AJUSTE Y ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO

En la fase de diagnóstico, se identificaron 19 procedimientos, los cuales fueron revisados en su totalidad en conjunto con la sección de Almacén e Inventarios, Recursos Físicos y Planeación. Así se realizaron las modificaciones pertinentes garantizando que el procedimiento se desarrolla del mismo modo en el que se ve reflejado en el diagrama de flujo.

Procedimiento Ajustes

GIF-PR-001, Baja de Bien

-Pasa de 3 a 2 fases, ya que la de ejecutar baja es innecesaria. -Se quita el software como bien ya que la evaluación del software la hace la Red de Datos

-En las bajas por no utilidad y/o daño se divide en muebles o equipos de cómputo.

-Según el tipo de baja cambia el orden o la definición de algunas actividades

-La evaluación del bien se hace más sencilla, ya que el comité evalúa la entidad a la cual se le va a hacer la entrega y se hace la entrega respectiva

GIF-PR-002, Ingreso Bien Tangible

- Se elimina el subprocedimiento verificación bien a ingresar, ya que pasa a ser una actividad inmediatamente se recibe el bien. -Se modifican las actividades del subprocedimiento ingresar el bien, y se modifican los formatos a usar.

-Se dejan los mismos tipos de ingreso, pero sus actividades se modifican un poco en orden y forma.

GIF-PR-003, Levantamiento de Inventarios

- En la línea de faltante se agrega faltante por hurto y faltante por dependencia con sus actividades respectivas

- Se especifica la actividad de firma de aprobación de inventario para finalizar la actualización

GIF-PR-004, Suministro de Bienes de Consumo

- En la línea de faltante se agrega faltante por hurto y faltante por dependencia con sus actividades respectivas

- Se especifica la actividad de firma de aprobación de inventario para finalizar la actualización

- Se especifica la diferencia de entrega entre tóner y papelería

GIF-PR-005, Carga y Descarga Software:

Se elimina el procedimiento ya que no hace parte de almacén e inventarios, simplemente para a ser un procedimiento de la Red de Datos

GIF-PR-006, Traslado de Bien

- Los tipos de traslado pueden ser reintegro o traslado

- Los traslados cambian las actividades cuando hay cambio de sede

- Los reintegros se cargan al inventario del Jefe de Almacén mientras se generan solicitudes para entregar bienes

GIF-PR-007, Orden de Compra

o Servicio ^{Se elimina el procedimiento ya que compras sale del proceso} _{Gestión de Infraestructura según el Plan Anual de Adquisiciones}

GIF-PR-008, Incorporación Inmueble

Se modifica el procedimiento teniendo en cuenta los diferentes tipos de incorporación que pueden presentarse en la

Universidad, y siguiendo diferentes lineamientos establecidos a lo largo del levantamiento de información realizado

GIF-PR-009, Asignación de

Espacios ^{Se modifica el procedimiento ya que se tienen en cuenta} diferentes variables para la asignación de espacios (arriendos), el cual debe establecerse según un plan de infraestructura

GIF-PR-010, Asignación de

Espacios Académicos ^{Se modifica el procedimiento ya que se tiene en cuenta el} Sistema de Información Geográfica para la actualización de los espacios en el mapa

GIF-PR-011, Adquisición de Seguros

-Se modificó un la manera de adquirir los seguros, ya que ahora se realiza por medio de un corredor de seguros como

intermediario, adicionalmente se tuvo en cuenta la opción de manejarlo sin corredor de seguros

GIF-PR-012, Reporte y Gestión de Hurtos

Se modifica el procedimiento ya que cambia el orden y se agregan algunas actividades, teniendo en cuenta que el Formato de Reporte de Hurtos no se utiliza

GIF-PR-013, Gestión Contrato de Aseo

-Se modifica el procedimiento ya que ahora todo el tema de aseo y cafetería se realiza por medio de Colombia Compra Eficiente -Aunque el proceso se realiza por Colombia Compra Eficiente, se mantienen las mismas fases

GIF-PR-014, Gestión Contrato Ferretería

- Se modifica el procedimiento ya que la convocatoria se realiza de manera diferente, al igual que la ejecución

-Las actividades de ejecución y seguimiento se modifican de forma y orden

GIF-PR-015, Gestión Contrato

Taller-Combustible ^{- Se cambian algunas actividades cuando se publica el concurso,} ya que se puede hacer por convocatoria pública o por contratación directa, y cada una de ellas lleva ciertas actividades.

GIF-PR-016, Gestión Contrato Vigilancia

- En la fase realizar el estudio se modifican varias actividades ya que ahora la contratación se hace por medio de la BMC

- La publicación del concurso se maneja por medio de la BMC - En la supervisión de este contrato se evalúa si existe alguna novedad, y si esta es de mayor o menor impacto cada

GIF-PR-017, Mantenimiento Locativo

Se elimina el procedimiento mantenimiento locativo, y pasa a ser un subprocedimiento del procedimiento de Intervención, debido a que el mantenimiento locativo hace parte de los distintos tipos de intervención que se pueden presentar

GIF-PR-018, Pago Servicios Públicos

Se modifica un poco en la estructura del procedimiento ya que los recibos pueden recepcionarse de dos maneras, entonces se crea una bifurcación con sus respectivas actividades

GIF-PR-019, Supervisión de Arrendamientos

- Cambian algunas actividades y el orden de la fase ingreso arriendo

- Se agregan algunas actividades a la fase supervisión del bien, dependiente la bifurcación dada

Tabla 7. Procedimientos iniciales proceso de Gestión de Infraestructura Física Fuente: Elaboración propia

PROCEDIMIENTOS NUEVOS:

 GIF-PR-017, Sistema Información Geográfica:  GIF-PR-018, Gestión de Correspondencia:

Así, debido a las actualizaciones de los procedimientos, se realiza un cambio en nomenclatura de los mismos, los cuales se denominarán de ahora en adelante así: 1. GIF-PR-001, Baja de Bien

2. GIF-PR-002, Ingreso Bien Tangible

3. GIF-PR-003, Levantamiento de Inventarios 4. GIF-PR-004, Suministro de Bienes de Consumo 5. GIF-PR-005, Traslado de Bien

6. GIF-PR-006, Gestión Contrato de Aseo 7. GIF-PR-007, Gestión Contrato Ferretería

8. GIF-PR-008, Gestión Contrato Taller-Combustible 9. GIF-PR-009, Gestión Contrato Vigilancia

10. GIF-PR-010, Gestión Contrato Seguros 11. GIF-PR-011, Reporte y Gestión Hurtos 12. GIF-PR-012, Gestión Servicios Públicos

13. GIF-PR-013, Gestión Impuesto Predial y Automóviles 14. GIF-PR-014, Asignación Espacios Apoyo Académico 15. GIF-PR-015 Intervención

16. GIF-PR-016, Incorporación Inmueble

18. GIF-PR-018, Gestión de Correspondencia

7.4.2 FORMATOS

Teniendo en cuenta la actualización realizada en los procedimientos, se procede a la actualización de los formatos asociados a los mismos, realizando las respectivas creaciones, modificaciones o eliminaciones. Inicialmente se presentan 15 formatos los cuales se ven reflejados en la tabla que se relacionan a continuación:

Nombre del formato Observaciones

GIF-PR-001-FR-001, Solicitud Baja de Bien Tangible

Se modifica teniendo en cuenta todas las firmas necesarias y se ajusta la forma del formato buscando optimizar espacios

GIF-PR-002-FR-002, Entrada Bien a Almacén

Se modifica teniendo en cuenta que el formato se utiliza por medio del sistema de información ARCA

GIF-PR-002-FR-003, Salida Bien de Almacén

Se modifica teniendo en cuenta que el formato se utiliza por medio del sistema de información ARCA

GIF-PR-003-FR-004, Levantamiento de Inventarios

Se modifica ajustando espacios y teniendo en cuenta las firmas que debe tener el formato GIF-PR-003-FR-005, Registro Novedad Se modifica teniendo en cuenta las firmas que

debe tener el formato y los ítems que se manejan cuando se realiza inventario GIF-PR-005-FR-006, Informe Baja de

Software

Se elimina el formato ya que no se realiza informe de baja de software, y adicionalmente el software es manipulado por la Red de Datos y no por Almacén e Inventarios

GIF-PR-005-FR-007, Solicitud de Compra de Software

Se elimina el formato ya que no se realiza informe de baja de software, y adicionalmente el software es manipulado por la Red de Datos y no por Almacén e Inventarios

GIF-PR-006-FR-008, Solicitud Traslado Bien Se modifica el formato teniendo en cuenta los ítems necesarios para la ejecución óptima del procedimiento

GIF-PR-007-FR-009, Orden de Compra Se elimina el formato ya que la sección de compras sale del proceso Gestión de

Infraestructura Física GIF-PR-007-FR-010, Solicitud de Compra y/o

Servicio

Se elimina el formato ya que la sección de compras sale del proceso Gestión de Infraestructura Física

GIF-PR-009-FR-011, Solicitud Asignación de Espacios

Se modifica el formato de acuerdo a las nuevas necesidades para la ejecución del procedimiento

GIF-PR-009-FR-012, Asignación de Espacios

Se elimina el formato ya que el procedimiento se ajusta y se crean nuevo formatos

GIF-PR-012-FR-013, Reporte Hurtos Se elimina el formato ya que no se utiliza ni es necesario, solo se requiere la denuncia para la ejecución adecuada del procedimiento

GIF-PR-017-FR-014, Solicitud de Servicio Se elimina el formato ya que el procedimiento mantenimiento locativo pasa a ser parte de otro llamado intervención, y para este procedimiento se crean nuevos formatos GIF-GUI-001-FR-015, Solicitud de

Parqueadero

Se elimina el formato ya que la guía de parqueadero se elimina también y pasan a ser parte del procedimiento asignación de

espacios

Tabla 8. Formatos establecidos inicialmente proceso de Gestión de Infraestructura Física Fuente: Elaboración propia

Así, de acuerdo a las modificaciones, eliminaciones e inclusiones realizadas se realizó un cambio de nomenclatura a los formatos, por lo que de ahora en adelante los formatos asociados a los procedimientos del proceso de Gestión de Infraestructura Física se denominarán así:

1. GIF-PR-001-FR-001, Solicitud de baja bien tangible 2. GIF-PR-002-FR-002, Comprobante de entrada almacén 3. GIF-PR-002-FR-003, Comprobante de salida almacén 4. GIF-PR-002-FR-004, Acta de recibido

5. GIF-PR-003-FR-005, Levantamiento de inventarios 6. GIF-PR-003-FR-006, Registro de novedad

7. GIF-PR-005-FR-008, Solicitud de traslado bien

8. GIF-PR-005-FR-009, Autorización salida de elementos

9. GIF-PR-014-FR-010, Solicitud asignación de espacios apoyo académico 10. GIF-PR-014-FR-011, Concepto Adecuaciones

11. GIF-PR-014-FR-012, Control de asignación de espacios apoyo académico 12. GIF-PR-015-FR-013, Solicitud concepto intervención

13. GIF-PR-015-FR-014, Visita técnica

14. GIF-PR-015-FR-015, Estudio de permisos 15. GIF-PR-016-FR-016, Solicitud incorporación 16. GIF-PR-016-FR-017, Estudio Inmobiliario

7.4.3 MANUALES

Inicialmente el proceso de Gestión de Infraestructura Física no tiene manuales. Sin embargo, de acuerdo a la información levantada y teniendo en cuenta la normatividad vigente es necesario crear manuales al proceso, los cuales se relacionan a continuación:

Nombre Manual Objetivo

GIF-MG-001, Manual para la asignación de espacios apoyo académico

Este manual tiene como objeto normar la utilización de los espacios físicos para actividades de apoyo académico en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, a fin de lograr un apropiado uso y aprovechamiento del patrimonio mobiliario de la Universidad

GIF-MG-002, Manual para la asignación espacios bienes y-o servicios

Definir los procedimientos y criterios, para la asignación y supervisión de los espacios físicos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas destinados a ser arrendados para ofrecer bienes y servicios, a la comunidad universitaria, además del funcionamiento de establecimientos de comercio, o para cualquier otra actividad diferente a la académica, de conformidad con las políticas, normatividad y directrices emitidas por la Universidad, entidades Distritales y/o Nacionales.

GIF-MG-003, Manual para el uso de estacionamientos

El propósito del presente documento es exponer los lineamientos de normalización y control sobre las conductas y relaciones que se derivan del uso de los parqueaderos de la Universidad Distrital “Francisco José de Caldas.

GIF-MG-004, Manual de Intervención Coordinar las gestiones y acciones realizadas en los procesos de intervención y uso de la infraestructura física (edificios y zonas comunes) en las diferentes sedes de la Universidad Distrital, mediante la estructuración de funciones, y procedimientos que garanticen una eficiente comunicación entre las dependencias relacionadas, optimizando los recursos, manteniendo y

mejorando especificaciones de habitabilidad, técnicas y arquitectónicas de la infraestructura física de la Universidad Distrital.

GIF-MG-005, Manual para la gestión de información geográfica

Ordenar y establecer la forma en que la información y los datos son intervenidos en su tránsito desde la fase de producción hasta el mantenimiento y control de calidad de la información con el fin de preservar los atributos de la IG asociada a la planta física de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en la ejecución de los procedimientos de gestión de infraestructura física en la institución, como parte de las acciones adelantadas para dar cumplimiento a lo establecido en la política No. 7 del Plan Maestro de Desarrollo Físico 2008 – 2016 de la Universidad Distrital.

GIF-MG-006, Manual de estandarización de las representaciones arquitectónicas

Este manual aplica para la producción y actualización de todas las representaciones arquitectónicas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Tabla 9. Manuales proceso Gestión de Infraestructura Física Fuente: Elaboración propia

7.5 LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN BASE DE TIEMPOS DE CARGAS