Almacenaje

Para estar parte que comprende el almacenaje, en la Tabla 8 se pueden apreciar los procesos que la componen, por lo tanto, se analiza la forma actual y la propuesta.

Se consideran solo estos 2 procesos, ya que son puntos de importancia y son ciertas actividades que la componen, y que se realizan estas tareas de manera cotidiana en este tipo de empresas.

Tabla 8 Proceso logístico, "Almacenaje". (Fuente: Elaboración propia)

PROCESO LOGÍSTICO ACTUAL PROPUESTO

Almacenaje

Recepción de materiales

El almacenista es el encargado principal de recibir material y equipo, ya sea por adquisición o cuando este regresa de la obra en la que se utilizó.

Debe estar al pendiente en todo momento, y tomar nota de lo que recibe y en las condiciones en las que se encuentra.

Posteriormente, debe notificar al ingeniero de ocurre los movimientos realizados en el almacén.

Entre las funciones de un departamento de recepción se encuentra lo siguiente:

 Auxiliar en el acomodo de transporte en la puerta de recepción.

 Registrar, revisar y contar el material recibido.

 Preparar reportes de piezas excedentes, faltantes o dañadas, según sea necesario.

 Preparar un reporte de recepción.

También es necesario comprobar durante la recepción de la mercancía si las cantidades, la calidad o las características se corresponden con el pedido.

Registro de entradas y salidas del almacén

Se realiza mediante formatos, la recepción de material, por igual la salida de estos. Se especifica la fecha, compañía, obra y el lugar de destino.

Se guardan las hojas utilizadas, para cualquier situación que llegue a presentarse.

Un control de manera manual o digital es efectivo. Ayuda a la base de datos de la empresa contar con registros específicos.

Se deben efectuar los formatos necesarios para este tipo de control adecuándolos a las necesidades del almacén. Contemplar que no se deben omitir pasos al realizarlo.

Almacenamiento de materiales

Los productos se clasifican, algunos ya cuentan con lugar específico de resguardo, y simplemente se acomodan de nuevo. Los equipos algunos de grandes dimensiones, se tiene que contemplar un nuevo lugar de ubicación, ya que al tener espacio disponible es utilizado para otras actividades o para resguardo de nuevos materiales.

El área designada para el almacenamiento debe respetarse, delimitada mediante señalamientos; en los cuales los lugares para los materiales se encuentran ya clasificados. Correspondiente al registro que debe realizarse, y la actualización en el inventario.

La empresa debe guiarse de una correcta distribución y aprovechar el espacio con el que cuenta.

Mantenimiento de materiales y de almacén

El descuido de las instalaciones es evidente, no se sigue un protocolo para mantenimiento en estantes de productos resguardados. Se encuentran empolvados y mal acomodados. Para algunos materiales si se tiene el cuidado necesario. Aun así, se debe cuidar la imagen de un centro de almacenamiento ordenado y limpio.

La función del orden y limpieza de almacenes, ayuda a mantener la mercancía en condiciones óptimas. Ayuda a proteger la mercancía en buenas condiciones evitando la aparición de polvo y telarañas que como mínimo deteriorarán el aspecto de los productos y mantiene la seguridad de los trabajadores y las instalaciones.

Despacho de materiales

A los auxiliares del almacén se les notifica cuando es necesario cubrir cierta requisición de material o cuando este ha sido adquirido. Es así como el encargado principal realiza el proceso correspondiente, mediante una bitácora de datos, en la que lleva el control por día de los movimientos que se realizan. En esa parte la responsabilidad de lo que se recibe o entrega, si está al pendiente, verificando la forma de traslado o en su caso la forma de almacenamiento.

Para este apartado se han de considerar lo siguiente:

Para la entrega de materiales, el encargado debe pedir que las órdenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas, si es posible, con anticipación.

No debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo.

Todo el que necesite debe solicitar los materiales mediante un formato. Recibido los pedidos, el encargado debe verificar que los datos estén correctos.

En caso de que el stock de materiales no es suficiente, notificarlo y ver la solución que debe darse.

Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y

contabilidad.

La comunicación es constante, pero en ocasiones no existe un orden que se encuentre completamente estructurado, se realizan actividades mediante la omisión de pasos, en ocasiones genera problemas como demoras en pedidos, compras innecesarias, problemas internos. En ocasiones llegan a existir conflictos entre el personal, se debe buscar una mejor forma de trabajo, eficiente, y mejorar la comunicación.

El almacén no es independiente de otros departamentos, pues requiere de ellos para llevar acabo exitosamente el abastecimiento, gestión y expedición de la mercancía.

En el almacén no están designadas las áreas ni el personal completamente para las actividades que realizará. Es necesario especificar cada departamento, en ocasiones es demasiado el trabajo para que se realice por una persona, así mejora el control de las

operaciones, el flujo de la información, y se realizan de manera correcta las actividades designadas.

4.10. Inventario

Una de las actividades de mayor importancia en espacios destinados para almacenamiento es el control y registro físico de todos los artículos, materiales y equipo que en él se resguardan. Es así, como el inventario es uno de los conceptos más importantes para la gestión y administración de una empresa, ya que muestra la planificación que debe tenerse.

Se hace referencia a los productos que posee la organización, pero por igual a la acción de realizar un inventario para el control de que no existe problema alguno.

Contar con un registro estructurado de todos los componentes con los que cuenta, facilita la información, y se tiene conocimiento continuo en sus entradas, salidas y transferencia de material requerida en obras.

Anteriormente para la administración mediante una base de datos se contaba con un software específico para esta actividad, sin embargo, por el término de la licencia, se dejó de invertir en él. La forma actual, si se requiere conocer el stock de cierto producto, la comunicación con el almacenista es indispensable ya que el al encontrase en el almacén verifica las existencias o en su caso ausencia de lo que se indique; además al estar en las oficinas se ha detectado que en ocasiones compra de material que no es el indicado en la orden de pedido o ya se encontraba en stock.

Para agregar valor a la gestión se elabora el inventario de forma digital mediante el software Excel, el cual está adecuado a las necesidades del almacén y semi-automatizado, para el registro y ubicación de los productos, y puede actualizarse mensualmente si la empresa así lo desea.

Se presenta a continuación la estructura que se contempla para adaptarlo en las instalaciones.

Ilustración 14 Control de inventario. (Elaboración: fuente propia).

Ilustración 15 Búsqueda rápida de productos. (Fuente: Elaboración propia).

Ilustración 16 Hoja de stock, actualización. (Fuente: Elaboración propia).

En el anexo 3, se agrega el análisis para el control de inventarios en el que se explican los pasos de manera detallada para un correcto control en la gestión para el inventario, que será de utilidad para la empresa.

Control administrativo