ACTIVOS FIJOS

Todas las adquisiciones, bajas, traspasos y depreciaciones deben estar debidamente autorizados, correctamente valorados, registrados e imputados en el periodo y cuentas correspondientes. Estos bienes deben ser en detalle reflejando el costo y la depreciación de los mismos. Se debe mantener

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un control físico y su correspondiente actualización esto debe ser asignando a un custodio para su salvaguarda para evitar y disminuir la posibilidad de errores o irregularidades. 15

Los activos fijos para ser considerados como tal deben cumplir con ciertas características como son:

Mantener un registro de las altas, bajas y traspasos de acuerdo con las políticas, criterios y controles definidos por la empresa. La aplicación de unos coeficientes adecuados de depreciación para todos los elementos de los activos fijos aplicando criterios objetivos y uniformes sobre una base adecuada.

El mantenimiento de un detalle individualizado de todos sus elementos y características el cual debe estar correctamente conciliado con las cuentas contables. Los activos fijos deben cumplir siempre siguiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas internacionales de contabilidad y en toda la normativa vigente que se contemple para su tratamiento.

Autorización

Se debe utilizar unas solicitudes predefinidas tanto para las adquisiciones como para los retiros y mejoras en el activo fijo, estas solicitudes deben especificar el motivo de la inversión o retiro y una estimación del costo del mismo. Todas las solicitudes deben estar autorizadas por la persona designada para esta actividad y según el monto de la inversión de la máxima autoridad de la empresa.

Valoración y registro

El valor de las facturas de los proveedores por la compra de uno o varios activos debe corresponder en precio, cantidad, características del bien, descuentos, impuestos y cálculos aritméticos a lo solicitado y comprado. Todas estas adquisiciones deben ser notificadas a Contabilidad para su registro, adjuntando la documentación correspondiente así como su pérdida, beneficio y depreciaciones correspondientes.

Control Físico

15 ORMAECHEA, Juan Aguirre, Control interno áreas específicas de aplicación, tomo III, Editorial didáctica Multimedia 2001, Pág. 153

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Los activos fijos se someterán a comprobaciones físicas e incluso a verificaciones de lis documentos de propiedad si fuera necesario, para ello se realiza un recuento de los diversos elementos del activo si lo tuviera con ello se confirma que los elementos registrados continúan existiendo. Cuando un activo fijo se encuentra dañado es anotado e identificado para registrar los ajustes de valor si fuera necesario, todo este procedimiento de verificación debe ser realizado por el responsable o custodio de los activos fijos.

Los elementos dados de baja como obsoletos deben ser controlados contablemente siempre y cuando tengan algún valor residual. Todas las adquisiciones deben ser numeradas y archivadas por separado para facilitar su control e identificación. No puede realizar la constatación física la persona encargada de la custodia de los activos fijos.

Salvaguardia y custodia

Se debe mantener una cobertura de seguro adecuada sobre los elementos del activo fijo, se la debe revisar y actualizar periódicamente e informar al asesor de las altas y bajas para su inclusión o exclusión dentro del seguro. La utilización de dispositivos de salvaguarda de los activos fijos a utilizar pueden ser: sistemas de seguridad, alarmas contra robo, incendio, desastres naturales etc.

Identificación y venta de activos fijos

Los activos fijos deben llevar un código impreso que les corresponda, en un aparte visible para que facilite su identificación y control. La venta de un activo fijo, propiedad de la empresa de debe efectuar por con la autorización de la máxima autoridad. Estas ventas pueden generar una pérdida o utilidad de acuerdo con la negociación a la que se llegue con el comprador, este resultado se determina básicamente por la depreciación que el activo fijo posea hasta el momento de la venta.

Depreciaciones

La depreciación se aplica a los activos fijos según lo establecido por el Sistema Tributario Ecuatoriano, Ley de Equidad Tributaria según el grupo al que pertenece se deben aplicar los siguientes porcentajes:

Propiedad, planta y equipo Equipo de oficina 10% 10 años Muebles y enseres 10% 10 años

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Vehículos 20% 5 años

Edificios y construcciones 5% 20 años

El Método de Depreciación a emplear es el de línea Recta, los activos fijos deben ser depreciados periódicamente (anualmente), en los asientos de ajuste, con el objeto de proporcionar el valor real de los activos después de un periodo agotado de su vida útil.

Al final de su vida útil los activos fijos quedan con un valor residual que puede o no ser real de acuerdo al mercado. Los activos fijos se pueden valorar e incrementar su valor cuando su estado se modifica y/o accesorios se mejoran o incluyen con el objeto de mejorarlo. “Cada activo es una partida individual que es afectada de distinto modo por el uso y la obsolescencia.”16

Los activos fijos pueden depreciarse en un tiempo mayor al establecido por la ley de acuerdo con su uso y/o aplicación, es necesario entonces aplicar una tasa mayor de depreciación de acuerdo con la realidad del activo fijo. La depreciación acelerada debe ser justificada ante los Organismos de Control Ecuatorianos, en este caso el Servicio de rentas Internas. Es decisión de las máximas autoridades la modificación de los porcentajes de depreciación y de la vida útil de los activos fijos de una empresa.

Es recomendable que se defina un criterio razonable y sensato para elegir el método de depreciación y sus correspondientes tasas para efectos operativos y de comercialización o fabricación.