CLASIFICACIÓN ABC DE INVENTARIOS
ABC S/Q VTAS NOA CANTIDAD DE PRODUCTOS % DE PRODUCTOS % DE VTAS
-
40 - Maestría en Dirección de Negocios 2017A (80%) 107 3% 66% B (15%) 609 15% 22% C (5%) 3318 82% 12% 4034 100% 100%
Fuente: elaboración propia.
De forma tal de cumplir con los plazos de éste trabajo final, se eligió uno de los almacenes para continuar con el desarrollo del lay-out. La decisión se discutió con la Gerencia de Intercap y se resolvió comenzar por aquel depósito que presente menos complicaciones en la implementación del método. Por diversos motivos, ese es el almacén de Resistencia. Se planteó comenzar por allí y aprender todo lo posible para la posterior aplicación en las demás sucursales comerciales.
Por otro lado, los productos que comercializa la empresa se caracterizan por ser muy numerosos (téngase en cuenta que sólo en Resistencia se vendieron 3550 productos distintos durante el 2016). En el posterior desarrollo del trabajo se tendrán en cuenta los productos de tipo A, es decir, que serán ordenados, ubicados y localizados 90 productos.
La aplicación del método en todo un almacén es un trabajo progresivo que requiere más tiempo del que se cuenta para el desarrollo de este proyecto, sin embargo, eso no le resta importancia al mismo, teniendo en cuenta que los 90 productos mencionados significan el 60% de las ventas de la sucursal.
En conclusión, para una de las sucursales de Intercap (Resistencia), se diseñará el lay- out del almacén, considerando los productos de categoría A. Esto implica encontrarles un lugar conveniente, ordenarlos, e implementar un sistema que permita su rápida localización.
Información sobre empaques para el Maestro de Productos
Para poder diseñar el orden dentro de las estanterías es necesario contar con información sobre los productos que la empresa no registraba. Principalmente, las medidas del embalaje que permitan calcular el volumen que ocupan dentro del almacén.
Para esto, se solicitó al Área de Compras los datos de los proveedores de cada producto tipo A. Para los 90 productos se identificaron 19 proveedores distintos.
-
41 - Maestría en Dirección de Negocios 2017El paso siguiente fue conseguir las medidas de los empaques de ítems A para agregar al Maestro de productos.
Resulta necesario definir cierta terminología a utilizar:
Empaque es todo producto que se utiliza para proteger, contener, manipular,
presentar el producto final. A su vez, existen varios tipos de empaque:
• Empaque primario: También empaque de venta, es el que está en contacto directo con el producto final. Debe contener datos fundamentales como el nombre del producto, marca, peso, variedad, productor y país de origen (por ejemplo, una botella de plástico que contiene el lubricante de motocicletas).
• Empaque secundario: Es un complemento externo que puede contener al empaque primario o permite agrupar varios empaques. Permiten simplificar su distribución y almacenamiento (por ejemplo, caja de cartón que contiene varias botellas de plástico). • Empaque terciario: Es el que agrupa empaques primarios o secundarios facilitando la manipulación y el transporte de los mismos (por ejemplo, pallets, cajas de madera, contenedores, tambores, etc.) (Martínez Gualdrón, 2006).
Ilustración 10 Clasificación de los Envases
Fuente: CENEM (Centro de envases y embalajes de Chile).
Los productos dentro de los depósitos de Intercap, se conservan en sus envases secundarios, en la mayoría de los casos. La empresa no cuenta con registros de la
-
42 - Maestría en Dirección de Negocios 2017información de sus medidas (volumen y peso). Por esto, se solicitó a los proveedores que provean los siguientes datos:
De cada empaque (primario, secundario, terciario según corresponda):
Alto
Ancho
Largo
Peso
Ilustración 11 Medidas empaques
Además, unidades contenidas por empaque, y, a su vez, empaques por pallet.
Con las respuestas recibidas de los proveedores se armó una base de datos que serviría para calcular el volumen de cada SKU. Por otro lado, se solicitó al personal de la sucursal de Resistencia que provea las medidas de los racks:
Alto: 3,5 metros
Ancho: 2,3 metros
Profundidad: 1 metro
Altura de los estantes regulable. Pérdida de 10 cm por estante.
Para los empaques secundarios, es decir, aquellos en los que se conservan los productos en el depósito, los resultados obtenidos fueron:
El 88% de los productos se almacenan en cajas (79 SKU distintos).
Existen 8 productos tipo A -que provienen de dos proveedores distintos- que no cuentan con una caja de medida regular en cada envío.
-
43 - Maestría en Dirección de Negocios 2017 El peso promedio de las cajas es de 14 kilogramos. Las medidas promedio de las cajas son: Alto=25cm; Ancho=26cm; Largo=33cm.
6 productos consisten en cubiertas cuya forma de almacenamiento es en líos de cubiertas o disposición tipo “espina de pescado”.
Existen 5 SKU que consisten en kits de diferentes productos armados por la empresa para su comercialización. Estos kits se preparan a pedido, es decir que no se almacenan.
Análisis de existencias
El análisis que siguió fue el de las existencias en la sucursal de Resistencia. Para designar el espacio que cada producto recibiría en las estanterías, fue necesario establecer un criterio de asignación. Se consultó con la gerencia y se decidió utilizar el nivel de stock objetivo que se maneja en los depósitos:
Stock objetivo (SO) = 30 días de ventas.
Es decir que la política de la empresa es contar siempre con mercaderías de cada producto para cubrir 30 días de ventas. Sin embargo, esto no significa que siempre se cumpla.
Para calcular el nivel de stock objetivo de cada producto se tomó el dato de ventas acumuladas del año 2016 y se lo dividió por 12. Luego, se calcularon las diferencias entre ese resultado y el nivel de inventarios en ese momento en la sucursal NEA.
A continuación, se presentan las diferencias entre el stock objetivo y el real para cada rubro de productos:
-
44 - Maestría en Dirección de Negocios 2017 Ilustración 12 Diferencia stock real contra stock objetivoFuente: elaboración propia.
Como se puede observar, existe un alto sobre-stock en cámaras, producto de una estimación excesiva de las ventas.
El gráfico anterior tiene en cuenta todos los productos que se vendieron durante el 2016. Si se consideran sólo los productos A, el resultado es:
Ilustración 13 Diferencia stock real contra stock objetivo para productos A
-
45 - Maestría en Dirección de Negocios 2017Vale aclarar que no se debe tener en cuenta el rubro “Kit de venta” pues, como se expuso anteriormente, este tipo de productos no se almacena.
Si se comparan los últimos dos gráficos se observa que la situación de las cámaras se mantiene estable, mientras que los excesos de stocks para las partes de transmisión y motor son mucho menos preocupantes si se enfoca solo en los productos A.
Todo el análisis anterior sirvió para tomar una decisión importante al momento de implementar el método ABC en la práctica:
“A cada producto A se le asignará el espacio en las estanterías suficiente para que quepa una cantidad igual al Stock Objetivo del mismo. Los productos A, en estas cantidades, se almacenarán en una Zona de Picking, cercana a los muelles de carga y descarga.”
Si la empresa decide adquirir niveles de inventario por encima del stock objetivo, las unidades “excedentes” se ubicarán en una Zona de Almacenamiento. Esta servirá para reponer la Zona de Picking, con la frecuencia que la empresa determine (semanal, quincenal, mensual).
Con los niveles de Stock Objetivo y las medidas de las cajas para los 90 productos A, se calculó que toda esa mercadería ocuparía un espacio igual a 23 m3. Ahora bien, teniendo las medidas de los racks se obtuvo el volumen que puede contener cada uno, que es igual a 8.05 m3. Esto significa que tres racks alcanzan para contener los productos A en cantidades iguales a su nivel de Stock Objetivo.
En otras palabras, la Zona de Picking de productos A incluirá tres estanterías o racks. Se propone a Intercap S.R.L. un lay-out para su depósito de Resistencia como se muestra en la siguiente imagen.
En el dibujo no se incluyen las oficinas que se encuentran al final del depósito, sólo la porción del almacén efectivamente ocupada por mercancías.
-
46 - Maestría en Dirección de Negocios 2017No se tuvieron en cuenta las proporciones reales, por no contar con los planos del inmueble. Sin embargo, la imagen sirve para ilustrar cómo debería ordenarse la mercadería según su tipificación.
Ilustración 14 Propuesta lay-out para Resistencia
Fuente: Applied Reasoning Technology, y elaboración propia.
Luego, para el armado de estanterías para productos tipo A deberá considerar: Ubicar los de mayor rotación más cerca de la unión de las zonas de Recepción y Preparación, y avanzar en el sentido que muestran las líneas curvas del dibujo.
-
47 - Maestría en Dirección de Negocios 2017Asignar ubicaciones por piso, desde abajo hacia arriba.
Asignar ubicaciones por producto, cuya dimensión no es fija sino que puede variar según la cantidad de espacio que ocupe cada producto.
A modo ilustrativo se presenta un ejemplo:
Ilustración 15 Propuesta ubicaciones
Fuente: elaboración propia.
En cuanto a las ubicaciones, por ejemplo, para la “CAJA 3”, que podría contener lubricantes, le correspondería el código de ubicación: E2-N0-P2. Esto indica que la caja se encuentra en la estantería n°2, en el nivel 0, y en la posición n°2.
-
48 - Maestría en Dirección de Negocios 2017Como se ve, una posición puede medir más que la otra, lo cual no significa ninguna complicación siempre que se respete una posición para cada SKU. O sea que Intercap tendrá 90 posiciones distintas para sus 90 productos A.
Se entrega a la empresa una planilla de Excel con toda la información necesaria para llevar a cabo la implementación del nuevo diseño del almacén, y para completar su Maestro de Productos.
-
49 - Maestría en Dirección de Negocios 2017Instructivos y medición de tiempos
Los objetivos dos y tres de éste trabajo final tal como se expusieron anteriormente son:
Proveer a la empresa de un sistema de medición de tiempos para procesos logísticos claves.
Plantear instructivos para procesos logísticos claves.
Para alcanzar los objetivos planteados, el primer paso fue definir qué proceso dentro de los almacenes se estudiaría. La Gerencia General solicitó que se analice el proceso de recepción de mercaderías en la sucursal de Buenos Aires, pues, en ese momento, era el que mayores complicaciones generaba.
Fue necesario recabar información acerca de qué manera se llevaba a cabo el proceso de recepción de mercaderías. A tal fin, se utilizaron técnicas de observación directa y entrevistas con Agentes Logísticos y encargados del depósito.
Una vez recabada la información, se detectaron las posibilidades de mejoras y se rediseñó el proceso, redactando un instructivo que luego serviría a Intercap para implementar el cambio (ver Anexos I, II).
Entre las innovaciones realizadas se encuentra el sistema de medición de tiempos para el proceso de recepción de mercancías. Vale destacar que la empresa desconocía completamente este dato.
Se planteó un sistema sencillo, en el cual los Agentes Logísticos deben anotar la hora de inicio y de finalización de cada tarea, de entre las siguientes:
Fuente: elaboración propia. Ilustración 16 Tareas claves en almacén
-
50 - Maestría en Dirección de Negocios 2017Se entiende que el proceso de recepción de mercaderías está integrado por estos tres subprocesos. Además, los tiempos transcurridos entre el final de una tarea y el comienzo de la siguiente se consideran tiempos muertos del proceso.
Las anotaciones de los Agentes Logísticos se cargarán al sistema informático de la empresa permitiendo agregar indicadores al tablero de comando de la Gerencia y del Área de Compras.
-
51 - Maestría en Dirección de Negocios 2017CONCLUSIONES
La realización del presente trabajo permitió arribar a las siguientes conclusiones:
Quedó demostrada la importancia de la gestión de inventarios, actividad que había sido relegada en Intercap, y sin embargo, genera alto impacto en los costos y en la eficiencia de la empresa en su actividad comercial.
La aplicación del método aportó a la Gerencia información nueva y esclarecedora sobre sus inventarios. A partir de ahora, las decisiones se tomarán con un mayor entendimiento de la realidad de los almacenes.
La clasificación ABC permite a la empresa enfocar sus esfuerzos en aquellos pocos artículos cruciales. Por el otro lado, permite evaluar planes de acción para aquellos artículos que tan poco aportan a la facturación de Intercap.
Se propone a la empresa reordenar sus inventarios tanto en la sucursal de Resistencia, como en las demás sucursales, siguiendo el método desarrollado en el presente trabajo. La implementación resultará en un aumento de la productividad y eficiencia de las tareas dentro de los depósitos. Además, serán notables las mejoras en los tiempos de respuesta.
Se propone a la empresa continuar con la documentación de sus procesos siguiendo el formato desarrollado en los Anexos I y II. Las ventajas de la formalización de los procesos se encuentran ampliamente probadas.