Para la construcción del diagnóstico de la empresa se realizó una encuesta a los trabajadores que poseen suficiente conocimiento y experiencia respecto al funcionamiento y manejo de la compañía, que actualmente cuenta con un equipo de trabajo de 13 empleados, los cuales se desempeñan en el área de ventas y tienen contacto diario con los inventarios de la empresa y con el funcionamiento general, también se encuentran el Gerente y el Subgerente, ubicados entre las cuatro sedes.
El objetivo de la encuesta fue conocer el manejo interno de la compañía, en cuanto a compras, recepción, almacenamiento y despacho de la mercancía, analizando los puntos débiles y fuertes y de esta manera crear estrategias para optimizar los recursos y lograr una empresa altamente competitiva en el sector de suministros de productos para la salud con adecuadas estrategias de administración de inventarios.
La encuesta se desarrolló de la siguiente manera:
1. ¿Hace cuánto tiempo trabaja en Coimpormedica Ltda.?
a. Menos de 6 meses b. 6 meses – 1 año c. 1 año – 5 años d. Más de 5 años
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Se evidencia que en Coimpormedica Ltda existe una alta rotación de personal. Debido a este factor, los empleados actuales no tienen los conocimientos suficientes de los productos comercializados por la empresa, ya que una persona nueva demora entre 4 meses a 2 años en conocer la mayoría de los productos manejados, al existir esta situación es difícil que los empleados conozcan y lleven a cabo prácticas diarias correctas que contribuyan al buen manejo de los inventarios.
2. Tiene usted conocimiento de las líneas de productos que maneja Coimpormedica Ltda. Si ___ No___ Algunas___ ¿Cuáles?_____________________________________________________ 2 4 6 1
MENOS DE 6 MESES 6 MESES – 1 AÑO 1 AÑO – 5 AÑOS MÁS DE 5 AÑOS ¿Hace cuánto tiempo trabaja en
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Coimpormedica Ltda no realiza las inducciones y capacitaciones suficientes para el amplio portafolio de productos que manejan, esto se puede ver claramente en que los empleados no tienen claridad de cuáles son las líneas de productos que maneja la empresa.
Entre las personas que respondieron que tienen conocimiento acerca de algunas de las líneas, se encontraron algunas respuestas como: Línea Ortopedia, Línea Instrumental, Línea Odontología, Línea Desechables, Línea Muebles hospitalarios, Línea Laboratorio, Línea médico-quirúrgica, Línea macro modelos, Línea Rescate, Línea Equipos médicos, Línea Aceros Inoxidables, Agujas, Jeringas, Guantes, Tapabocas, B.D, Medispo, Begut, Littman, 3M, Botiquín; con relación a lo anterior se infiere que hay grandes errores y las marcas o referencias de los productos son percibidos como líneas, pero es debido al conocimiento empírico que ellos han adquirido durante el tiempo que llevan laborando en la empresa.
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1
7
SI NO ALGUNAS
Tiene usted conocimiento de las líneas de productos que maneja Coimpormedica Ltda
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3. ¿Conoce alguna política que maneje el área de compras?
Sí ___ No___
¿Cuáles?______________________________________________________
Se indaga entre los empleados que conocen algunas políticas de compra, y plantearon que las compras son centralizadas, las realiza únicamente una persona encargada y se analizan precios, garantía, facilidades de pago y descuentos.
Vale la pena resaltar que la persona encargada de realizar las compras, no solo cumple esta función dentro de la empresa sino muchas más, y el tiempo para realizar esta función es mínimo y no debería ser así debido a la cantidad de compras que se realizan en la empresa y la cantidad de productos que se requieren a diario de las 4 sucursales.
La mayoría de empleados de Coimpormedica tienen claro estas políticas debido a que en las reuniones generales de la empresa se hace especial énfasis en estos aspectos.
7
6
SI NO
¿Conoce alguna política de compra que maneje el área de compras de la empresa?
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4. ¿La empresa realiza inventarios de mercancía periódicamente?
Sí ___ No___
La empresa no realiza inventarios y esto es un gran problema debido a que la razón de ser de una empresa comercializadora son sus inventarios y si no existe un control de estos es muy difícil que pueda existir una correcta administración. De esta situación se desglosan muchos errores que actualmente perjudican el manejo diario de la empresa (compras, almacenamiento, despacho, facturación entre otros).
5. Usted y sus compañeros realizan los traslados pertinentes cuando traen o envían mercancía a otra sucursal.
Sí ___ No___ ¿Porqué?___________________________________________________ 0 12 1 SI NO NS/NR
¿La empresa realiza inventarios de mercancía periódicamente?
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La gran mayoría de los empleados encuestados consideran que realizan los traslados pertinentes cuando traen o envían mercancía a otra sucursal, plantearon que los traslados se registran en una carpeta en cada sede, éstos se realizan para tener un control sobre la mercancía de la empresa, para satisfacer a los clientes, para cumplir con las políticas internas de la empresa y además para saber qué persona está trasladando la mercancía. Vale la pena resaltar que no existe una persona encargada de llevar el control de los traslados de cada sede, sino que cualquier trabajador puede realizar traslados sin revisión previa.
Por otro lado, las personas que consideran que no se realizan los traslados pertinentes cuando traen o envían mercancía a otra sucursal, plantearon que esos traslados nunca se tienen en cuenta, por tal razón no registran la mercancía que va a ser trasladada.
Este hecho es de bastante atención debido a que no se tiene un control de entradas y de salidas de la mercancía de cada una de las bodegas y el principal
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3
SI NO
Usted y sus compañeros realizan los traslados pertinentes cuando traen o envían mercancía a otra sucursal.
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activo de esta empresa son sus inventarios y si no se realiza un control y monitoreo de estos pueden existir muchas fugas de información e inclusive de inventario que puede acarrear a pérdidas económicas para la empresa.
6. ¿Considera usted que la manera en que actualmente se almacenan los productos en la empresa es la adecuada?
Sí ___ No___
¿Porqué?_____________________________________________
En general; es decir 10 de los empleados piensan que la manera en que actualmente se almacenan los productos en Coimpormedica Ltda. no es la adecuada, plantearon que en la empresa hay un mal uso de las bodegas, ya que se vencen productos y muchas veces los productos que requiere el cliente no se encuentran en las bodegas debido al desorden o en ocasiones no se sabe exactamente el stock real, además no se hacen revisiones periódicas de las fechas de vencimiento de los productos, falta aseo en las bodegas, no se le presta
3
10
SI NO
Considera usted que la manera en que actualmente se almacenan los productos en
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la atención suficiente a los traslados y no existen políticas de almacenamiento; al mismo tiempo, algunos trabajadores plantearon que hacen falta vitrinas o gavetas.
Así, las bodegas no tienen los suficientes espacios para un almacenamiento adecuado, falta de estantes para organización optima de los productos, falta de señalización de las bodegas por áreas para que sea más fácil la ubicación de los productos.
Por otro lado, entre los trabajadores que consideran que la manera en que actualmente se almacenan los productos en Coimpormedica Ltda es la adecuada, plantearon que la mercancía se encuentra con facilidad en las bodegas.
7. El orden y almacenamiento de mercancía en las bodegas es:
a. Óptimo b. Adecuado c. Inadecuado d. Pésimo
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Según los resultados el orden y almacenamiento de mercancía en las bodegas de Coimpormedica Ltda es inadecuado debido a que no existe una cultura organizacional de los empleados que realizan esta labor, no existe una sola persona encargada, sino que todas las personas tienen acceso a manipular las bodegas y los productos y no existe ningún orden estipulado, no existe un sistema de inventario definido, cada quien maneja los productos como mejor les parezca sin ninguna orientación correcta.
8. ¿En Coimpormedica Ltda. se vencen productos?
Sí ___ No___
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3
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2
Optimo Adecuado Inadecuado Pesimo El orden y almacenamiento de mercancía en las
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Coimpormedica Ltda tiene un alto porcentaje de productos vencidos de acuerdo a que no existe un sistema definido de almacenamiento, no hay un control que indique una fecha próxima de vencimiento y los últimos productos que ingresan a la empresa por el desorden presentado son los primeros en salir y los que se encuentran en bodega o en estantes son los últimos en salir o los productos que se vencen por la falta de control de la mercancía.
No existen adecuadas políticas de compras, hay productos de alta rotación que no se tienen los stocks suficientes y por el contrario productos que tienen una baja rotación se acumulan stocks que después de algún tiempo se vencen.
Por otro lado al existir tantos errores desde el proceso de compras, porque no existe una información real en la empresa; el sistema contable actual no brinda esta información y todo el proceso de compra se realiza por especulación; se empiezan a realizar mal las compras, al no existir adecuadas políticas de compra. Siguiendo con el área de recepción y de la misma manera no existe una recepción de mercancía adecuada ya que cualquier persona puede recibir la mercancía sin tener capacitación alguna, en seguida se observa el proceso de
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0
SI NO
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almacenamiento que como los anteriores no se realiza de la manera correcta todos los empleados tienen acceso a las bodegas y a los inventarios y no hay políticas de almacenamiento por el contrario todo se realiza por hacerlo rápido sin ninguna orientación y no se desempeñan las funciones como se deberían hacer, nadie tiene esta política diaria para la empresa porque en ningún momento se ha realizado capacitaciones pertinentes o no se han delegado funciones específicas para los empleados, debido a lo anteriormente descrito y al ser todo una cadena de consecuencias se ven los resultados finales de la deficiente ejecución de todos los procesos desde el principio hasta el final a la cantidad de productos vencidos que presenta la empresa actualmente y por ende afectara las utilidades de la empresa.
9. Si su anterior respuesta es afirmativa, aproximadamente ¿Cuantas referencias de productos se vencen al mes?
a. 1 a 5 b. 5 a 10 c. 10 a 20 d. Más de 20
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Los productos vencidos al mes son muchos e implican grandes pérdidas económicas para la empresa. Al existir grandes deficiencias en las áreas de compras y almacenamiento.
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9 ANÁLISIS DOFA