Fase 3: Contratación en línea Fecha de finalización a más tardar el 30 de junio de
3. Agendamiento y consulta en línea documento del trámite de Certificado Judicial Consular.
Transacción en línea: Para el año 2010, el MRE no contaba con un sistema que permitiera la interacción con las demás entidades del Estado, aun teniendo el Ministerio representaciones misionales de Colombia en el exterior, las cuales se encargan de interactuar con los ciudadanos que se encuentran fuera del país.
Transformación en línea: La Cancillería para 2011 proyectó un cambio importante en la forma de operar y organizar los servicios alrededor de las necesidades de ciudadanos, por medio de la implementación del pago electrónico. Esto con el objetivo de lograr la automatización total del trámite de Apostilla como documento electrónico y de la cadena de trámites que lo fuesen requiriendo. Mientras para 2013 se proyectó: a) Proveer y/o consumir servicios de intercambio de información con entidades como el INVIMA, la Registraduría Nacional de Estado Civil y el antiguo DAS b) La personalización del portal web de acuerdo con las características de los usuarios y c) Accesibilidad web.
Democracia en línea: Para 2011 se planearon acciones con la intención de incentivar a la ciudadanía a participar de manera activa en la toma de decisiones de la entidad, algunas de estas son:
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Convocatoria para la participación por medios electrónicos.
Participación en línea: Habilitar espacios virtuales donde los ciudadanos puedan discutir temas de interés de la entidad para el mejoramiento de los mismos.
Redes Sociales.
Convocatoria para la democracia en línea.
Discusión y consulta en línea: Participación activa en la construcción de políticas, planes o programas y en la toma de decisiones.
Sin embargo las Redes Sociales por parte del MRE sobresalen como el elemento de acción con mayor desarrollo, ya que forjó el uso de esta herramienta en internet como campo abierto, orientándolas a realizar enlace directo con los elementos de participación con las que cuenta el Portal del Estado Colombiano.
Para el avance de algunas de las falencias y acciones expuestas de las fases anteriores, la entidad realizó un levantamiento de información con el objetivo de diseñar y desarrollar un multiportal como plataforma digital para atender las diferentes necesidades que se enmarcan en el MRE (Informe Gobierno en Línea 2010-2011, p.6-7):
Incrementar la presencia en Internet en Colombia y sus misiones en el exterior
Homogenizar la información, los servicios y los trámites
Promocionar el país y fortalecer su imagen
Cumplir los lineamientos de Gobierno en Línea
Este multiportal se divide en dos ámbitos esenciales: a) Educación en Línea y b) Intranet de Gestión del Ministerio.
38 a) Educación en Línea:
Desde la Dirección de Asuntos Culturales se ha desarrollado el Diplomado Virtual La cultura como herramienta de política exterior; orientada a los funcionarios diplomáticos en el exterior responsables de los asuntos culturales para darles herramientas para mejorar la gestión e impacto de las iniciativas del Ministerio en el exterior desde enero de 2011.
En el marco de la Estrategia Asia-Pacífico, el MRE y el SENA lanzaron el curso virtual de español para extranjeros dirigido a Australia, China, Corea, Japón e India, a partir del año 2011.
El Ministerio, a través de la Academia Diplomática ha buscado ampliar la oferta de cursos virtuales (cursos de idiomas/diplomacia multilateral) para hacer más asequible las oportunidades de capacitación de todos sus funcionarios, tanto en el exterior como en planta interna.
b) Intranet de Gestión del Ministerio
Bajo la filosofía de redes sociales, los funcionarios del Ministerio y diplomáticos en el exterior, estarán “siempre conectados” con el propósito de mejorar su labor y la relación con usuarios, usando únicamente un PC y una conexión de internet para8:
Gestionar encuentros virtuales
Compartir contenidos dentro de un contexto
Socializar la información dentro y entre los equipos
Compartir, revisar, discutir, actualizar datos y construir contenido en equipo independiente de la ubicación física.
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Tabla No. 2 Planes de Acción MRE 2010-214
Fuente: Informe Gobierno en Línea 2010-2011-MRE
Sin embargo el informe de la medición de Gobierno en Línea 2011 muestra que la forma de implementación del Decreto 1151 de 2008 de GEL, en las entidades de orden nacional y territorial, no avanzaba paralelamente a las demandas de los ciudadanos a niveles de conectividad e interactividad con internet, que han ido aumentando año tras año en el país.
A consecuencia de dicha medición se establece un nuevo modelo de madurez que ha orientado el avance del Estado en el uso de las TICs para la prestación de servicios: La Estrategia 3.1 de Gobierno en Línea la cual es reglamentada por el Decreto 2693 de 2012.
A las “5 Fases de Gobierno en Línea” anteriormente contenidas en el Decreto 1151 de 2008 -1) Información 2) Interacción 3) Transacción 4) Transformación y 5) Democracia en línea-, el nuevo Decreto 2693 de 2012 añade una nueva fase llamada: Elementos Transversales, la cual dan un giro importante a la implementación de GEL, dejando atrás la ejecución desordenada y dispersa de las fases como se estuvo realizando entre el 2008 y el 2011.
La inclusión de los Elementos Transversales a la nueva estrategia se origina a consecuencia de que las entidades hayan identificado la cadena de valor de sus
Plan de Acción 2011 2012 2013 2013-2014 Multiportal Implementar la plataforma del multiportal Presencia de Embajadas en multiportal (47) Presencia de 50% de Consulados en el multiportal (51) Presencia del 100% de las misiones de Colombia en el exterior (153) Educación en Línea Implementación de la plataforma e-lerning y la virtualización de contenidos. La Academia Diplomática ofrecerá entre 2012 y 2014 dos cursos virtuales adicionales por año
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procesos, contando con una caracterización actualizada de la infraestructura tecnológica y estableciendo un plan de ajuste permanente para fortalecer la estrategia GEL. “Así mismo, cuentan con una política de seguridad que es aplicada de forma transversal y mejorada constantemente, incorporado la política pública como parte de la cultura organizacional y elemento de soporte en sus actividades misionales”9 para cada entidad.
Seguido a ello, para alcanzar los objetivos de cada una de las fases replanteadas por el Decreto 2693 de 2012, las entidades deberán desarrollar actividades asignadas, como lo muestra la Tabla No. 3:
Tabla No. 3: Actividades por Fase de Gobierno en Línea Estrategia 3.1
Fase Actividades
Elementos Transversales
1. Institucionalizar la Estrategia del GEL: -Comité GEL
-Planeación GEL
-Estrategia de Apropiación -Monitoreo y Evaluación 2.Centrar atención en el usuario:
-Caracterización de Usuarios -Estrategia de Promoción -Accesibilidad
-Usabilidad
3.Implementar un Sistema de Gestión de Tecnologías de la Información:
-Planear Ajuste Tecnológico -Protocolo IPv6
4. Implementar un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI).
Información en Línea
1. Publicación de Información: -Política Editorial
-Publicación de Información -Acceso Multicanal
2. Publicación de Datos Abiertos: -Inventario de Información -Apertura de Datos
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Interacción en Línea
1. Habilitar espacios de Interacción:
-Consulta Interactiva de Información -Servicios de Interacción
2. Habilitar espacios electrónicos para interponer peticiones -Sistema de Contacto y PQRD
-Sistema de Móvil de Contacto y PQRD -Sistema Integrado de PQRD
Transacción en Línea
1.Disponer de trámites y Servicios en Línea -Formulario para descargas -Certificaciones y constancias -Trámites y servicios
-Ventanillas únicas
Transformación en Línea
1.Hacer uso de Medios Electrónicos en Procesos y Procedimientos Internos:
-Buenas Prácticas
-Sistema de Gestión de Documentos -Automatización de Procesos
2. Intercambiar Información entre Entidades: -Cadena de Trámites
-Servicios de intercambio de Información
Democracia en Línea
1.Definir la estrategia de participación:
-Estrategia de participación por medios electrónicos 2. Construir de forma participativa las Políticas y Planeación Estratégica.
3. Abrir espacios para control Social: -Rendición de Cuentas
4.Abrir Espacios de Innovación Abierta: -Promoción de Datos Abiertos
-Solución de Problemas
Fuente: Elaboración Propia a partir del Manual de Implementación de GEL Estrategia 3.1
Para guiar la planeación de Gobierno en Línea en cada sector (nacional y territorial), el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) ha estableciendo unos plazos para la implementación de la Estrategia y unos porcentajes mínimos de avance para los diferentes grupos de entidades que conforman la administración pública, desde el año 2012 hasta el año 2015 para
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entidades del orden nacional (Ver Anexo No. 3), correspondiente al caso de estudio el Ministerio de Relaciones Exteriores (MRE).
La Cancillería ha ejecutado los Elementos Transversales bajo tareas específicas, según el marco regulatorio de la Estrategia 3.1, estas son (Informe de Seguimiento y Evaluación: Estrategia de Gobierno en Línea 2012):
Definición y aprobación de la estrategia de comunicaciones de la entidad, en donde se definen las audiencias y la estrategia de comunicaciones para cada una de ellas.
Creación del comité de Tecnología de Información y Comunicaciones, cuyas funciones incluye promover la integración, aplicación y seguimiento a las políticas y estrategias del Plan Vive Digital, Gobierno en Línea, Cero Papel y Eficiencia Administrativa y demás políticas que incorporen el uso de medios electrónicos.
Elaboración de guía de política de seguridad de información para ser aplicada y mejorada constantemente.
El Plan Maestro 2014 pretende implementar el Protocolo de Internet IPV6 en Cancillería y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. Además de la actualización de la plataforma tecnológica de la institución.
Información en Línea:
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2. La actualización del diseño gráfico y restructuración de contenidos del portal web, acorde con los nuevos lineamientos de GEL 3.1, la Presidencia de la República y el plan de comunicaciones institucional.
Para enero de 2013 salió la nueva versión de la página web que se mantiene hasta hoy en día.
El Plan Maestro 2014 dentro de sus planes de acción tiene como objetivo la actualización de la estructura del portal web, aumentando la disponibilidad de datos de interés de los ciudadanos y la seguridad correspondiente al sitio de consulta.
Interacción en línea:
1. Implementación del Centro Integral de Atención al Ciudadano-CIAC, cuyo propósito es fortalecer los vínculos con los colombianos dentro y fuera del país, no solo por medio de la llamada telefónica, de forma escrita o personal, sino multiplicando los canales comunicacionales a través de medios electrónicos como: La página web, correo electrónico, chat, urna de cristal y Skype.
2. Actualización del Sistema de peticiones, quejas, reclamos y denuncias-PQRD. El Plan Maestro 2014 tiene el propósito de habilitar el contac center, monitoreo de redes sociales y mensajes de texto, para mejorar la relación interactiva con el ciudadano/usuario.
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Transacción en línea:
1. Implementación del trámite de apostilla o legalización en línea, que permite al ciudadano realizar el proceso sin necesidad de acudir a las instalaciones del Ministerio o a las gobernaciones autorizadas para realizar dichos trámites. El servicio está disponible 24 horas al día y se puede ingresar a este desde cualquier parte de Colombia y del mundo. (Ver Anexo No. 4)
2. Creación del Sistema Integral de Atención al Ciudadano-SITAC: Tiene el objetivo de centralizar la expedición de documentos consulares que permite:
Facilitar el trámite de la expedición de un documento consular en el proceso de solicitud, captura de datos (formalización), registro de pago, impresión de autorización del documento, brindando seguridad del documento tanto para el ciudadano como para las autoridades nacionales y extranjeras.
Actualizar la información en línea de los trámites de todas las oficinas del MRE de Colombia en el mundo, de tal manera que los trámites realizados desde cualquier latitud puedan ser consultados y monitoreados desde Bogotá en tiempo real.
Brindar mayor seguridad a los documentos expedidos con el registro de documentos electrónicos y el uso de la firma digital.
Controlar efectivamente la información de los trámites y facilitar la generación de reportes y estadísticas de los trámites consulares.
El sistema comprende 9 módulos que forman el menú principal (Ver Anexo: No. 5)
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Las primeras experiencias con SITAC y lo que representó como sistema de innovación para la Cancillería lo expresa la Primera Secretaria de Relaciones Exteriores10:
“El SITAC empezó con una prueba piloto, realizando registros civiles -esto es función de la Registraduría- pero nosotros lo hacemos en los consulados. También se comenzó con la expedición de cédulas y autenticación de firmas… () Llegó el momento en que SITAC reemplazó el sistema de visas, por lo que SITAC comenzó a expedir visas online. Entonces, por ejemplo un señor de la India ingresa al SITAC, escanea sus papeles y si le aprueban la visa, le envían un PDF. Posteriormente llega a Colombia y le estampan la visa en las oficinas del Ministerio”.
El Plan Maestro 2014 estipula la implementación del SITAC en 44 consulados, el modulo para la Expedición del Certificado en línea de permanencia en el exterior, además de generar nuevas funcionalidades al Trámite de Apostilla y automatizar los trámites de Nacionalidad Colombiana para la adquisición, renuncia, recuperación y expedición de certificado de nacionalidad.
Transformación en línea:
1. Nueva intranet corporativa, acorde con el plan de comunicaciones institucional que incorpora un rediseño gráfico, actualización de contenidos y servicios públicos del Ministerio.
2. Creación y actualización del Sistema de Correspondencia Oficial-SICOF, acorde con la estrategia de cero papel y las directrices del Archivo General de la Nación, con las siguientes características:
Uso de firma digital. 10
Bernal Jiménez, E. R. (2014, Agosto 12). Primera Secretaria de Relaciones Exteriores/ Carrera Diplomática y Consular.
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Uso de estándar PADES para estampado de tiempo de la firma con base en la hora oficial colombiana.
El documento electrónico que se firma es convertido en formato PDF/A para garantizar visualización del mismo en los próximos 30 años, independientemente de la tecnología existente.
Acceso desde dispositivos móviles.
Notificación y trazabilidad de trámite a las comunicaciones oficiales.
3. Avances en la estrategia cero papel, las cuales se ven representados en la disminución de uso del mismo desde las diferentes dependencias, como lo muestra el informe de Coordinación de Servicios Generales: Consumo de Papel e Impresión y Copiado año 2012-2013 (Ver Anexo No. 6), a consecuencia de la implementación del Sistema de Gestión Documental (modulo correspondencia)- SICOF, que busca en el manejo de la documentación en línea evitar la impresión de los documentos en lo posible, para así disminuir el consumo de papel en la entidad.
4. Intercambiar Información entre Entidades: Migración Colombia es una entidad que hace parte de la Cancillería y tiene como objetivo “ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado Colombiano”11. Cuando desapareció el DAS, se separaron las funciones de la
agencia de inteligencia de las de extranjería, quedando en manos de Migración Colombia está última. Esta entidad es relativamente nueva y ha alcanzado grandes logros en corto tiempo, como lo explica Elssa Bernal12,
“Migración Colombia es una entidad muy joven, ellos en sus pocos años de vida han tratado de meterle la ficha y el gobierno le ha otorgado un gran presupuesto. Incluso, ellos tienen acceso al Sistema de la Registraduría que nosotros (pasaportes) quisiéramos, por lo
11
Migración Colombia. Objetivo. Disponible [en línea]: http://www.migracioncolombia.gov.co/index.php/entidad/quienes-somos2/objetivo. Recuperado el 14 de octubre de 2014
12
Bernal Jiménez, E. R. (2014, Octubre 14). Primera Secretaria de Relaciones Exteriores/ Carrera Diplomática y Consular.
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que han avanzado mucho en la materia. Además, lo que se está buscando es que se fusione este sistema, tanto con el sistema Platinium heredado del DAS que tiene Migración Colombia-que además esta interconectado con Interpol- con el sistema de pasaportes”.
Migración Colombia con el área de Visas ya tiene una interconexión importante, que se plasma en su sistema: en donde ingresando el nombre de la persona, el sistema arroja el estado de la persona, es decir, se tiene conocimiento de si tiene circular roja de interpol o si la persona se ha quedado ilegal en Colombia.
El Plan Maestro 2014 pretende implementar un módulo para articular otro actor clave en la expedición de documentos electrónicos, gestionar avances en el intercambio de información con Registraduría, incorporar medios electrónicos para la optimización de procesos y procedimientos internos e implementar el Sistema de Gestión de Archivo de Expedientes Electrónicos.
Democracia en línea:
Definición de la estrategia de participación ciudadana en el plan de comunicaciones institucional con base en la normatividad referente a la rendición de cuentas en línea y a la solución de problemáticas con la participación abierta de la ciudadanía y la industria.
Sumado a los nuevos esfuerzos, las estrategias en desarrollo 2011-2014 como lo son el multiportal, la educación en línea y la intranet gubernamental, según el Informe de Gobierno en Línea 2012-2013 han mostrado avances en la materia, y su proyección de cumplimiento total al 2014, como exponen los indicadores de resultado:
Tabla No. 4 Indicadores de Resultado Planes de Acción MRE 2010-214 LINEA DE BASE 2010 2011 2012 2013 2014
0-Multiportal 30% 30.71% 33.33% 100%
0-Educación 30% 50% 100%
0-Intranet Gubernamental 30% 33% 33% 100%
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A modo de conclusión, en este capítulo se evidenció que el avance de las TICs en Colombia enlazado con el cambio de enfoque de Gobierno en Línea y los planes de acción ejecutados los últimos años, han ido mostrando el desarrollo y evolución de las fases determinadas por la política pública, como consecuencia de su evaluación anual. Esto ha permitido el rediseño de las versiones de la estrategia
(Ver: Tabla No. 1) con la pretensión de mejorar la relación gobierno-ciudadano en términos de conectividad e interactividad.
Sin embargo, el grado de avance en las fases no ha sido proporcional en todas, ya que se evidencia que en la fase de elementos transversales -la cual fue la última fase incluida la Estrategia 3.1-, ha mostrado mayores progresos que la fase de democracia en línea, que ha sido puesta en marcha desde la expedición de Decreto 1151/2008, presentando debilidad en su cumplimiento por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores.
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CAPÍTULO 3. PROCESOS DE RETROSPECCIÓN Y AVANCE DE GOBIERNO