las funciones específicas, jerarquía, relaciones de coordinación, grados de responsabilidad y requisitos mínimos de cada uno de los cargos considerados en el Cuadro de Asignación de Personal Provisional (CAP-P), estableciendo una línea de autoridad y responsabilidad para cada uno de los integrantes de esta institución.

En el tema de la capacitación, por parte de la Oficina de Empleo del H. Ayuntamiento de Colima, se creó un vinculo con las escuelas técnicas que brindan desarrollo humano y oportunidades de vida laboral en donde se ofrece, como alternativa paralela a quienes gusten o requieran elevar sus habilidades, dar la oportunidad de crear una carrera laboral y ayudar a la auto superación personal, evitando convertirnos en un obstáculo desarrollando la habilidad de aprender oficios alternativos.

El primer paso, antes de preparar la transferencia – cuyo objetivo es evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, descargándolas de aquellos que no son de uso frecuente, logrando que reciban el tra- tamiento adecuado en el archivo correspondiente−, es contactar con el responsable del Archivo Central o del Archivo Intermedio, en el caso de que la Consejería no disponga de Archivo Central, que dará las pautas para la formalización. En las consejerías, organismos autónomos o em- presas públicas donde existan archivos centrales, las transferencias desde las oficinas deberán realizarse a los mismos, sirviendo estas normas como marco de referencia.

a) La propuesta de marco de trabajo de actividades a ser efectuadas a nivel regional, para la implementación de la Enmienda 173 del Anexo 1 respecto a la promoción de salud [r]

Se efectuará el primer día de la reunión, entre las 08:00 y 08:30 horas, en la Mesa de Registro de la Reunión ubicada en la antesala del Salón de Conferencias de la Oficina Regional de la OACI. Por razones de identificación, es necesario que los participantes lleven el gafete de identificación que se les entregará en el momento de su registro.

De ahí que este trabajo se oriente a exponer la forma de organización de las oficinas de comunicación social, áreas de la Administración Pública, encargadas de difundir esa información, [r]

Esta opción permite crear un nuevo documento, el cual es registrado por un usuario interno de la Entidad, para ser derivado a una unidad orgánica de la misma dependencia, a[r]

PowerPoint Presentation Organizaci?n Panamericana de la Salud Oficina Regional de la Organizaci?n Mundial de la Salud OPS/OMS Septiembre 2008 Marcos Chaparro Oficial de compras Buenos Aires Argentina[.]

Misión: Dirigir y controlar el registro y trámite de los documentos recibidos en la Oficina de la o del C. Secretario del Ramo, para gestionar su atención oportunamente por las diversas áreas y órganos desconcentrados de la Sedesol, así como de las Entidades Coordinadas, con el objeto de dar atención a las peticiones de la ciudadanía y en general, de cualquier solicitud de información recibida de los Gobiernos Federal, Estatales y Municipales u Organismos Internacionales; así como el seguimiento a los mismos hasta ofrecer una respuesta a los peticionarios; y el mantenimiento y resguardo de todos los documentos recibidos.

a) Formular, ejecutar y controlar las actividades del plan operativo informático, en el ámbito de su competencia. b) Proponer y supervisar las normas de seguridad [r]

Artículo 19.- Las comisiones necesarias que determine la Persona Titular para el buen funcionamiento de la Oficina de la Presidencia, serán integradas de manera temporal o permanente y sus objetivos, organización y funcionamiento serán fijados en las disposiciones administrativas internas en el ámbito de sus facultades y competencias.

2.1 La situación de las contribuciones se muestra en el siguiente cuadro, concluyéndose que a la fecha las aportaciones recibidas corresponden al 97.3% del total del presupuesto, siend[r]

El conocimiento de la capacidad de los sectores de tránsito aéreo o de posiciones de operación ATC es necesario por dos razones principales. La primera es que para planificar a largo pl[r]

El Taller sobre la elaboración de un marco de referencia nacional de performance para sistemas de navegación aérea, a realizarse como Proyecto Especial de Ejecución de la OACI del presente año, se celebrará en las instalaciones de la Oficina Regional de la OACI en Lima, Perú, del 13 al 17 de abril de 2009.