ÁREA RESPONSABLE DE LA APLICACIÓN

Gerente de la entidad

4. DEFINICIONES

ACTIVO FIJO. Son bienes tangibles de propiedad de la institución, adquiridos con la intención de utilizarlos en forma permanente por un tiempo determinado, que no están destinados para la venta.

INSUMO. Bien consumible utilizado en la producción de otro bien o servicio. PROVEEDOR. Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios. COTIZACIÓN: Es la evaluación del valor de un bien dentro de un mercado regulado, la cotización muestra el precio de un bien en un lugar y momento dados.

HOJA DE VIDA. Corresponde al archivo que contiene la información que identifica un equipo, las partes que lo conforman, y sus características.

MANTENIMIENTO. Todas las acciones que tienen como objetivo mantener un artículo o restaurarlo a un estado en el cual pueda llevar a cabo alguna función requerida. Estas acciones incluyen la combinación de las acciones técnicas y administrativas correspondientes.

MANTENIMIENTO PREDICTIVO. Es el mantenimiento programado y planificado con base en el análisis, muestreo y registro de variables que determinan el estado de la maquina y que se monitorean para predecir la falla; tales variables pueden se nivel de vibraciones, temperatura, presión, análisis de aceite, etc.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO. Es aquel que es realizado a los equipos con el fin de convencerlos en condiciones de operación. En este se puede detectar posibles fallas y defectos.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO. Es aquel que se ejecuta a las maquinas que están en operación después de detectar falla y que requiera de una reparación para su buen funcionamiento ya sea en forma urgente o planificado. PROCESO. Es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado.

REVISIÓN Y MONITOREOS DE EQUIPOS. Son las actividades preventivas y predictivas que se deben realizar a los equipos y componentes, cuando están funcionando o fuera de servicio, estas revisiones son consecuencia del programa de mantenimiento preventivo y predictivo y de otras actividades adicionales preventivas, los cuales dan la pauta para su ejecución.

RUTINAS DE INSPECCIÓN. Son inspecciones periódicas plasmadas en un programa de mantenimiento predictivo y preventivo y realizadas a los equipos en operación de acuerdo a los parámetros y variables de diagnostico. Estas rutinas se llevan a cabo con personal propio o con el personal contratado.

5. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Los mantenimientos en la entidad. Deben de ser programados y ejecutados de acuerdo a un plan de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo.

Se deben tener en cuenta que los mantenimientos preventivos y predictivos se desprenden de un programa de mantenimiento anual y los correctivos salen de las necesidades de cada dependencia o de las rutinas, o de las revisiones periódicas. Sin embargo estos deben ser flexibles según la necesidad.

5.1 PARA LAS MEJORAS O REPARACIONES LOCATIVAS Y EL MANTENIMIENTO DE MUEBLES Y ENSERES.

Las mejoras o las reparaciones locativas deben garantizar el buen estado y normal funcionamiento de los mismos.

En el momento de requisición de una mejora o reparación locativa y de

muebles y enseres se deberán buscar como mínimo tres (3) proveedores que cumplan los siguientes requisitos:

5.1.1 Cada uno de los proveedores deberán entregar por escrito la cotización u oferta, en la que deben especificar, valor, tiempo de entrega y tiempo de garantía y valor agregado.

5.1.2 Los proveedores deberán anexar a su cotización un portafolio de servicios en el que informen las especificaciones de su empresa o de su servicio (cuando sea persona natural), a él deberán adjuntar los siguientes documentos:

 Certificado de Cámara de Comercio,

 Fotocopia de la cédula del representante Legal,  Copia del R.U.T.

 Certificaciones de cumplimiento y de calidad de otros clientes.

5.1.3 Registrar en el formato anexo a este documento los resultados de la verificación de cada cotización u oferta.

El mantenimiento predictivo para los equipos de la empresa debe garantizar y predecir los problemas para que se corrijan con anticipación.

Para el cumplimiento de lo anteriormente señalado se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

5.2.1 DE EQUIPOS DE CÓMPUTO, HARDWARE Y SOFTWARE, IMPRESORAS Y ESCANER

a. programar y planificar el mantenimiento predictivo.

b. El servicio debe ser prestado en las instalaciones de la empresa, donde se encuentran ubicados los equipos.

c. Se deberá llevar debidamente actualizada la hoja de vida de cada equipo. d. Se debe garantizar la calidad y el cumplimiento de las obligaciones

contractuales.

e. En caso de que haya que cambian algún repuesto, la empresa estará en libertad de comprarlo y entregarlo para su instalación, o de exigir la factura debidamente autorizada por la DIAN, para el reintegro del coto del equipo.

5.2.2 FOTOCOPIADORA Y PLOTTER

a. programar y planificar el mantenimiento predictivo.

b. El servicio debe ser prestado en las instalaciones de la empresa, donde se encuentran ubicados los equipos.

c. Se deberá llevar debidamente actualizada la hoja de vida de cada equipo. d. Se debe garantizar la calidad y el cumplimiento de las obligaciones

contractuales.

f. En caso de que haya que cambian algún repuesto, la empresa estará en libertad de comprarlo y entregarlo para su instalación, o de exigir la factura debidamente autorizada por la DIAN, para el reintegro del coto del equipo.

5.3 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

El mantenimiento preventivo para los equipos de la empresa debe garantizar el buen estado y normal funcionamiento de los mismos.

Para el cumplimiento de lo anteriormente señalado se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

5.3.1 DE EQUIPOS DE CÓMPUTO, HARDWARE Y SOFTWARE, IMPRESORAS, PLOTTER Y ESCANER.

a. Visita inicial donde se hará la revisión de cada equipo para hacer el inventario y el diagnóstico.

b. Mínimo 3 visitas al año (cada cuatro meses), debidamente programadas, en las que se deberán adelantar las siguientes actividades:

 Limpieza y lubricación general del equipo tanto externa como interna  Revisión del software en cuanto a al adecuado funcionamiento de los

incluyendo la verificación del funcionamiento del estabilizador.

c. El servicio debe ser prestado en las instalaciones de la empresa, donde se encuentran ubicados los equipos.

d. Se deberá llevar debidamente actualizada la hoja de vida de cada equipo. e. Se debe garantizar la calidad y el cumplimiento de las obligaciones

contractuales.

f. En caso de que haya que cambiar algún repuesto que no este amparado por el contrato, la empresa estará en libertad de comprarlo y entregarlo para su instalación, o de exigir la factura debidamente autorizada por la DIAN, para el reintegro del costo del repuesto.

5.3.2 FOTOCOPIADORA Y PLOTTER

a. Visita inicial donde se hará el diagnóstico.

b. Mínimo 3 visitas al año (cada cuatro meses), debidamente programadas, en las que se deberán adelantar las siguientes actividades:

 Limpieza y lubricación general del equipo tanto externa como interna  Revisión general de todos las partes para garantizar su funcionamiento. c. El servicio debe ser prestado en las instalaciones de la empresa, donde se

encuentra ubicado el equipo.

d. Se deberá llevar debidamente actualizada la hoja de vida del equipo. e. Se debe garantizar la calidad y el cumplimiento de las obligaciones

contractuales.

5.4 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

El mantenimiento correctivo para los equipos de la empresa debe garantizar la respuesta inmediata y la solución del problema que origino el servicio.

Para el cumplimiento de lo anteriormente señalado se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

5.4.1 DE EQUIPOS DE CÓMPUTO, HARDWARE Y SOFTWARE, IMPRESORAS, PLOTTER Y ESCANER

a. Respuesta rápida y eficaz a la solicitud del servicio.

b. El servicio debe ser prestado en las instalaciones de la empresa, donde se encuentran ubicados los equipos.

c. Se deberá llevar debidamente actualizada la hoja de vida de cada equipo. d. Se debe garantizar la calidad y el cumplimiento de las obligaciones

contractuales.

e. En caso de que haya que cambian algún repuesto, la empresa estará en libertad de comprarlo y entregarlo para su instalación, o de exigir la factura debidamente autorizada por la DIAN, para el reintegro del coto del equipo.

5.4.2 FOTOCOPIADORA Y PLOTTER

encuentran ubicados los equipos.

c. Se deberá llevar debidamente actualizada la hoja de vida de cada equipo. d. Se debe garantizar la calidad y el cumplimiento de las obligaciones

contractuales.

e. En caso de que haya que cambian algún repuesto, la empresa estará en libertad de comprarlo y entregarlo para su instalación, o de exigir la factura debidamente autorizada por la DIAN, para el reintegro del coto del equipo.

NOTA:

Para la calificación de las propuestas se tendrá en cuenta además de los aspectos relacionados en el presente documento, lo siguiente:

 La experiencia de la empresa oferente,

 la garantía de la calidad y el cumplimiento del servicio,  los servicios adicionales ofrecidos como valor agregado,  el valor.

6. ANEXOS

6.1 FLUJOGRAMA MANTENIMIENTO DE MUEBLES Y ENSERES

6.2 CALIFICACIÓN DE PROPUESTAS PARA MANTENIMIENTO