11. APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO
11.2. Área de Administración Financiera
Tabla 11. Aplicación Cuestionario Administración financiera (Tipo1)
CUESTIONARIOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO ADMINISTRACION - FINANCIERA
Proyecto de Interventoría de los planes de negocio para el fondo emprender - Contrato Interadministrativo
Área: Administración financiera Fecha de encuesta: 29-may-18 Nombre del entrevistado: Lised Marcela Melo Oviedo
Cargo: Coordinadora administrativa y financiera Versión: 001 Encuestado por: Diana Zapata Formato elaborado por: Lizbeth Ocampo y Diana Zapata
Generalidades
PREGUNTA SI NO N/A PONDERACION ¿Tiene conocimiento de la existencia de un procedimiento general
del área a la cual pertenece? X 3 Existe pero no está documentado
¿Tiene conocimiento de la existencia manuales de funciones para su
cargo o labor? X 1 No existen manuales
Si respondió de manera afirmativa a las dos preguntas anteriores,
¿Dispone usted de esos manuales y procedimientos? X 1
¿Fue capacitado de manera formal, mediante inducción adecuada
antes de iniciar labores en su cargo? X 2
¿Sabe usted si el área a la cual pertenece, tiene políticas internas? X 0 No existen políticas
Si su respuesta es afirmativa, ¿Conoce usted esas políticas del área? X 0 No existen políticas Luego de ser contratado, ¿Le han sido realizadas pruebas de
conocimiento sobre temas fundamentales de su cargo? X 2
No hay evaluaciones constantes, solamente en el ingreso.
¿Se realizan capacitaciones suficientes oportunas que potencien el
conocimiento de los colaboradores? X
Solo se realiza retroalimentación en el comité
¿Existe alguna figura que se asemeje a recursos humanos, desarrollo
o cultura que se preocupe por el bienestar de los colaboradores? X 3
El Proyecto no tiene, pero la Universidad del Valle tiene servicio de salud psicológico. Subtotal 12
Registro y control
PREGUNTA SI NO N/A PONDERACION
OBSEVACIONES, ACLARACIONES Y
COMENTARIOS
¿Existe un aplicativo tecnológico que facilite el desarrollo de sus
labores? X 1 Solo Excel.
¿Las directrices que recibe, son consecuentes entre sí? X 4
¿Tiene conocimiento pleno de las funciones que debe desarrollar
cada día? X 4
¿Realiza actividades que estén por fuera de las funciones de su
cargo? X 2
¿Existen instructivos de paso a paso para realizar sus funciones
diarias? X 0
¿Maneja usted dineros en efectivo o le son consignados a sus cuentas personales? Por favor aclare en los comentarios a que corresponden los dineros
X 4
Manejo de caja menor por $200.000 y su destino principal es
el transporte de la persona de las diligencias propias de FONADE. ¿Se realizan comités periódicos para la revisión de los avances de los
proyectos? X 4 De manera mensual.
Si su respuesta fue positiva, ¿Existe un protocolo para los comités? X 5
Existen fechas establecidas (todos los jueves de la segunda semana
del mes), se maneja agenda. ¿Tiene claro usted quien es su jefe directo o líder? X 4 Omar Javier Solano. ¿Tiene claro usted a quienes se debe entregar información del avance
de los proyectos y a quien no? X 4 Omar Javier Solano.
Subtotal 32
Autorizaciones
PREGUNTA SI NO N/A PONDERACION
OBSEVACIONES, ACLARACIONES Y
COMENTARIOS ¿Existen procedimientos que indiquen quienes son las personas
autorizadas para el manejo de los dineros de la administración del proyecto?
X 4 El presupuesto es manejado por el Instituto.
¿Existen procedimientos que indiquen quienes son las personas
autorizadas para efectuar pagos? X 4
El presupuesto es manejado por el Instituto.
¿Existe un personal definido para la función de autorizaciones? X 4 El Instituto
si su respuesta fue positiva, ¿Las autorizaciones son previamente
aprobadas con la firma del personal autorizado para ello? X 4
Aprobado por el Profesor Omar y Leonel Solarte (Director del instituto)
¿Se identifica claramente los niveles de autoridad y responsabilidad
para la toma de decisiones? X 4
¿Existen restricciones para el acceso a la información de los
proyectos? X La coordinación general.
Tabla 12. Resultados Aplicación de Cuestionarios Área Administración Financiera
Total preguntas realizadas 27
Máxima calificación posible 108
Total Calificación 64
Ponderación 59% Puntaje máximo 4 - mínimo 0 (ver tabla 7. Escala de ponderación)
Tabla 13. Aplicación de Cuestionarios Administración Financiera (Tipo 2)
CUESTIONARIOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO ADMINISTRACION – FINANCIERA
Proyecto de Interventoría de los planes de negocio para el fondo emprender - Contrato Interadministrativo
Área: Administración financiera Fecha de encuesta: Junio 20 2018 Nombre del entrevistado: Yenny Peñaloza Monsalve
Cargo: Auxiliar Operativa Versión: 001 Encuestado por: Diana Carolina Zapata Formato elaborado por: Lizbeth Ocampo y Diana Zapata
Generalidades
PREGUNTA SI NO N/A PONDERACION
OBSEVACIONES, ACLARACIONES Y
COMENTARIOS ¿Tiene conocimiento de la existencia de un procedimiento general del
área a la cual pertenece? X 0
¿Tiene conocimiento de la existencia manuales de funciones para su
cargo o labor? X 0
Si respondió de manera afirmativa a las dos preguntas anteriores,
¿Dispone usted de esos manuales y procedimientos? X 0
¿Fue capacitado de manera formal, mediante inducción adecuada antes
de iniciar labores en su cargo? X 1 Fui capacitada verbalmente.
¿Sabe usted si el área a la cual pertenece, tiene políticas internas? X 1
No existen políticas documentadas, más bien directrices claras que hemos adoptado como políticas.
Si su respuesta es afirmativa, ¿Conoce usted esas políticas del área? X 1 Sí, pero no tengo documentos que las indiquen.
Luego de ser contratado, ¿Le han sido realizadas pruebas de
conocimiento sobre temas fundamentales de su cargo? X 0
¿Se realizan capacitaciones suficientes oportunas que potencien el
conocimiento de los colaboradores? X 3 Diplomado
¿Existe alguna figura que se asemeje a recursos humanos, desarrollo o
cultura que se preocupe por el bienestar de los colaboradores? X 1
Considero que la Coordinadora Administrativa y Financiera Lised Melo, cumple con estas funciones. Subtotal 7
Registro y control
PREGUNTA SI NO N/A PONDERACION
OBSEVACIONES, ACLARACIONES Y
COMENTARIOS ¿Existe un aplicativo tecnológico que facilite el desarrollo de sus
labores? X 0
Solo Excel y la plataforma de Fondo Emprender para realizar consultas.
¿Las directrices que recibe, son coherentes? X 2 Sí, pero son verbales.
¿Tiene conocimiento pleno de las funciones que debe desarrollar cada
día? X 1
Si, aunque por ser de carácter asistencial, mis actividades pueden
variar bastante.
¿Realiza actividades que estén por fuera de las funciones de su cargo? X 4
Mi función como auxiliar es el apoyo de cualquier proceso que sea
requerido. ¿Existen instructivos de paso a paso para realizar sus funciones diarias? X 0 ¿Considera usted que la asignación de labores es adecuada según sus
capacidades? X 4 Soy asistencial.
¿Tiene delimitación de fechas para la entrega de informes de avance? X 0 Si su respuesta fue positiva, ¿Ha faltado usted a esa fecha en más de 3
ocasiones por proyecto? X 0
¿Se realizan comités periódicos para la revisión de los avances de los
proyectos? X 4 Si, una vez al mes.
Si su respuesta fue positiva, ¿Existe un protocolo para los comités? X 4 Sí.
¿Tiene claro usted quien es su jefe directo o líder? X 1 Sí, pero no está documentado en un instructivo.
¿Tiene claro usted a quienes se debe entregar información del avance
de los proyectos y a quien no? X 1 Sí, no hago parte de los autorizados.
Subtotal 21 Autorizaciones
PREGUNTA SI NO N/A PONDERACION
OBSEVACIONES, ACLARACIONES Y
COMENTARIOS
¿Existen procedimientos que indiquen quienes son las personas autorizadas para el manejo de los dineros de la administración del proyecto?
X 0
Tengo conocimiento que los recursos del proyecto son administrados por el Instituto y cajas menores y viáticos por la Coordinación Administrativa y Financiera, pero no hay
documentación al respecto. ¿Existen procedimientos que indiquen quienes son las personas
autorizadas para efectuar pagos? X 1 No se encuentran documentados aun
¿Existe un personal definido para la función de autorizaciones? X 1 Si aunque sin documentar. Si su respuesta fue positiva, ¿Las autorizaciones son previamente
aprobadas con la firma del personal autorizado para ello? X 1
No en todas las ocasiones, solo cuando algún documento lo requiere. ¿Se identifica claramente los niveles de autoridad y responsabilidad
para la toma de decisiones? X 1
Sí, todos conocemos la escala jerárquica.
¿Existen restricciones para el acceso a la información de los proyectos? X 1 Sí, no hago parte de los autorizados. Subtotal 5
Tabla 14. Resultados Aplicación de Cuestionarios Área Administración Financiera
Total preguntas realizadas 27
Máxima calificación posible 108
Total Calificación 33
Ponderación 31%