FASE III – EJECUCIÓN
3.3 Análisis de los Resultados finales a la investigación
Se detalla el programa de Auditoria que tiene como componente el proceso de registro, administración, uso, control y baja de bienes muebles, en las direcciones administrativa, financiera y demás unidades relacionadas en el cual su subcomponente es bienes muebles, su objetivo general es determinar el correcto proceso de registro, administración, uso, control y baja de bienes muebles y su objetivo específico es verificar la adecuada aplicación en el proceso de control interno por parte del GAD Municipal del Cantón Santa Clara, se detallan los procedimientos de control y procedimientos sustantivos en el cual consta el responsable, la referencia del programa de trabajo y la fecha en la que se realizó cada procedimiento. (Anexo PA 1-1)
En el cuestionario de control interno realizado al componente bienes y subcomponente bienes inmuebles se realizó 9 preguntas de las cuales 5 fueron si y 4 no obteniendo una calificación de 42, se procede al calcular la determinación del nivel del riesgo dando un
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nivel de 47% riesgo alto entonces se concluye que el nivel de riesgo corresponde a: 100% - 47%= 53%, por lo tanto, se puede determinar que el nivel de confianza es bajo y el nivel de riesgo alto y que para la realización de este procedimiento se efectuó la aplicación del cuestionario de control interno al Ing. Franklin Sanmartín, Ing. Freddy Sanmartín y Sr. Gustavo Bunshe quienes son los encargados de los procesos de control y administración de los bienes muebles, mediante lo cual se pudo determinar las contrariedades que existen en la institución.
Matriz de riesgo de auditoria Compo
nente
Calificación del riesgo Calificación del riesgo Enfoque Preliminar Inherente Fundamento De control Fundamento
Bienes Mueble s Alto Ausencia de constancia escrita para que los servidores
responsables de los bienes por ningún motivo utilicen para otros fines que no
sean los institucionales. Ausencia de reportes oportunos a la dirección correspondiente, para que se adopten los procesos Alto No ha surgido el interés por parte de la máxima autoridad de realizar constancias escritas para que los bienes no sean utilizados para otros fines que no sean los institucionales.
No ha surgido el interés por parte de la máxima autoridad de
crear reportes
oportunos para que se adopten los procesos correctivos que cada caso requiera.
La entidad no cuenta
Realizar
constancia escritas para que lo bienes no sean utilizados para otros fines que no sean los institucionales
Realizar reportes oportunos a la a dirección
correspondiente para que se adopten procesos
correctivos. Implementar instalaciones seguras y con espacio físico para el funcionamiento
47 correctivos que cada caso requiera por cambios que se produzcan y alteren la ubicación y naturaleza de los bienes. Ausencia de instalaciones seguras, ubicadas adecuadamente, y con espacio físico necesario para el funcionamiento de los almacenes o bodegas. No se aplican sanciones administrativas en casos de pérdidas o destrucción injustificada de los bienes. con instalaciones seguras y con espacio físico para el funcionamiento de los almacenes o bodegas.
No ha surgido el interés por parte de la máxima autoridad de aplicar sanciones administrativas en casos de pérdida o destrucción injustificada de los bienes. de los almacenes o bodegas. Aplicar sanciones administrativas en casos de pérdida o destrucción injustificada de los bienes
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En la hoja de hallazgo # 1 a los bienes muebles se redacta como titulo la ausencia de constancia escrita para que los servidores responsables de los bienes por ningún motivo utilicen para otros fines que no sean los institucionales, la condición que se plantea es que los servidores y trabajadores utilizan los bienes para otros fines que no son institucionales, el criterio se halla en las normas de control interno de la contraloría general del estado en el acuerdo de la Contraloría General del Estado 39 en el que se especifica en el artículo 406- 08 Uso de los bienes de larga duración que en cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares y solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso, conservación y que cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para otros fines que no sean los institucionales, la causa es la falta de constancia escrita para que los servidores no utilicen los bienes para otros fines que no sean institucionales, el efecto es la carencia de constancias escritas algunos servidores utilizan los bienes para otros fines que no son institucionales, se concluye que la máxima autoridad no ha implementado constancias escritas de tal forma que el servidor público no utilice los bienes para otros fines que no sean institucionales y se recomienda a la máxima Autoridad y a la Dirección Administrativa que conjuntamente implementen reportes oportunos que ayuden a tener un mejor control de la ubicación y naturaleza de los bienes. (Anexo HH 1-4)
En la hoja de hallazgo # 2 a los bienes muebles se redacta como titulo la ausencia de reportes oportunos a la dirección correspondiente, para que se adopten los procesos correctivos que cada caso requiera por cambios que se produzcan y alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, la condición que se plantea es que la máxima autoridad no ha implementado reportados oportunos para que se adopten los procesos correctivos por cambios que se produzcan y alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, el criterio se halla en las normas de control interno de la contraloría general del estado en el acuerdo de la Contraloría General del Estado 39 en el que se especifica en el artículo 406-08 Uso de los bienes de larga duración que el daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia
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comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo, los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, serán reportados a la dirección correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera, la causa es la falta de reportes oportunos para que adopten los procesos correctivos, el efecto es que la carencia de reportes oportunos muchos bienes han producido cambios y afectaciones que alteran su ubicación y naturaleza, se concluye que la máxima autoridad no ha efectuado reportes oportunos de tal forma que se implementen técnicas para tener un adecuado control de la ubica ción y naturaleza de los bienes y se recomienda a la máxima Autoridad y a la Dirección Administrativa que conjuntamente implementen reportes oportunos que ayuden a tener un mejor control de la ubicación y naturaleza de los bienes. (Anexo HH 2-4)
En la hoja de hallazgo # 3 a los bienes muebles se redacta como titulo la ausencia de instalaciones seguras, ubicadas adecuadamente, y con espacio físico necesario para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, la condición que se plantea es que los bienes que se encuentran en bodega están ocupando un espacio físico en la oficina de inventarios por la inasistencia de espacio físico, el criterio se halla en las normas de control interno de la contraloría general del estado en el acuerdo de la Contraloría General del Estado 39 en el que se especifica en el artículo 406-04 almacenamiento y distribución que los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, antes de ser utilizados, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos y que los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario, la causa es la falta de instalaciones adecuadas para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, el efecto es la carencia de instalaciones adecuadas y con poco espacio físico los bienes que ya han cumplido sus años de vida útil o se han dañado no son almacenados correctamente, se concluye que la máxima autoridad no implementado en la entidad instalaciones seguras y con extenso espacio físico para almacenar los bienes correctamente y se recomienda a la máxima Autoridad y a la
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Dirección Administrativa que conjuntamente implementen instalaciones seguras y con adecuado espacio físico para el almacenamiento de los bienes. (Anexo HH 3-4)
En la hoja de hallazgo # 4 a los bienes muebles se redacta como titulo la ausencia de vehículos y maquinaria sin servicio de rastreo satelital, , la condición que se plantea es que el Director Administrativo no realizo el trámite para incluir el servicio de rastreo satelital en la contratación o renovación de las pólizas de seguros, el criterio se halla en la ordenanza que regula y norma el uso, movilización, control y mantenimiento de los vehículos y maquinaria pesada del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal De Santa Clara en el que se detalla en su artículo 3 que para efectos de la aplicación de esta ordenanza se entenderá porque el director administrativo es el que dirige la gestión administrativa y encargado de la organización, control, uso y mantenimiento de los vehículos y maquinaria pesada del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Clara y en el artículo 22 detalla que los vehículos y maquinaria pesada pertenecientes al Gobierno Autónomo Descentralizado de Santa Clara, serán asegurados contra accidentes, robos, riesgos contra terceros y contar con el servicio de rastreo satelital, la causa radica en que la entidad no cuenta con este mecanismo de monitoreo y control que permita verificar el buen uso de los vehículos y maquinaria de la municipalidad., el efecto es la carencia de mecanismo de monitoreo y control que permita verificar el buen uso, los vehículos y maquinaria de la municipalidad no cuentan con este mecanismo que sirve para tener una mejor protección en caso de robo, se concluye que la entidad para el cumplimiento de sus actividades dispuso de 14 vehículos y 7 maquinarias pesadas, que desde el año 2014 al 2017, no dispusieron de rastreo satelital por cuanto el Director Administrativo no realizo el trámite para incluirlo en la contratación o renovación de las pólizas de seguro, ocasionando que la entidad no cuente con este mecanismo de monitoreo y control para supervisar el buen uso de los vehículos y maquinaria de la municipalidad y se recomienda al Director Administrativo incluir el servicio de rastreo satelital en la contratación o renovación de las pólizas de seguros con el fin de monitorear y controlar el buen uso de los vehículos y maquinaria de la municipalidad. (Anexo HH 4-4)
Comprobar si las adquisiciones efectuadas han sido ingresadas en los registros contables.
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LOS ACTIVOS FIJOS DEL GAD. MUNICIPAL DE SANTA CLARA
PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA VIGENTE EN EL PERIODO COMPRENDIDO DEL PRIMER
SEMESTRE DEL AÑO 2017 CEDULA ANALÍTICA
RC 1-1
Subcomponente: Activos fijos
BIENES MUEBLES
Veri ficad
o:
Verificando con registros auxiliares:
Los bienes adquiridos en la fecha 29/03/2017 y 19/06/2017 constan en el inventario de activos fijos.
Elaborado por: Kevin Parra Supervisado por: Lic. Dailin Peña Fecha: 08 de Enero de 2018
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Comprobar que los bienes adquiridos para la institución, se encuentren en uso y estén asignados a los custodios mediante actas de entrega recepción.
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LOS ACTIVOS FIJOS DEL GAD. MUNICIPAL DE SANTA CLARA
PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA VIGENTE EN EL PERIODO COMPRENDIDO DEL PRIMER
SEMESTRE DEL AÑO 2017 CEDULA ANALÍTICA
AER 1-1
Subcomponente: Activos fijos
BIENES MUEBLES
Verificado:
Verificando con documentos sustentadores:
Los bienes que han sido adquiridos para la institución al momento se encuentren en uso y están asignados a los custodios mediante actas de entrega recepción legalmente con las firmas de respaldo tanto del custodio como del inventariador.
Elaborado por: Kevin Parra Supervisado por: Lic. Dailin Peña Fecha: 08 de Enero de 2018
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Verificar si la Bodega cumple con las seguridades correspondientes y el espacio físico indispensable.
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LOS ACTIVOS FIJOS DEL GAD. MUNICIPAL DE SANTA CLARA
PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA
EFI 1-1
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VIGENTE EN EL PERIODO COMPRENDIDO DEL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2017
FICHA DE OBSERVACIÓN Subcomponente: Activos fijos
BIENES MUEBLES
Luego de realizar el análisis sobre si los bienes son utilizados exclusivamente para fines institucionales, se evidenció que algunos bienes han sido empleados en otras actividades que no son institucionales como impresoras, cámaras fotográficas. Al momento la bodega del Gad. Municipal de Santa Clara no cuenta con mucho espacio físico para almacenar los bienes dañados o que ya se han dado de baja.
Elaborado por: Kevin Parra Supervisado por: Lic. Dailin Peña Fecha: 08 de Enero de 2018
Verificar la suficiente cobertura contra siniestro y vigencia en las pólizas de seguros contratadas.
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LOS ACTIVOS FIJOS DEL GAD. MUNICIPAL DE SANTA CLARA
PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA VIGENTE EN EL PERIODO COMPRENDIDO DEL PRIMER
PSC 1-1
55 SEMESTRE DEL AÑO 2017 FICHA DE OBSERVACIÓN Subcomponente: Activos fijos
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Elaborado por: Kevin Parra Supervisado por: Lic. Dailin Peña Fecha: 08 de Enero de 2018
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LOS ACTIVOS FIJOS DEL GAD. MUNICIPAL DE SANTA CLARA
PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA VIGENTE EN EL PERIODO COMPRENDIDO DEL PRIMER
SEMESTRE DEL AÑO 2017 FICHA DE OBSERVACIÓN
MG 1-1
Subcomponente: Activos fijos
58 Revisado o verificado sin novedad:
No contiene firmas de respaldo: S/F Verificado con el sistema: =
Elaborado por: Kevin Parra Supervisado por: Lic. Dailin Peña Fecha: 08 de Enero de 2018
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Solicitar las Ordenanzas y reglamentos vigentes correspondientes a bienes muebles e inmuebles.
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LOS ACTIVOS FIJOS DEL GAD. MUNICIPAL DE SANTA CLARA
PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA VIGENTE EN EL PERIODO COMPRENDIDO DEL PRIMER
SEMESTRE DEL AÑO 2017 FICHA DE OBSERVACIÓN
OR 1-1
Subcomponente: Activos fijos
61 Revisado o verificado sin novedad:
Elaborado por: Kevin Parra Supervisado por: Lic. Dailin Peña Fecha: 08 de Enero de 2018
62
Solicitar las actas de entrega recepción de los bienes entregados a los servidores para verificar que las mismas se encuentren legalizadas.
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LOS ACTIVOS FIJOS DEL GAD. MUNICIPAL DE SANTA CLARA
PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA VIGENTE EN EL PERIODO COMPRENDIDO DEL PRIMER
SEMESTRE DEL AÑO 2017 FICHA DE OBSERVACIÓN
AER 1-2
Subcomponente: Activos fijos
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Elaborado por: Kevin Parra Supervisado por: Lic. Dailin Peña Fecha: 08 de Enero de 2018
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Solicitar las pólizas de seguro de los bienes, para verificar la suficiente cobertura contra siniestro y vigencia de los mismos.
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LOS ACTIVOS FIJOS DEL GAD. MUNICIPAL DE SANTA CLARA
PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA VIGENTE EN EL PERIODO COMPRENDIDO DEL PRIMER
SEMESTRE DEL AÑO 2017 FICHA DE OBSERVACIÓN
PS 1-2
Subcomponente: Activos fijos
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Elaborado por: Kevin Parra Supervisado por: Lic. Dailin Peña Fecha: 08 de Enero de 2018
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