3. PROCESO DE ESTUDIO DE VIABILIDAD DEL SISTEMA 33
3.2 ACTIVIDAD EVS 2: ESTUDIO DE LA SITUACIÓN ACTUAL 37
La situación actual es el estado en el que se encuentran los sistemas de información existentes en el momento en el que se inicia su estudio.
Teniendo en cuenta el objetivo del estudio de la situación actual, se realiza una valoración de la información existente acerca de los sistemas de información afectados. En función de dicha valoración, se especifica el nivel de detalle con que se debe llevar a cabo el estudio. Si es necesario, se constituye un equipo de trabajo específico para su realización y se identifican los usuarios participantes en el mismo.
Si se decide documentar la situación actual, normalmente es conveniente dividir el sistema actual en subsistemas. Si es posible se describirá cada uno de los subsistemas, valorando qué información puede ser relevante para la descripción.
Como resultado de esta actividad se genera un diagnóstico, estimando la eficiencia de los sistemas de información existentes e identificando los posibles problemas y las mejoras.
Tarea EVS 2.1: Valoración del Estudio de la Situación Actual
Descripción
En función de los objetivos establecidos para el estudio de la situación actual, y considerando el contexto del sistema especificado en la descripción general del mismo, se identifican los sistemas de información existentes que es necesario analizar con el fin de determinar el alcance del sistema actual. Asimismo, se decide el nivel de detalle con el que se va a llevar a cabo el estudio de cada uno de los sistemas de información implicados. En el caso de haber realizado un Plan de Sistemas de Información que afecte a dicho sistema, se toma como punto de partida para este análisis la arquitectura de información propuesta.
Para poder abordar el estudio, se realiza previamente una valoración de la información existente acerca de los sistemas de información afectados por el EVS. Se debe decidir si se realizan o no los modelos lógicos del sistema actual o si se describe el modelo físico, en función de los siguientes criterios:
o Si existen los modelos lógicos, y son fiables, se utilizan en la tarea Descripción de los Sistemas de Información Existentes (EVS 2.3)
o Si no existen dichos modelos, o no son fiables, se considera el tiempo de vida estimado para el sistema de información en función de la antigüedad, la obsolescencia de la tecnología o la falta de adecuación funcional para determinar sí se obtienen los modelos lógicos y físicos del sistema actual o por el contrario no se elabora ningún modelo.
La información relativa a los sistemas de información que se decida analizar, se obtiene mediante sesiones de trabajo con los Directores de Usuarios y el apoyo de los profesionales de Sistemas y Tecnologías de la Información y Comunicaciones (STIC) que se considere necesario.
Entradas
¾ Información Existente del Sistema Actual (externo) ¾ Arquitectura de Información (PSI 9.2)
¾ Catálogo de Objetivos del EVS (EVS1.3) ¾ Descripción General del Sistema (EVS 1.2)
Técnicas y prácticas
¾ Diagrama de Flujo de Datos ¾ Diagrama de Representación ¾ Sesiones de Trabajo
Salidas
¾ Descripción de la Situación Actual: • Contexto del Sistema Actual
• Descripción de los Sistemas de Información Actuales
Participantes
¾ Jefe de Proyecto ¾ Analistas
Tarea EVS 2.2: Identificación de los Usuarios Participantes en el
Estudio de la Situación Actual
Descripción
En función del nivel de detalle establecido para el estudio de la situación actual, se identifican los usuarios participantes de cada una de las unidades organizativas afectadas por dicho estudio. Se informa a los usuarios identificados como implicados en el Estudio de la Situación Actual, se solicita su aceptación y se espera su confirmación.
Entradas ¾ Descripción General del Sistema (EVS 1.2) ¾ Catálogo de Usuarios (EVS 1.3) ¾ Descripción de la Situación Actual (EVS 2.1)
Técnicas y prácticas ¾ Catalogación ¾ Sesiones de Trabajo Salidas ¾ Catálogo de Usuarios
Participantes ¾ Jefe de Proyecto
¾ Directores de Usuarios
Tarea EVS 2.3: Descripción de los Sistemas de Información Existentes
Estudio de la Situación Actual
Descripción
En esta tarea se describen los sistemas de información existentes afectados, según el alcance y nivel de detalle establecido en la tarea Valoración del Estudio de la Situación Actual (EVS 2.1), mediante sesiones de trabajo con los usuarios designados para este estudio.
Si se ha decidido describir los sistemas a nivel lógico, y si existe un conocimiento suficiente de los sistemas de información a especificar, puede hacerse directamente, aplicando las técnicas de modelización y siguiendo un método descendente. Si no se dispone del conocimiento suficiente, se construyen los modelos a partir de la descripción del modelo físico, es decir, de forma ascendente. Si se tiene que describir el modelo físico, se puede hacer mediante un Diagrama de Representación en el que se recojan todos los componentes físicos y sus referencias cruzadas. Otra opción es describir el modelo físico de forma más detallada, para lo que es necesaria la utilización de herramientas de tipo scanner.
Es conveniente indicar la localización geográfica y física actual de los módulos y datos de los sistemas de información afectados, evaluando al mismo tiempo la redundancia en las distintas unidades organizativas.
Entradas ¾ Descripción de la Situación Actual (EVS 2.1) ¾ Catálogo de Usuarios (EVS 2.2)
Técnicas y prácticas
¾ Diagrama de Flujo de Datos
¾ Modelo Entidad/ Relación extendido ¾ Diagrama de Clases
¾ Diagrama de Interacción de Objetos ¾ Matricial
¾ Diagrama de Representación ¾ Sesiones de Trabajo
Salidas
¾ Descripción de la Situación Actual:
• Descripción Lógica del Sistema Actual • Modelo Físico del Sistema Actual (opcional)
• Matriz de Localización Geográfica y Física de Módulos y Datos, incluidas las redundancias
Participantes
¾ Analistas
¾ Usuarios Expertos ¾ Equipo de Soporte Técnico
Tarea EVS 2.4: Realización del Diagnóstico de la Situación Actual
Descripción
Con el fin de elaborar el diagnóstico de la situación actual se analiza la información de los sistemas de información existentes, obtenida en la tarea anterior y se identifican problemas, deficiencias y mejoras. Estas últimas deben tenerse en cuenta en la definición de los requisitos.
En el caso de haber realizado un Plan de Sistemas de Información, se considera la valoración realizada sobre los sistemas de información actuales que pertenecen al ámbito de este estudio. Si se ha tomado la decisión de no describir la situación actual, se realiza un diagnóstico global justificando esta decisión.
Entradas
¾ Descripción de la Situación Actual (EVS 2.3) ¾ Catálogo de Objetivos del EVS (EVS 1.3) ¾ Valoración de la Situación actual (PSI 5.3)
Salidas ¾ Descripción de la Situación Actual: • Diagnóstico de Situación Actual Participantes ¾ Analistas
¾ Responsable de Mantenimiento