ADQUISICIONES Servicio de alimentación para pacientes y profesionales

de salud del Hospital San Luis de Otavalo

5965,76 Servicio de alimentación para pacientes y profesionales 5658,77

33

de salud del Hospital San Luis de Otavalo

35242,46 Servicio de alimentación para pacientes y profesionales

de salud del Hospital San Luis de Otavalo

5875,05 Servicio de alimentación para pacientes y profesionales

de salud del Hospital San Luis de Otavalo

5941,65 Servicio de alimentación para pacientes y profesionales

de salud del Hospital San Luis de Otavalo

5941,65 Servicio de alimentación para pacientes y profesionales

de salud del Hospital San Luis de Otavalo

5859,58

Fuente: Auditoría Externa DP Imbabura, (septiembre 2014- marzo 2018). Análisis

Los montos para las adquisiciones por ínfima cuantía deben ser menores a $ 6,970.67 incluido IVA, a partir del cual se deberá necesariamente utilizar otros procedimientos dinámicos tal como señala el SERCOP, en el ariculonN°9 literal 6), en concordancia con el reglamento general de la LOSNCP en su artículo 60, y viabilizada mediante la resolución INCOP N° 062-2012, articulo Visto este antecedente se observa que los montos llegaban al límite permitido, pero se puede llegar a considerar un fraccionamiento de compra ya que el objeto de adquisición siempre fue el mismo y no se hizo en un solo proceso, afectando el manejo directo de existencias en sus diferentes modos.

Las servidoras y servidores involucrados en la compra de existencias, almacenaje y distribución, máxima autoridad, y administrativo – financiero, incumplieron las atribuciones, obligaciones y responsabilidades contempladas en el artículo 77, numeral 2, letra a), de la Ley Orgánica de Contraloría General del Estado; las Normas de Control Interno 100-03, Responsables de control interno, 406-03, contratación; y la letra a) de los Productos y Servicios: Contratación Pública, del numeral 4.3.3 gestión Administrativa del artículo 8 del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de los Hospitales del Ministerio de Salud Pública, emitido mediante Acuerdo 1537 del Ministerio de Salud Pública.

La relación que existe entre el tipo de procedimiento que se utiliza para la contratación o adquisición de existencias es directamente proporcional al espacio de almacenamiento, cantidades de stock, recepción de mercaderías, novedades registradas y garantías / calidad para existencias, procesos de reclamo y devoluciones de existencias y naturalmente la afectación en el cumplimiento de normas.

34 6.- Procesos de ajuste contable de inventarios

Al realizar la verificación y constatación de inventarios, se puede obtener datos y corroborar el verdadero estado de las existencias de medicamentos e insumos en bodega y al mismo tiempo, realizar el seguimiento a posibles errores en el ingreso, registro o despacho.

Tabla 7

Análisis de procesos de ajuste contable en bodega-expedientes.

Proceso Responsable Observación

Solicitud de adquisición de medicamentos e

insumos

Área requirente Se presentan las necesidades con todas las especificaciones técnicas o términos de referencia de los bienes a adquirir, y al mismo tiempo se registra las cantidades que se requieren. Proceso de

adquisición.

Administrativo Financiero Se suben los procesos con toda la documentación de respaldo (ET - TDR) que justifiquen la adquisición. Entrega /recepción

de bienes

Bodega Se procede a recibir los bienes adquiridos verificando documentación de respaldo con características, cantidades solicitadas y tiempo de entrega.

Registro de bienes y servicios recibidos

Bodega Se procede a ingresar los bienes al sistema de bodega

Pago proveedores Administrativo Financiero Se procede a realizar el pago con/sin descuento ante novedades recibidas en el paso anterior. Constatación de inventarios Bodega / Administrativo financiero Se programan al menos 2

constataciones físicas de inventario, como medidas de control

Constatación de inventarios

Bodega / Administrativo financiero

Se procede a realizar verificaciones periódicas de inventarios: dos generales de toda la bodega y existencias y varias específicas a diferentes áreas.

Verificación de base de datos

Administrativo / Financiero Una vez que se ha observado preliminarmente que existe un saldo de pasivos inusualmente elevado se busca rastrear la causa de ello y se verifican bases de datos.

Rastreo de inconsistencia

Administrativo / Financiero Cuando se ha identificado la causa de la inconsistencia en la información contable, se procede a realizar el rastreo de toda la documentación que sustenta o desvanece la inconsistencia. Autorizaciones Administrativo / Financiero Se solicita rectificaciones mediante el

canal jerárquico que corresponde: Empleado - Responsable de sub proceso - Líder de procesos - Máxima autoridad.

35

Justificaciones y respaldos

Bodega / Administrativo financiero

Con documentación de respaldo, desde el área contable del HSLO, se solicita emitir los reportes e informes que corresponden a fin de subsanar el error encontrado en la etapa anterior. Se adjunta a cada informe, la respectiva autorización.

Fuente: Hospital San Luis de Otavalo Administrativo financiero (2018).

Una vez que se realiza el proceso de constatación de inventarios, se puede verificar que existe un error en las cantidades de Malla quirúrgica de polipropileno 30cm x 30cm que existen en sistema y lo que realmente se puede constatar físicamente y con otros documentos de soporte, ya que el estado de resultados y las cuentas contables de pasivo presentan un inusual valor adeudado y que no se compadece con lo que sucede, contrastado por documentos de respaldo.

Con todo este proceso de verificación, seguimiento y control, se realizan las siguientes acciones de rastreo de todo el proceso con los debidos documentos de respaldo que aseguren la veracidad de los hechos y se justifica la solicitud.

Tabla 8

Análisis de procesos de ajustes contable en bodega-expedientes

N° Documento Responsable Asunto Observación.

Memorando Nro. MSP-CZ1- HSLO-AD- 2018-0365-M Guardalmacén HSLO Solicitud autorización realizar egreso insumo médico - premilene malla quirúrgica.

Se solicita el inicio del proceso de ajuste y corrección de error en tipeo o digitación de cantidades en sistema de bodega al jefe inmediato superior.

Ingreso Nro. 0246

Usuario guardalmacén

ingreso a bodega documento de respaldo Memorando MSP-CZ1-HSLO-AD-2018-0365-M

Factura 0010020000648

56

Proveedor factura de compra documento de respaldo Memorando MSP-CZ1-HSLO-AD-2018-0365-M Contrato administrativo No. AJ-HSLO- 03-2018 Asesoría Jurídica HSLO Adquisición de dispositivos médicos para el Hospital San Luis de Otavalo.

Contrato de proceso de compra SIE- HSLO-2018-01-DM Memorando Nro. MSP-CZ1- HSLO-AD- 2018-0371-M Responsable Área Administrativa Solicitud autorización realizar egreso insumo médico - premilene malla quirúrgica.

Solicitud de jefe de área hacia su líder de proceso Memorando Nro. MSP-CZ1- HSLO-ADF- 2018-0346-M Responsable Administrativa Financiera Solicitud autorización realizar egreso insumo médico - premilene malla quirúrgica.

Solicitud de líder de proceso hacia la máxima autoridad institucional.

Memorando Nro. MSP-CZ1- HSLO-2018- 1713-M Director del Hospital San Luis de Otavalo Disposición de verificación de documentación y motivo de la solicitud. Se procede a verificación de documentos y solicitud. Memorando Nro. MSP-CZ1- Responsable Administrativa Disposición de verificación de

Disposición en cascada desde la máxima autoridad hacia los empleados

36

HSLO-ADF-