ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO

A continuación, se describen los exigibles que se debe tener en cuenta para el buen desempeño del proyecto.

3.9.1 PLANES Y METODOLOGÍAS A SER PRESENTADOS POR EL CONTRATISTA Plan de Gestión de Alcance y Tiempo

El contratista desarrollará el Plan de Gestión de Alcance y Tiempo, el cual deberá incluir la Estructura Detallada del Trabajo (EDT) con un mínimo de 4 niveles sin considerar el nombre del servicio como un nivel, la matriz de entregables para cada una de las fases y etapas del servicio, y el cronograma resumido de las principales actividades del servicio. Dicho Plan incluirá como mínimo lo siguientes puntos:

- Resumen ejecutivo. - Objetivo.

- Alcance.

- Definiciones y abreviaturas. - Estructura detallada del trabajo. - Matriz de entregables del servicio. Plan de Gestión de Riesgos

El contratista desarrollará el Plan de Gestión de Riesgos, el cual tiene por objetivo prevenir situaciones potenciales que puedan afectar el desempeño de las operaciones en las líneas de producción. Para tal fin, se deberá presentar una metodología basada en las mejores prácticas del Project Management Institute (PMI). Dicho documento incluirá como mínimo lo siguiente:

- Resumen ejecutivo. - Objetivo.

- Alcance. - Definiciones. - Mapa de riesgos.

- Matriz de administración de riesgos. - Plan de contingencia del servicio. Metodología de Gestión de Calidad

El postor presentará como parte de su propuesta técnica una Metodología de Gestión de Calidad, conforme a los lineamientos descritos a continuación.

- La SBS considera que la calidad de un servicio debe ser evaluada en todos sus estados y fases, tanto en nuevos procesos como en existentes, considerando el

aseguramiento como medida preventiva a la detección de defectos y el control para subsanar los errores presentados.

- El postor deberá indicar en su Metodología de Gestión de Calidad, los objetivos, políticas, procedimientos, formatos e indicadores que se implementarán durante el servicio y que garanticen la calidad del servicio.

- La metodología deberá especificar las acciones de control y aseguramiento de calidad que tomará el postor para enfrentar los siguientes eventos no deseados:  Captura de imágenes recortadas.

 Pérdida del documento físico de los documentos en alguna etapa del servicio.  Procesamiento de documentos que necesitan ser restaurados.

 Devolución a la SBS documentos en estado de conservación inferior al entregado por el Archivo Central.

 Indexación física e indización lógica de documentos, previamente definida por la SBS, sin los elementos mínimos necesarios para la ubicación rápida del documento requerido.

Durante la etapa Pre-operativa, el contratista podrá hacer adaptaciones adicionales que la SBS considere necesarias a la Metodología entregada con la propuesta técnica, a fin de adecuarla a las necesidades del servicio, así como a los lineamientos de la SBS. Metodología de Gestión de Proyectos

El postor presentará en su propuesta técnica la Metodología de Gestión de Proyectos conforme a los lineamientos descritos a continuación:

- El postor deberá indicar en su Metodología de Gestión de Proyectos las políticas, procedimientos, formatos, herramientas que soportan la Metodología e indicadores que se implementarán durante el servicio.

Durante la etapa Pre-operativa, el contratista deberá hacer las adaptaciones adicionales que la SBS considere necesarias al documento entregado con la propuesta técnica, para adecuarlo a las necesidades del servicio, así como a los lineamientos de la SBS. La Metodología de Gestión de Proyectos debe ser aprobada por la SBS.

Metodología de Preparación de Documentos

El postor presentará como parte de su propuesta técnica una Metodología de Preparación, conforme a los lineamientos descritos a continuación:

- El contratista debe proporcionar los recursos necesarios para la ejecución de las actividades de expurgue de documentos, estas actividades deberán ser efectuadas por personal que conozca el manejo de técnicas apropiadas para tal fin.

- El postor deberá indicar en su Metodología de Preparación de Documentos, los objetivos, políticas, procedimientos y formatos que se implementarán durante el servicio.

- La metodología deberá incluir procedimientos relacionados a los siguientes aspectos:

 En caso los documentos se encuentren ilegibles, o deteriorados de tal forma que no se puedan identificar los datos necesarios o parte de ellos, no será responsabilidad del contratista deducir o indagar, procediendo a devolverse.  Preparación de los documentos, estableciendo las especificaciones necesarias

que aseguren la integridad de los documentos, respecto a propiedad, procedencia, cantidad y formatos.

Los procedimientos a considerar en la Metodología de Preparación de Documentos a presentar por el contratista, será revisada y aprobada por la SBS.

Durante la etapa Pre-operativa, el contratista deberá hacer las adaptaciones adicionales que la SBS considere necesarias a la Metodología entregada con la propuesta técnica, a fin de adecuarla a las necesidades del servicio, así como a los lineamientos de la SBS. Esta metodología será aprobada por la SBS en la etapa Pre-operativa. El contratista tendrá un plazo de hasta un mes calendario antes de culminar la etapa pre operativa, para proponer cambios a la metodología. La SBS contará con el tiempo de una (1) semana calendario, para evaluar las propuestas de cambio en la metodología. 3.9.2 PROCEDIMIENTOS A SER PRESENTADOS POR EL CONTRATISTA:

A continuación se describen los exigibles que debe tener en cuenta el contratista para el buen desempeño del proyecto. Cabe indicar que durante la etapa Pre-operativa, el contratista deberá hacer las adaptaciones adicionales que la SBS considere necesarias a los planes, procedimientos y modelos propuestos a fin de adecuarlos a las necesidades del servicio.

Procedimiento de Recepción, Devolución y Traslado

El contratista desarrollará un procedimiento para la recepción y devolución de los documentos utilizados como insumo del presente servicio.

El contratista deberá indicar en el procedimiento cómo recibirá, trasladará y devolverá los documentos a las instalaciones fijadas, según el SERVICIO, qué medios de protección empleará para asegurar la conservación de la documentación recibida, cuáles serán los mecanismos de control empleados, como serán las coordinaciones con las áreas de la SBS y proveedores que interactúan en el servicio, etc.

3.10 ENTREGABLES

Durante la etapa Pre-Operativa, se definirán los criterios mínimos de aceptación de cada entregable con la finalidad que el contratista cumpla con esos criterios antes de presentar cualquier entregable.

La tarea del contratista respecto al íntegro del producto, concluye cuando haya satisfecho todos los entregables correspondientes a estos Términos de Referencia, así como a los entregables adicionales indicados en la propuesta técnica.

3.10.1 ENTREGABLES POR ETAPAS ETAPA PRE-OPERATIVA

En esta etapa el contratista deberá entregar como mínimo para revisión y/o aprobación de la SBS, lo siguiente:

Nro. Entregable Oportunidad de

entrega

01 Plan de trabajo para la etapa Pre Operativa que incluye:

o Alcance

o Actividades, plazos y responsables.

o Plan de recojo y entrega de documentación con valor permanente al Archivo Central de la SBS.

Segunda semana de Etapa Pre-operativa

02 Plan de trabajo para la etapa Operativa que incluye:

o Alcance

o Actividades, plazos y responsables.

o Cronograma de actividades e hitos de entrega. o Plan de ciclos de Producción.

o Plan de Metodología de Gestión de proyectos. o Metodología de Preparación de Documentos

o Indicadores de Gestión por cada uno de los procesos

Antepenúltima

semana de Etapa

Nro. Entregable Oportunidad de entrega

comprendidos en el servicio.

o Estimación del número de BLU RAY a entregar.

03 Acta de aprobación del plan de trabajo de la Etapa Operativa Penúltima semana de Etapa Pre-operativa

04 Matriz de Entregables del servicio. Cuarta semana de

Etapa Pre-operativa

05 Acta de cierre de la Etapa Pre Operativa Al término de la etapa

Pre Operativa

06 Pactos de Confidencialidad firmados. Al término de la etapa

Pre-Operativa

ETAPA OPERATIVA

En esta etapa el contratista deberá entregar como mínimo para revisión y/o aprobación de la SBS, lo siguiente:

Nro. Entregable Oportunidad de

entrega

01 Plan de trabajo actualizado. Cada vez que se

cambie el plan

02 Informe de seguimiento al Plan de Trabajo. Mensual

03 Resumen ejecutivo de seguimiento al Plan de trabajo. Mensual

04 Plan del ciclo de Producción. Inicio de cada mes

07 Plan de Contingencia Tecnológico y Plan de Pruebas. Segundo (02) mes

de iniciada la etapa

operativa y

actualizada con

frecuencia trimestral

08 Seguimiento a la Matriz de entregables y obligaciones. Mensual

09 Acta de Conformidad de Microformas de los Documentos. Al término del ciclo

de producción

mensual. 10 Acta de Conformidad de entrega de imágenes, con valor

legal, según estructura y metadata definida.

Al término del ciclo

de producción

mensual