MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 – ALFREDO RICO – RICOSOFT 2016 100 En Windows 8.1 y Windows RT 8.1, puedes buscar todos tus archivos de OneDrive, aunque no tengas conexión a Internet. Si además quieres abrir y editar los archivos y no tienes acceso a Internet, tendrás que hacer que estos archivos estén disponibles sin conexión. Puedes utilizar la app OneDrive o el Explorador de archivos para ello.
Para hacer que los archivos estén disponibles sin conexión con la app OneDrive
Desliza rápidamente el dedo hacia abajo o haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta para seleccionarlo; a continuación, pulsa o haz clic en Sin conexión. Si te preocupa el espacio de tu PC, no te interesa tener muchos archivos sin conexión o si hay archivos que ya no vas a necesitar sin conexión, cámbialos de nuevo para que solo estén disponibles online.
Si el espacio de tu PC no es un problema, también puedes hacer que todo tu OneDrive esté disponible sin conexión:
1. Desliza el dedo rápidamente desde el borde derecho de la pantalla y, a continuación, pulsa Configuración. (Si usas un mouse, señala el extremo inferior derecho de la pantalla, mueve el puntero del mouse hacia arriba y haz clic en Configuración).
2. Pulsa o haz clic en Opciones y activa Acceso a todos los archivos sin conexión.
Para hacer que los archivos estén disponibles sin conexión con el Explorador de archivos
Mantén presionado el archivo o haz clic en el botón derecho en él y luego elige Sin conexión. Para hacer que todo OneDrive esté disponible sin conexión, mantén presionado OneDrive o haz clic con el botón derecho en el panel izquierdo y elige Sin conexión.
Compartir archivos
Compartir archivos con OneDrive es mucho más sencillo que configurar el uso compartido de archivos en una red doméstica y mucho más ordenado y eficaz que enviar archivos por correo electrónico o transportarlos en una unidad flash USB.
Para compartir archivos y carpetas usando la aplicación OneDrive
1. Desliza el dedo hacia abajo o haz clic con el botón derecho en los archivos o carpetas para seleccionarlos. 2. Pulsa o haz clic en Administrar.
3. Para compartirlos con personas o grupos específicos, elige Invitar a personas. Para compartirlos con un gran número de personas que seguramente no conozcas personalmente, elige Obtener un vínculo.
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Usar OneDrive con Office
Puedes abrir y guardar rápidamente documentos de OneDrive directamente desde aplicaciones de Office como Word, Excel y PowerPoint. Si además tienes la aplicación de escritorio de OneDrive instalada en tu equipo (algunas ediciones de Office se distribuyen con la aplicación de escritorio OneDrive), OneDrive y Office funcionan de forma conjunta para sincronizar tus documentos y para que puedas trabajar con otras personas en documentos compartidos al mismo tiempo.
Para guardar documentos de Office en OneDrive:
1. Inicia sesión en OneDrive cuando instales Office, o directamente en cualquier aplicación de Office. Pulsa o haz clic en Iniciar sesión en la esquina superior derecha de la aplicación y luego escribe la dirección de correo y la contraseña de tu cuenta Microsoft.
2. Abre el documento que quieres guardar en OneDrive, pulsa o haz clic en Archivo > Guardar como, elige tu OneDrive y después elige la carpeta donde quieres guardar el archivo.
Para obtener información sobre cómo crear documentos de Office en OneDrive mediante Office Online, consulta Usar Office Online en OneDrive.
Windows 10, Windows 7 o Windows Vista
Para optimizar OneDrive para su uso con Office, comprueba que la opción "Usar Office..." está seleccionada en la configuración de OneDrive.
1. Haz clic con el botón secundario en el icono de nube de OneDrive en el área de notificación, en el extremo derecho de la barra de tareas.
(Es posible que tengas que hacer clic en la flecha Mostrar iconos ocultos, junto al área de notificación, para ver el icono OneDrive).
2. Haz clic en Configuración y luego desmarca la casilla verificación Usar Office para trabajar en
archivos con otras personas al mismo tiempo.
(En Windows Vista y Windows 7, la casilla de verificación dice Usar Office para sincronizar los
archivos más rápidamente y trabajar en archivos con otras personas al mismo tiempo.)
Nota Si desmarcas la opción Usar Office para trabajar en archivos con otras personas al mismo tiempo, los
cambios que tú y otras personas hagáis en archivos de Office ya no se combinarán automáticamente.
Windows 8.1
Para averiguar si tienes la aplicación de escritorio OneDrive instalada en tu equipo, sigue estos pasos:
1. En la pantalla Inicio, escribe Programas y pulsa o haz clic en Programas y características.
2. En la lista de programas instalados, busca Microsoft OneDrive. Si lo encuentras, eso significa que la aplicación de escritorio está instalada en tu equipo.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 – ALFREDO RICO – RICOSOFT 2016 102 En Windows 8.1, puedes instalar la aplicación de escritorio de OneDrive para activar una opción que te permite trabajar en documentos de OneDrive con otras personas al mismo tiempo. Como OneDrive está integrado en Windows 8.1, no se instalarán otras características de la aplicación de escritorio. Descargar la aplicación de escritorio gratuita.
Consulta los requisitos del sistema de OneDrive. Descargar la aplicación significa que estás de acuerdo con el Contrato de servicios de Microsoft y la declaración de privacidad. Este software también puede descargar e instalar sus actualizaciones automáticamente.
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Usar un libro compartido para colaborar en Excel 2016 para Windows
Cuando comparte un libro, varios usuarios pueden verlo, pero no realizar cambios en el archivo al mismo tiempo. Los cambios se realizan en una o más copias del libro y posteriormente se combinan en el archivo compartido.
El proceso funciona de la siguiente forma: comparte un libro, y como parte del hecho de compartirlo, lo guarda. Otro usuario copia el libro compartido y agrega sus datos a la copia. Cuando hayan terminado, usted combina los datos de la copia de nuevo en el original.
Una de las mejores maneras de compartir un libro es colocarlo en una ubicación de red o una carpeta de OneDrive. De esa manera se permite a los demás usuarios acceder fácilmente al libro, copiarlo y agregar sus cambios.