Actividades de control

Programa Nuevas Familias de la Fundación Acción Social Caritas.

(FASCA)

FECHA: NOVIEMBRE DEL

2015

Manuales de procesos. PAGINA: 1/5

Manual de proceso de compras.

1. Objetivo.

Establecer el procedimiento que se debe seguir para la compra, recepción y pago de la mercadería garantizando el cumplimiento de las políticas de la institución.

2. Alcance.

El proceso que se describe en este manual alcanza al proveedor, contabilidad, administración general, coordinación y departamento operativo.

3. Responsabilidades.

Proveedor:

 Despachar la mercadería solicitada  Emitir la respectiva factura

 Entregar oportunamente.

Coordinación:

 realizar toma física de inventarios  elaborar orden de pedido

 recibir la mercadería.

Elaborado por:

Carlos Sneider Gelvez

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Programa Nuevas Familias de la Fundación Acción Social Caritas.

(FASCA)

FECHA: NOVIEMBRE DEL

2015

Manuales de procesos. PAGINA: 2/5

Manual de proceso de compras.

Administración central:

 revisar el informe de toma física  aprobar la orden de pedido

 emitir la orden de compra de la mercadería  aprobar el pago al proveedor.

Contabilidad:

 Ingresar al sistema contable las facturas de compra  Asignándolas a su debida partida presupuestaria  Emitir el respectivo comprobante de retención  Realizar el comprobante de egreso.

4. Definiciones. Toma física de existencias:

 Toma física de mercaderías en bodega

 La toma física la realiza el coordinador junto el personal operativo correspondiente  Se emite un reporte y es entregado a la administración central

Elaboración de orden de pedido.

 Se toma como referencia la toma física para elaborar la orden de pedido, estableciendo las necesidades de adquisición para el periodo.

Elaborado por:

Carlos Sneider Gelvez

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Programa Nuevas Familias de la Fundación Acción Social Caritas.

(FASCA)

FECHA: NOVIEMBRE DEL

2015

Manuales de procesos. PAGINA: 3/5

Manual de proceso de compras.

Recepción de mercadería:

 Determinar cantidades de productos recibidos  Detectar productos no despachados o en mal estado

 Entregar a contabilidad factura original e informe de recepción de productos

Orden de pedido y emisión de orden de compra:

 La orden de pedido emitida por el coordinador es revisada por la administración central para su aprobación.

 En base a la orden de pedido y la disponibilidad de recursos financieros, se elabora la orden de compra de los productos definitivos.

 Se envía por vía física o electrónica la orden de compra al proveedor para que se proceda al despacho.

Despacho de la mercadería:

 El proveedor despacha la mercadería solicitada mediante las órdenes de compra, una vez hecho el requerimiento.

 La mercadería entregada por el proveedor debe ser revisada junto al coordinador y el personal del proveedor.

 El proveedor emite una nota de crédito por la mercadería que no fue despachada si se diera el caso

Elaborado por:

Carlos Sneider Gelvez

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Programa Nuevas Familias de la Fundación Acción Social Caritas.

(FASCA)

FECHA: NOVIEMBRE DEL

2015

Manuales de procesos. PAGINA: 4/5

Manual de proceso de compras.

Ingreso de factura al sistema:

 Se registra la factura en el sistema contable de la institución, de acuerdo al tipo de gasto

5. Descripción.

 El coordinador debe constatar la necesidad del detalle de la posible compra teniendo en cuenta las prioridades para el desarrollo de las actividades.

 Emite informe de toma física

 Con basa en el informe de toma física elabora la orden de pedido, en un formato Excel debidamente detallado, teniendo en cuenta las prioridades y las disponibilidades presupuestadas.

 La orden de pedido se envía a la coordinación central vía correo electrónico.

 La administración central es la responsable de revisar que las cantidades requeridas sean las adecuadas.

 La administración central imprime la orden definitiva y firma en constancia de aprobación. El documento impreso, será escaneado y enviado al proveedor por correo electrónico o en físico.

 El proveedor realiza el despacho de manera inmediata.

 La mercadería será revisada por el coordinador junto al personal del proveedor, las cantidades y estado de la mercadería.

 El coordinador entrega la factura al departamento de contabilidad.

 El departamento de contabilidad ingresa la factura al sistema contable, considerando las posibles observaciones reportadas.

Elaborado por:

Carlos Sneider Gelvez

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Programa Nuevas Familias de la Fundación Acción Social Caritas.

(FASCA)

FECHA: NOVIEMBRE DEL

2015

Manuales de procesos. PAGINA: 5/5

Manual de proceso de compras.

 Cuando se ingresa la factura al sistema contable, se elabora el comprobante de retención y el comprobante de egreso.

 La administración central revisa y autoriza el pago al proveedor, su aprobación se evidencia mediante la firma en el documento.

 Los comprobantes de egreso autorizados regresan al departamento contable para realizar los pagos al proveedor los días martes y viernes.

 El proveedor firma el comprobante de egreso como constancia de la recepción de los valores.

 El comprobante de egreso se archiva en el departamento contable.

Elaborado por:

Carlos Sneider Gelvez

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Programa Nuevas Familias de la Fundación Acción Social Caritas.

(FASCA)

FECHA: NOVIEMBRE DEL

2015

Manuales de procesos. PAGINA: 1/1

Diagrama de flujo proceso de compras.

Coordinación Administración central.

Proveedor. Contabilidad.

Elaborado por:

Carlos Sneider Gelvez

Revisado por: Autorizado por:

Inicio Realización toma física Elaboración de informe de existencias Elaboración de orden de pedido. Informe de toma física Recibe el pedido autorizado Elaboración de orden de pedido definitiva. Despacho de mercadería. Recibe mercadería y factura original. Revisión de la mercadería recibida. Recibe y revisa factura Ingresa factura al sistema de acuerdo a rubro de presupuesto Realiza retención y comprobante de egreso Revisa y autoriza los pagos

Recibe y paga los proveedores Fin. Aprobació n de orden de pedido

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