3.3 Análisis del colectivo de MUGEJU a 31.12.2003

La gestión y mantenimiento de todo el colectivo protegido por MUGEJU se materializa en una Base de Datos que es gestionada únicamente por los Servicios Centrales de la Mutualidad a través de la “Aplicación de afiliación”. La inclusión o modificación de datos en esta aplicación, que nutre a todas las demás aplicaciones que utiliza MUGEJU, se hace únicamente a través del Servicio de Afiliación, quedando registrada tanto la fecha como el usuario que efectúa la grabación o modificación de los datos.

El mantenimiento de la Base de Datos de afiliación permanentemente actualizada, y debidamente elaborada, resulta imprescindible para la adecuada gestión de la Mutualidad, debido fundamentalmente a las siguientes causas:

- Por el pago que MUGEJU debe efectuar a las entidades de seguro de asistencia sanitaria basado en el número de titulares y beneficiarios adscritos a cada una de ellas, determinado en función del número de personas que aparecen adscritas a cada entidad aseguradora el día primero de cada mes, según la Base de Datos de afiliación. De acuerdo con la cláusula 6.2 del concierto para la prestación de asistencia sanitaria de beneficiarios de MUGEJU para 2003, publicado mediante Resolución de 18 de diciembre de 2002, el coste de cada persona adscrita, fue de 38,43 euros mensuales.

- Porque los datos contenidos en la Base de Datos de afiliación determinan qué personas tienen derecho a percibir las prestaciones que otorga MUGEJU. En este sentido, la “Aplicación de afiliación”debería permitir, entre otras funciones, la detección de personas afiliadas a MUGEJU que reciben prestaciones a las que no tendrían derecho.

- Porque la aplicación debería permitir controlar que la cotización realizada por cada funcionario es la correcta.

Sin embargo, la Base de Datos de afiliación de MUGEJU a 31.12.2003, ni estaba actualizada, ni presentaba los controles internos necesarios para evitar que se produjeran disfuncionalidades en la propia aplicación, al no exigir la aplicación informática la cumplimentación de determinados campos con unos requisitos y parámetros estándares. Así:

- Existían 24 registros cuyos DNI estaban duplicados, siendo el nombre de las personas diferente, y existían también 4 registros (correspondientes a 2 personas) que estaban duplicadas (nombre, apellidos y fecha de nacimiento). Esta situación, si bien no es cuantitativamente importante, sí pone de manifiesto deficiencias de control interno en la Base de Datos de afiliación de MUGEJU que le están suponiendo un coste indebido a MUGEJU por el pago a las entidades de seguro de asistencia sanitaria por personas que no deben pertenecer a su colectivo.

En relación con la existencia de personas del colectivo de titulares y beneficiarios de MUGEJU duplicadas en la Base de Datos de afiliación, conviene precisar que, de acuerdo con el concierto suscrito con las entidades de

seguro de asistencia sanitaria para los ejercicios 2003 y 2004, la Mutualidad debe recuperar el importe abonado en exceso, mediante descuento en los pagos que efectúa a dichas compañías privadas, durante un periodo de tres meses, según se establece en el propio concierto.

La existencia de estos errores administrativos, que son generadores inmediatos y directos de sobrecostes innecesarios, ponen de manifiesto una gestión ineficiente que debe ser corregida por MUGEJU por cuanto si dicha gestión, además de ineficiente, fuera gravemente negligente, culposa o dolosa –y lo sería sí conocidos estos errores y estos sobrecostes MUGEJU no pusiera los medios para evitarlos- podría ser generadora de responsabilidad contable (artículo 49.1 de la Ley 7/1988, de 5 de abril, de Funcionamiento del Tribunal de Cuentas). - Existían múltiples registros en los que el DNI contenía espacios entre sus

dígitos, así como 81 DNI cuya letra era errónea y DNI en los que se habían introducido dígitos como parte de una fecha. Esta deficiente cumplimentación del DNI vuelve a evidenciar una falta de control interno en la propia Base de Datos e impide que la Mutualidad pueda cruzar datos óptimamente con otras Administraciones, al no tener el DNI correcto, lo que no permite detectar la posible existencia de beneficiarios y titulares por derecho derivado que tienen doble régimen de asistencia sanitaria.

- Asimismo, existían en la Base de Datos 3.336 personas mayores de 14 años respecto de las que no constaba en la base su DNI. De acuerdo con el artículo 9 de la Ley Orgánica 1/1992, de 21 de febrero, sobre protección de la seguridad ciudadana, todos los españoles mayores de 14 años tienen obligación de tener DNI y, de acuerdo con el “Manual del mutualista” aplicado por MUGEJU, los titulares tienen obligación de comunicar a la Mutualidad cualquier variación en sus datos personales, entre ellos el DNI de sus beneficiarios.

Esta situación limita a MUGEJU la realización de cruces informáticos necesarios, con otras Bases de Datos, para detectar duplicidades. Esta anomalía debe ser subsanada por MUGEJU mediante la introducción de determinadas validaciones en la aplicación informática de tal manera que se detecten, automáticamente, los beneficiarios mayores de 14 años que no tienen consignado su DNI, lo que permitiría exigir del mutualista titular la correspondiente presentación del mismo. A mayor abundamiento, 73 beneficiarios fueron dados de alta sin el DNI correspondiente, cuando tenían una edad superior a los 14 años, validación que debe introducirse en la aplicación

informática para que ésta no permita introducir beneficiarios mayores de 14 años sin DNI.

- Además de las deficiencias señaladas anteriormente, existían 29 registros en donde la fecha de afiliación de los mutualistas era anterior a su fecha de nacimiento, y 7 registros en los que la fecha de nacimiento era errónea y 3 registros en los que la fecha de afiliación era anterior a la creación de la propia MUGEJU (1.3.1979).

- Por último, no existía homogeneidad en el tratamiento de datos en el caso de nombres o apellidos compuestos, lo que dificulta un verdadero control del colectivo de titulares y beneficiarios de MUGEJU, debiendo esta Mutualidad adoptar las medidas oportunas para un tratamiento homogéneo de los nombres, fechas, DNI y demás campos de la Base de Datos de afiliación.

Todas estas situaciones evidencian que la aplicación informática de MUGEJU a 31.12.2003 presentaba diversas incidencias que impedían una gestión adecuada y eficiente del colectivo de titulares y beneficiarios, situación que debe ser subsanada mediante la introducción de los controles informáticos oportunos. Asimismo, MUGEJU debe exigir a sus mutualistas la comunicación de las modificaciones que se produzcan en sus datos personales y laborales.

III.4.- CONTROLES SOBRE EL COLECTIVO DE TITULARES Y