Actividades propuestas para la implantación de un sistema de tipo ERP. Basadas en Callaway (1999), Martínez (1999), Kapp (2001) y Ptak (2000).
Organizar el proyecto
Identificar necesidades del proyecto. Identificar las expectativas del proyecto. Establecer el alcance del proyecto.
Identificar los recursos necesarios para el proyecto. Definir el plan del proyecto.
Asignar responsabilidades al personal involucrado en el proyecto. Definir el alcance del consultor.
Establecer los requerimientos que debe cubrir la compañía. Establecer los objetivos del proyecto.
Realizar la calendarización del proyecto. Definir los beneficios clave del proyecto.
Presentar al Comité Directivo el plan del proyecto y los beneficios clave. Obtener el compromiso de la alta dirección.
Crear grupos de trabajo
Involucrar a todos los responsables de tomar las decisiones. Formar un Comité Directivo del proyecto.
Formar un Equipo del proyecto.
Designar un Líder o Administrador del proyecto. Decidir sobre contratar consultores o contratistas.
Educar y entrenar al personal involucrado.
Designar un responsable de la coordinación de la educación y entrenamiento del usuario final. Designar un responsable de la administración del cambio.
Proporcionar información sobre los procesos de negocio de la compañía al equipo del proyecto Proporcionar información sobre el sistema al equipo del proyecto.
Proporcionar entrenamiento sobre el sistema al equipo del proyecto.
Definir la forma de operar el negocio - unidad
Analizar la forma en que la organización realiza sus operaciones / ciclos de negocio. Identificar los requerimientos de la organización.
Analizar la forma en que la organización utiliza la información. Identificar las expectativas del proyecto esperadas por la alta gerencia. Identificar las claves para lograr el éxito del sistema.
Identificar los procesos clave.
Realizar un análisis del estado de la empresa contra competidores directos. Realizar un análisis del estado de la empresa contra competidores indirectos.
Realizar un análisis del estado de la empresa contra las mejores organizaciones en el ramo.
Identificar si la compañía desea operar de la misma manera que lo venía haciendo o si desea hacer cambios en el negocio.
Establecer objetivos estratégicos que vayan de acuerdo con la misión de la compañía.
Mapear los procesos de negocio
Identificar los procesos congruentes con los objetivos estratégicos. Elaborar un diagrama de macro procesos.
Determinar la forma en que operará el ERP en términos de procesos de negocio.
Examinar a detalle los procesos clave. Simplificar los procesos.
Examinar el modelo de procesos del sistema ERP. Establecer qué módulos del ERP serán implementados. Establecer qué procesos de negocio que serán automatizados. Establecer resultados esperados medibles de la implementación.
Establecer la forma en que operarán los procesos después de implantar el sistema. Establecer requerimientos de infraestructura.
Definir el impacto organizacional.
Realizar simulaciones y configuraciones de interfaz y de arquitectura.
Mostrar el sistema.
Mostrar una simulación basada en información de la empresa. Realizar la configuración de interfaces externas.
Realizar la configuración de arquitecturas técnicas. Crear un plan de cobertura.
Comunicar al personal sobre el proyecto.
Realizar juntas.
Comunicar la misión de la organización. Comunicar la visión de la organización. Comunicar las estrategias de la organización. Comunicar la justificación del nuevo sistema. Comunicar los objetivos del nuevo sistema.
Reafirmar el compromiso de la dirección para el proyecto.
Comunicar los beneficios que traerá el nuevo sistema para la organización.
Comunicar los posibles cambios provocados por el nuevo sistema para la organización. Solicitar el involucramiento del personal en el proyecto.
Presentar a las personas que participarán en el proyecto.
Asegurar la infraestructura necesaria para el sistema.
Identificar que el hardware existente es confiable y opera según lo requerido para la implementación del sistema.
Si el sistema no puede funcionar correctamente con la infraestructura actual, se debe adquirir e implementar nuevo hardware y/o redes.
Planear las pruebas del sistema.
Nombrar a un responsable de coordinar las pruebas.
Decidir si se probará el sistema a lo largo de todo el proceso de implementación o inmediatamente antes de la implementación.
Realizar la configuración del ambiente de las pruebas. Preparar una versión prueba del sistema.
Actualizar frecuentemente el sistema de pruebas. Utilizar datos reales de la empresa en las pruebas. Planear la prueba de aceptación del usuario.
Configurar el sistema
Modificar las tablas que conforman la base de datos a las necesidades particulares de la organización. Considerar el mapeo de procesos.
Considerar los requerimientos del negocio.
Entrenar a usuarios para las pruebas.
Reclutar pequeños grupos de usuarios clave.
Proporcionar instrucción a los usuarios clave sobre los procedimientos del sistema y hacerlos participar en las pruebas.
Comenzar a crear la documentación del entrenamiento sobre el sistema.
Probar y corregir el sistema
Realizar pruebas piloto.
Realizar adecuaciones al sistema. Realizar pruebas técnicas.
Realizar pruebas de procesos de negocio. Realizar pruebas de usabilidad.
Corregir y re-probar el sistema y asegurar actividades previas. Documentar resultados.
Entrenar a usuarios finales.
Comenzar el entrenamiento de todo el personal que operará el sistema. Utilizar la documentación para el entrenamiento previamente preparada.
Preparar la puesta en marcha del sistema.
Asignar fecha para el arranque del sistema.
Asignar días para monitorear el desempeño del sistema y asegurarse de que trabaje apropiadamente. Crear una estrategia de arranque de producción.
Crear un plan de conversión de datos.
Trasladar todos los datos de la compañía a la base de datos del sistema a través de “Puentes de datos” (Data Bridge).
Crear o actualizar la documentación necesaria.
Activar el sistema/módulo.
Poner en marcha el sistema final.
Establecer procedimientos y maneras de medir y revisar los beneficios del sistema ERP durante su operación.
Aseguramiento óptimo y soporte al negocio.
Crear una estrategia de revisión que evalúe la estrategia de negocio para determinar que tanto encuadra el sistema ERP en la consecución de los objetivos.
Realizar revisiones de auditoria que establezcan el control óptimo de los procesos y su interacción y que el ERP continua siendo apto para el negocio en un medio ambiente de cambio.
Utilizar los resultados de las auditorías para ajustar la operación del sistema tal como sea necesario. Actualizar la última versión del sistema cuando sea necesario.
Mejorar continuamente.
Tener presente que una vez implementado el sistema no todo será estable y sin cambios. Se deberá fomentar una mentalidad que permita estar preparados para modificar las operaciones del negocio tanto como sea necesario con el único fin de mejorar las prácticas de la compañía.