CAPÍTULO III. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU
3.5. Actividades de control
Proceso que se debe realizar para el Control de Inventarios
Con el pleno conocimiento de que los inventarios son el eje primordial de toda empresa, y como la presente investigación se fundamenta en promover a las empresas del sector comercial a llevar un correcto control de inventarios, a continuación de detalla el procedimiento que se debe utilizar para tener un control de mercadería eficiente en una institución.
3.5.1.1. Inventario físico
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: INVENTARIO FÍSICO
OBJETIVO: Actualizar los registros de las existencias para garantizar la integridad física de las mismas, con una correcta y oportuna información
RESPONSABLES: Administrador – Contabilidad - Bodeguero. PROCEDIMIENTOS
-
El responsable de bodega imprimirá un reporte de Stock (kárdex) registrado en el sistema.-
Se realiza el conteo físico de los productos que existen en bodega.-
Realizado el conteo físico se emitirá el respectivo informe de inventario con fecha y firma de los responsables.-
Este informe deberá ser pasado en limpio y entregado de forma inmediata a la gerencia de no presentar dicho informe el responsable será notificado con su sanción respectiva desde el departamento de contabilidad.-
El contador compara con las tarjetas kárdex el resultado del conteo físico y analizará las diferencias.-
Una vez aprobado se realizará el respectivo registro contable en el sistema.-
El inventario físico se realizará cada fin de semana. POLÍTICA-
El informe deberá ser entregado por el responsable máximo en dos días después de que gerencia lo solicite, de no presentar se notificará la respectiva sanción por el departamento de contabilidad.-
Las existencias deben encontrarse registrados en el formato proporcionado por el departamento de contabilidad (ver anexo Nª3 modelo de inventario físico)Elaborado por: Aprobado por:
INVENTARIO FÍSICO
BODEGA CONTABILIDAD GERENCIA
Si
Inicio
Imprimir reporte de
stock
Conteo físico
Reporte de inventario
físico
Compara tarjetas
kárdex con el inventario
físico
Diferencia
s
Informe de ajustes
Informe final
Autorización
1 1 No 463.5.1.2. Compra de mercadería
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: COMPRA DE MERCADERÍA
OBJETIVO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para la compra de la mercadería garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
RESPONSABLES: Administrador - Contabilidad - Personal Compras - Bodeguero- Proveedor
PROCEDIMIENTOS
-
El bodeguero identifica la necesidad de la compra y mediante un registro de verificación de existencias decide si elaborar o no una orden de compra en caso de ser elaborada, este documento es enviado al gerente, caso contrario continúa con sus actividades normales.-
El gerente recibe la orden de compra, la misma que pasa por una revisión, a través de la cual se decide su aprobación, en caso de ser aprobada se autoriza su emisión y se la envía al personal encargado de las compras, caso contrario se procede a la elaboración de una nueva orden de compra.-
El personal encargado de las compras recibe la orden de compra, conjunto con una copia, la misma que deberá ser archivada, posteriormente el documento original es enviado al proveedor.-
Todas las órdenes de compra serán aprobadas por el gerente general.-
El proveedor deberá confirmar la recepción de la orden de compra, haciendo uso de cualquier medio.-
La recepción de un pedido, se ejecutará solamente cuando haya existido una previa verificación de la factura con la orden de compra.POLÌTICAS
-
El bodeguero para enviar la orden de compra debe pasar por gerencia para su revisión y autorización de la compra, caso contrario no puede seguir con la gestión.-
Después de enviar la correspondiente orden de compra al proveedor debe esperar 1 día máximo para su confirmación caso contrario se cancela el pedido y se busca otro proveedor.-
Formato de orden de compra (ver anexo Nº3, modelo de orden de compra) Elaborado por:Aprobado por:
COMPRA DE MERCADERÍA
Bodeguero Gerente Personal de compras Proveedor contabilidad
Aprueba orden de compra 48 Inicio Establece necesidad de compras Controla existencia en bodega Verifica existenci as Elabora la orden de compra
Recibe la factura con la mercadería Verifica la mercadería con la factura Envía la factura Recibe orden de compra Revisa la orden de pedido Firma orden de pedido Envía la orden de compra Recibe orden de compras Envía orden de compra Recibe factura Elabora informe compras Envía informe de compras
Recibe orden de compra
Elabora factura
Envía factura con la mercadería Recibe la factura Registra la factura Archiv a Fin Si No Fin
3.5.1.3. Almacenamiento de mercadería
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: ALMACENAMIENTO DE MERCADERÍA
OBJETIVO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para el almacenamiento de la mercadería tomando en cuenta las políticas del negocio.
RESPONSABLES: Gerente General - Contabilidad –Personal de Compras – Bodega.
PROCEDIMIENTOS
-
El proveedor envía el pedido con su respectiva factura al personal de compras y estos se encargan de recibir la mercadería junto con la factura, a su vez ordenan al bodeguero descargar la mercadería.-
El gerente aprueba la lista de precios y la envía al contador que envié la lista al bodeguero.-
El bodeguero verifica la mercadería mediante un reporte de compras, luego coloca la mercadería en su respectivo lugar, añadiendo precios y códigos, a través de lo cual se procede a elaborar un informe de compras.-
En caso de no existir la factura de compra, se prohíbe la recepción de la mercadería.-
El ingreso a la bodega para el almacenamiento y la descarga de la mercadería, será autorizado solamente para el bodeguero.-
En caso de no coincidir las cantidades de la factura con las solicitadas en la orden de compra, se debe comunicar inmediatamente esta irregularidad al proveedor.POLÌTICAS
-
Al no coincidir las cantidades de la factura con lo recibido físicamente, el responsable debe comunicar inmediatamente esta irregularidad alproveedor, de no hacerlo el valor que corresponde al faltante será descontado en el rol del responsable.
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Verificar que el inventario se encuentre correctamente registrado en el sistema.-
para la presentación del informe (ver anexo Nº3 modelo de informe de mercadería recibida)Elaborado por: Aprobado por:
ALMACENAMIENTO DE MERCADERÍA
Proveedor Personal compras Bodeguero Contabilidad Gerente general
Si No Si 50 ¿Verifica si son productos nuevos?
Verifica lista de precios Inicio
Envía factura con los productos Recibe factura de compra Recibe la mercadería Ordena la descarga de la mercadería Realiza descarga de mercadería
Recibe la factura con la mercadería recibida
Envía la factura de compra
Recibe listas de precios y códigos Verifica mercadería
recibida
Coloca mercadería en su lugar
Asigna códigos y precios
Registra productos en el kárdex
Realiza un informe
Recibe factura de compra
Analiza las órdenes de compra con la factura
Realiza codificaciones para esos productos
Determina el precio de venta Elabora una lista de
precios Envía la lista de precios
Recibe la lista de precios Aprueba lista de precios Firma lista de precios
Envía lista de precios
Recibe la lista de precios
Envía la lista de precios y códigos
3.5.1.4. Facturación
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: FACTURACIÓN
OBJETIVO: Registrar de manera adecuada las ventas realizadas, con el fin de tener un reporte, recuperación y reconocimiento del ingreso realizado.
RESPONSABLES: Gerente General - Contador – Personal de Ventas PROCEDIMIENTOS
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El personal de ventas elabora la cotización si ésta es requerida por los clientes.-
Se recepta las órdenes de compra realizadas por los clientes.-
El Gerente recibe la orden de compra, la misma que pasa por una revisión, a través de la cual se decide su aprobación, en caso de ser aprobada se autoriza su emisión y se la envía al agente de compras, caso contrario se procede a la elaboración de una nueva orden de compra.-
Se elabora la respectiva factura de venta de acuerdo al detalle de la orden de compra: original (clientes) dos copias (cartera y archivo).-
En las facturas deberá constar las firmas de respaldo, tanto de la persona que emite como la del cliente.-
Si existiera algún error al elaborar la factura en el mismo día, en caso de ser facturas de fechas anteriores se anulara con una nota de crédito.-
El cajero recepta el pago realizado por el cliente en el caso de ventas al contado ya sea en efectivo o tarjeta de crédito y realizará el respectivo registro de cobro.-
Al final de día el cajero entregará un reporte de cobros el mismo que servirá para constatar las ventas realizadas y realizar los depósitos por las ventas realizadas.POLÌTICAS
-
Verificar la razón social del cliente en el Sistema del SRI-
Solicitar números telefónicos referenciales en caso de que la venta sea a crédito.-
Verificar la secuencia de las facturas y la fecha correspondiente Elaborado por:Aprobado por:
FACTURACIÓN VENTAS CONTABILIDAD Si No 52 REPORTE DE VENTAS, COBROS Y DEPÓSITOS ANULAR FACTURA 1 1 2 2
3.5.1.5 Venta de mercadería
ASOCIACIÓN AGROPECUARIA MANUEL FREIRE BARBA
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: VENTA DE MERCADERÍA
OBJETIVO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para la venta de la mercadería garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
RESPONSABLES: Gerente General – Contabilidad – Bodega – Personal de Ventas PROCEDIMIENTOS
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El cliente selecciona la mercadería y emite una orden de pedido la misma que es elaborada por el personal de Ventas, quien a su vez debe consultar la forma de pago.-
El cliente decide la forma de pago y le comunica al personal de ventas, quien registra esa decisión en la orden de pedido, la misma que será enviada al bodeguero.-
El bodeguero recibe la orden de pedido y realiza el registro de verificación de existencias, si no existe los productos solicitados procede a comunicarle al personal de ventas quien será el encargado de informarle al cliente la inexistencia de productos, para que posteriormente se vuelva a emitir otra orden de pedido, si sucede lo contrario el personal de ventas verifica la forma de pago y envía la orden de pedido al gerente general.-
La toma de pedido será elaborada únicamente por el personal de ventas.-
Toda orden de pedido deberá contener la forma de pago del cliente.-
Todas las ventas efectuadas a contado y a crédito requieren de la aprobación del gerente general.-
Las ventas a crédito deberán estar respaldadas por cheques, documento que deberá ser autorizado por contabilidad y a la vez poner en conocimiento al gerente general.POLÌTICAS
-
Verificar el pago realizado en efectivo por el cliente para evitar recibir dinero falso-
El bodeguero deberá verificar las existencias solicitadas por el cliente y comunicar lo antes posible.-
Promocionar a los clientes productos con modelos nuevos y novedosos, basándosesiempre en la calidad, precio y economía.
Elaborado por: Aprobado por:
VENTA DE MERCADERÍA
Cliente Personal compras Gerente Personal ventas Bodega Contabilidad
No Si 54 Inicio Selecciona la mercadería que requiere
Emite una orden de pedido Elabora la orden de pedido Pregunta la forma de pago Registra la forma de pago en la orden de pedido Entrega la orden de pedido Comunica la inexistencia de mercadería Verifica la forma de pago del pedido
Recibe la orden de pedido Analiza la orden de pedido Autoriza la venta Envía la orden de pedido Recibe la orden de pedido autorizada Elabora la factura de venta Recibe la orden de pedido Recibe la copia de factura Fin Comunica inexistencia de mercadería
Envía la orden de pedido
Archiva
Decide forma de pago efectivo o crédito
Verifica existencia
s
3.5.1.6. Despacho de Mercadería
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: DESPACHO DE MERCADERÍA
OBJETIVO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para el despacho de la mercadería garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
RESPONSABLE: Personal de ventas - Bodega – Personal de Ventas – Chofer PROCEDIMIENTOS
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El personal de ventas envía la factura original al bodeguero y elabora una guía de remisión para el chofer.-
El bodeguero recibe la factura original y prepara la mercadería a ser despachada, la misma que es registrada en la tarjeta kárdex, posteriormente procede a elaborar una nota de despacho a través de la cual se hace la entrega de los productos al personal de ventas.-
El personal de ventas recibe los productos, la nota de despacho y procede a realizar la carga en el camión, el bodeguero no podrá despachar la mercadería si no existe la debida factura de la venta.-
Cada vez que exista la salida de mercadería de la bodega, será responsabilidad del bodeguero el registro de la misma en una tarjeta Kárdex.-
El despachador no recibirá ninguna mercadería si no existe como respaldo una nota de despacho, debidamente firmada y sellada por el bodeguero.-
En caso de presentarse alguna anomalía en la factura y nota de despacho, el bodeguero deberá informarle a contabilidad y según sea el caso este deberá informar al Gerente.-
No se podrá transportar la mercadería si no existe una nota de despacho debidamente autorizada y una guía de remisión en la que se detalle las respectivas rutas de entrega.POLÍTICAS
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Verificar que la mercadería entregada por el transportista se encuentre firmado y sellado por el cliente que recibe.-
El transportista deberá revisar la mercadería entregada por el bodeguero si está correctamente despachado para evitar cualquier conveniente.Elaborado por: Aprobado por:
Personal ventas Bodega Chofer cliente Contabilidad
Si Inicio
Elabora factura y guía de remisión
Envía factura y guía de remisión
Recibe factura y guía de remisión
Envía factura y guía de remisión
Prepara productos detallados en la guía de remisión
Recibe factura original y guía de remisión
Recibe mercadería
Transporta mercadería
Entrega factura con la mercadería
Recibe mercadería con la factura
Realiza el pago Recibe mercadería de
vuelta
Envía mercadería de vuelta y el pago Recibe mercadería de vuelta Informa sobre devolución Elabora informe de la devolución de mercadería Recibe el dinero de la venta
Envía el dinero producto de la venta
Recibe dinero producto de la venta Deposita el dinero Fin Verifica cantidades Reclama No 56
3.5.2. Cálculo de máximos y mínimos Existencias máximas
Es la cantidad máxima que económicamente puede mantenerse en stock del producto de papas, con el fin de cubrir eventuales deficiencias.
Existencia máxima =
Tabla 9. Cálculo de existencias máximas Existencia máxima de
papas
Existencia máxima de cebada
Existencia máxima de maíz
Existencia máxima = EM = 720 quintales Existencia máxima = EM= 1400 quintales Existencia máxima = EM = 1360 quintales 3.5.2.1. Existencias mínimas
Se considera el periodo más corto de abastecimiento junto con los consumos mínimos mensuales.
Existencia mínima=
Tabla 10. Cálculo de existencias mínimas Existencia mínima de papas Existencia mínima de cebada Existencia mínima de maíz Existencia mínima = EM = 211.20 quintales Existencia mínima = EM = 341.33 quintales Existencia mínima = EM = 309.33 quintales